秘书理论与实务
第5章 办文工作 《秘书理论与实务》PPT课件
2)会商
会商是指文书内容涉及其他不相隶属关系、平 级关系的组织或部门的职权范围时，发文机关 应依法同其协商，只有征得其同意方可发文。
3)审核
审核也称核稿，是指对草拟好的公文的审查。 凡需以单位名义发布，由主要领导人签发的公 文，在送请领导人签发之前，统一由秘书部门 对其进行审核.
4)签发 签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文 质量与正式效用的最终确认，文稿经签发成为 定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做 任何修改，否则将负行政或法律责任。签发一 般由得到法定授权的主要领导人或分管领导人 完成。联合行文或内容涉及其他部门的公文， 要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏 写明意见，亲署姓名和日期。
【小思考5-1】接到电话之后
表5-1
来电单位 来电时间 年 回电号码 主要内容 处理情况 备注
电话记录表
来电人
月
日
时
分
2）值班记录 值班记录一般有三种形式：值班日志、接待记 录、电话记录。 （1）值班日志（值班日记）。以一天为单位 或一个班次为单位，记录值班室一天或一个班 次中遇到的情况和经历的主要工作 值班日志一般有四个基本项目：值班员、值班 时间、记事内容、办理情况。 值班工作记录应当填写及时、准确、清楚、简 明。
5.4 文稿审核 5.4.1 文稿审核的意义和重点
1）文稿审核的意义 （1）由秘书部门严把政策关，可减少直至防止与法 律、法规相抵触的文件出台。 (2) 由秘书部门先行把关，可以节省领导人审阅、修 改公文的时间和精力。 (3) 通过秘书部门的沟通协调，避免出现公文相互矛 盾、重复、脱节的情况，有利于克服和防止本位主 义倾向。 (4) 通过审核把关，提高公文的质量，有利于公文更 加准确地传递信息，从而推动工作。
秘书理论与实务复习资料
第一章绪论（4%）单选*4主要考查秘书的职业特征、工作内容、秘书学的研究对象等。
考核形式为客观题。
一、秘书的性质秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
秘书服务的根本对象是领导者；秘书活动基本方式是处理信息和事务；秘书活动的根本性质是辅助性。
二、秘书工作的内容（一）辅助办公（二）决策参谋（三）管理协调（一）辅助办公这是秘书工作的基础部分，秘书是领导的助手，要辅助领导完成各项工作。
具体可分为办文、办会、办事【（1）日常事务（办公室事务；接待；商务旅行；商务活动）（2）随机性事务（3）受权理事三部分。
】三、秘书工作的特点1．领导近身综合辅助性（基本属性）2．角色意识多重性（人）3．公共事务操办性（事）4．职能活动中介性（空）5．作息边界模糊性心（时）6．主辅运作协同性（关系）7．工作绩效隐透性（效果）第二章秘书工作的起源与沿革（1%）单选*1主要考查我国秘书的起源与发展、新时期秘书工作的新要求等。
考核形式为选择题、判断题。
第三章秘书工作职能与职能环境建设（15%）单选*2，多选*3，判断*1，简答*1主要考查秘书的工作职能、秘书职能的自然环境和人际环境等。
考核时以简答题、选择题和判断题为主。
一、秘书职能的自然环境（一）办公环境的布置1、办公环境布置的要素办公室空间面积；办公家具；灯光；空气；绿色植物。
2、办公室布置的原则健康；安全；便于工作。
3、办公室布置需注意的问题（1）体现职业氛围和企业文化；（2）照顾健康和安全；（3）符合工作流程；（4）利于保密。
4、办公环境的维护与管理（1）个人工作区整洁有序电脑、打印机、电话、电话本、纸张、笔、印章、钉书机、文件夹、档案盒等的合理摆放。
（2）公共区域的维护与管理墙壁、走廊、通道等公共区域的维护与管理，如饮水机、绿色植物等。
5、识别办公场所和常用设备的隐患（1）健康隐患温度、水、灯光、绿色植物、办公家具等。
第1章 绪论 《秘书理论与实务》PPT课件
（2）色彩。一般而言，办公室的色彩不宜过于艳丽， 以单色化为好，亦即地板、墙与窗帘的颜色要调和， 然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如，先选择桌子 的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和， 而较地毯浅的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。灯 饰，壁画等则可采用鲜艳的颜色。有时，配以适当 的花卉盆景会起到意想不到的效果。 同时，不同地点，对色彩的要求也不一样： 普通办公室：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜 用冷色，其他墙壁用暖色。 会议室：以浅色与中性的颜色为宜。 会客室：以欢愉的、中性的颜色为宜。 走廊：因缺少自然光线，应采用鲜亮的色彩。 休息室：男性以蓝色为宜；女性以淡红色为宜。
