精品2014二级秘书资格考前重要知识点_团队管理
秘书国家职业资格(二级)备考指南【圣才出品】
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安排、点菜、敬酒等。
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（4）沟通方面。包括沟通的基本技能，具体技能要求、内容，说话的技巧，倾听的技
巧等。
（5）接打电话。接打电话的方法、语言，接打电话的注意事项等。如：电话要在铃响
三声内接电话；接电话时要用礼貌用语；上班时间不得占用电话聊天；电话是否放在左手边
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切勿将时间浪费在为数较少、难度较大的题目上。做单项选择题时，要求准而快地确定答案， 可采用排除法作答。做多项选择题时，要注意各选项之间的逻辑关系，可采用类比法，将选 项中不属于一个类属或范畴的选项去掉，在其余选项中选择。多项选择题要求考生平时记忆 知识点时要准确，切勿模棱两可。
等。
（6）会议与商务活动。会议筹备的各项环节，会中的服务工作，会后的善后工作，会
议协调，处理会议冲突，商务活动和旅行的工作事宜等。
（7）档案信息。收集方法，档案收集流程，档案信息管理，信息开发工作等。
（8）办公室事务管理。库存管理，进货保管，紧急事故的处理，办公设备用品的采购
等。
3．工作实务题
在秘书职业资格考试中，工作实务题共三题，要求根据题目所提供的背景材料完成相应
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知识，提高复习成果。
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三、掌握考试技巧 （一）考试试题类型 秘书职业资格考试试题分为选择题、案例分析题、工作实务题等三种类型。其中选择题 又分为单项选择和多项选择题。 选择题采用标准化试题，需用 2B 铅笔作答；案例分析题采用观看录像的方式，考生根 据要求笔答；工作实务题为根据一定的工作背景，完成相应的工作任务。
秘书资格考试：秘书二级题库考点(题库版)
秘书资格考试：秘书二级题库考点（题库版）1、单选根据有关规定，我国档案保管期限的档次分为()A、永久、定期B、永久、长期、短期C、永久、长期、短期、不归档D、永久、长期、短期、不移交正确答案：B2、多选消息（江南博哥）写作要领有以下几点：()、要有立场、要让事实说话。
A.抒情B.客观C.公正D.全面正确答案：B, C, D3、多选在平均分配团队成员任务时应考虑的因素包括()。
A.成员工作经验的多少B.成员的个人特长爱好C.成员承担的总工作量D.成员的个人要求正确答案：A, B, C4、多选办公自动化的支柱学科是()A.计算机技术B.通信技术C.系统科学D.行为科学E.管理科学正确答案：A, B, C, D5、判断题信息传递制度包括领导审核、限时传递、安全保障。
()正确答案：对6、多选企业中可以采用开放式办公室布局的部门通常有（）A、财务部B、公关部C、经理室D、销售部正确答案：B, D7、多选下列关于办公室环境的表述，正确的是（）A、秘书应根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间B、如果空间允许，工作人员个人的日常生活用具可以放置在办公室内C、办公照明中应尽量采用自然光源D、销售人员所处的区域应位于门口附近正确答案：A, C, D8、单选制约会客室环境的因素中最主要的是()因素。
A、经济B、政治C、人的素质修养D、自然正确答案：C9、单选速记略写法中“选”代表“选择”，“正”代表“正直”，这是()略写法。
A、合成词B、常用词C、联绵词D、单音节词正确答案：A10、多选杂文类是报刊上内容广泛、形式繁多、笔法灵活、风格多样、短小精悍，带有文学色彩的、战斗性极强的社会论文。
包括日记、()等各种短文。
A.通讯B.书信C.序跋D.随笔正确答案：B, C, D11、多选一个机关列为长期保管的文件材料包括()A、一般会议的主要文件B、重要会议的主要文件C、下级报送的重要总结D、重要的请示正确答案：B, D12、单选发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文时，()排列在前。
秘书资格证考试的复习资料
秘书资格证考试的复习资料秘书资格证的重点与考点复习资料整理人：路成第一部分:办公自动化一、要点了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98；了解办公常用设备的分类、结构和功能。
二、重点提示1．认识主机主机是由机箱和机箱中的组件构成的。
机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。
2．认识显示器显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显示器可以直观地看到对计算机的操作过程以及计算机针对操作作出的反应。
3．认识键盘键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。
常见的键盘主要有机械式和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。
