第十六讲 检查纠偏

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控制类型与方法
• 在组织控制过程中,由于控制目标要求、控制对 象、控制点设置的不同,可有不同的控制类型, 采用不同的控制手段和方法。 • 了解控制的各种类型、控制的手段和方法,有助 于我们根据实际情况选择合适的控制类型、手段 和方法,从而进行有效的控制。
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4、采取纠偏措施
• 有无纠偏的必要:
– 偏差是否在事先确定的允许范围之内
– 有偏差是正常的,完全没有偏差是不正常的 – 制定标准时就应该制定偏差可接受的范围
• 找出偏差的原因:预计不准、执行不力、标准过 高或过低
• 决定纠偏的程度:应急纠偏、彻底纠偏
• 采取相应措施:维持现状、纠正偏差、改变标准
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关键之一在于组织在 明确目标计划、分工 协作关系等的同时, 没有跟进相应的控制 工作。
为什么各项工作常常 取不到预期效果?
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控制是一项重要的管理职能
管理的目的是有效地实现组织目标,为此就要 进行计划、组织、领导、控制。
Step 1
控制是计划、组 织、领导有效进 行的必要保证, 离开了适当的控
合格标准
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检验标准合理性的准则
• 符合目标和理念导向。无论是工作标准还是管 理标准,都应体现组织的理念、有助于目标的 实现。 • 清楚明确,保证员工能清楚开展工作。无论是 工作标准还是管理标准,都应做到清晰明确。 标准不明确会使员工无所适从。 • 客观合理,保证检查监督的客观性。在确定标 准时,工作标准和管理标准的描述应该准确无 误,不会产生歧义。为了做到标准的客观化, 应尽可能量化,不能量化的要细化、形态化、 行为化,使得标准可衡量,可操作。
程。
为什么需要控制?可不 可以不要控制?
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现代控制产生的原因
组织环境的 不确定性 为了使目标计 划与变化的环 境相适应,需 要监控环境的 变化和发展; 组织活动的 复杂性 为避免本位主 义,保证各项 活动的顺利进 行,要监控各 部门及其各岗 位工作情况。 管理失误的 不可避免 为及时发现失 误,明确问题 之所在,必须 进行经常性的 监督检查。 提升组织的效率 和竞争力 管理者要提升运 作效率,必须掌 握企业利用资源 的现状,准确评 估组织已有的生 产或服务效率。
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2. 衡量实际业绩
• 检查:把实际工作情况与
标准相比较,并根据实际
业绩与控制标准间的差异, 对实际工作做出评估。 • 检查的重点:绩效与行为 • 检查的主体:自查和他查
信息获取方法 • 第一手资源:现场观察
– 蹲点:实际,局部 – 定期检查:实际,随机错误 – 随机抽样检查:真实
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控制的基本前提
有计划
有一个科学的、切实可 行的计划 。 有效的控制是建立在科 学的计划基础之上的; 控制工作本身也需要有 计划地进行。
有组织
有领导
有专司控制职能的组织机构 有畅通的信息反馈渠道 或岗位 。 如果没有专门的控制机构, 就难以防止执行和管理部门 因自己的切身利益而出现制 造假象、报喜不报忧等情况 信息反馈的速度、准确 性如何,直接影响到控 制指令的正确性和纠偏 措施的准确性。
管理者通过他人完成任务,并负有最终的责任,为此,管理 者就需要建立控制系统,以便使自己可以自始至终地掌握下 属完成任务的情况和进度,以确保预定目标的实现。
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控制系统的构成
谁来履行控制的职责 •组织控制系统的主体是 各级管理者及其所属的 职能部门。 •中、低层管理者执行的 主要是例行的、程序性 的控制,而高层管理者 履行的主要是例外的、 非程序性的控制。 要求控制在怎样的范围之内 •任何控制活动都有一定的目标取向。 •在一个组织中,控制的目标体系常常 以各种形式的控制标准体现出来。 •控制目标体系是与组织的理念体系、 目标体系和计划体系相辅相成的。
控制要以计划为依据,有计划、有组织、有领导地进行
控制与其他管理职能之间存在着密切的关系,计划、组织、领导职能是控制的基 础,控制是在这三者的基础上对具体组织活动进行检查和调整的过程,离开一定 的计划、组织、领导,控制就无法正常进行。
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三类不同的控制
反馈机构 社会控制
决策机构
管理机构
回顾:激励及其原理
• 管理者通过他人的工作实现工作目标,因 此激励人是其必须掌握的一项基本技能。 • 激励人的积极性的基础在于了解被激励者 的内在需求。 • 使外在的激励手段与被激励者的内在需求 相结合是激励的要旨。
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案例分析:为什么又没有做好?