（3）地面不干燥，未采取相应的防滑措施； （4）电线磨损裸露、老化、拖曳未及时更换 或清理；
（5）电路负荷过大； （6）楼梯踏板或扶手损坏未及时修复； （7）柜顶放置的物品过多、重心不稳； （8）防火设施不全、安全通道不畅； （9）在没有防护的条件下独自抬举重物； （10）站在旋转椅上取放物品；
（11）在密闭的容器里烧火、倒水； （12）用过湿的抹布擦拭电器； （13）未经培训私自使用设备； （14）乱丢烟头； （15）私接电线； （16）在电器或取暖器上烘烤衣物； （17）未安置相应的防盗设施； （18）门窗损坏未及时修理； （19）进出办公室未关好窗户、锁好抽屉和 大门；未随手切断水源、电源；
（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管 观察工作地点发生的事情。 （8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面 对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上 方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的 照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近 电源与热源。 （11）装设充足的电插座，供办公室设备与 机器使用。 （12）应预留充分的空间，为员工提供休息 场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。
秘书理论与实务
一、名词解释1、秘书工作:秘书工作包括商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文的拟写、会议与商务活动、信息与档案五方面工作。
2、突发事件:是指突然发生、造成或可能造成严重社会危害、需要采取应急处臵措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。
3、办公托管:为每一个客户量身订做企业服务方案,联合强大的供应商网络为客户提供全面的后勤托管服务。
4、现代印章:是单位对外行驶职权和进行工作活动的凭证和标志,代表了一个单位的权利和利益,具有发律效力。
5、零用现金:指用来支付交通费、接待用的茶点费、停车费和添臵小量办公用品的现金。
6、日程安排:以合理有效的时间排定领导的工作计划,是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反应,是时间管理艺术的集中体现。
7、高格接待:指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。
8、对等接待:指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。
9、低格接待:指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称底的接待。
10、介绍信:是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信。
11、办公用品的采购工作:是指政府部门、企事业单位或社会团体在一定条件下从供应市场获取办公产品或服务作为自己的资源,以保证工作正常开展的一项经营交易活动。
12、时间管理:同样时间消费情况下,为提高时间的利用率和有效性而进行的控制。
13、接待工作:是指各种组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动,是秘书机构的一项经常性事务工作。
14、典型调查:是在调查总体范围内,选取有代表性的特定对象进行调查。
15、分层抽样法:又称分类抽样或类型抽样,是先将总体的单位按某种特征分为若干次级总体(层),然后再从每一层内进行单纯随机抽样,组成一个样本的方法。
二、填空1、在办公环境的管理中,自然光线应来自桌子的左方或右方。
2、拨打电话的时间不应选择在在上班前半个小时、午休时间或下班前。
第一讲 秘书理论与实务概述
二、综合性服务