4．安装中文Windows 98(1)中文windows 98运行的基本环境。
(2)从Windows 95升级到中文Windows 98。
(3)从DOS下安装中文Windows 98。
(4)中文Windows 98的安装过程。
(5)制作启动盘。
(6)卸载中文Windows 98。
5．中文Windows 98资源管理系统Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。
中文Windows 98中的资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。
6．打印机目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。
(1)针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印速度慢、噪声大。
需要经常更换的耗材是色带。
(2)喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。
需要经常更换的耗材是墨盒。
(3)激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。
需要经常更换的耗材是硒鼓。
7．扫描仪扫描仪的形式：(1)按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。
(2)按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。
手持扫描仪的价格低，但使用不方便。
精品二级秘书办工事务和管理辅导管理中的“法则”
二级秘书办工事务和管理辅导：管理中的“法则”“南风”法则“南风”法则也称“温暖”法则，源于法国作家拉·封丹写过的一则寓言：北风和南风比威力，看谁能把行人身上的大衣脱掉。
北风首先来一个冷风凛凛寒冷刺骨，结果行人为了抵御北风的侵袭，便把大衣裹得紧紧的。
南风则徐徐吹动，顿时风和日丽，行人因之觉得春暖上身，始而解开纽扣，继而脱掉大衣，南风获得了胜利。
这则寓言形象地说明一个道理：温暖胜于严寒。
在管理中运用“南风”法则，就是要尊重和关心下属，以下属为本，多点“人情味”，尽力解决下属日常生活中的实际困难，使下属真正感受到给予的温暖，从而激发工作的积极性。
“木桶”法则“木桶”法则的意思是：一只沿口不齐的木桶，它盛水的多少，不在于木桶上那块最长的木板，而在于木桶上最短的那块木板。
要想多盛水——提高木桶的整体效应，不是去增加最长的那块木板的长度，而是要下功夫依次补齐木桶上最短的那块木板。
“木桶”法则告诉管理者：在管理过程中要下功夫狠抓薄弱环节，否则，单位的整体工作就会受到影响。
人们常说“取长补短”，即取长的目的是为了补短，只取长不补短，就很难提高工作的整体效应。
“金鱼缸”法则金鱼缸是玻璃做的，透明度很高，不论从哪个角度观察，里面的情况都一清二楚。
“金鱼缸”法则运用到单位管理中，就是要求增加单位各项工作的透明度。
单位的各项工作有了透明度，的行为就会置于全体下属的监督之下，就会有效地防止享受特权、滥用权力，从而强化的自我约束机制。
务必记住：透明公开是防止****和不正之风的法宝之一。
“热炉”法则每个单位都有规章制度，单位中的任何人触犯规章制度都要受到惩处。
“热炉”法则形象地阐述了惩处原则：1、热炉火红，不用手去摸也知道炉子是热的，是会灼伤人的——警告性原则。
要经常对下属进行规章制度教育，以警告或劝戒不要触犯规章制度，否则会受到惩处。
2、每当你碰到热炉，肯定会被火灼伤——一致性原则。
“说”和“做”是一致的，说到就会做到。
二级秘书复习要点
1.会议策划方案包括：（1）会议目标和任务的策划。
（2）会议议题的策划（3）会议性质、参加对象、规模与方式的策划。
（4）会议预算的策划。
（5）会议名称的策划（6）会议时间与地点的策划。
（7）发言人与发言方式的策划。
（8）议程、日程、程序的策划。
（9）会议公关和宣传的策划。
2.会议策划方案的制定方法包括：（1）确立会议目标的价值评价法。
（2）确定会议名称的特征覆盖法。
（3）确立中心议题的集思广益法。
（4）确定与会人员的相关性判定法。
（5）安排会议时间的注重效率法。
（6）选择会议地点要素平衡法。
（7）会议宣传和公关策划的多种方法。
3.确定会议名称的特征覆盖法的内容有：（1）揭示会议主题特征。
（2）揭示会议主办者特征。
（3）揭示会议功能特征。
（4）揭示会议与与会人员特征。
（5）揭示会议出席范围特征。
（6）揭示会议时间和届次特征。
（7）揭示会议地点特征。
（8）揭示会议方式特征。
（9）揭示会议方式特征。
4.会议策划方案制定的原则：（1）关于会议目标和任务的原则。
a.提出的目标和任务要切实。
b.处理好目标层次之间的关系。
（2）关于会议议题的原则。
a.策划方案要高度重视议题的安排。
b.处理好主题和一般性议题的关系。
（3）时机原则；需要原则；成本和效率原则；协调原则；合法规范原则；（4）关于会议编组的原则。
a.组的数量要适中。
b.会议领导尽可能分散到各组，参加各组的讨论。
c.指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人。
5.会议策划方案的制定程序：会议策划立项——立项后的可行性研究——关于策划方案的论证——制定策划方案的实施进度表。
