江苏省农业综合开发土地治理项目档案管理

农业综合开发土地治理项目档案管理档案是人们对社会实践活动的情况以文字、图表、音像等形式所作的历史记录。

农业综合开发作为一项新的事业，做好建档工作，全面反映农业综合开发的发展历程，具有十分重要的意义。

档案管理是项目管理的内容之一，也是项目竣工验收考核的一个重要方面，各级农业综合开发管理部门和项目建设单位都要加强文档建设，按照统一领导、统一管理的原则，建立档案管理制度，明确专人统一管理。

一、农业综合开发项目档案的作用农业综合开发项目档案是指农业综合开发项目建设、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

其作用主要体现在“查考、评价、管护、证明、决策、宣传”等方面。

（一）查考。

农业综合开发是国家扶持农业的一项重大措施，各级政府每年都要投入大量资金用于项目建设，而在众多会议或文件、文字材料中，都需要反映农业综合开发项目建设情况。

对于政府分管或部门从事农业综合开发工作的同志，由于工作变动等原因，在熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题过程中也要了解农业综合开发过去的情况，有助于提高工作效率。

项目档案则是最好的资料查考来源。

（二）评价。

项目档案记录了农业综合开发项目建设的过程，特别对于了解隐蔽工程施工质量、非产生实物形态工程的项目执行情况、项目和资金管理工作情况均起到关健作用。

因此，项目档案与项目建设现场共同构成对项目建设评价的依据，往往也是验收检查的必查内容（三）管护。

在完整的项目档案中，对于项目投资和建设标准、对于工程土建施工和机电设备安装质量及试运行状况的记录、对于产权处置与变更情况等资料，都是建后管护所不可或缺的。

（四）证明。

项目建设的关健是质量，为确保项目建设符合规定要求，以取得令各方满意的信任，项目建设和具体施工单位采取的质量控制措施，对材料、设备、工序的检测结果等，通过建立档案，都将成为获得“信任”的证据。

（五）决策。

农业综合开发是一项长期的事业，做好档案工作，可以为当前和今后的项目决策提供科学依据。

如在投资和建设标准、治理方案、管理措施等方面提供借鉴，在连续投入和连片治理中更好地合理规划，搞好衔接，避免重复等。

（六）宣传。

项目档案是农业综合开发发展历程的缩影，反映了项目区建设前后的变化，记录了农业综合开发工作中涌现的先进人物和先进事迹，这些珍贵资料是宣传教育的生动素材。

充分利用项目档案，特别是统计数据和音像图片资料，宣传农业综合开发，宣传党的支农政策，这是历史赋于农业综合开发档案建设新的内涵，也是项目档案对推进农业综合开发事业应有的贡献。

二、项目档案的建设原则与分类（一）项目档案建设的基本原则农业综合开发项目档案建设应遵循以下四条基本原则：1.真实性。

真实可靠是项目档案资料的“灵魂”，不具有真实性和可靠性的档案资料便失去了保存和使用的价值。

因此，档案资料必须真实可靠，不能弄虚作假，擅自改变原始材料的内容，更不能以假乱真，伪造记录。

2.完整性。

档案资料在项目验收及运行管护中发挥着重要作用，完整是基本的要求，没有完整性，验收考评就难以进行，今后的调阅使用也失去价值。

所以，档案资料事先要考虑好纲目，对照搜集归档，确保不缺不漏。

3.及时性。

档案资料的搜集整理应培养良好的习惯，在项目建设过程中同步进行并及时完成对原始记录的采集整理，切忌事后回忆补录，况且补录的资料其真实性就会大打折扣了。

4.统一性。

农业综合开发实行分级管理，随着事业的发展和档案数量的不断增加，上下级之间、平级之间、年度之间如何做到承上启下的对接，避免重复和疏漏，这就需要规范统一。

在实践中各地总结了许多档案建设好的经验，但从大的层面看，缺少统一性的问题就比较明显，影响到文档整体质量。

因此，坚持规范统一是做好档案工作的关健。

(二)项目档案的分类农业综合开发从前期准确、申报审批、项目实施、竣工验收到运行管护是一个完整的系统工程，项目档案建设应按项目的运行过程、规律及时间顺序合理分类，体现这一动态过程和各个阶段、环节的有机联系。

根据文件资料的性质，项目档案应分前期准备、立项审批、项目实施、竣工验收、建后管护及其它几类。

1.前期准备类：包括开发规划（总体规划、阶段性规划、专项规划）；项目库资料（入库文件材料、项目建议书及建议书评审或批复的材料）；可行性研究报告及评审、批复等文件材料。

2.立项审批类：（l）项目初步设计或实施方案及相关申报、审批文件资料等；（2）项目计划申报、批复文件及相关附件材料；项目计划调整、变更的申报、批复文件资料等。

3.项目实施类：（1）项目管理公示及其它实施过程中管理工作的文件等。

（2）土地治理项目招标资料（包括项目招标公告或邀请函、招标文件、评标报告、中标通知、中标单位投标资料、合同协议等）、监理资料（含监理合同协议、监理大纲、工程计量单及工程款支付证书、监理工作总结）、工程施工预决算资料和土地治理项目中非工程类农业（土壤改良、购良种等）农机、林业等措施实施的证明材料，科技推广和培训等项目实施证明材料。

