记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序
试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。
三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。
2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。
3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。
4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。
四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。
2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。
如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。
3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。
记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。
六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。
2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。
七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。
记录管理过程流程图
状态监控 销毁
பைடு நூலகம்各部门
质检部每季度对各部门质量记录的 收集、归档、分发、保存等情况进 行一次抽查并填写《质量记录监控 记录》
《质量记录监控记录 》
各部门
保存期满的质量记录，由保存部门 负责销毁，销毁时填写《文件销毁 记录》，由销毁人、监销人、批准 人签字确认。
《文件销毁记录》
归档/保存/查阅
记录 管理 程序
各部门
产品存档期限：产品相关的文件记 录的保存期为产品寿命后一个自然 年，集体记录保存部门及年限参照 《现行有效质量记录清单》.如有 顾客或监管机构有要求，应该按其 执行。 产品相关： 生产件批准文件、工 装记录、过程设计记录、采购订单 或者合同和修正
《质量记录归档登记 》
业务流程 形成/传递
收集/编制
记录管理流程图
责任部门
备注说明
涉及表单
各部门
1.各部门产生的记录参见各业务过 程的程序文件及《岗位工作细则》 2.各部门形成的质量记录，要求字 迹清晰、内容完整，并由授权人对 记录的可信度及记录的形式、内容 的正确性进行审核。
《现行有效质量记录 清单》
各部门
质量体系覆盖的所有部门必须根据 与本部门相关的质量体系的规定及 时收集形成的各类记录，编目时参 考《文件编制办法》。
CMACNAS程序文件QP02-402-3《记录管理程序》
1 目的对质量记录和技术记录进行控制，确保记录资料的真实、完整、有效，为管理体系的有效运作和检测工作符合规定要求提供证据。
2 范围适用于管理体系中所有的记录、计算和导出数据、报告等。
3 职责3.1与质量活动相关的检测部、人事行政部、市场部、财务部等完成记录的编制、填写、收集和日常管理；3.2 各部门负责人负责质量记录、技术记录格式的审核；3.3文件管理员负责记录的保存管理。
4 工作程序4.1记录分质量记录和技术记录两大类（至少包含以下项目）4.1.1 质量记录主要包括：（1）有关管理评审记录；（2）有关合同、标书、协议审查记录；（3）有关分包方的记录；（4）有关纠正与预防措施的记录；（5）有关内部管理体系审核的记录；（6）有关人员培训考核记录；（7）有关客户投诉记录。
4.1.2 技术记录主要包括：（1）有关设备采购、使用状况及校准记录；（2）有关检测原始记录和检测报告；（3）其他记录包括：光谱实验室、氨基酸实验室、液相色谱质谱实验室、精密仪器室、微生物准备室、公共实验区、天平室、精密仪器室的温湿度环境记录；细菌培养箱、霉菌培养箱温湿度记录；标准溶液、标准曲线和标准物质记录。
（4）现场采样记录。
4.2 记录要求4.2.1 纸质记录的填写应字迹端正、清晰、文字通顺、条理清楚，技术术语使用准确。