秘书是领导的左右手，秘书部门是机关、单位的综合性服 务部门，其工作涉及机关、单位工作的方方面面，具有工作内 容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性，从而 决定了秘书在进行工作时有着鲜明的综合性的特点。
秘书工作涉及单位的所有方面，许多无 人承办的工作，都由秘书部门去办理。 秘书部门实际上成了“不管部”。 秘书辅助领导者的工作，领导工作涉及 到哪里，秘书工作就要延伸到哪里，为 领导者提供全方位的服务工作。
第四节
秘书工作的特点和作用
一、秘书工作的内容
秘书工作，是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服
务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
具体而言，秘书工作主要包括文字工作、文书工作、调研工作、 信息工作、协调工作、督查工作、信访
工作、会务工作、接待工作、保密工作、
事务管理工作以及领导交办的其他工作 等。
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三、秘书的层次 系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层 次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方面的内容：一方面秘书人员所 在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、 县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书人员的职 位也有高低不同，显现不同的层次 按秘书人员担任的职务划分： 秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科 级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、 办事员七个层次。 职业资格等级可分： 高级秘书；中级秘书；初级秘书。
(２)经济理论修养
• 秘书要加强经济理论的学习，提高经济理论修养。 改革开放以来，我国的工作重心转移到经济建设上来， 各级领导都要抓好经济工作。秘书作为领导的参谋助 手，也必然要辅助抓经济工作，因此，秘书必须学习 和掌握经济理论，要学习社会主义经济理论，同时还 要学习西方资本主义经济理论，批判地吸收其有用的
《秘书理论与实务》课程标准
《秘书理论与实务》课程标准一、课程名称与性质本课程名称：《秘书理论与实务》本课程是一门以秘书职业为导向，理论与实践相结合的应用型课程。
旨在帮助学生了解秘书工作的基本理论，掌握秘书实务操作技能，为从事秘书职业或相关领域工作打下坚实的基础。
二、课程目标本课程的目标是培养具备扎实的秘书理论知识，熟练掌握秘书实务操作技能，具备良好沟通、协调、组织和管理能力的应用型人才。
具体包括以下几个方面：1. 掌握秘书职业的基本理论，包括办公室管理、会议组织、文书写作、档案管理等；2. 具备熟练的实务操作技能，包括接待来访、安排日程、文件处理、协调沟通等；3. 具备良好的沟通、协调、组织和管理能力，能够有效地处理各种事务，确保工作顺利进行；4. 培养良好的职业道德和职业素养，树立正确的职业价值观。
三、教学内容与要求本课程的教学内容包括理论知识和实务操作两个方面。
理论知识包括秘书职业概述、办公室管理、会议组织、文书写作、档案管理等；实务操作包括接待来访、安排日程、文件处理、协调沟通等。
具体要求如下：1. 理论知识要求学生对秘书职业的基本概念、工作内容、职业素养等方面有全面的了解；2. 实务操作要求学生在实际工作中能够熟练运用所学知识，解决实际问题，提高工作效率和质量。
四、教学方法与手段为了提高教学效果，本课程将采用多种教学方法和手段，包括课堂讲授、案例分析、小组讨论、角色扮演等。
同时，将充分利用现代信息技术手段，如多媒体教学、网络教学等，以增强学生的学习体验和效果。
五、教学评价与考核本课程的考核将采用形成性评价和终结性评价相结合的方式。
形成性评价包括课堂表现、小组讨论、案例分析等方面的表现；终结性评价则以期末考试为主。
同时，鼓励学生积极参加职业资格证书考试，取得相关证书，以增加就业竞争力。
六、课程资源与保障为了保障本课程的教学质量，我们将充分利用已有的教学资源，如教材、课件、案例库等。
同时，还将建立网络学习平台，提供丰富的在线学习资源，方便学生随时学习。
秘书理论与实务,学期总结
秘书理论与实务,学期总结
在本学期的秘书理论与实务课程中，我学到了很多有关秘书工作的基本原理和专业技能。
通过本学期的学习，我对秘书的角色和责任有了更深入的理解，并且提高了自己的实际操作能力。
