城建档案数字化的实现

浅议城建档案数字化的实现

摘要：城建档案实现数字化管理，可以提高城建档案的利用率，使综合管理水平有很大程度的提高，可以使城建档案更好的为城市建设服务。本文对城建档案数字化的意义，城建档案数字化的步骤及方法，城建档案实现数字化的途径进行了分析。

关键词：城建档案；数字化；途径

中途分类号：tu984文献标识码：a

前言

城建档案的数字化是随着计算机技术、扫描技术、ocr技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息管理方式，它把城建档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、城建档案数字化的意义

由于以前的纸质档案存在纸张老化发黄变碎的现象，时间久了就不能对外提供利用，为使其更好的为城市建设提供参考，将多年前的纸质城建档案进行数字化处理，可以为尘封的历史再上一道“保险”。城建档案的数字化只是“智慧城市”中的最前端环节，诸如“地下管网”图纸扫描成数字图像后，添加地理信息，便可生成三维图像，使查询使用更方便、更直观。还可根据管线使用年限，

提前预告管线寿命，便于维护和修理。数字档案馆全部建成后，只需输入相应工程的名称，轻点鼠标便可快速检索查询该工程全部档案资料，真正实现“一分钟”查档，从而大大的提高了工作效率和管理水平。城建档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，且具有不可替代的先进性，可以提高经济效益、提高办公效率及加强对档案原件保护。

二、城建档案数字化的步骤及方法

从城建档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档，从而为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。具体方法是采用平板扫描仪或高速扫描仪扫描单页纸张；对于已经装订好的文件档案，或者那种珍贵的历史文件，利用扫描仪扫描会破坏历史文档的原始面貌，强光也会损害原始文档。而且扫描时间很慢，很麻烦。高拍仪可以代替普通扫描仪、dv、相机、摄像头、等等很多设备，能快速的实现文档数字化。文视通是最近市场上出现的新产品，它具备了高拍仪的所有功能，能够轻松实现了文件数字化归档。而且它比高拍仪的操作更加方便，能轻松实现文件数字化归档。

三、实现城建档案数字化的途径

按照相关制度要求做好城建档案的数字化工作。在档案数字化过程中，严格按照相关制度和要求，把保管期限鉴定、数字化扫描、档案数据库录入和建立档案管理信息系统作为档案数字化专项工

作的重点，努力做到保管期限鉴定准确，整理纸张规整、页号清晰，目录和备考表规范完整，电子扫描图像清晰，档案数据库录入条目和电子扫描件挂接准确，行政执法类业务档案收集完整，分类合理，检索有效。同时，在档案数字化工作过程中，按照相关规定严格做好安全保密、数据备份和自检工作，并随时接受上级单位的检查与指导。完善数字化加工的技术要求，确定档案数字化的加工对象和加工重点。针对城建档案的数字化现状，加大支持力度，加强人、财、物等资源的配置，扩大库房面积，满足未来发展需求；采取有效的措施加快档案数字化的工作进度，明确工作重点；进一步做好规划，尽早建成数字档案馆；要拓宽工作广度，整合档案资源，注重收集各种载体的档案；要提高服务程度，充分发挥互联网络的作用，提高城建档案的综合服务质量。在实现城建档案计算机管理的基础上,实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。以信息网络为基础,以数据库建设为重点,开发城建档案信息资源,充分重视应用软件的开发和信息技术的推广应用，推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。当前,数字城市、网上审批、oa办公等一系列的电子政务项目正在实施，城建档案的管理工作要有紧

迫感和责任感，要将数字城建档案馆的立项纳入政府电子政务建设的一部分,将现行电子文件的管理纳入城建档案信息化建设的一部分。提前介入城建电子文件的管理,对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控,保证城建电子档案的质量；当前在办公、设计、管理等工作中形成了大量的电子文件,如果不能对这些电子文件加以有效的收集和管理，将来再把纸质的文件还原成电子文件,所花费的代价相当大。针对目前城市建设现状做好规划，做好本地区的城建档案信息化建设规划工作，统一省、市、县城建档案信息化建设的实施，因地制宜，避免重复投资浪费现象的发生。加强各级城建档案管理部门之间、城建档案管理部门与相关政府机关及企事业单位之间的横向交流与合作,通过资源共享、业务协同、优势互补等措施，形成合力，共同推进信息化工作的顺利开展。城建档案信息化建设中的软件开发要严格执行统一的数据开放等标准,数据建库要严格城建档案的著录标准,规范主题词、各项数据的录入标准。只有这样才能保证建立的信息系统的开放、真实、可读、可用性等。提高城建档案管理人员的业务水平,尤其是信息化工作水平，把城建档案信息化建设工作需要的计算机基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入业务学习计划,普及信息化技术知识。建立安全稳定的计算机系统,各地要把信息系统的安全、稳定和保密放在首位,确保所建立的数据不被破坏和损毁；非公开的城建档案信息一律不得上英特

网；在英特网上提供已公开档案目录查询服务的,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,采取必要的计算机病毒防范措施,确保计算机系统和数据的安全保密。

四、结束语

通过档案数字化工作，在档案管理水平得到提高的同时，将会为城市建设工作的总结与创新提供有效的信息平台，为城市建设和维护工作的顺利进行提供有益的帮助与服务。