6.会议筹备方案的构成要素：（1）确定会议的主题与议题。
（2）确定会议的名称。
（3）确定会议的议程。
（4）确定会议的时间与日期。
（5）确定会议所需的设备和工具。
（6）确定会议与会代表的组成。
（7）确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作。
（8）确定会议经费预算。
（9）确定会议住宿和餐饮安排。
最新整理秘书资格证考试办公室事务和管理要点与重点.docx
最新整理秘书资格证考试办公室事务和管理要点与重点秘书资格证考试办公室事务和管理要点与重点一、要点掌握维护责任区工作环境的基本要求；正确识别办公场所和常用设备的隐患；掌握日常办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打xxxx、办公用品的发放和管理；能够合理安排日常工作及上司交办的工作；对日常办公事务进行协调；熟悉办公用品和易耗品的范围和分类。
二、重点1．经常清洁整理责任区(1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。
(2)清洁整理本人参与的公用区域。
2．设备、物品要放置适当、取用有序(1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。
(2)公用资源摆放有序，用后归位。
3．办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患(1)地、墙、天花板、门、窗的安全。
(2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。
(3)办公家具方面的隐患。
(4)办公设备及操作中的隐患。
(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。
(7)火灾或消防中的隐患。
4．收、发文件或邮件的工作程序(1)收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。
(2)发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、登记、了解有关规章制度和寄发时间。
5．上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。
(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。
(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。
(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要**处理”的字样。
6．接打xxxx(1)处理xxxx留言的一般原则：简洁、完整、准确、及时送达。
(2)接xxxx的方法1)“响铃不过三”。
2)有问候语。
3)如果来电要找的人不能接听xxxx，要恰当回答。
精品2014年秘书资格考试(二级)知识点梳理
2014年秘书资格考试（二级）知识点梳理办公室的布置与美化一、办公室的布置要素办公室的物质条件，应加以适当的设计，所有物质工作条件的主要要素为：(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。
这些要素不应分开设计，它们相互之间，不仅具有密切的关系，且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。
譬如，光线与颜色有关，而颜色又与办公室的布置有关。
因此，上述要素的设计应注意互相协调。
(一)光线充足的光线是办公室环境的重要因素之一。
办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。
只有光线充足、舒适，才能够使工作人员减少疲劳、减少错误，做更多的工作，保持充沛的精力。
办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。
自然光有益于心理的健康，但因早晚光线不一，因此需有其人造光以弥补光线不足。
日光灯能提供大量的照明，最适宜办公室布置。
办公室光线系统的基本设计共有五种：直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。
其中，采用间接光或直接间接光较为优良。
适当地提高办公室的光线的经费，是一种健全的投资。
良好的光线约占办公室总工作成本的2%，而不良光线亦占总工作成本的0.5%。
即仅增加总成本的1.5%，就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。
根据许多的研究显示，能提供适当的光线，则办公室的效率能提高10%-15%。
(二)颜色颜色会影响人类的情绪、意识及思维。
譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。
某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果，有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。
