(会议管理)集团公司会议制度

会议管理制度

1.目的：

为规范*******有限公司会议管理，建立良好的会议秩序，提高工作效率；充分发挥会议在公司管理中的作用，确保公司各项

会议决议能够得到充分的贯彻执行而制定。

2.范围：

2.1 适用范围：*********有限公司

2.2 发布范围：*********有限公司

3.名词解释：

3.1 会议是公司行政办公的一种重要形式，是一种有组织有目的地把

员工聚集起来商讨问题及落实解决的工作方式。

4.职责：

4.1 公司总裁办负责本制度的制定修改及解释，并督导公司各部门执行。

4.2 各管理部门负责本制度的具体落实执行，同时具有对本制度修改

的建议权。

4.3 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制

度的行为提出处罚。

5.作业内容：

5.1会议分类

5.1.1 集团公司各部门应按期召开公司要求的各类会议。

5.1.2 各部门为本集团公司会议的协调部门，各项会议的举行应提前

通知总裁办，总裁办根据工作需要，有权列席会议并就会议中

需落实的问题进行跟踪和反馈，同时也可根据实际需要要求相

关部门一同列席，确保会议中各项重要议题能够得到贯彻实施。

5.1.3 集团公司年度工作大会按照领导专项要求，组织召开。

5.2 集团公司会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，

临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、临时

性行政会议、部门例会。因处置突发性事件而紧急召开的会议

不受此限制。

5.3 会议准备

5.3.1 集团公司级会议由总裁办负责组织与通知，其他各类会议按“谁

提拟，谁通知”的原则进行，由会议组织部门负责提前一个工

作日通知相关单位及参会人员。

5.3.2 集团公司组织本系统会议的《会议通知单》（附件8.1）由总裁

签发生效；各部门《会议通知单》由主管领导签发；同时会议

组织部门须于《会议通知单》发放当日将通知原件报集团公司

总裁办备案存档。

5.3.3 《会议通知单》应说明会议召开的时间、地点、与会人员、会

议议题及要准备的会议资料等；涉及多个部门或参加人数众多

的大型会议，组织部门还应编制详细的会议计划并通知相关部

门。

5.3.4 会议的其他准备工作遵照以下规定：

5.3.4.1会议提拟部门应提前做好会前工作：准备相关会议资料（如会议

议程、议题、提案、汇报资料、计划草案等，需要与会人员对

相关议题进行讨论的会议，提拟部门应提前一个工作日将所需

讨论议题资料发给各参会人员。）

5.3.4.2公司召开会议的会务准备工作由行政人事部配合总裁办统一协

调、安排。

5.4 会议组织

5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

5.4.2 会议主持人遵守以下规定:

5.4.2.1 会议主持人一般应于会议开始前后，将会议的议题、议程及议程

推进中的注意事项等进行必要的说明。

5.4.2.2 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行

适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的

发言，以确保议程的顺利推进及会议效率。

5.4.2.3 讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对需要

时间决议的事项应加以归纳和复述；对未决议事项还应加以归

纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5.4.3 与会人员遵守以下规定：

5.4.3.1 按时到会。

5.4.3.2 会上发言应言简意赅，紧扣会议议题。

5.4.3.3 遵循会议主持人对会议议程控制的要求。

5.4.3.4 属于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5.4.3.5 遵守会议纪律，与会期间应将手机关机或调到振动状态，原则上

不允许接听电话。

5.4.3.6 做好会议记录。

5.4.4 多个部门参加的临时性行政会议原则上由集团公司领导主持，

集团公司领导另有授权的，由被授权人主持。

5.4.5 集团公司、部门例会、临时性行政会议一般应控制在1小时以

内，根据会议进行情况确需延时的，由主持人决定。

5.4.6 会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。

5.5 会议纪要的形成

5.5.1 集团公司各类会议纪要必须严格按照告诉规定的统一会议纪要

格式要求进行排版。

5.5.2 会议记录员确定遵守以下规定：

5.5.2.1 各部门应常设一名兼职会议记录员，负责本部门会议及本部门负

责组织的会议记录工作。

5.5.2.2 集团公司高管层主持的例会、临时会议由专职人员负责会议记

录，并撰写会议纪要。

5.5.3 下列情况，应整理会议纪要：

5.5.3.1 集团公司、各部门例会及各类临时会议。

5.5.3.2 需会后对会议精神贯彻落实并进行跟进的会议。

5.5.3.3 会议纪要在会议结束后一个工作日内呈报总裁办主任签发，各部

门召开会议的会议纪要由部门负责人及主管领导进行签发。

5.5.3.4会议记录员应确保会议纪要的准确性、全面性。

5.5.4 集团公司各部门的会议纪要一律在下发的同时报公司总裁办备

案并上报集团领导传阅。

5.5.5 会议纪要的备档遵守以下规定：

5.5.5.1 集团公司会议纪要由公司档案管理人员统一归档备查,并按照会

议类别及会议召开时间先后进行分类排序；各部门会议记录人