不得使用铅笔填写，须用钢笔或签字笔进行填写；4.2.2 纸质技术记录不得涂改，如需改动，只能在改动处进行划改，不能使原字迹模糊或消失，且原记录人需在改动处签字；4.2.3 纸质记录表格上的签名栏，应经相关权责人员签署后始为有效，表格中若有不适用栏应予以划线，不得空缺；4.2.4 LIMS检测原始记录应包含足够的信息项目，如检测时间、人员、设备、方法、环境条件、导出的图谱等，根据这些信息实现可追溯。
填写时要求不漏项、不错项，如实填写；4.2.5 检测人员应在检测现场和检测过程中，及时填写LIMS检测原始记录；4.2.6原始记录或报告中的数据处理方法按《数据控制程序》的规定进行；4.2.7各种培养基（试剂）的制备过程需有记录，记录内容至少包含：培养基（试剂）名称、配制时间、配制人、制造商、数量、无菌措施等。
CMA记录管理程序
文件制修订记录1 目的本程序规定记录的格式设计、审定、填写、更改、标识、收集、索引、编目归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求。
通过本程序的实施，使本公司的记录满足检验检测任务的要求，并能为满足客户需求、监管机构及资质认定部门的规定提供客观证据。
2 适用范围本程序适用于公司的质量管理和检验检测过程中的各种质量记录和技术记录。
3 职责质量记录和技术记录格式在《文件控制程序》文件中已规定；原始记录和检验检测报告的格式由相关检测部门设计。
记录的收集由相关部门负责（见表《记录管理职责分配一览表》）。
记录的归档保存、检索查阅和销毁由资料管理员负责。
4 工作程序4.1记录的分类、编号及管理职责。
4.1.1 记录的分类4.1.1.1记录分为质量记录和技术记录二大类（见《质量记录和技术记录清单》）a)质量记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“管理要求”的各项过程要素实施中所产生的记录等；b)技术记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“技术要求”的各项过程要素实施中所产生的记录。
4.1.1.2 原始记录a）公司应确保能方便获得所有的原始记录和数据，记录的详细程度应确保在尽可能接近条件的情况下能够重复检验检测活动，记录内容包括但不限于以下信息：样品描述；样品唯一性标识；所用的检验检测方法；环境条件（适用时）；所用设备和标准物质的信息；检验检测过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算；从事相关工作人员的标识；检验检测报告的副本；其他重要信息。
注：检验检测报告书的副本是指公司发给客户的报告或证书版本的副本，可以是纸质版本或不可更改的电子版本，其中应包含报告或证书的签发人、认可标识（如使用）等信息。
b）除特殊情况外，所有技术记录，包括检验检测的原始记录，应至少保存6年。
人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录应再保存3年。
技术记录，无论是电子记录还是纸面记录，应包括从样品的接收到出具检验检测报告过程中观察到的信息和原始数据，并全程确保样品与检验检测报告的对应性。
记录管理程序
记录控制程序1.0目的为确保各项质量记录能妥善且有效管理，以证明质量管理体系的有效运行，并作为日后质量改进和追溯的依据。
2.0适用范围所有与质量管理体系相关的各项记录与报告（含供应商提供的相关记录及资料）均在此范围。
3.0职责各部门对本部门使用的质量记录收集、编目、管理。
4.0定义：记录：阐明所取得的检验、试验结果或提供所完成的质量活动证据的文件。
5.0作业内容5.1质量记录的标识：通过其表格名称和编号识别，表格编码原则：5.2质量记录应正确填写、数据准确真实、字迹清晰，不可用铅笔及红颜色笔填写。
且不可随意涂改，若填写错误用划线方式更改并签名。
5.3记录搜集方式：由各部门指派专人搜集、整理，根据需要传递相关联，留存联按类归档。
5.4编制索引、归档：由各保管部门依实际需求编制索引或归档，分类，做好标识以寻找方便为原则，索引可以是客户别、产品别、日期别等。
5.5贮存与保管期限：各部门依据《记录一览表》中“保存期限”进行保管，注意保管环境应可以避免其损坏、变质、遗失。
5.6借阅质量记录，做好登记，并按时归还。
公司外部人员借阅质量记录需经总经理批准。