4.竣工验收类：（1）上级管理部门对项目验收的有关材料，本级项目自验的有关资料，项目审计的有关文件资料；（2）项目工程验收表、项目建设单位项目实施总结。

5.建后管护类：项目区工程及其他固定资产移交文件资料。

工程管护责任书、农机具管护责任书、林网管护责任书，产权变更有关材料。

6.其他资料：项目自筹资金管理材料等，如以物折资和以劳折资结算表等。

另外，县级农业综合开发管理部门应归档的与项目有关的综合类文件资料还包括：（1）制度建设：包括项目管理的各项规章制度。

（2）文字材料：包括项目管理工作计划、项目管理活动纪要、项目管理有关的会议材料、汇报材料、调研报告、经验交流材料和宣传报道材料等。

（3）情况简报：与项目建设有关的简报，以本级编发的为主。

（4）项目管理公示资料。

（5）其它。

农业综合开发项目建设单位归档文件资料范围，按项目单位项目建设与管理实际，参照农业综合开发项目管理部门文件归档范围进行收集归档，具体详见表1。

表1 项目建设单位归档资料（参考内容）（三）工程招投标和监理过程应归档的文件资料项目招投标和工程建设监理，是农业综合开发规范管理的基本制度规定，招投标和监理过程文件同样是档案建设的重要内容。

项目建设单位和监理单位应在招标和监理过程中，及时形成并整理出系统、完整、真实的档案资料，以备查考。

其中，反映操作过程和作为结论的主要文件应复制提交农发管理部门归档。

项目工程招投标过程文件参考内容见表2。

工程建设监理过程文件参考内容见表3。

表2 项目工程招投标形成的过程文件（参考内容）表3 工程建设监理形成的过程文件（参考内容）三、档案的建设农业综合开发项目归档文件资料保存期限分为永久、长期、短期三种。

立项审批第2类和竣工验收第1类资料保存期限为永久，前期准备类、项目实施第2类和建后管护类为长期，其余均为短期。

在实践中，农业综合开发项目档案建设应注意把握“三分、三对、四统一”的原则，提高文档建设质量和利用效率。

（一）以年度分册、以项目分类、以过程分序。

农业综合开发项目建设以年度为一个建设期，即要求年度项目形成一套完整的项目档案。

农业综合开发项目包括土地治理项目和产业化经营项目，两类项目应分类建档；项目档案的整理应按建设程序依次进行，如规划、建库、可研、设计、审批、实施、验收、管护，这样过程明晰、条理清楚，审阅调用方便。

（二）注意对接、对应、对比的逻辑关系。

项目建设的过程是环环相扣的，项目档案的整理不能打破活动规律，次序倒置，要保持如提出建议书、开展可行性研究、进行初步设计这样对接延伸的关系；在具体内容上，有项目批文必有申报的请示，有整改汇报必有检查结果的通报，文档整理要按管理工作的对应关系进行；项目档案要展示对比的作用，如归档的图片有项目建设前后新旧建筑物的对比，图纸有规划图和竣工图的比较，统计数据有计划与实绩的对照，文字总结有项目建设前后变化的表述等。

（三）做到主题内容、归档分类、装订编号、应用表式四个规范统一。

归档文件应强调在一定范围内做到统一分类方法，统一卷宗主题内容的标注，统一装订格式要求、统一册号编码，同时，逐步实现管理应用表式的统一，体现农业综合开发管理工作水平和文档建设的整体质量。

四、切实加强项目档案的管理这次省级验收，我们发现部分县在档案管理方面还存在突出问题，归纳起来有几个方面。

一是资料收集不齐全。

有的缺少初步设计批复，有的竣工资料；二是分类不科学。

没有能够按项目、按阶段进行分类；三是装订不规范。

装订标准不符合要求。

为此各地要高度重视档案管理工作，采取有效措施，加强档案管理。

（一）领导重视，专人负责。

农业资源开发项目管理部门领导要高度重视档案工作，充分认识档案管理工作的重要性，认真采取措施抓好档案管理工作。

要明确专人负责，做到资料收集有人问，档案归档查询有人管。

有关业务人员要及时协助做好相关档案收集归档工作。

（二）及时归档，确保场所。

农业综合开发管理部门在项目实施完成后应将资料及时归档，统一存档，以防流失。

要配备专用的项目档案库房、档案保管设施设备，并具备防火、防潮、防虫霉等防护设施。

（三）规范利用，注意保密。

农业综合开发项目档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解各项工作对利用档案的需要、积极提供利用。

利用者要按农业综合开发项目档案借阅制度的要求，搞好档案的利用和保密工作。