谈案卷制作1

谈案卷制作
今年以来，我们已经组织过两场专门关于案卷制作的法制培训：3月份组织各单位分管执法的副职、法制员和新进人员学习了《案卷的制作和整理》；8月份又组织法制员学习了案卷制作实务操作。

同时，法规股和全体法制员对2011年度的行政执法案卷进行了自查，通过学习，和对案卷的自查，我们可以发现：广大执法人员，尤其是各单位法制员，案卷的制作水平和制作的案卷质量有明显提高，经县法制办评查，中队被抽查的案卷基本合格（主体、客体和程序有一项不合格即视为不合格案卷）。

尽管如此，我们所制作的案卷还不是很满意，离优秀案卷的要求标准还有较大差距。

根据本次评查的结果，及案卷制作中存在的不足，我认为很有必要再谈一下案卷的制作。

一、执法案卷（行政处罚）合法的基本要求
（一）行政处罚合法的要件：
1、主体合法：包括执法机关和执法人员是否构成主体资格，有无法律依据和法律规定。

2、客体合法：要准确确认违法主体，主体是个人（自然人）、法人还是其他组织；违法行为（主要事实）是不是我们所执行的法律、法规和规章范围之内（在职权范围内），法律运用是否准确，法律是否有明确的规定等。

3、程序合法：严格遵守法定程序，并遵照法定程序办理、办结。

[案件来源（巡查发现）、停止违法行为、立案审批、复查、调查取证、处罚告知、处罚决定、各种文书送达、执行、结案等必须符合法定程序。

]
（二）行政处罚的基本要求
1、事实确凿：就是违法事实确实存在并有明确的法律规定，法律没有规定的，不能给予行政处罚（有意向，没有实施的，不构成违法事实；没有足够证据证明的，违法事实不能成立。

）
2、证据充分：收集的证据必须合法；所有证据要形成证据链（而不是单一的证据），各证据之间能相互映证，足以证明违法事实的存在（违法情节及造成的社会危害程度）。

3、应用法律准确：行政处罚必须有法律依据，法律、法规、规章没有规定的不予处罚。

4、程序合法：行政处罚最容易违法的就是不遵循法定程序，不遵循法定程序做出的行政处罚决定都是无效的。

5、处罚（种类、幅度）适当：针对当事人违法事实的情节和造成的危害程度，依据法律规定，并结合行政处罚自由裁量权基准做出适当的行政处罚种类和处罚幅度，任何人不得擅自改变。

二、目前我局案卷制作存在的不足
（一）违法主体确认把握不准，不能确认违法主体是个人，单位，还是组织。

（二）执法程序把握不准，特别是当事人申请尽快处理的案件，不注意时间上的吻合，而造成程序上的违法。

（三）案卷材料复查不细，前后文书内容描述不一，文书上容易留下空白，有执法人员签字的，只有一个人签字的现象较多（基本概念上的错误）。

（四）个别案卷证据比较单一
（五）案卷整理归档不及时，
三、改正措施
1、加强公共法学习熟练掌握法律基础
《行政处罚法》是行政执法的母法，任何行政执法行为不能违背《行政处罚法》的基本原则，根据我局行政执法的实际，执法人员要着重加强以下法律条文的学习、理解和运用。

《行政处罚法》
第三条公民、法人或者其他组织违反行政管理秩序的行为，应当给予行政处罚的，依照本法由法律、法规或者规章规定，并由行政机关依照本法规定的程序实施。

没有法定依据或者不遵守法定程序的，行政处罚无效。

第四条行政处罚遵循公正、公开的原则。

设定和实施行政处罚必须以事实为依据，与违法行为的事实、性质、情节以及社会危害程度相当。

第三十一条行政机关在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利。

第三十二条当事人有权进行陈述和申辩。

行政机关必须充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；当事人提出的事实、理由或者证据成立的，行政机关应当采纳。

行政机关不得因当事人申辩而加重处罚。

第三十七条行政机关在调查或者进行检查时，执法人员不得少于两人，并应当向当事人或者有关人员出示证件。

当事人或者有关人员应当如实回答询问，并协助调查或者检查，不得阻挠。

询问或者检查应当制作笔录。

行政机关在收集证据时，可以采取抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或
者有关人员不得销毁或者转移证据。

执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避。

第三十八条调查终结，行政机关负责人应当对调查结果进行审查，根据不同情况，分别作出如下决定：
（一）确有应受行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；
（二）违法行为轻微，依法可以不予行政处罚的，不予行政处罚；
（三）违法事实不能成立的，不得给予行政处罚；
（四）违法行为已构成犯罪的，移送司法机关。