5.7过期记录的处理：过期的记录由负责保管部门自行处理，每年底清理记录，将超期记录列出《文件、质量记录销毁清单》，经部门负责人审批后销毁。
可背面重复使用，但正面须打“×”做标示，以免误用，有保密要求的则须经管理者代表批准后予以销毁。
5.8质量记录格式的更改需经部门负责人审核，管理者代表批准后，由文控中心打印分发。
5.9质量记录保存期在质量记录一览表中规定。
6.0相关文件《文件控制程序》7.0质量记录：《记录一览表》《文件、质量记录销毁清单》。
记录管理控制程序
记录管理控制程序概述记录管理是一个组织中至关重要的一项活动，它有助于确保信息的准确性、完整性和易访性。
本文档旨在提供一个记录管理控制程序，旨在帮助组织有效管理和控制记录，以满足相关法规要求并提高组织的运营效率。
1. 选择适当的记录为了确保记录管理的有效性，组织应根据其业务需求选择适用的记录类型。
这些记录可能包括但不限于员工档案、财务报表、客户信息等。
在选择记录类型时，组织应考虑相关法规和内部政策要求。
2. 创建记录管理政策和程序组织应制定记录管理政策和程序，确保记录的合规性和一致性。
这些政策和程序应包括以下方面：- 记录创建和命名规范- 记录访问和权限控制- 记录保留和销毁期限- 备份和灾难恢复计划3. 确保记录的准确性和完整性为了确保记录的准确性和完整性，组织应采取以下措施：- 定期审核记录，纠正任何错误或不完整的信息- 限制记录的修改权限，确保记录的不可篡改性- 确保记录的关联性，避免信息的丢失或分散4. 有效存储和管理记录为了确保记录的易访性和长期保留，组织应采取以下措施：- 使用合适的记录存储媒体，如云存储或数据中心- 建立合理的索引和分类系统，便于记录的查找和检索- 定期备份记录，并制定灾难恢复计划5. 遵守相关法规和隐私保护组织应遵守适用的法规和隐私保护要求，以确保记录管理的合规性和数据安全性。
这包括但不限于：- GDPR（通用数据保护条例）- CCPA（加州消费者隐私法）- HIPAA（健康保险可移植性和责任法案）6. 培训和意识提高组织应提供记录管理的培训和意识提高活动，以确保所有员工理解记录管理政策和程序，并知道如何正确地创建、访问和管理记录。
以上是一个基本的记录管理控制程序，组织可以根据自身的需求进行调整和补充。
记录管理对于组织的法规遵从性、信息管理和运营效率至关重要，应被视为重要的战略性活动。
记录控制管理程序
记录控制管理程序1 目的和范围为了确保公司HSE记录得到有效管理和控制，为公司HSE管理体系的有效运行提供证据，特制定本程序。
本程序规定了公司HSE记录管理的职责、范围和内容。
本程序适用于公司HSE体系运行中的记录管理。
2 术语本程序采用Q/CX1002系列标准规定的术语。
3 职责3.1 安全环保科为本程序的归口管理科室，负责公司记录的控制和管理。
3.2各基层单位（科室）负责本单位记录的控制和管理。
3.3 记录使用科室，负责记录的使用、保存等管理工作。
3.4 填写记录的单位和人员应对出具记录的真实性、准确性负责。
4 程序内容4.1 记录的范围所有与HSE管理体系有关的活动和任务都要留有记录，如：HSE会议记录、审核和评审报告、不符合项、生产运行记录、风险防控措施、承包商信息、培训记录等。
4.2 HSE记录的编制、标识和发布4.2.1 公司机关科室按照各自的职能，在编制归口的程序文件和作业文件的同时，设计出 HSE记录，并与文件一同发布实施。
编制记录时，应充分考虑现行有效的记录，避免重复。
4.2.2由公司负责组织，基层单位负责编写的作业文件、基层作业指导书等产生的记录，与文件一同发布实施。
4.2.3 HSE记录采用编码的方式进行标识，执行《HSE体系文件编制及编码规定》（QD/YSGS/HSE-12-01）。
4.3 记录的填写要求4.3.1 记录应根据有关规定进行填写，必须符合下列要求：✧数据真实可靠；✧所有记录统一用碳素笔填写，字迹工整清晰，内容完整，能准确识别；表格类记录除缺项外一般不得有空白；空白处以“/”标注。
✧电子记录应由相关授权人按照规定的字体和格式进行填写；✧记录的相关数据应保持一致，前后衔接，具有可追溯性；✧记录应有填写人签字或盖章，并注明日期。
4.3.2 HSE信息系统中存在的记录表单，无须再另设纸质记录，需签字盖章的记录要打印成纸质并有相关人员签名。
4.3.3 记录不得随意更改、涂抹。
记录管理程序(含表格)
