千方百剂操作手册

前言

在《千方百剂医药管理系统》历经多次修改、创新、升级后，目前的功能已日趋强大。同时，其帮助和说明书的内容也逐渐丰富、递增。同时随着医药行业的改革已经逐步完成。为了使您能更好的结合GSP大纲要求使用《千方百剂医药管理系统》，我们特编写一本《千

方百剂操作手册》。使您能对《千方百剂医药管理系统》中各模块的操作流程和大体功能有

个初步的了解，并且能够清楚的知道什么样的岗位该使用什么样的功能，同时也能了解他们的相关工作职责。为您使用《千方百剂医药管理系统》做个坚实的铺垫。

《千方百剂操作手册》主要是结合GSP大纲要求与软件的实际操作流程所编写的一本实战教材。其主要是按流程、按部门、按岗位分别向您介绍其相关的操作流程、使用注意、权限设置等问题。让您能非常清晰直观的了解软件的操作流程与各模块的衔接情况，同时该手册还与千方说明书相结合。使您能真正的从应用到操作了解我们的软件。

药品是一种特殊的商品，在生产、经营全过程中，由于内外因素的作用，随时都有可能出现质量问题，因此，必须在所有这些环节上采取严格的管理控制措施，才能从根本上保证药品的质量。在药品经营过程中实施的《药品经营质量管理规范》（简称GSP）。GSP是

一系列质量控制中非常重要的环节，我国在2001年12月1日颁布实施的《药品管理法》中已明确了监督实施GSP的法律地位，监督实施GSP已经成为药品监督管理工作的重点之一。

目前随着信息技术的飞速发展和计算机的迅速普及，使得企业规范经营的进、销、存业务处理过程中大量数据的保存和使用，能够利用信息发展的成果和精确高效的计算机工具，提高管理和经营的质量。同时，也为GSP的实施提供了无可替代的效率保证，而《千方百剂医药管理系统》正是秉承这一规定严格按照GSP大纲要求设计制作的医药管理系统软件，是您使用计算机管理企业的首选软件。

第一章快速入门

在正式使用软件以前应该首先了解使用软件的前提条件、相关准备工作及软件的基本

操作流程。这样会让您达到事半功倍的作用，使用软件起来也会更加得心应手。

1.1软件使用的前提条件

1.1.1信息的收集

使用软件的第一步是进行初始信息的收集、整理和统计工作。

首先应该对贵公司的药品信息、往来单位信息、仓库信息、职员信息、会计科目、银

行帐户等相关信息进行整理。收集整理后的上述相关信息都将分别详细、完整的录入到

『基本信息』的相应模块中。

例如：某某公司整理的要药品信息、往来单位信息、仓库信息与内部职员信息如下：

1、药品信息中某个药品的整理内容如下：

小儿肺咳冲剂为拆零药品，拆零单位为袋，大单位为盒，其药品编码为01，条码

为692311114，规格为1×10袋，为冲剂是中成药，为一般验收方式，常规养护，

Otc类药品，零售价为8.5元，会员价为8元，批发价格为6.8元，是个GMP药品。

2、往来单位中某一个单位的整理内容如下：

长春人民制药厂为药品生产企业，编号001，地址：吉林长春滨江路136号，联系

人：张小姐，电话号码1234567，信用额度：100000元，目前应付款为5000元，

法人代表：长春，签订了质量保证协议，提供了营业执照、生产经营许可证、组

织机构代码、国税/地税登记证、法人委托书等相关证件。

3、仓库信息中某一仓库的整理内容如下：

配送中心西药仓库，编号010，为合格品仓库。

4、内部职员信息中某一职员的整理内容如下：

小张女，质量管理部门主管，编号123，本科学历，毕业于成都中医药大学，2000

年进入公司，拥有职业药师证书、药品上岗证、毕业证、技能登记证。

说明：系统管理员应该根据所收集整理出来的内容，分别将其录入【基本信息】的相

关功能模块中，如药品信息就应该录入【基本信息】/『药品字典』中。

其次是对商品的现有库存、应收应付帐款、现有的银行存款等相关信息进行统计、整理。其整理后的内容都将作为该企业的期初数值，录入软件【系统维护】/【期初建帐】中的各项期初中，成为系统开帐前的期初数据。

注意：期初数据的收集、整理、录入工作必须确保完整、详细、准确。因为在软件开

帐以后，所有的期初数值都是不能进行更改的！

最后是对软件中的成本核算方法进行设置，进入【系统维护】/【超级用户】/『系统设置』中选择“成本核算方式”。系统中提供了移动加权平均法、先近先出方法、后进先出方法和手工指定法四种成本核算方法。

特别注意：手工指定法能对药品效期和批次进行管理，但无法使用负库存销售；而移

动加权平均法能使用负库存销售，但不能对药品的效期和批次进行管理；先进先出法与后进先出法都无法对药品的效期与批次进行管理。

上述信息的收集建议是由系统管理员向各环节的相关负责人员索取，再由系统管理员分别录入到相关的功能中。

1.2软件的操作流程

当信息收集好以后就可以进行期初信息的录入和相关业务信息的录入了。但首先我们先向您介绍一下软件的大体操作流程。软件的大体操作流程如下：

基本信息的录入→期初建帐→启用帐套→业务录入→月结存→年结存

各相关步骤信息的详细讲解请查阅千方说明书中第四章快速入门的讲解。

1.3软件各模块讲解

在《千方百剂医药管理系统》中总共分了十二个管理模块，其分别为：零售管理、采购管理、销售管理、库存管理、配送管理、财务管理、往来管理、报表中心、GSP管理、

其他、基本信息、系统维护。

零售管理模块……主要是用于零售门店进行日常零售业务，其中包括零售开票、零售退货、开具处方单、零售促销设置、零售报表查询、零售库存查询等功能。

采购管理模块……主要是用于药品购进部门进行日常药品采购业务。其中包括采购、采购退货、采购退补、采购退补、采购退货退补、受托代销业务及其相关采购业务数据的查询。

销售管理模块……主要是用于处理日常的销售、销售退货、销售退补、销售退货退补、委托代销业务，并且还可以对相关的业务报表、业务数据及原始凭证进行查询。

库存管理模块……该模块主要是用于处理非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、商品拆零、批次跟踪、库存盘点、库存查询及库存上下限制报警管理等等。

配送管理模块……主要是用于处理配送中心与门店之间，日常的配送、配送退货业务，并且可以对相关的业务单据与配送数据进行查询。

财务管理模块……该模块主要是用于财务部门对企业资金进行帐务管理，内容涉及公司的费用、收入、资产以及会计凭证。

GSP管理模块……本模块提供了检查验收、储存养护、检查验收、配送验收、不合格

药品管理等十六大模块的百余种GSP报表。同时将进、销、存与GSP管理向结合，所有GSP报表都进行了GSP流程控制，所有的进、销、存相关的GSP报表都可以自动生成。

其他模块……其他模块中提供了经营历程查询、业务草稿过帐审核、计算器、短消息