YP-014文件资料和记录管制程序

控，非受控文件采用“仅供参考”印章，此文件公司不负责更改；受控作废文件在原文件上采
用“作废资料”印章，此文件为无效文件；公司产品委外加工时，资料采用“外发资料”印章，
此文件/资料为外发资料。
5.4 文件/资料的批准和有效性：
5.4.1 管理体系中所有文件和资料在发布前应清晰并应由授权人员亲笔审批后文控中心才会给
二阶文件
文件资料和记录管制程序
文件编号: YP-014
版 本:
D0
页 数： 8 页
制订部门: 品保部
制 订 人: 邱华兰
制订日期: 2010-11-10
核准/日期
审核/日期
文件发行章
文件资料和记录管制程序
编号 页次
版本/次
YP-014 1/8 D/0
编号 YP-014
修改 版本 A/0
修改页数
文件修改记录 修改内容描述 首次发行
新部门或管理者代表审核。 5.7.8 对某一文件/资料作更改时，如涉及其它相关文件/资料的内容则应由文件/资料修改人通 知相关文件/资料的编制负责人作更改。 5.7.9 对于临时文件（如：手写文件、在受控文件上手写改动之文件必须签名及日期等）必须 在两个工作日内形成正式文件受控发行方可使用，超过两个工作日内不得私自使用。 5.8 无效、过期文件/资料的控制： 5.8.1 无效文件/资料： 5.8.1.1 无效文件/资料包括： (1) 所有修改过的新版文件正式生效后的原文件/资料； (2) 因不适宜需重新编写或其它原因需取消的文件/资料。 5.8.1.2 对无效文件/资料应在发新版文件/资料时收回，由文控中心在文件/资料上盖“作废
3.0 相关文件：（略） 4.0 职责：
4.1 文件和资料的制作人负责制作、修订。 4.2 管理代表、经理、各部门主管负责文件和资料的批准及审核，监督其执行，统筹文件和资料
的管制方法。 4.3 文控中心负责体系管理类受控文件和相应的外来资料及工程资料的发放、保管（正本）、回收 和作废、销毁。 4.4 各部门相关人员或文件/资料持有人应妥善保管受控文件/资料，不得在受控文件/资料上涂改，
并确保依受控文件实施。 4.5 品质/HSF 监测记录（如进料检验.制程检验.最终检验.环保监测和测量等），质量分析报表， 客户抱怨单等记录由品保部负责管理。 4.6 生产工作准备及制程中的记录和维修记录等由制造部负责管理。 4.7 出货记录、退货记录等由生管负责管理。 4.8 物料收货记录等由仓库负责管理。 4.9 仪器设备保养记录等由生技课负责管理。 4.10 采购之相关记录由采购课负责管理。 4.11 教育训练记录、会议记录、人事档案、废弃物转移、废水、废气、噪音监测、消防演习、环 境之相关记录等由行政部负责管理。
册环境手册、程序文件、作业规范、品质/HSF 目标、环境目标、工程资料等还应有版本/次，
以区分修改过的相同文件。
5.3.2 对文件或资料的使用状况和受控状态由文控中心通过印章给予适当的标识。本公司采用印
章的形式对文件给予标识。受控文件采用“文件正本”及“资料发行章”印章，此文件为现行
有效文件。外来资料受控文件采用“外来资料”印章，此文件为现行有效文件，由文控中心受
2.0 适用范围： 本程序适用于公司管理体系内与 ISO9001、ISO 14001、QC080000：2005 标准有关的所有文件、 资料、及相关记录（包括适当范围的外来文件），主要有以下九类： (1) 品质/HSF 手册 (2) 环境手册 (3) 二合一程序文件 (4) 标准规范（含生产的作业指导书、仪器.设备操作说明、检验规范、环境/HSF 管理指导书等） (5) 管理体系之相关记录 (6) 品质/HSF 目标和环境目标 (7) 标准（国家、行业、公司的产品和体系标准） (8) "外来文件"指的是所有由客户或相关机构提供的文件,包括但不局限于以下之内容: a.客户的产品图样; b.客户的制作规范; c.客户的电脑辅助设计(CAD)档案(磁带或软盘); d.客户的工程变更通知(ECN); e.客户标准; f.相关的法律法规。 （9）工程资料（组立图、BOM 表、包装规范、检验规范、作业指导书、标准工时、供应商承认 书等）