记录管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的记录质量管理体系运作过程中的重要数据和信息，作为其改善与追溯的依据。
2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的所有记录。
3.0 职责3.1 各部门负责本部门表格的制定、标识、收集、编目、存取、保管、归档、贮存和处置，及确定本部门记录保存期限。
3.2 文控中心负责编制《记录管理台帐》，归档、保存本公司工程类、质量类的记录，归档、保存来自供方的质量记录的原件。
4.0 定义无5.0 工作程序5.1 表单的确定5.1.1 记录表单的格式由使用部门负责设计，经各部门会签后由管理者代表审批。
5.1.2 文控中心按《文件和资料管理程序》规定进行编号。
5.1.3 表单可以采用复印件，也可采用印刷件。
5.2 表单的使用与更改5.2.1 各部门应使用相关文件规定的最新版本的表单。
5.2.2 记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。
5.2.3 记录表单按实际工作的需要进行更改，涉及其它部门的须与其它部门进行沟通。
5.3 记录的更改记录原则上不可涂改，如需修改，应在原处划上双划线，并在原处旁写上正确数据，由更改者签名或盖章方可生效。
5.4 记录的标识、收集、编目与归档5.4.1 记录应及时标识、收集、编目、整理和归档。
5.4.2 归档可采取时间或类别等方式，便于检索及查阅。
5.5 记录的保管与贮存5.5.1 各部门应由兼职或专职的人员负责本部门的记录管理。
5.5.2记录应放置于适当的环境中，采取防蛀、防潮、防火、防盗措施，防止损坏和丢失，保持其完整性。
记录的保管地点参照《记录管理台帐》中的规定执行。
5.5.3 需要查询或借阅记录时应保证其完整性，不得涂改，记录的借阅原则为在保管现场阅读，若需复印应征得记录保管责任者的同意。
5.5.4 如顾客合同中有规定时，可允许顾客或其代表调阅记录或索取复印件。
5.6 记录的销毁5.6.1 原则上各部门保管责任人每年销毁一次超过保存期限的记录。
记录和记录管理控制程序范本
记录和记录管理控制程序范本记录和记录管理是现代社会中非常重要的一项工作，无论是企业组织、政府机构还是个人都需要进行相关记录的创建、存储和管理。
为了高效地进行记录和记录管理，通常会使用记录和记录管理控制程序。
下面是一个记录和记录管理控制程序的范本。
一、程序目的该程序的目的是确保组织中的记录和文件得到正确创建、存储、更新和管理，以保证组织内部的工作流程的顺利进行，并满足相关法律法规和质量要求。
二、适用范围该程序适用于组织内部的所有部门和岗位，包括但不限于文件部门、行政部门、财务部门和人力资源部门等。
三、主要内容1. 记录创建a. 所有记录应该按照标准格式进行创建，包括标题、编号、日期、创建者、状态等信息。
b. 记录的创建者应该具备相应的资质和权限，并负责记录的准确性和完整性。
c. 创建的记录应该经过核实和审核，并在适当的时候进行更新和修订。
2. 记录存储a. 根据记录的重要性和机密级别，应该对记录进行适当的分类和归档，确保易查找和易访问。
b. 存储的记录应该根据日期或更新频率进行定期整理和清理，及时删除过期或无用的记录。
c. 存储的记录应该有备份措施，以确保数据的安全性和可恢复性。
3. 记录更新和修订a. 记录的更新和修订应该在原始记录的基础上进行，保持历史记录和版本的完整性。
b. 记录的更新和修订应该经过核实和审核，确保准确性和合规性。
c. 更新和修订的记录应该及时通知相关人员，并对相应的流程和文件进行更新和调整。
4. 记录管理a. 为了方便记录的管理和查找，可以建立统一的记录管理系统或软件，并进行培训和使用指导。
b. 对于重要的记录和文件，可以设立权限控制措施，限制访问和修改的权限范围。
c. 定期对记录管理系统和过程进行审查和评估，及时纠正和完善存在的问题和不足。
5. 审核和认证a. 对于特定类型或重要的记录，可以进行定期的内部审计和外部认证，以验证记录的合规性和质量。
b. 审核和认证的结果应该及时反馈给相关部门和岗位，并对存在的问题和不足进行整改和改进。
记录和记录管理控制工作程序
记录和记录管理控制工作程序记录和记录管理控制工作程序记录和记录管理控制是企业管理中重要的一环。
好的记录管理可追溯历史，提高决策效率，预防纠纷；而不良的记录管理则可能带来诸多问题，如信息丢失、信息冗余、信息重复等等。