在课程中，我学习了秘书的职责和工作要求，包括处理文件和资料、安排会议和行程、协助行政管理等。
我了解到一个合格的秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够处理好与各个部门和人员之间的关系。
此外，我也学会了如何高效地管理时间和工作任务，以及如何处理各种突发事件和紧急情况。
除了理论知识的学习，我还有机会参与了一些实际案例的模拟操作，这对我的实际操作能力提高有很大的帮助。
通过这些实践，我了解到实际工作中可能会遇到的各种问题和挑战，并学会了如何灵活应对和解决这些问题。
同时，我也意识到自己在一些方面还需要进一步提高，比如组织能力和协调能力等。
本学期的秘书理论与实务课程对我来说是一次非常有价值的学习经历。
通过这门课程，我不仅学到了许多理论知识，还提高了自己的实际操作能力。
我相信这些知识和技能将对我以后的工作和职业发展有很大的帮助。
我会继续努力学习和提高自己，争取成为一名优秀的秘书。
秘书学理论与实务
❖ 现代秘书的职责
不同类秘书的工作职责以及工作内容不尽相 同。
例如，文字秘书主要以文字工作为主；机 要秘书专管机密文件和负责机密性事务；行 政秘书要协助领导者处理各种行政事务等等。
案例分析
❖ 请阅读“小姜的疑惑”案例故事。 ❖ 发表下自己的意见。
第二节 秘书机构
❖ 秘书机构 隶属于领导机关，并在机关内为领导工作
❖ 秘书综合服务职能
（一）“办文”服务 （二）“办会”服务 （三）“办事”服务
1.常规事务 2.随机事务 3.受权处理事务
第二节 秘书职能环境建设
❖ 秘书职能环境的含义
工作涉及方方面面，具有鲜明的综合性特点。 概括来说，主要体现在工作内容的多样性，
综合服务的全的分工配合 基本原则：
根据需求划分工作班子； 明确分工的职责范围、质量标准、规范和时 限要求等； 以负责人为主体形成有效的指挥调度系统； 强化整体意识、敬业意识、服务意识和责任 意识
二、秘书工作的主要特征
❖ 角色意识多重性 ❖ 公共事务操办性 ❖ 职能活动中介性 ❖ 作息边界模糊性
❖ 主辅运作协同性 ❖ 工作绩效隐透性
三、秘书工作的作用
❖ 参谋、助手作用 ❖ 枢纽作用 ❖ 协调作用 ❖ 形象作用 ❖ 耳目作用
本节作业
❖ 阅读“杨修之死”，成文作答下列问题： 1.现代人为什么要研究杨修之死？ 2.从现代职业秘书的角度来分析杨修所遇到的
（二）秘书辅助决策
1.决策准备阶段 从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书 的参谋辅助就可同步进行。在准备阶段，秘书可协 助领导者做好以下工作。
1）作出此项决策是否必需和应该 2）据以决策的信息是否全面、真实、充分 3）此项决策在何时作出最恰当 4）看决策目标是否有实现的可能 5）看决策内容是否规范和系统 6）预测此项决策所取得的预期效果
秘书理论与实务课程设计
秘书理论与实务课程设计1. 课程简介秘书理论与实务课程是以培养学生成为一名优秀秘书为目标的综合性课程。
通过本课程的学习，学生将会对秘书的角色和职责、秘书的各类工作、如何有效沟通、办公室行政管理等方面有更深入的了解和应用。
该课程旨在帮助学生初步掌握秘书的专业知识和技能，为学生今后就业和职业发展奠定坚实基础。
2. 课程目标2.1 知识目标通过学习和实践，学生将会掌握以下知识：•秘书的职责与作用•行政管理和协调工作•写作和沟通技巧•管理会议和行程•对于秘书工作中的常见问题提供实际解决方案2.2 技能目标通过学习和实践，学生将会掌握以下技能：•计划和组织会议•协调办公室安排和事务•优化日程安排•有效地沟通和交流•在团队中协作工作2.3 态度目标通过学习和实践，学生将会掌握以下态度：•具有优秀的服务意识•积极主动、认真负责•独立思考、动手实践•良好的职业操守和运用伦理道德的能力3. 课程设置3.1 理论授课•秘书的作用和职责•秘书与上级之间的关系与沟通•行政管理和规划•组织会议和行程•管理专业工作3.2 实践操作•书信函件和邮件的写作•电话和网络沟通技巧•会议的组织和管理•行程的安排和管理•实际案例分析和解决方案3.3 考核方式•平时表现：出勤率、作业成绩、课堂表现等占总分20%•期中考试：占总分40%•期末考试：占总分40%4. 课程特色4.1 综合实践本课程将会结合丰富的实际案例来让学生找到更多的延伸和灵感。
同时，本课程也鼓励学生独立思考和动手实践，通过模拟练习和在线练习来提升学生在实际情况下的工作能力。
4.2 互动式教学本课程强调多种教学方法的运用，例如教师讲解、学生讨论、实验、案例分析以及小组合作等。
在互动式的教学环节中，学生将会更主动地参与并且从尝试中不断地学习和成长。
4.3 课程实用性本课程注重培养学生的实用技能和应用能力，旨在让学生能够在毕业后快速投入工作和职业生涯中。