有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。
黄色、橙色与红色称为暖色，这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。
反之，蓝色、紫色与绿色称为冷色，它们令人感到平静。
浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色，令人有适度兴奋之感。
目前办公室的颜色是趋向于单色化，亦即地板、增与窗帘的颜色要调和，然后再加上一种较鲜亮的颜色。
譬如，先选择桌子的颜色，然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和，而较地毯淡的颜色，可作为墙壁与窗帘的颜色。
秘书考试基础知识
秘书考试基础知识秘书是一个职业，旨在协助并支持管理层的工作。
一个合格的秘书不仅需要良好的沟通和组织能力，还需要掌握一定的基础知识。
在秘书考试中，基础知识是非常重要的一部分，下面将介绍一些常见的秘书考试基础知识。
一、办公自动化现代办公环境充斥着各种办公自动化工具和软件，秘书应该熟练掌握常用的办公自动化软件，比如Microsoft Office套件，其中包括Word、Excel、PowerPoint等。
熟练运用这些软件可以提高办公效率，更好地完成各种任务，包括文件处理、数据分析和演示文稿制作等。
二、商务礼仪作为管理层的得力助手，秘书应该具备良好的商务礼仪意识。
无论是在日常工作中还是在公务活动中，秘书都应该能够得体地表现自己，比如正确着装、得体的言谈举止、礼貌待人等。
此外，秘书还应该了解不同文化背景下的商务礼仪差异，以便更好地与国内外商务伙伴进行沟通和合作。
三、文件管理文件管理是秘书工作的核心内容之一。
秘书应该能够制定合理的文件管理系统，包括文件的分类、归档和保密措施等。
此外，秘书还应该熟悉文件的处理流程，掌握各种文件的格式要求和撰写技巧，比如信函、备忘录、报告等。
良好的文件管理能够提高工作效率，避免遗漏和混乱。
四、会议组织作为秘书，组织会议是常见的任务之一。
秘书应该了解会议的组织流程，包括确定会议议程、邀请参会人员、准备材料和记录会议纪要等。
在会议组织中，秘书还应该具备良好的沟通和协调能力，确保会议的顺利进行，并及时处理会议中出现的问题和冲突。
五、礼仪接待作为公司的代表，秘书常常需要进行客户和访客的接待工作。
在礼仪接待过程中，秘书应该能够展示出专业和亲和力，通过热情的服务给客户和访客留下良好的印象。
秘书还应该了解接待礼仪的基本要求，包括问候语、引导流程、礼物赠送等，以确保接待工作的顺利进行。
六、机要工作机要工作是秘书工作中的敏感和重要部分。
秘书应该能够处理和保密各种机密文件和信息，包括文件的保存、传递和销毁等。
秘书资格考试重点要点(实操部分)
事务管理1、礼宾次序确定步骤亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。
（1）确定礼宾次序方案（2）提前通知有关各方（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序2、安排涉外迎送工作程序（1）确定迎候人员（2）准备迎宾的物品（3）见面讲究礼节（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式3、会见会谈工作程序会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。
会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
（1）约定（2）通知对方有关事项（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排（4）迎接客人（5）会见、会谈（6）送别客人4、西餐礼仪（1）赴宴前的准备1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变3）到别人家赴宴需要带礼物4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装5）要准时赴宴（2）西餐的座次安排主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐（3）入席、退席礼节1）客人要在主人的带领下顺序入席2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席（4）餐具的使用方法与席间礼节1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2）吃鸡、虾、鱼的方法3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中4）吃意大利面条的方法5）吃水果的方法6）喝咖啡或茶的方法7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内8）进餐速度应该与大家一致9）谈话声音一定要轻（5）西餐的饮酒礼仪1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上5、招待会的礼仪（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗6、不同办公模式的特点（1）在家办公。