• 王利华是大三学生,一年前与几个同学在学校创办了创业者社团。由于适逢 社会掀起创业热,社团规模得以不断扩大。但是,由于社团在运作和管理方 面主要是凭经验,所以在社团活动的开展方面经常出现一些意想不到的问题。 这在一定程度上影响了社团成员的士气,社团发展有走下坡路的趋势。 为此,王利华和几个负责人商量在今年一定要搞好几次活动以振士气。经过 王利华的努力,社团终于争取到了校学生工作部举办的创业策划大赛的承办 权。这是一次宣传社团的绝佳机会,王利华与社团的几个主要负责人踌躇满 志,摩拳擦掌准备好好地大干一番。 经过了一周多的讨论,社团制定了详细的活动计划并上交给校方审核,学工 部经过审核,对该活动计划非常满意,并表示一定全力支持社团把活动办好。 于是,王利华按照活动计划,组织了社团各部门负责人会议,落实了各部门 任务:实践部负责活动的组织和与各参赛队的联络;外联部负责邀请知名教 授和企业家担任大赛评委;宣传部负责海报设计和网络宣传;办公室负责财 务预算与支出管理。王利华要求各位部长千方百计调动部属的积极性,全力 完成各自部门的任务,并许诺:如果能够圆满完成这次活动,他请在座的各 位到庆香楼吃一顿。会上,各部门负责人也士气高昂,纷纷表示一定要搞好 这次活动。
管理标准 质 量 标 准 成 本 标 准
按时开始、 8点开始、10点结 按时交卷 束 完成考试题 目 差错率、合 规性 考试时间 做完四大题32小 题 无违纪行为,成 绩在60分以上 在半小时到2小时 之间
数 量 标 准
时 间 标 准
“多快好省”是我 们对很多工作的理 想追求
定量标准
定性标准
优秀标准
执行机构
自我控制
监督机构
组织控制
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二、控制过程与方法
无 差 异 3、进行差异分析 有 差 异
开展各项工作
2、衡量实际业绩
改 进 工 作 方 法
制订计划和目标 修改计划
1、确定控制标准 修改标准
4、采取纠偏措施
控制基本过程
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1、确定控制标准
请你把这 份文件打 一下 你怎么还 没有打好? 我还以为你 周未才要· · 你怎么打 成这样?! 你 又 没 有 说 要 怎样 我真 没用
控制目标体系
控制的 主体
控制的手段 和方法
控制的对 象和内容
怎样控制 • 可以根据控制对象和目标的不同, 采取各种不同的控制类型、手段 和方法。
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控制的对象和内容——控制什么?
人 财 物 时间 信息 组织的控制 应该是全面 的控制和统 一的控制, 组织控制对 象原则上应 是整个组织 的各个方面。
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控制主体 控制主体 的确定 控制主体 的素质
预算标准 和范围的 确定依据
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案例总结:控制的难点
• 预见能力的有限性。我们不可能预见活动中可能 出现的所有问题。
• 信息的不对称。管理者往往难以获得他所需要的 所有信息,也难以保证其所获得的信息的准确性 和及时性。 • 控制能力的有限性。各种控制方式和方法各有优 缺点,加上控制的成本限制,使得可供选择的控 制方式有限。
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就在王利华认为一切都已经安排就绪,这一次一定能很好地完成大赛,从而大大地提 高社团的影响力时,各种问题开始不断出现:实践部部长是个急性子,办事风风火火, 在许多具体的比赛规则还没有通过集体讨论、向学工部汇报的情况下,就擅自拍板将 比赛规则发送给了各参赛队;外联部邀请企业家遇到了困难,却一直没有及时向上反 映争取支持,导致宣传海报迟迟不能定稿;而办公室,对各个部门花钱根本没加以控 制,预算完全成了一张废纸。 当王利华发现这些问题的时候,已经到活动计划开始时间。尽管他对具体比赛规则的 制定十分不满,但是由于已经对外发布,也只能自己向学工部老师检讨,最终说服了 老师就按照这些规则把比赛办下去。企业家请不到预定的数量,就只好减少评委数量, 否则宣传海报迟迟不能展出。 活动在校方的支持下还是办了下来,但是不少参赛队对于比赛规则提出了异议,最后 决赛的评委数量、知名度和宣传效果也不尽如人意,支出与预算相比严重不符,而且 整个活动由于组织不力延长了近半个月才收尾。 