发，如重新分发，遗失后的文件/资料后续如有找到，应及时交文控中心作废。 3、烂旧：文控中心收回旧文件作废处理。 4、分发数量不足或新增部门需要。 5、特殊需要（如客户需要，广告宣传等）。 注；技术资料不适用于此活动，《工程变更申请单》与此单等同于此活动。 5．7 文件的更改及其控制： 5.7.1 手册、程序文件及作业规范版本号从第一版编为 AO，依次为 BO、CO……Z0 版次，对内部 管理体系文件作出修改时, 只涉及到其中一页须要修改或部份修改时，版次由 AO 变为 A1，如 果内容需作一个重大的变化或已经五次的修改，版次由 AO（A1、A2、A3）变为 BO 或由 A5 版变 来 BO 版（自然升版），依次类推。如果重大变化没有影响到所附内部管理体系文件的四阶文件， 那么该表单就无需重新改版。 5.7.2 手册应由品保部发出并负责更新，由经理审核，管理代表核准，手册必须打印，每页需附 有文件名称和修改号，除此以外，文件的修改履历及审批记录必须在文件修改记录页或首页显 示出来。
修改人
YP-014 YP-014 YP-014
B/0 全部修改
组织结构变化
黄素珍
C/0
全部修改
二合一整改(质量体系和环保 体系)
黄素珍
C/1 第 7 页
5．8 文件编码原则
黄素珍
YP-014 YP-014 YP-014 YP-014
C/2 全部修改
程序合并
黄素珍
第 7，9， 增加第 6 条:文件修订废止申
5.5.1 对复印好待分发的文件/资料由文控中心盖“资料发行”印章后分发给各相关部门，相关 部门的领用负责人在《资料分发/回收一览表》、《工程图面分发/回收一览表》签名，文控中心 保存。所有受控文件/资料不得擅自影印流通。 5.5.2 对修改后文件/资料的分发，文控中心应先收回旧版文件/资料并确认，在确定该部门所有的 旧版文件/资料均收回后，再分发新版。文控中心不定期对现行受控文件/资料进行查核，以便 了解现行受控文件/资料的状态。 5.5.3 文件在必要时可向客户或公司以外的其他组织发放非受控版本，但须经管理者代表批准方 可发放，由文控中心盖“仅供参考”印章。 5.6 文件的保存、使用、申请： 5.6.1 文件应采用适当的工具（如文件夹、文件柜）存放，注意存贮环境（不潮湿，易取出等）, 并进行适当地编目归档管理。对于工作现场使用的文件应悬挂、张贴在工作场所或放于能及时 方便拿到的地方。 5.6.2 以下几种情况也需填写《文件资料申请表》，经部门主管或经理核准后，向文控中心申请 分发（或更换）。 1、有产品委外加工，文件/资料需外发时 2、遗失：必须先以连络单的形式写清楚原因，交主管及经理审核并决定，是否处罚或重新分
生效日期
2003.10.25 2006.02.25 2008.03.15 2008.09.06 2009.8.10 2010.03.11
2010.11.10
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版本/次
D/0
1.0 目的： 规范本公司管理体系文件和资料的编制、审批、标识、发放、更改、保管、回收和作废等过程管 制，确保管理体系文件和资料得到有效的管制。确保记录在保存期内完好，以便于查阅及追溯。
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版本/次
D/0
5.7.3 程序文件必须由部门主管或其指定下属提出及作修改，程序文件必须由相关部门主管会 签，部门经理进行审核，管理者代表核准。作业规范由发出的部门主管审核,如果需要,也须 其他有关部门主管审核，经理核准。 5.7.4 对本公司或客户发出的在设计及制作资料方面的更改，相关的制作资料/工具应作出更改 或修订，依照《工程变更作业管理程序》实施。 5.7.5 当有文件修订及换版不适合实际运作需求以及新制订时都需填写《文件制订/修改与废止 申请单》相关人员审批后方可进行。 5.7.6 更改后的文件/资料由文控中心按 5.5.2 实施。 5.7.7 所有文件/资料的更改都须经原文件的审核部门审核。下列特殊情况除外： (1) 原部门被撤销； (2) 文件/资料的审核权已重新规定。不成特殊情况更改文件/资料的审核由具有相应批准权的
予发行
5.4.2 各类文件和资料的制定和核准授权人员如下：
类别
制定人
审核人
核准人
手册
品保部
管理者代表
总经理
程序文件
各部门主管/ISO 专员
部门经理
管理者代表
作业规范
各部门
主管
经理
目标
品保部
管理者代表
总经理
标准
品保部
品保主管
品保经理
工程资料
研发部
研发/工程主管
研发经理
注：对授权人员暂时离职期间的文件和资料的批准可由相关的代理人员执行，但应追溯至首席授
C/3
请表以及增加记录管理内容以 黄素珍
10 页 及文件台头
C/4 第 5 及 7 ①5.4.2 增加“审核人”项； 邱华兰 5.7.3 有修改.