同时，我们也注重学生的职业素质和职业道德感染力的提升，希望你们不仅成为技能优秀的秘书，也同时具备优秀的职业素质和伦理道德意识。
秘书理论与实务
一、问答题1、试简述现代秘书职业的基本特征。
1、服务领导的直接性（行政组织、岗位设置、工作程序、工作范围）2、服务关系的稳定性3、服务要求的专业化和知识化4、服务人员的年轻化、女性化2．简述秘书工作一般特征1、机要性与群众性相统一2、综合性与专业性相统一3、事务性和思想性相统一4、被动性和主动性相统一5、经常性和突击性相统一3. 简述秘书工作的本质特征。
本质属性指综合辅助性。
秘书工作实质上是领导工作的延伸，是提高领导工作效率的助推器。
这种本质属性具体表现为：（傅西璐提出）1、贴近领导核心，辅助领导工作2、不在领导职位，参谋领导之政3、没有领导权力，隐含领导权力4、贯彻领导意图，反映群众利益4．简述秘书工作“四个转变”的基本内容。
（1）从偏重于简单办文、办事，转变为既办文、办事又出谋划策（2）从简单地收发信件，转变为既收发传递又综合处理信息（3）从单纯的凭老经验办事转变为实行科学化管理（4）从被动服务转变为力争主动服务5. 请简述办理护签证的办理地点、所需资料和注意事项。
1、护照：1、办理地点：1.因公出国，向省市外事办公室申请；2.因私出国，向省市公安部门出入境管理处申请。
2、携带材料：1.需本人亲自到受理窗口办理，并携带本人身份证、户口簿或户籍证明原件2.本人近期二寸正面免冠彩色照片2张；3.提交字迹端正、内容完整的出国申请表。
因公出国还需带主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，外方的邀请函；4.公安机关认为确有必要的其他证明。
3、注意事项：申请人从发照机关领取到护照后，首先要认真查验。
如发现有疑点或错误之处，要当即自有关工作人员提出更正申请2、签证：1、办理地点：前往国驻我国大使馆或领事馆2、携带材料：1.有效护照或代替护照的其他旅行证件；2.国外亲友的邀请信件，经济担保材料及亲友本人的身份证明材料或其他有关入境许可的材料；3.有关申请人本人的各类相关的资料(关公证书，身份证复印件，国际机票）4.本人照片(必须和护照上的照片一致)；6.论述秘书如何与领导处理好关系。
秘书理论与实务
（4）地方政府的秘书机构
掌书记、孔目、主簿
2.文书工作律令和制度 （1）据《唐律疏议》分析，秘书工作的法制化明
显。
如：文书拟制方面：遗忘避讳、应题而不题文、 写错公文、内容失实、他人代署代制。
（2）文书工作制度 四禁制度：
用纸制度：
一文一事制：
贴黄制：
公文折叠制 ：
（二）公文文种 誓、诰、命、檄、书、典 誓——动员部下，讨伐敌方的文书。 诰——勉励下属的文书。 命 ——代表国家发布的命令性文书。 檄——征召、晓谕、声讨。 书——臣下向天子或国君陈述自己政见的文
书。 典——颁布制度、法令的文书
二、秦汉时期的秘书工作——确立
（一）机构和人员 1.秦建立以丞相府为首、御史大夫寺为辅的国家最
则署而行之 “凡大朝会诸方起居，则受其表状而奏之”
凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功 及有大宾客皆使劳向之。
B、门下省：侍中（长官） 给事中、典议
C、尚书省：尚书仆射
（2）翰林学士
翰林待诏，协助中书省批答四来自章表疏义，起草制诏敕，无官署、无官阶。
（3）匦使院
职责为“申天下之冤滞，达万人之情状”，开辟 了一条使民间下情直达中央政府的畅通渠道，是 最早的中央信访机构。
3、在宫庭、官署内应诏答对咨询，起参谋作 用。
4、协助官署主持者处理官署内日常行政事务 和交办事项 。
第一节 秘书工作的起源 一、秘书工作产生的社会基础
1.社会组织领导部门的出现，是秘书工作产 生的基本前提
2.文字和公务文书的产生，是秘书工作产生 的基本条件
二、秘书工作产生的标志
高行政辅助机构。 2.皇宫辅助人员：尚书，负责皇帝的文书收发事务，
秘书理论与实务总结
秘书理论与实务总结近年来，秘书职位在各行各业中的重要性日益凸显。
作为管理者的右膀左臂，秘书在组织中扮演着不可或缺的角色。
秘书工作不仅要求具备卓越的组织和沟通能力，还需要掌握一定的理论与实务知识。
本文旨在总结秘书理论与实务，以帮助秘书们在工作中更好地发挥作用。
一、理论基础1.1 专业素养作为一名合格的秘书，专业素养是至关重要的。
秘书应具备良好的组织能力、沟通能力和语言表达能力。
此外，他们还需要熟悉各种办公软件，以提高工作效率。
1.2 机构理论了解所在机构的组织结构和职能分工，有利于秘书更好地适应工作环境。
此外，对机构的历史、文化和规章制度也需要有一定的了解，以便更好地为机构提供支持。