在企业中，记录管理的工作是由记录员和记录管理员共同完成，下面将介绍记录和记录管理控制的工作程序。
一、记录员的工作程序1.接收记录源数据：记录员需要从各个部门收集记录源数据，包括各种业务交易数据、管理信息数据和财务数据等。
2.经过初步处理和分类：记录员需要对收集到的数据进行初步处理和分类。
初步处理包括对数据的格式化和校验，分类则按照数据类型和来源将数据进行分类整理。
3.创建和维护记录：在初步处理和分类完成后，记录员需要创建和维护记录。
根据各个部门提供的数据，记录员需要创建相应的记录，并对记录进行更新和修改。
4.校对和审核记录：为确保记录的准确性和及时性，记录员需要定期进行校对和审核记录。
校对和审核记录是防止误操作和不良行为的重要手段。
5.备份记录：在记录创建和维护的过程中，记录员需要对记录进行必要的备份，以确保记录的安全性和完整性。
二、记录管理员的工作程序1.监督记录员工作：记录管理员需要对记录员的工作进行监督和管理，确保记录员遵循工作程序和规定。
管理包括对工作的计划和安排、人员的培训和考评、数据的审核和控制等。
2.建立记录管理制度和标准：记录管理员需要建立记录管理制度和标准，以规范记录管理工作，包括定期备份记录、数据保密和安全措施、记录的审核和查证等。
3.维护记录系统：记录管理员需要维护记录系统，包括记录的归档、备份、恢复等。
同时，保持记录系统的稳定性和一致性。
4.审核记录：记录管理员需要对记录进行审核，以确保记录的准确性和完整性。
审核工作需要由独立的审核人员进行，避免记录员对自己创建的记录进行审核。
5.响应和回应记录需求：记录管理员需要响应和回应各个部门对记录的需求和查询。
需求包括对历史记录的查询、数据的导出和分析等。
记录的使用管理规章制度
记录的使用管理规章制度一、目的为规范记录使用管理，保护公司信息安全，提高工作效率，特制定本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于公司所有员工及相关合作伙伴在工作中使用记录的行为。
三、记录使用管理1.员工使用记录应遵守公司相关制度规定，不得私自删除、篡改或传播未经授权的记录内容。
2.员工不得将公司机密或涉及公司利益的记录内容泄露给外部人员，如有发现应立即向主管报告。
3.记录需再利用时，应遵循公司规定的文件存储、归档和保密要求，确保信息安全。
4.使用记录的员工需经过相关培训和授权，确保具备合法的权限和技能。
5.记录使用行为应受到监督和审查，发现违规行为应及时处理。
四、规章制度执行1.公司应建立完善的记录使用管理制度，由专门的部门负责执行。
2.相关部门应定期对记录使用情况进行检查和评估，发现问题及时纠正。
3.对于违反规章制度的员工，公司可以按照公司规定的程序进行惩处，直至开除。
4.员工可根据实际情况提出改进建议，并有权对规章制度进行监督和评价。
五、附则1.本规章制度自颁布之日起生效，并适用于公司全体员工。
2.如有需要修改本规章制度，应报公司管理层审批后执行。
3.公司有权根据实际情况对本规章制度予以调整和变更，并在公司内部通知。
4.本规章制度解释权归公司所有，如有争议以公司最终解释为准。
总结一下，公司应建立科学的记录使用管理制度，规范员工使用记录的行为，保护公司信息安全，提高工作效率。
只有做好记录使用管理，才能更好地保护公司和员工的利益，提高公司的竞争力。
希望全体员工共同遵守规章制度，做到文明用记录，确保公司的长足发展。
记录管理程序
1.0目的
确保对公司记录在使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制。
2.0范围
适用所有同公司质量管理体系相关的记录的管理。
3.0权责
管理部人事行政：负责所有记录的登记监管工作。
4.0定义
（略）
5.0内容
5.1记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便
于填写。
5.2所有记录由管理部人事行政部鳌记在《记录一览表》中。
5.3记录存档，由各责任部门设专人负责本部门使用质量记录的存档，标识及保管。
A.存档形式：可视需要采用纸、硬盘、软盘等。
B.记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失。
C.保存期：如合同或有关法规有规定的按规定执行，其它记录由管理部人事行政根据其重要性分
级确定保存期并登录《记录一览表》。