对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，行政机关的负责人应当集体讨论决定。

第四十一条行政机关及其执法人员在作出行政处罚决定之前，不依照本法第三十一条、第三十二条的规定向当事人告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝听取当事人的陈述、申辩，行政处罚决定不能成立；当事人放弃陈述或者申辩权利的除外。

2、掌握部门法规定，依法处理违法行为
发现违法行为时，应该按照法律规定和法定程序即时予以制止，不能立即停止的，依法责令限期改正，并出示相关文书（按文书制作和送达要求），经复查，在规定期限内整改到位的，免予处罚；期限内未能改正的，按照相应的法律、法规和规章的规定依照法定程序给予适当行政处罚，每一过程必须有相关文书，确保程序合法。

3、了解掌握各种法律期限
法律期限是法定的，执法过程中不遵守法定期限也是违法的，准确地说，是一种程序违法。

一般的法律期限有：限期改正：视具体情况而定（可以立即停止的立即停止，不能立即停止的视情况确定）；
先行登记保存：7天以内；陈述申辩：自知道告知事项后三天内；行政复议：60天以内；行政诉讼：30天以内。

（具体时间从签字签收时算起。

）
4、规范各类文书的制作
目前，我局各类执法文书都是固定格式的，也就是说，都是一些格式文书，由法规股统一制作，各单位只是根据具体的案例填写，但作为一名执法人员，应该每个人都会制作，也必须会做，否则，对大家的执法能力和执法水平没一点提高。

巡查笔录的制作
巡查笔录重点是案情简介：对违法事实的时间、地点、违法事实（必须有法律规定的）及违法情节和其社会危害程度等进行准确的描述，执法人员必须有两个人的签字，并注明证件号码，当事人的意见尽量要有手模。

巡查笔录是案件（案卷）的第一份文书，是以后的文书基础，以后的文书都有与此项内容相同的描述，所以在制作中一定要注意。

停止违法行为通知书（限期改正通知书）
这类文书是对违法事实定性的前提性文书，根据违法事实的表现，准确运用正确的法律，并根据法律的规定采取相应的法律措施，及时填写送达回证。

在这里，违法事实必须要与巡查笔录的案情简介中的描述相一致，运用的法律依据也要和以后的立案、处理、告知、处罚决定相一致。

立案审批
这类文书属内部审批文书，相关人员会严格把关，需要注意的是违法事实与巡查笔录相符，并写清违反的具体法律条文（定性）。

同时把握好签字和时间的合法性。

案件处理审批
基本上与立案审批相同，要注意的就是根据具体法律的规定和违法行为的事实，情节及社会危害程度，对照城市管理行政处罚自由裁量权基准，确定拟做出的行政处罚的种类和幅度，由相关部门依法审批。

处罚告知
处罚告知是行政执法合法的必经程序，告知的内容一定要与案卷中描述的违法事实、违反的法律规定、拟处罚的种类幅度相一至。

处罚决定（书）
根据《行政处罚法》规定，行政处罚一旦作出，即有法律效力，必须严肃对待。

目前，行政处罚决定书的制作是完全由法规股制作的，而且是普通的格式文书，这种文书已不适宜当前行政执法的要求，需向说理式行政处罚决定书转换，行政处罚的幅度和种类，应与行政处罚告知的内容基本相同，不同的就是：当事人是否进行陈述和申辩，陈述和申辩是否被采纳，有陈述和申辩的且合理的应当采纳，在处罚种类和幅度上应该有所变动；没有陈述、申辩或者当事人放弃陈述、申辩权利的，行政处罚种类和幅度与行政处罚告知应该是一致的。

送达回证
送达回证是各类文书是否当事人签收、确认的证明，（当事人自知道之日起的“知道之日”以当事人签收时间为准，）需要注意的就是以下几点：
当事人：必须是案件中确定的当事人，（分清个人、组织、法人）签收方式
正常签：就是当事人本人签，没有其他问题。

代签：必须是具有行为能力的人签字，并注明签字人与当事人
的关系。

所谓有行为能力就是能独立承担法律责任的正常人。

拒签：这种方式是执法过程中很常见的，也是比较难处理的，根据法律规定，拒签的，要说明理由，还要有除两名执法人员以外的有行为能力的第三人签字证明，第三人很难找，所以在执法实践中操作起来很麻烦。

一不小心就会使文书送达“失效”，造成执法违法，最好的办法就改变送达方式，改“直接送达”为“邮寄送达”，凭邮局回执做为当事人的签收确认。

送达方式
送达方式有直接送达、邮寄送达、公告送达、留臵送达等方式，没有法律规定的方式不要想当然。

比如“面交”等意思相近的不合法描述等。

其他文书
除以上文书外，还其他的文书,大家都用过，也很简单，这里就不多讲了。

以上是我今天和大家共同学习的内容，有不正确的请大家指正，以便共同提高。

谢谢大家。