秘书资格考试重点要点(实操部分)
会议管理1、会议筹备方案的拟订内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。
作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
（1）组建会议筹备委员会（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案（4）领导审核方案2、会务检查工作程序内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
（1）开会检查的程序1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3）召开协调会并在会上现场解决问题4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实（2）现场检查的程序1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2）制作检查单，以便记录和汇总3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正3、会议文件审核工作程序内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
（1）起草该文件的秘书就内容进行自审（2）主观秘书进行初审（3）如内容涉及部门较多，要进行会审（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审4、拟订会议的应急方案内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。
（1）预测不可预知的情况（2）提前准备应对的备选方案（3）讨论会议紧急情况（4）确定会议应急方案5、提示会议按计划进行是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。
精品2014二级秘书资格考前重要知识点_会议中的管理
2014二级秘书资格考前重要知识点:会议中的管理会议中的管理1、主持人行动计划：1.明确会议目标2.准备会议结构3.与上级确定，允许会议产生的结果与既定目标的偏差大小3.与上级确定，与会者对会议决策承担多大的责任。
2、控制会场气氛：1.主持人提前到达会场2.开会准时3.简明扼要地引出主题4.会议进程中使每一个会议成员对会议地成功有责任感5.在某一时段里集中讨论某一个议题，保证大家轮流充分地发表自己的意见6.对已表述地观点及时概括总结，引导会议进程7.提醒大家紧扣主题8.当会场出现混乱时保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，不可自由放任。
3、主持人的主要责任：控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见、保证给予每一个会议成员有合理的发言时间，并能充分发表自己地见解，保证每一个会议成员都明白根据会议决议自己应承担的工作。
4、会议发言的技巧：1.在讲话中控制紧张情绪：穿着得体、建立自信;做好充分准备;讲话时选择友善地面孔保持与他们目光接触。
2.讲话的方法与技巧：1)内容不能超出议题范围2)有知识性、有新意3)主题鲜明集中突出4)例证打动人5)论证深刻有力6)层次清楚7)篇幅简短8)语言生动、通俗9)提高讲的艺术性。
3.使用直观用具。
工作计划和目标管理1、制定工作计划的步骤：1.(计划前)分析自我，估量机会2.确定目标3.分析计划的前提条件4.寻找可供选择的方案5.评价并选定实施方案6.拟定派生计划7.编制预算。
2、工作计划分类：1.长期计划2.短期计划3、编制常见的工作计划(技能)4、目标管理：1.数量目标2.质量目标：以质量的优劣来衡量目标的标准，可用详细说明具体目标特征或完成时间等办法来提高可考核的程度。
5、运用目标进行管理的优越性：1.提高了管理工作效率2.明确了组织机构建制3.促进了员工承担责任4.有助于进行控制和监督工作。
精品2014年二级秘书资格考试笔记：秘书的素养
2014年二级秘书资格考试笔记：秘书的素养秘书的素养(一)秘书的知识结构•遵循广博和专业相结合的原则•秘书知识结构层次#基础层：自然科学、社会科学#业务层：公文写作、计算机操作、英语、速记、法律、财税、金融#专业关联层：领导学、公共关系、心理学、组织行为、管理学、传播学等#背景层：和本行业相关的方针政策、法律法规，时代对秘书的要求;本行业知识;本组织的信息。
1、基础知识①科学文化基础知识：一般自然科学、社会科学知识;②政治哲学类：世界观和方法论;③法律政策类：相关的法律、政策要学习;④外语类和计算机类2、专业知识秘书业务知识3、行业知识所在系统、行业的专业知识政府机关——行政管理知识工商企业——企业管理知识、市场营销知识教育单位——教育学军事……医疗……科学……司法……4、相关知识管理学知识公共关系学心理学社会学经济学政治学传播学礼仪学……(二)秘书的能力要求例：陌生人来电索要领导的电话号码怎么办?•不能挂断对方的电话•不要断然拒绝•不要迟疑为难•转换方向：请对方留下联络方式。