1.3 行业知识不同行业的秘书工作有着各自的特点和要求。
秘书们需要通过学习，了解所在行业的政策法规、行业动态和专业知识，以更好地为管理者提供支持和建议。
二、实务技巧2.1 文件管理秘书管理大量的文件、资料和信息，因此良好的文件管理技巧至关重要。
秘书应学会建立分类体系、制定文件命名规范，并掌握电子文档管理技术，以提高文件检索和存档的效率。
2.2 会议组织会议是秘书工作中的重要一环。
秘书需要协助组织会议，包括确定会议时间和地点、准备会议材料、记录会议纪要等。
良好的会议组织能力有助于提高会议的效果和秘书的工作效率。
2.3 行程安排管理者常常需要频繁出差和参加各种活动，秘书的行程安排能力至关重要。
秘书应根据管理者的工作需要，合理安排行程，包括交通、住宿、会议安排等，以确保管理者能够高效地完成工作。
2.4 协调与沟通秘书是组织内外交流的桥梁，协调与沟通能力是秘书工作中的核心能力。
秘书应与各部门、同事和外部机构保持良好的沟通，及时明确任务、解决问题，以促进工作的顺利进行。
三、秘书的职业生涯规划3.1 持续学习秘书职位要求具备多种技能和知识，因此秘书们应不断学习、提升自己的专业素养。
可以参加各类培训机构提供的秘书培训课程，或通过阅读相关书籍、参加学术研讨会等途径不断学习充实自己。
《秘书理论与实务》授课计划
《秘书理论与实务》授课计划一、课程简介《秘书理论与实务》是一门针对秘书职业所开设的课程，旨在帮助学生了解秘书职业的基本理论、技能和实务操作，掌握秘书工作的基本规律，提高学生在实际工作中的应变能力和职业素养。
本课程共计30学时，每周2次，共计15周完成。
二、教学目标1. 掌握秘书职业的基本理论，包括秘书的角色定位、职责、职业素养等；2. 掌握秘书实务操作的基本技能，包括接待、电话、邮件、文书、会议等；3. 了解秘书工作中的常见问题及应对策略；4. 培养良好的职业素养和应变能力，能够在实际工作中灵活运用所学知识。
三、教学内容与安排第一周：秘书职业概述1. 秘书的定义和角色定位；2. 秘书的职业素养；3. 秘书的工作内容与要求。
第二周：接待工作1. 接待的基本原则与礼仪；2. 接待流程与注意事项；3. 特殊情况下的接待技巧。
第三周：电话工作1. 接打电话的基本规范；2. 转接、代接等特殊情况的处理；3. 电话记录与回复技巧。
第四周：邮件工作1. 邮件发送的基本规范；2. 邮件回复的技巧；3. 邮件处理过程中的注意事项。
第五周：文书工作1. 公文写作的基本规范；2. 日常文书写作的技巧；3. 文书处理过程中的注意事项。
第六周：会议工作1. 会议筹备的基本流程；2. 会议过程中的注意事项；3. 会后工作的处理。
第七周：秘书沟通与协调技能1. 与上司、同事、客户等不同对象的沟通技巧；2. 协调不同部门之间的工作关系；3. 处理突发事件的能力。
第八周：秘书自我管理与时间管理技能1. 制定工作计划与目标的能力；2. 时间管理的方法与技巧；3. 提高工作效率的方法。
第九周：案例分析与应用实践1. 分析以往工作中的案例，总结经验教训；2. 针对实际工作场景进行模拟演练；3. 分享实践经验，提高团队协作能力。
第十周：总结与评价1. 回顾本课程的主要内容；2. 针对学生的学习情况进行综合评价；3. 鼓励学生继续提高自己的职业素养和能力。
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《秘书理论与实务》模拟试题（一）一、填空（每空0.5分,共10分）1、秘书工作从本质上说是一种特殊的综合性、辅助性的管理活动，具有从属性、、、政策性和机要性。
2、根据接待规格的不同可将接等分为接待，接待和低规格接待；3、秘书人员必须十分重视和切实做好接待工作，具体来说，秘书人员做好接待工作应做到、、同时要注意勤俭节约，保守秘密，保证接待对象的安全。
4、当客人来访时，接待有人员在见到客人第一时间要做到“三S”，即、和smile（微笑）。
5、任何一个会议都必须同时具备至少三个基本要素，即要有三人以上参加，要有、要有。
6、信息工作的基本要求是、、适用和全面7、沟通的基本功能是指通过沟通能达到、、加深理解的目的。
8、谈判既要保证自己的合理利益，又要达到预定目标，在实施过程中要强调三条最基本的原则，即原则、原则和灵活性原则。
9、信访工作中的原则，就是根据群众所反映的信访内容，按照各级领导机关和业务部门的管理职能，实行按级、按系统分工处理。
10、秘书处理信访来信的基本要求是：，详细阅读，认真登记，，妥善处理，及时复信。
二、选择题（含单选和多选,每题1分、共10分）1、秘书为他人作介绍时，下列说法正确的是：（）A、把男士介绍给女士；B、把年长者介绍年轻给者；C、把身份地位低者介绍给身份地位高者；D、把客人介绍给主人。
