秘书日常工作

• 开展接待工作的内容 1、填写来宾情况表，拟定接待计划，报领导批示； 2、根据来宾情况，安排食宿、交通； 3、根据来访的目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动； 4、根据情况、安排领导看望来宾； 5、视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道； 6、预定返程车、船票或飞机票； 7、安排好对来访者的迎送工作； 8、做好接待经费的结算工作； 9、做好接待工作的总结评估工作。 接待工作的注意事项：
第二章 如何管理上司
• 时间管理技巧 1、要事第一； 2、以最终的结果来开始行动； 3、学会说“不”； 4、学会对付不速之客； 5、减少冗长的会议； 6、办公桌上的“5S”运动：
整理、整顿、清扫、清洁、修养。
• 工作计划的拟制 1、整理：学会分类 2、排序：时间管理矩阵图 Ⅰ.重要紧迫 Ⅱ.重要不紧迫 Ⅲ.不重要紧迫 Ⅳ.不重要不紧迫 • 计划管理工作 一、制定目标与计划
第五章 会管理信息
• 秘书信息管理工作的主要内容与基本要求 1、主要内容：收集信息；整理信息；筛选信息；利用信息。 2、基本要求：及时、准确、充分、适用、经济。
秘书日常工作
第一章 创造良好的工作环境
• 一、办公环境的内容: 办公环境主要包括硬环境和软环境
1、硬环境：绿化环境；空气环境；光线环境；声音环境。 2、软环境：工作场所人际环境；接待人员个人素质；
• 二、优化办公设备的基本要求 1、合理布局：根据工作需要和工作职能布局、保障公共空间 和私人空间的独立 2、优化设备：光源；办公桌；办公椅；隔音玻璃；隔音板； 百叶窗；档案柜；屏风；空调；电脑、传真机、复印机等办 公设备。
书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上 司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转 有关部门处理；要求违反原则办理私事的向 上司汇报以书信方式予以挡驾）
第三章 会管理日常事务
• 值班工作的主要任务与要求 1、办理上司交办的事项； 2、上传下达，沟通内外； 3、认真处理来函、来电； 4、负责接待工作； 5、掌握上司的外出活动； 6、协调处理安全保卫工作。 值班安排表的制作 值班内容的记录 值班日志、请示汇报、来人登记、 记录制度（接待记录制度、电话记录制度）

• 值班事务处理方法与技巧 1、做好公务接洽工作； 2、值夜班时汇报情况的技巧； 3、突发事件、紧急情况的处置。
• 印信管理 1、印章的种类 2、印章的样式 印章的刻制、启用 印章的管理与使用要求
• 介绍信的管理和使用
• 成本控制的含义： 所谓成本控制，是企业根据一定时期预先建立
的成本管理目标，由成本控制主体在其职权范围内， 在生产耗费发生以前和成本控制过程中，对各种影 响成本的因素和条件采取的一系列预防和调节措施， 以保证成本管理目标实现的管理行为.
约会变更：己方变更、对方变更
• 旅行事物的安排与管理 旅行准备（与上司一同出差） 出差事务（上司出差秘书留守） 公司事务（上司返回需处理的事项）
掌握为上司挡驾的不同方法和技巧
电话挡驾（一般事项秘书代为转告；重要事项 向上司请示，由上司决定）
接待挡驾（没有预约都要挡驾：秘书亲自接待， 问明来意；听取求见人意见，将情况做记录 书面向上司反映；无理取闹坚决下逐客令）
1、不要过分热情；2、不可冷漠尴尬；3、不可小节无礼 4、不可人走茶凉
• 接待咨询工作的流程和内容 1、为来访者提供本单位的有关情况； 2、认真听、记意见要求； 3、妥善处理或解决来访者的要求和意见。
• 国际交往中应遵循的礼仪原则 注重教养；用语礼貌；尊重习俗；尊重隐私；女士优
先；不卑不亢。
• 接待外宾的工作程序 1、做好准备工作 2、迎接来宾 3、认真招待 4、热情送别
1、确定目标 2、制定计划 二、任务展开，组织实施
三、设置控制点，纠正偏差
1、阶段性成果 2、工作日记
• 安排约见的原则 区分轻重缓急；准备充分；准时赴约
约见方法：电话、信函、拜访或会议、会晤中确定
• 约会事务的原则 1、配合上司的时间表； 2、分辨轻重缓急； 3、分析约会； 4、酌留弹性； 5、适当保密； 6、内外兼顾； 细心安排有方法：时间、细节、日程表
• 合理放置办公室设备及物品 电脑是办公室空间里的重要办公设备，一般应有
独立的存放空间； 设备资料应放置在既方便他人工作，又不妨碍自己 工作的地方； 经常使用的物品放置在容易拿到的地方； 内部共用的常用物品放在位置明显的地方。
• 意外事故或紧急情况中人身财产损失的控制 • 安全工作是秘书工作的第一要务 1、采取有效措施，控制事物蔓延； 2、迅速、准确地向相关人员汇报危险发生的情况； 3、迅速、准确的进行事后汇报。
• 成本控制的主要内容 1、合理使用办公文具； 2、正确使用办公设备； 3、利用网络办公。
• 接打电话流程 接听电话的礼仪规范； 处理好电话投诉； 处理好点好咨询； 如何传电话。
• 邮件的处理 1、邮件的收进 2、邮件的发出 3、邮件信息系统
第四章 迎接八方来客
• 接待工作物质准备与心理准备的主要内容 1、物质准备：必备接待用品的准备；辅助用品的准备；良好环境的保持。 2、心理准备：诚恳、尊重、公平、风度、效率。
• 三、整理办公桌 办公桌必备物品：电话、电脑、参考书、文具用 品盒、文件夹、办公桌抽屉。 整理办公桌的技巧：
1、将不常用的东西转移到其他地方； 2、清理过期的文件； 3、注意电脑显示器； 4、充分利用办公空间； 5、清理旧的阅读资料。
• 四、设备规范保养的基本要求 1、严格遵守基本维护保养规范 2、排除常见设备干扰
• 接待工作的原则 诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、检省节约、保守秘密
• 接待工作的基本环节 1、迎客：站立迎接，礼貌招呼；亲切询问，恰当应对；热情有度，举止
规范； 2、待客：行走引导；进入房门注意事项；安排座位；准备茶水。 3、送客：起立相送；握手告别；“下次再来”；目送离去。
• 接待工作计划的制定 1、了解来访者的基本情况； 2、拟定接待计划： 制定接待方针； 确定接待规格； 安排接待日程； 明确接待形式； 拟定接待人员名单； 准备接待经费开支。