(三)秘书的思想修养和职业道德(作风修养)•理论修养•思想作风#全心全意为人民服务#密切联系群众#谦虚谨慎#实事求是#踏实细致，一丝不苟#敏捷干练，讲究时效#富于创造，勇于开拓•什么是职业道德?#职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行业规范#秘书的职业道德规范：忠于职守;严守机密;恪守信用;文明礼貌;廉洁奉公。
#秘书职业道德的具体表现兢兢业业：服务性，幕后，加班，随时，夜以继日，需要保密.遵纪学法：明辨是非，抓住本质，学习并遵守法律、法规、政策，办文办事，工作质量。
尊重领导：服从领导，按领导意图办事，不能越权和擅自行动;爱护领导，帮助领导弥补不足，维护领导威信和团结。
严守机密：文档、领导、人事、事务、技术。
(四)秘书的性格与心理(个性修养)•人的个性心理要素：兴趣、意志、情绪、思维、记忆、注意•人的性格与气质#四种气质类型#气质与性格的关系#气质、性格与职业的关系•做“性格完美”的秘书，是“不可能的任务”。
精品2014二级秘书资格考前重要知识点_会议方案审核
2014二级秘书资格考前重要知识点:会议方案审
核
合同
1、合同的内容：1.标的2.数量和质量3.价款或报酬4.
履行方式、期限和地点5.违约责任。
2、合同的结构：标题+当事人(标题下空一行顶格写)+正
文(引言、主体、结尾)+落款(单位全称、代表人、日期、地址、电话、电传、银行帐号)
3、合同拟写(技能)
可行性研究报告
1、可行性研究报告的结构：标题+署名+主体文+落款+成
文日期
2、可行性研究报告(技能)1.目的与目标2.基本情况介绍(为什么、有什么)3.市场分析(必要性、可行性)4.预测：经济效益、社会效益、形象效益5.实施方案
会议方案审核
1、会议成本核算方法：2A(平均工资3倍)×B(参加人
数)×T(时间)
2、会议方案审核的主要内容：弄清楚为什么要开会、要解决什么问题、怎样才能达到会议的目的，并节约开支。
1.考察必要性2.做好成本审核3.会议运作：研究会议的形式、规模、时间、会期、会址等。
3、会议成本审核：1.了解会议成本的主要内容：①全面掌握会议经费开支的主要项目：文件资料费、邮电通讯费、设备费和用品费、场所租赁费、办公费、宣传交际费、住宿补贴费、伙食补贴、交通费、会议期间的各项活动、其他不可预见的开支②细致审核各项开支：了解费用细目、经费把关留有余地。
2.要有质量意识和成本意识
4、企业会议规则、规程(技能)。
精品2014(二级)秘书资格考试笔记：办公室服务
2014（二级）秘书资格考试笔记：办公室服务
办公室服务
任何一个组织，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动却是一样的。
作为秘书人员，需要了解很多的办公室服务，比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。
由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。
这就意味着，一个信息处理中心为所有的部门提供秘书服务;不是由各个部门保存它自己的文件，而是有一个中央部门来集中处理所有的文件工作;一个复印中心提供所有部门的复印和打印的需要;所有的邮件由一个中心邮件处理部门来接收和发送。
任何一个办公室提供的服务类型将在某种程度上由组织的各种情况而定，如它的职能、规模、所有权和计划等等。
但是无论其特征如何，由办公室提供的服务的范围都是相似的。
服务内容
(1) 接收邮件;
(2) 分发邮件;
(3) 发送邮件;
(4) 接待来访者;
(5) 接听并转接电话;
(6) 安排会议;
(7) 安排和控制运输;
(8) 打字服务;
(9) 口授打字;
(10)复制和复印;
(11)文件整理;
(12)文件保管;
(13)库存控制;
(14)处理各种文件;
(15)接收现金;
(16)支出现金;
(17)各种计算;
(18)各种簿册的保管和会计事务;
(19)准备直观显示设备;
(20)文件运转;
(21)文字处理;
(22)数据处理;
(23)确保办公室之间的联系和沟通。
秘书二级考试复习讲义.doc
秘书二级考试复习讲义对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书;一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，因此，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。
一、判断能力与执行能力秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。
正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。
现在已经1点半了。
如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总;如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访;不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。
现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。