2、在文书办理过程中，从接受任务开始到正式动笔起草前的全部酝酿准备过程，称为（）A、交拟、B、议拟、C、起草D、交办3、在公文传递过程中，绝密件和急件应通过（）传递。
A、普通邮政传递B、机要交通传递C、专人传递D、快递公司传递4、一般二三百人参加的会议属于（）A、特大型会议B、大型会议C、中型会议D、小型会议5、常见的调研方法有（）A、实地调查法B、访谈调查法C、综合归纳法D问卷调查法 E、文献调查法6、对收集到的大量而繁杂的信息进行鉴别和选择，去粗取精，去伪存真，剔除虚假和无效的信息，提取真实、有价值信息的过程称为（）：A、筛选B、校核C、加工D、编写7、磋商这是整个谈判过程最重要的环节，它属于谈判三个阶段中的（）：A、准备阶段B、较量阶段C、终局阶段D、重建阶段8、信访部门对信访案件承办单位进行督促检查，使其在规定的时限内结案属于信访案件办理中的（）阶段。
A、核实B、转交C、督办 D结案9、印章是指刻在固定质料上的代表一定社会组织和个人权力的图章，它具有（）A、标志作用B、权威作用C、法律作用D、凭证作用。
10、下列关于秘书协调沟通的说法正确的是：（）A、权力支配性B、非职责限定性C、非确定地位性D、认同疏导性三、简答题（每题8分、共32分）1、秘书工作的基本原则有哪些？2、文稿审核的重点有哪些？3、制订领导出差日程表时要注意哪些问题？4、秘书如何掌握提出建议方案的时机？四、判断说明题（共10分）1、某单位业务主管领导要去银行办理融资业务，需要单位印章，负责印章管理的秘书因故不能一同前往，就将印章交该领导暂时保管使用。
请问该秘书的做法对吗？（5分）2、某单位秘书每次都将来文按单位领导顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？（5分）五、方案设计（20分）1、某公司拟于1月20日在局机关召开由各单位负责人参加的财务工作会议，主要由公司负人通报上一年度的财务运行情况，讨论本年度各单位的预算和融资计划，会期一天，请代拟一份会议通知，制作一份会议日程表。
（10分）2、如果外地某公司一行10人于下月初到你公司参观学习一天，请你拟写一份接待方案。
要求：格式规范、内容正确、语言得体、可操作性强。
（10分）六、案例分析（18分）徐婷是山海公司总经理办公室的秘书。
有一天，她接待日本三井物产株式会的销售经理时，当对方问及本公司的经营状况时，徐婷为了显示自己公司的实力，自豪地说：“仅在今天上午，我公司与美国一家公司订的意向书，就可以为公司赚进100多万。
”两天后，徐婷陪同公司总经理到友谊宾馆准备与美国公司代表签订正式协议时，才发现美国公司代表已经不辞而别，多方打听，才知道，美国公司已于昨天以低于本公司10%的价格与日本三井公司签订了购货合同。
（1）日本三井公司为什么能得到山海公司与美国公司协商的购货信息？（2）徐婷的行为违反了秘书接待工作的哪一条原则？（3）从以上案例中我们要吸取怎样的教训？《秘书理论与实务》模拟试题（一）参考答案一、填空（每空0.5分,共10分）1、辅助性、综合性2、高规格，对等3、诚恳热情、文明礼貌、细心周到4、standup（站起来）,see（注视对方）5、共同的议题；公认的组织者6、准确、及时7、统一认识。
密切感情。
8、利益最大化原则，公开、公平、公正原则9、分级负责、归口办理10、及时拆封，准确交办二、选择（含单选和多选,每题1分、共10分）1、A C2、B3、C4、C5、ABDE6、A7、B8、C9、ABCD10、BCD三、简答题（每题8分、共32分）1.答：秘书工作的主要原则有：（1）要坚持实事求是；（2）要坚持服务领导与服务群众相结合；（3）要坚持综合性与专业性相结合；（4）要坚持被动性与主动性相结合；（5）要坚持事务性与参谋性相结合；(6)要坚持抓常规工作与突击工作相结合。
2、答：文稿审核的重点有：(1)看行文是否确有必要。
(2)看文件内容是否符合党和国家的方针、政策和上级精神，是否与有关的法律、法规相抵触；政策是否保持连续性，提法是否同已发布的公文相衔接。
(3)看提出的措施和办法是否符合实际，切实可行。
(4)看需联合发布的公文是否经过协商、会签。
(5)看主题是否明确，文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚，语法规范。
(6)看文种使用是否恰当，体式是否合范，秘密等级、缓急时限、传达范围是否合理。
（7）看文稿是否工整和完备。
正式送领导同志审批的文件，必须字迹工整，格式规范，内容完备，要素齐全。
3、答：制订领导出差日程表时要注意：（1）明确并尊重领导的意图和要求，了解并遵守本组织有关旅行的具体规定。
（2）出差旅程表应按时间顺序编排，条理应分明；时间安排不宜过紧或过松；要考虑领导的身体情况，避免领导的劳累。