5.4对于已作废不用的空白记录表格应及时回收、销毁，保证实际使用为最新版的记录形式，对于
微小的空白记录表格修改可以在修改处签名的方式继续使用。
5.5填写记录的要求
A.内容完整，记录表格中无缺项、漏项等。
B.填表人对记录的真实性和准确性负责，填写规范、及时、字体整洁，避免涂改，如有涂改应盖
上涂改入校改章或签字确认。
5.6非本单位人员或在合同中规定，顾客或其代表及其他外部人员要求查阅记录时，需经保管部门
负责人批准。
5.7各部门每季度针对保管的记录进行整理将超过保存期限又无保留必要性的予以销毁。
6.0参考文件（略）
7.0附件
QP0201-A/0
7.1《记录一览表》。
记录和记录管理控制工作程序
记录和记录管理控制工作程序摘要记录和记录管理控制是现代企业管理中非常重要的一项工作，可以帮助企业更好地了解自身的运营情况，从而更好地制定经营策略。
本文将介绍记录和记录管理控制的基本概念、工作程序以及注意事项。
基本概念记录记录是企业在工作过程中产生的一种记录形式，包括日志、表单、文档、照片、视频等。
记录是企业管理和决策的基础，具有创造、保存、传播和利用信息的功能。
记录管理记录管理是将记录按照一定的规则进行管理、整理、归档和利用的过程。
它是保证企业信息化管理的关键环节，通过优化记录管理可以提高企业的效率和竞争力。
记录控制记录控制是对记录进行有效性、可靠性、完整性、保密性等方面的管理和控制，确保记录符合法律、行业和企业要求，保证记录的质量和价值。
工作程序记录的管理流程第一步：记录的创建企业在工作过程中产生的记录需要按照一定的格式进行创建，这些记录可能包括日志、表单、文档等。
在创建记录时，需要注意保证记录的语言简洁、格式规范和内容准确。
第二步：记录的管理管理记录主要包括记录的整理、归档和利用三个方面。
首先，需要对记录进行分类整理，将其按照一定的时间和主题划分为不同的类别。
然后，要将记录归档，将其存放在相应的文件夹中。
最后，需要对记录进行利用，实现信息的共享和交流。
第三步：记录的控制记录的控制主要包括记录的保密、可靠性、完整性、准确性等方面的管理。
对于重要的记录，还需要进行备份和存档，以防止意外的丢失。
记录管理的工具电子记录管理系统电子记录管理系统是一种用于管理企业记录的软件系统。
它可以帮助企业实现记录的分类、整理、归档和利用等工作，同时还能够实现记录的备份和共享。
云存储服务云存储服务是一种将记录存储在云端的服务，可以为企业提供可靠的数据存储和备份，同时也能够实现记录的共享和交流。
注意事项为了保证记录和记录管理控制的有效性，企业需要注意以下几个方面：确定记录的标准企业需要确定记录的格式、内容、保密等方面的标准，以保证记录的有效性和一致性。
记录管理程序
记录管理程序1、目的为确保记录能得到有效识别与保存，以证明质量、环境/职业健康安全管理体系的有效运作以及满足法律法规和客户要求，提供有效与可追溯的证据，特制定本程序。
2、范围本程序适用于本公司与体系有关的各项活动的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录以及硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）的管理。
3、术语与定义记录: 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4、记录管理过程风险乌龟图5作业流程图6.1应控制质量管理体系和本标准所要求的形成文件的信息,以确保： a）无论何时何处需要这些信息,均可获得并适用；b）予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。
6.2为控制形成文件的信息,适用时,公司应关注下列活动：a）分发、访问、检索和使用；b）存储和防护,包括保持可读性； c）变更控制（比如版本控制）；d）保留和处置。
对确定策划和运行质量管理体系所必需的来自外部的原始的形成文件的信息,公司应进行适当识别和控制。
应对所保存的作为符合性证据的形成文件的信息予以保护,防止非预期的更改。
注：形成文件的信息的“访问”可能意味着仅允许查阅,或者意味着允许查阅并授权修改。
6.3组织应有一个确定的、形成文件的并且被执行的记录保存政策。
对记录的控制应满足法律法规、组织及顾客要求。
