城建档案数字化管理浅析 陈立萍

城建档案数字化管理浅析陈立萍

摘要：随着我国现代化建设的不断深入，城市建设中的房屋建筑、道路桥梁以

及地下管线基础设施等工程项目的数量也越来越多。城建档案工作在20世纪80

年代起步，经90年代的快速发展，逐渐形成了一定的规模体系。城建档案作为

城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的

发展需求，无法满足人们对信息传递和共享的实际要求。因此，推动城建档案数

字化建设，势在必行。

关键词：城建档案；数字化管理；措施

1实现城建档案数字化管理的意义

1.1数字化管理是实现科技档案由传统的管理模式向现代化管理模式转变的最好的方法

数字化管理依靠高科技手段来支持档案工作，档案检索方式将更加简单而有效。档案工作人员不仅是档案实体的保护者、调整者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者。馆藏档案编研成

果数字化的领域更为广阔、效率更高。

1.2档案信息数字化使档案部门能够摆脱传统的管理方法

档案库房完全虚拟化，就像人脑的记忆，只是在我们发出有关命令之后，按

照设定的软件程序进行整理排序而输出，有利于提高信息的收集和使用效率。尤

其是对于珍贵的档案文献或档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制

作视读替代品，利于原件保存。

1.3数字化管理采用先进的数字化存储技术，使信息存储密度高，节省存储空间

随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，档案信息总量以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤、保管困难。采用传统的密集架和缩微技术等方法可以提高档

案保存的密集程度，但不能从根本上解决问题。而数字化信息具有存储密度高、

存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本低、多媒体融合等显著优势，从根

本上解决了档案增加带来的库房拥挤的情况。

2城建档案数字化建设中存在的问题

2.1城建管理信息存在一定的缺失

在城建档案的数字化管理过程中，难免会由于信息网络不稳定而导致信息缺

失的现象和问题，如计算机软件自身的问题、基础设施硬件的问题、信息网络的

问题等，这些都对城建管理档案的信息造成了一定的干扰，降低了城建档案信息

的真实性和准确性，导致城建数字化档案出现不够完整的现象，尤其是重要的城

建档案信息资料的缺失现象极大地影响了档案资源的正常使用。

2.2安全程度不高

在电子档案形式的数字设备创建中，若其中一个运作步骤产生问题，就会导

致所有的文件档案无法得到确定。而电子数据的各种不安全特性给电子档案的安

全保密工作造成了很大的威胁。这些问题都是当前数字化档案管理中普遍存有的

问题。另外，有些缺乏责任感的档案管理人员未对档案进行统一管理，没有进行

有效备注与存档，致使档案经常受到损坏。

3做好城建档案数字化建设工作的若干思考

3.1做好城建档案数字化建设的前期调研和合理规划

要注重城建档案数字化建设的前期调研工作，对实体馆藏城建档案的管理情

况进行详细、全面地调研，确保城建档案信息资料的完整性、真实性，能够为需

求者提供快捷、高效的城建档案信息化服务。同时，还要在城建档案的数字化建

设中做好科学合理的规划，包括馆藏城建档案的具体数量、不同类型等，在科学

调研和合理规划的前提下，依照相应的标准进行档案的分类、整理，使之成为系

统化、清晰化的具体档案条目，能够快速、准确地为档案检索提供线索和渠道，

满足使用者的具体需求。

3.2加强标准化建设

实现数字档案的信息资源共享，必须按照一定的标准与制度对文档进行数字

化转化，因此建设城建档案管理的数字化，需要制定科学规范的制度体系，其实

质是实现信息化标准规范体系与规范数字化档案管理。信息化标准规范体系是对

信息收集与整合，让档案信息安全得到保证以及数字档案的格式统一准则和建立

与管理数字档案网站，进行全面说明与引导。而数字化档案管理规范实质是由接

收原则与管理准则组成的。加强标准化建设，让城建档案数字化建设的发展具有

科学性与操作性，并为其提供有效凭证。

3.3进一步提高扫描人员的整体素质

若想进一步提高扫描工作效率，就需提高扫描工作人员的整体素质，可开展

以下几项工作：一是对于扫描人员流动性大，新任扫描人员难以很快胜任扫描工

作这个问题，可以根据现有的扫描工作制度、工作流程和技术标准等，形成简单

易懂的操作手册，提供给新任扫描人员进行学习。二是对于扫描过程中遇到的新

问题或者多人、多次出现的问题，可以由扫描人员自己记录下来，定期提供给扫

描工作管理人员。管理人员将问题归纳后，对于大家共同的问题，可在工作间隙

对扫描人员进行简单的培训，加以解决。三是对扫描管理人员进行系统的培训，

让其从城建档案的形成过程、组成内容、容易出现的问题等各个角度了解各种类

别的档案，对城建档案形成系统性的认识，以便于在扫描工作过程中对扫描人员

产生的问题进行解答和处理。

3.4合理选择数字化软件和档案加工范围

城建档案数字化管理系统软件可以将各项信息和数据有机地整合在一起，然

后主动对信息数据挖掘分析，充分利用大数据系统为城市规划、管理及建设等方

面决策提供重要的参考价值，提高城建档案部门的形象与知名度。此外，还要正

确地确定城建档案的数字化加工范围，基于城建档案数字化建设工作量大的特点，要依照一定的原则和方法，明确城建档案的加工范围，制定合理的城建档案数字

化加工方案，确定城建档案数字化加工的流程，结合具体实际设定相应的档案数

字化加工标准和参数，较好地满足城建档案管理和利用的需求。

本局自2009年建立了自动化办公软件系统，2012年安装了城建档案信息化

管理系统，今年又对城建档案信息化管理系统进行了更新，更新后的档案管理系

统包括八个模块：档案业务管理、档案整编、档案查询、档案利用、案卷统计、

声像档案管理、虚拟库房管理模块。需要查阅利用哪方面的内容，只需用鼠标轻

轻点击对应的模块即可，方便快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。更

新后的城建档案信息化管理系统与德州市城建档案馆最新技术相匹配，并与德州

城建档案馆的技术参数标准相适应。

3.5加强信息维护，确保档案安全

首先，档案管理人员应对扫描后的数字化档案进行核实，将已实现数字化的