于雪应该怎么办?1、能分析问题尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。
首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访;尽快与办公室主任联系上，听取他的指示;如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气;在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果;如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度;另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面(比如司机)联系，以保持各部门工作的协调。
当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。
比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了;把原因说明，王局长不一定就会计较;而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。
于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。
当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。
秘书二级4
定期召开团 队工作会， 对工作中的 成就和问题 进行交流与 讨论。
5、团队领导的责任
1、能根据团队成员的能力、爱好等安排 5、认真承担起自己的责任，按时完成团
任务。
队任务。
2、平等对待团队的每一位成员，建立良 6、作为代表，向上级领导提出团队的需
好的工作关系。
求和需要解决的问题。
3、为成员完成任务提供所需要的物质资 7、善于提高成员的积极性。
缺点：不宜做定性调查，调查对象的范围不太明确时抽样 调查的意义不大。
个别调查法
个别调查是指调查人员向调查对象或者知情人通过口头问 答的形式达到调查目的的方法。
第2节 办公室日常事务管理
学习单元1 学习单元2 学习单元3
管理团队 随从事务 调查研究
徐宝莉
学习单元1 管理团队
一、团队管理的主要内容 二、有效团队的锻造 三、团队管理的要求
学习目标
• 了解制定团队工作目标的内容 • 熟悉分配团队工作应考虑的因素 • 熟悉上级和团队进行信息交流的渠道 • 掌握团队管理的要求；掌握有效团队中成员
源。
8、热爱团队，忠于岗位。
4、定期与成员进行沟通，掌握成员的意 9、诚信地对待团队成员、
见和需求。
10、敢于承担责任，树立威信，增强号
召力。
二、有效团队的锻造
1、有效团队成员的角色 2、有效团队的评估标准
1、
2、
联络者
9、
有
建设者
评估者
效
团 队
3、
有效团队
8、
中
维护者
中的关键
组织者
的
角色
关
键
4、
提交
二、有效团队的评估标准
精品2014年二级秘书资格考试笔记：办公室安全系统
2014年二级秘书资格考试笔记：办公室安全系统办公室安全系统一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了。
一、公司内部人员的流动1.如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带(即使不佩戴)身份证。
在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。
员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。
2.有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。
在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。
3.关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。
这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候;而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。
二、计算机的使用1.由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。
关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。
某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。
而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。
2.一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。
员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。
这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。
三、建筑物和设备的使用1.有关工作场所设计的安全措施包括：2.提供照明良好的。