（3）如果领导是初次到某地旅行，在征得领导同意后，应留出一定时间为领导处理私务用。
（4）如果需要中转，应尽量减少衔接时间，以避免时间的浪费。
（5）多拟订几个预备的旅行计划方案供领导参考，选择最佳方案。
（6）国际旅行要考虑时差。
国际上统一以英国格林威治时间(Greenwich Mean Time简称G.．M．T．)为标准时间(STANDARDCLOCKTIME)。
这样两半球就分为东八区和西八区，东八区的时间比G．M．T．早，西八区的时间比G．M．T．晚。
4、答：秘书掌握提出建议方案的时机时要注意：选好时机，秘书建议被采纳的可能性就增大，一般来说，以下时机提出建议较好：1)问题和机遇可能出现但尚末出现，或者刚刚出现，而领导者尚未认识，或者虽有预感却仍处于朦胧状态。
2)问题已经出现并迫切需要解决，或者机遇已经到来，领导者由于种种原因尚未顾及。
3)决策之后，情况发生了变化，或出现了新的问题，需要调整和修证原来的决策目标。
四、判断说明题1、不对，印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者。
按规定，保管者不得委托他人代盖印章，不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用。
印章存放的地方要装配牢固的锁。
保管者要养成精细的工作作风和良好的职业习惯，一丝不苟，防微杜渐，不盖人情章。
2、不对，公文传阅应避免“横传”。
所谓“横传”，是指以文件传阅时，领导人之间自行横向传阅文件。
这种方法容易造成文件的压误或丢失，因此应以秘书人员为轴心，进行“直传”，即一位领导人阅后直接退给秘书，然后再由秘书送给另一位领导人阅读。
五、方案设计1、略2、略六、案例分析要点：日本三井公司所获得的美国公司购货消息，是秘书徐婷在接待时为了显示本公司实力，不经意中泄露出去的。
徐婷的行为违反了接待工作的保守秘密原则。
我们应从此事中吸取教训，在接待工作中一定要时刻提高警惕，增强保密意识，注意说话分寸。
《秘书理论与实务》模拟试题（二）一、填空：1、东汉后期开始，“秘书”开始由指物过渡到指官职，也可以指代从事相关工作的人。
东汉桓帝时设有掌管国家图书。
曹魏时期设“典尚书奏事”。
2、印章和是各级各类社会组织对外联系的标志和行使权力的。
加强对印信的管理，严格按规定使用，是秘书部门和秘书人员的重要职责。
3、接待，就是对来访宾客的。
一项完整的接待活动，一般由来访者、接待者、及四要素构成。
4、秘书心理准备所要达到的要求是：与合作。
5、鞠躬即弯腰行礼，是对他人表示的一种较为隆重的礼节。
用于、晚辈对长辈、、服务员对宾客、。
一般行小礼一鞠躬即可，大礼则要行三鞠躬。
6、根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有，分别是：命令（令）、决定、公告、、通知、通报、、报告、、批复、、函和。
7、一般而言，要起草好文稿需把好、写作关、、数字关、等“五关”。
8、开幕词的主要内容有：宣布会议开幕；代表大会对出席的领导、来宾和与会者表示热烈欢迎；、会议目的、基本状况（人数、对象范围等）、；介绍主要议题、议程；；。
9、信息工作就是、加工、、储存和信息的一系列活动，信息工作的基本要求是：、及时、、全面。
二、选择题：1、秘书工作的特点有（）A、从属性B、辅助性C、综合性D、权威性2、确定和安排会议议题应掌握的原则有：（）A、可能性原则B、必要性原则C、灵活性原则D、政策性原则3、通常情况下秘书人员为了提高会议记录速度，常采用的方式有（）A、快笔法B、省略法C、替代法 D摘要法4、调研工作的成果往往通过调研报告反映出来，其特点是：（）A、真实性B、新闻性C、典型性D、针对性5、常见的调研方式有：（）A、全面调查B、典型调查C、小结性调查D、重点调查6、信息工作的基本要求是：（）A、准确、B及时C、适用D、全面7、上行关系中的协调沟通方式主要有（）A、尊重而不崇拜B、服从而不盲从C、局部服从全局D、全局协调局部8、信访工作的原则（）A、调查研究，实事求是的原则；B、全心全意为人民服务的原则；C、分级负责、归口办理的原则执行政策；D、依法办事的原则9、秘书辅佐决策的特点（）A、综合性B、客观性C、经常性D、全过程性10、建议方案提出的要求（）A、要认真调查研究B、要善于集思广益C、要善于分析形势D、要学会谋略比较三、简答题：1、在办公室管理中，如何进行有效的分工？2、会议计划包括哪些内容？3、秘书在协调同级关系时应坚持怎样的原则？4、信访工作有何重要意义和作用？四、判断正误：1、在我国“秘书”一词最早出现在东汉后期，指官职，也可以指代从事相关工作的人。
如，东汉桓帝时设有“秘书监”掌管国家图书。