页
D0
全部
① 修 改 每 页 文 件 LOGO ； ② 增 加 邱华兰
5.7.9 之内容；③修改 5.7.1 内容。
核准人
陈章英 陈章英 陈章英 陈章英 陈章英 陈章英
权人员事先的授权声明。
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版本/次
D/0Βιβλιοθήκη 5.4.3 经核准后的文件、资料交文控中心核查文件的审批手续完成后接收登记，即表明该文件 该日起生效。 5.4.4 客户提供的所有工程标准/规范及其需更改的资料，工程部必须在三个工作日内审核修订 完毕，并开始实施。 5.5 文件和资料的分发、回收： 一阶文件和二阶文件由文控中心根据《文件资料管制总目录》来分发；三阶文件、工程资料及特 殊情况（如遗失、烂旧、不足等）文控中心根据所需部门或《文件资料申请表》来分发。对外 来标准类文件或资料一般只保存在文控中心，如需要者，文控中心可以邮件或分发表的形式通 知各相关单位。《文件资料管制总目录》由品保部编制，管理者代表核准。
资料”印章并销毁。特殊(如:目标与指标或管理代表指定等)的作废文件正本转移至作废文件 中保存（保存年限一般为一年，视情况经管理者代表批准后可缩短）。特殊文件作废时需填写 文件销毁申请表申请销毁。工程资料: 客户如有变更需求,业务开《工程变更申请 ECR》至工 程部,工程人员填写《工程变更通知单》, 依要求修改工程图面,并变更版次/本，新图面分发 至相关单位，同时回收旧版图面作废,旧资料正本盖“仅供参考章”暂存于文控中心,旧版资 料之保存备查期限为半年。 5.8.1.3 特殊情况：因工作需要，使用部门可以保留无效文件/资料副本，但必须盖“作废资 料”章，并在文控中心作登记,不使用时归还文控中心。 5.8.1.4 对取消文件原所用的文件编号不再使用，在总目录中该文件号后注明注销。 5.9 文件编码原则： 5.9.1 一阶、二阶文件编码原则
记录应填写工整清楚，更改之处需经相关负责人签名，以保证记录的真实性和有效性。 5.2.5 工程资料由工程部负责制作、编写、修订。 5.2.6. 品保部主管负责组织公司产品标准的编写。
5.3 文件和资料的标识：
5.3.1 任何一份文件或资料应有唯一的编号，以便区别、保管、索引、编目等。对品质/HSF 手
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D/0
4.12 行政部、业务部、工程部等相关负责人负责第一手接收外来相关标准(包括客户提供的技术 性文件和资料)，经审核后送文控中心统一管理。客户提供的产品图纸，由业务部负责接收、登 记、工程部相关人员进行审核后再转换成厂内产品图纸交文控中心管理。 4.13 管理代表负责各运作程序间及跨部门间的文件冲突调解，各部门主管负责本部门职责范围内 的文件冲突调解。 5.0 程序内容： 5.1 品质/HSF 政策和环境方针声明： 创亿欣电子有限公司的品质/HSF 政策和环境方针声明,包括写在品质/HSF 手册和环境手册中的, 必须由总经理批准签名，并记生效日期。 5.2 文件和资料的编制： 5.2.1 品质/HSF 手册、环境手册和程序文件由管理代表负责确定和组织编写、修订。 5.2.2 品质/HSF 目标、环境目标由品保部/行政部负责根据需要编写。 5.2.3 作业规范一般由各相关部门主管组织编写交经理核定。 5.2.4 记录由相关部门人员负责填写,部门主管核定，除重要或特殊记录需经理审核外。所有