干燥的、无纸片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌);楼梯应该有梯面;3.毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆;4.地毯应保持良好状态;5.办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒;6.电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上;7.沉重的资料不要堆放在柜顶上;8.设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查;9.办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。
二级秘书理论知识大全
文书基础1、公务文书：行政机关的公文是在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2、公务文书的程序：拟稿、审核、签发、复核、发文注册、缮印、用印、发文登记、分发公文四要素：材料（四环节：占有、鉴别、选择、使用）、主题、结构（总体要求：严谨、自然、完整、统一）、语言（准确、简洁、平实）。
3、公文的表达方式：叙述、描写、对话、抒情、议论、说明4、命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章制度；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及个人。
是国家行政机关公文的最高形式，必须使用发文机关全称。
5、议案：用于各级政府向同级人民代表大会或常务委员会、股份制公司总经理或懂事长向股东代表大会、事业单位负责人或没有实行股份制的公司向同级职工代表大会提请审议事项使用议案。
6、决定与决议：不同点：使用范围不同、形成方式不同、内容不同、格式不同。
7、决定：适用于对重要事项或重大决定作出安排。
可分指令性和宣告性决定。
现代企业管理1、管理：计划、组织、指挥、协调和控制等一系列管理活动的总称，秘书是协助组织机构或部门负责人进行计划、组织、指挥、协调和控制等一系列管理活动的人，秘书是行政管理人员。
2、企业：从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或劳务来实现盈利，进行自主经营、实行独立核算、具有法人资格的经济组织。
3、现代企业管理的基本内容：1、建立现代企业制度是我国企业改革的方向。
公司制是现代企业制度的主要形式之一，以公有制为主体的现代企业制度是社会主义市场经济的基础。
2、起其本质是对人的管理。
3、现代企业资源管理（人力、物力、资金、技术、信息、时间）。
4、现代企业信息沟通。
5、现代企业运作：将投入、转换、产出、反馈这四个过程加以合理的配合，并在此基础上不停地运转而形成的一系列转化过程。
4、现代企业制度：现代市场经济条件下，以规范和完善的法人制度为主体，以有限责任公司制度为核心，以股份有限公司为重点的，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的新型企业制度。
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2014二级秘书资格考前重要知识点:团队管理
安全运营
1、安全法制管理：1、国家有关安全生产地法律、法规、规章、文件;
2、地方有关法律、法规、规章、文件;
3、本企业地的安全生产规章制度、安全技术规程及安全技术措施。
2、安全生产管理责任制：根据安全生产法规建立的各级领导、职能部门、工程技术人员、岗位操作人员在生产过程中对安全生产层层负责的制度。
三层含义：1、企业要把安全生产工作纳入企业经济可持续性发展的战略目标，有计划地增加安全投资。
2、企业的法定代表人是安全第一责任人。
3、企业的各级有向员工进行安全教育的责任。
团队管理
1、团队管理的方法：1、明确建立团队的目标：①明确团队的任务②明确团队任务所设计到的范围③质量标准④阶段性目标⑤制定工作目标时留出处理意外情况和弥补欠缺的时间。
2、平均分配任务：①工作经验的多少②每人承担的总工作量
③变化着分配工作任务④考虑成员的特长爱好，发挥积极性④组织团队会议共同探讨如何分配成员工作⑥实施执行中有灵活性，及时调整。
3、保持上级管理部门与团队之间的信息沟通交流：①定期书面报告②团队领导定期口头报告③上级领导亲自参加团队的有关会议④工作进度展览等其它途径。
4、积极开展有意的团队建设活动。
5、团队领导在建设和管理一个团
队中起到关键的作用(12种责任)：1.安排工作任务时考虑到
每一个成员2.提供所需的设备和资源3.关心和重视每一个团员，建立良好的工作关系4.安排时间沟通交流团队成员所关
心的问题5.平等公正的对待团员，不偏不倚6.能代表团队向
上一级管理者提出团队的需求和要求7.要承担起自己的责任，按计划有效地执行团队的工作任务8.向团队成员作出的任何
承诺必须兑现9.要善于激励和支持团队成员的积极性10.当团队工作出项问题时，能公平谨慎地对待团队成员，以恰当的方式处理人和事11.热爱自己的团队和领导岗位，并能调动团队
成员热爱团队和团队的工作12.要确定完成团队工作的具体期限，要有明确的完成日期。