应保存生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同和修正，保存时间为产品在现行生产和服务中要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监管机构另有特殊要求。
注：生产件批准形成文件的信息可包括已批准产品、适用的试验设备记录或已批准试验数据。
7、相关文件7.1《文件管理程序》7.2《人力资源管理程序》7.3《纠正/预防措施管理程序》8、使用表单8.1《记录清单》8.2《文件借阅登记表》8.3《作废文件登记表》8.4《入箱记录登记表》。
记录和记录管理控制程序（2篇）
记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。
记录管理程序
记录管理程序1.目的确保记录的真实、完整、有效，为检测室的管理体系有效运行及检测工作满足法律、法规、客户、法定机构、认可机构的需求提供客观的证据。
2.适用范围适用于本中心质量管理和检测活动各种质量记录和技术记录。
3.职责3.1技术负责人负责技术记录格式的批准。
3.2质量负责人负责质量记录格式的批准。
3.3各相关部门负责记录的填写、收集和做唯一性标识。
3.4管理部负责记录的编目、检索查阅、储存保管、维护和清理销毁处置等管理。
4.工作程序4.1记录内容4.1.1质量负责人和技术负责人根据不同要求设计质量管理记录表格和技术活动记录表格的格式。
技术记录的格式应包含足够的信息，以便根据这些信息可以复现检测活动和识别不确定度的影响因素。
记录格式经技术负责人审核批准后按《文件控制程序》受控使用。
4.1.2本检测室主要记录：4.1.2.1 质量记录至少应包括；a）内部审核和管理评审记录；b）外部审核报告；.c）纠正和预防措施，改进记录；d）质量监督记录；e）投诉处理记录和客户调查记录。
4.1.2.2 技术记录至少应包括；a）技术人员档案材料和培训、评价资料；b）仪器设备档案资料；c）环境控制记录；d）服务和供应品采购及控制的记录；e）检测室确证或制定检测／检测方法的记录；f）测量审核、能力验证和再测试记录；g）期间核查记录；h）质量结果控制记录/分析；i）分包记录k）检测工作记录，包括检测原始数据记录、委托单、报告副本；4.1.2.3 其他记录；a）计算机系统文件及资料.包括；系统存储的资料；操作说明、硬件与网络资料；软件需求报告、程序编制说明、程序框图；鉴定材料、更改维护资料等；b）科研及技术开发等技术资料；c）备份的测量软件；d）其他与检测工作有关的经有关室认为有必要归档的资料。
4.2 记录的格式依据《文件控制程序》中4.2.5执行。
4.3记录的要求4.3.1记录格式应定期评审其必要性、充分性和追溯性，并随着实践不断改进完善。
IATF16949记录管理程序
无
5.0工作程序
5.1记录概念
----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。
----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量管理体系有效运行的证据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量管理体系提供信息。
5.2记录的控制内容
本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。
记录管理程序
文件编号QP-043
版本版次C/0
制订部门文控部
制订日期2021.05.05
制订
审核
批准
温馨提示：本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ或复印！
修订记录
制定/修订日期
修订内容摘要
页次
版本/版次
总页数
2010-06-24
首次发行
--
A/0
4
2017-03-01
IATF重新修订发行
ALL
与汽车产品有关的产品过程策划的记录应保存15年或产品报废期在加上一个日历年，客户有特殊要求时，按客户要求执行。
----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档，销毁记录填写在《文件修订废止申请单》中。
----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经过相关责任人员同意，并作出修改人员的记录。