在社团活动总结会上,王利华认为这次活动组织不理想是由于实践部擅自确定比赛规 则,外联部没有及时汇报情况。至于超支问题,主要是办公室主任没有履行好监管职 责。对此,各部门负责人提出了异议。实践部部长认为,社里明确由实践部负责比赛 的具体组织,事先又没有说比赛规则需要事先经学工部审批,自己是一心想办好活动, 现在却成了“罪魁祸首”;外联部部长也认为社长又没有事先明确什么事情在什么时 候要汇报,自己一直在与企业家联系,对方当初也没有明确拒绝,最终对方不能来也 不能责怪外联部。办公室主任也觉得很委屈,认为各个部门既不事先申报,又在花销 时以自己部门买的东西是比赛用品,办公室就应予以报销,否则影响比赛效果要由办 公室承担责任为由要挟,加上原来的计划中也只是列出了大致费用类型,社长也没有 具体明确哪些好报、哪些不好报,只说要保证会议的资金使用,自己也自然只能给予 报销。 王利华想不通:为什么这次活动事先制定了计划,明确了各部门之间的分工,而且大 家也确实比较投入,但最终还是出了这么多问题呢?问题到底出在哪里?
• 第二手资源
– 书面汇报:精确,系统,怕 假,报喜不报忧 – 口头汇报:信息丰富,双向, 感情,费时,不系统 – 电话与面谈的差别
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• 检查的时间:定期或随机
• 检查的频率:成本权衡
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控制难点:信息的不对称
• 信息的滞后,会使基于信息分析结果所作出的控 制决策由于时过境迁而起不到应有的作用。 • 管理者在组织中处于信息中枢,大量的信息从各 方面蜂拥而来。如果没有有效的信息处理和瓦解 手段,会导致管理者由于难以辨别真假而作出错 误的决策,从而给组织造成损失。 • 检查规范:
• 计划工作为整个组织确定目标,作出总 体规划和部署 • 组织工作通过内部结构设计和组织关系 的确定,明确组织内各部门的职责,以 保证计划的落实和完成 • 领导工作是管理者运用职权和威信施加 影响,以充分发挥每个人的积极性,指 导各类人员努力实现组织目标 • 控制工作通过检查、监督、对所出现的 偏差加以纠正,从而确保整个计划及组 织目标的实现
组织中各个层次,如企业的部门、车间、班组、各个岗位和环境
组织内不同的业务阶段和业务内容:研发、生产、采购、销售等
组织成员影响业绩的各方面因素:思维、行为、态度、业绩等
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案例分析:控制的难点
控制对象 人性的复 杂 外部环境 不确定 目标体系 缺少可参 考的经验 控制方法 缺少衡量 指标 信息反馈 渠道不畅
气 死 我了!
分配任务时
一天后
验收时
最终结果
标准不清会导致效率低下、工作质量不符合要求和上下级挫折感
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控制标准的确定
指组织对某项工 作(或员工行为) 要求达到的程度
来自百度文库
控制标准
管理标准表明 了组织对某项 工作或行为的 管理力度
使用的衡量 标准维度 尺度 时间 数量 质量 成本
工作标准
需要达到的标准
– 以目标和战略为导向,突出重点 – 经济性和针对性,检查方法适合被检查对象的特点 – 简易易行
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3、进行差异分析
• 根据检查结果,我们可确定实际与预期间 是否存在差异。 • 偏差:实际与预期之间的差异,可分为正 偏差与负偏差。 • 差异分析的目的在于确定是否有必要采取 纠偏措施。 • 在差异分析时,要抓信重点和关键,从主 观和客观两方面作实事求是的原因分析。
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制,计划、组织
、领导都有可能 流于形式,组织
Step 2
Step 3
目标就有可能无
法实现。因此, 控制是一项重要 的管理职能。
Step 4
本讲内容
一、控制及控制系统
二、控制过程与方法
三、控制的基本原则
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天天向上
一、控制与控制系统
• 控制是组织在动态的环境中为了实现既
定的目标而进行的检查和纠偏活动或过
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