----检索：为便于检索和快速查找，文控中心建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后应及时收回。
记录管理程序
5
相关部门
5.1记录储存应指定专人负责；
5.2记录储存时应考虑储存环境，记录的媒介及重要性，避免记录损失、变质、遗失；
5.3电脑磁片应注意储存的湿度及灰尘状况；
5.4记录的保存期限须考虑下列因素规定，并在《品质记录一览表》中予以明确。
1）法律法规或客户要求。
2）产品寿命周期。
3）公司内部追溯需要等。
5.5凡未明确指定的品质记录保存一年。
《品质记录一览表》
6
相关部门
6.1各部门记录管理人员每月月底清查是否有过期记录，当记录超过保存期限时，由部门主管同意，作废后做销毁或留存处理；
6.2品质记录如逾保存期限须继续留存参考者，管理人员应隔离存放并标示。
xxxxx有限公司
制订日期
-11-10
记录管理程序
页 次
1/2
生效日期
-07-28
版 次
A1
制订部门
管理部
编 号
P0402
1.目的
确保记录的识别、收集、检索、储存、保存期限及处理符合要求，为产品质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。
2.范围
质量管理体系中用以品质改善、品质追溯、据以衡量体系有效运作的记录均适用。
修
订
记
录
原版次
修订日期
修 订 内 容
核 准
审 核
制 订
即原P-04全面修订发行
3
相关部门
3.1为便于记录的查阅，应建立表单索引，作为记录归档依据，特别是有关产品标识、追溯所使用的识别方式。
修
订
记
录
原版次
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【记录管理程序】
版本： B 制订日期：2004-09-20版次：1生效日期：2004-09-25页次：1/3文件编号：HSTQAP02
版本/版次：B-1
生效日期：2004-09-25
页次：2/3
文件编号：HSTQAP02记录管理程序
1. 目的：
为了提供符合要求和管理体系有效运行的证据；为了解决记录的可追溯性，以便在保存期限内检索到所需要的记录以提供证据。
2. 范围：
凡本公司内与产品质量有关之任何记录均属之。
3. 责任和权限：
各部门负责记录之收集、归档与保存。
4. 用语定义：无
5. 作业内容：
5.1 流程图(附图一)
5.2 品质记录:
5.2.1 所有与品质系统有关的品质记录，包括所有体系文件提及的所有记录以及供
应商提供的检验报告、与顾客和供应商签订的合同/协议、认证机构的审核报
告等均需按照有关文件的规定作业方可有效。
5.2.2 如果品质记录足以影响判定结果，有文字、符号需要修改时，需在修改位置
画横线且由修订人或职务代理人在修改处签名。
公司内部填写记录不得用铅
笔，并应字迹清楚。
5.2.3 所有品质记录分发，均需依相关作业规定办理，非指定分发部门需经原记录
发出的部门核准后方可分发。
5.3 记录收集:
5.3.1 各部门均需针对该部门作业范围内之各项品质记录按时审查与控制。
5.3.2 为便于记录的收集，各部门需自行收集相关表单，以利于分析与查询。
5.4 记录归档:
5.4.1 所有品质记录必须按类别、编号或日期等方式归档，以便查询。
5.5 记录保存:
5.5.1 各相关部门需制订该部门归档文件保存方式，如每年、每月归类成册，各不
相同之类别记录均应分类保存。
版本/版次：B-1
生效日期：2004-09-25
页次：3/3
文件编号：HSTQAP02
记录管理程序
5.5.2 保存品质记录的地点须有良好的环境控制，以防止记录的损伤、污染及遗失。
5.5.3 品质记录保存方式可以档案卷宗、计算机等方式。
5.5.4 各类品质记录必须清楚、干净、标识日期或编号，并整齐有序地保存。
5.6 保存期限:
5.6.1 品质记录之存放部门及保管年限，请参照《记录一览表》。
记录保管年限由
相关部门提出，ISO事务局审核，管理代表批准。
5.6.2 所有重要品质记录的保管年限为15年，顾客或法律法规有特别要求的不受
此限，必须满足顾客或法律法规要求。
5.7 维护:
5.7.1 各单位每季度检查记录，如有超过保存期限的品质记录，各自集中整理，
由部门主管审查，集中自行销毁。
6.相关文件/资料:
6.1 文件与资料管理程序《HSTQAP01》
7.使用表单：
7.1 记录一览表《HSTQAP02-01》
《附图一》: 流程图
版本/版次：B-1。