管理文秘一ppt课件
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促进团队协作
管理文秘作为团队中的一 员，能够协调各方资源， 促进团队成员之间的沟通 与协作。
管理文秘的重要性
01
02
03
提高工作效率
管理文秘能够协助管理者 处理大量琐碎事务，减轻 工作负担，提高工作效率。
保障决策质量
管理文秘负责为管理者提 供全面、准确的信息，有 助于管理者做出科学、合 理的决策。
04
管理文秘的时间管理
04
管理文秘的时间管理
制定工作计划与时间表
明确目标与任务
根据工作需求，制定清晰、具体的工作计划和时间表，明确每项 任务的开始和结束时间。
合理规划时间
充分考虑每项任务的时间需求和优先级，合理规划工作时间，确保 重要任务得到优先处理。
制定备用计划
为应对可能出现的延误或突发事件，制定备用计划以调整工作进度。
接待礼仪
保持热情、礼貌的态度， 注意仪容仪表，提供茶水 等招待服务。
访客记录
详细记录来访者的姓名、 单位、来访时间、事由等 信息，以便后续跟进和查 询。
接待来访者
接待流程
向来访者问候并确认身份， 了解来访目的，及时通知 相关人员并协助安排会面。
接待礼仪
保持热情、礼貌的态度， 注意仪容仪表，提供茶水 等招待服务。
通过倾听和分析，准确把握对方的需求和意图， 为后续沟通打下基础。
反馈确认
在倾听过程中，适时给予反馈，确认自己是否正 确理解对方的意思观点和意见，避免模棱两可和含糊 不清的表达。
用词准确
选择恰当的词汇和表达方式，确保信息传递的准确性和有效性。
结构清晰
01
管理文秘概述
01
管理文秘概述
定义与职责
定义
《管理文秘与写作》ppt课件
涉外保密
涉外活动应注意内外有别，友好归 友好，保密归保密；涉密单位不能 擅自接待外国人参观访问；参加外 事活动以及出国的人员，未经主管 批准不得携带机密文件、资料、笔 记本等；凡有外国人常驻的单位 〔包括中外合资、合作企业〕，不 得让外国人接触我方机密文件或参 加机密会议，我方人员也不得在外 国人面前议论机密事项。
信息的保存
□保存方法: 原件保存;目录、索引保存;软件
储存 □储存要求: ◇专用的柜、橱或保险箱，要具
备防盗、防火、防潮、防虫的 功能和条件。 ◇科学地存放排列
信息的传递
□传递方式: ◇内向传递 ◇外向传递 □传递要求: ◇迅速 ◇准确 ◇保密
第三节 信息网站的 建立和管理
一、信息网站的建立 二、信息网站的维护管理 ◇网站维护管理的目的和要求 ◇网站管理的方法和技巧
文秘管理与写作
第六章 信息管理
第一节 信息管理工作的内容和 要求
第二节 信息的搜集、整理、保 存和传递
第三节 信息网站的建立和管理 第四节 信息的保密
学习目的与要求
★理解信息网站建立的根本程序和 管理要求； ★理解信息管理的内容和要求； ★掌握信息搜集、整理、保存的方 式方法； ★掌握信息保密的内容和要求。
会议保密
规定保密纪律，进展保密教育；选择 具备保密条件的会场，并采取相应的保 密措施；严格控制与会人员，本人签到， 验证入场，做好点名工作；统一发放、 回收或管理睬议文件；指导人讲话，未 经本人同意，不得整理印发；与会人员 不得以任何形式对外泄露会议内容。需 要传达的按会议要求有组织、有范围地 进展；文秘人员做的会议记录，应同机 密文件一样严加保管。
第一节 信息管理工作的内 容和要求
一、工作内容 搜集信息 整理信息 挑选信息 利用信息
管理文秘ppt全套课件
领导风格
民主式、权威式、教练式等领导风格及其适 用场景。
决策能力
科学决策方法，如SWOT分析、PEST分析等 ，提高决策质量和效率。
激励机制与员工关怀策略
激励机制设计
明确奖励标准，物质激励与精神激励相结合，注重员工个人发展。
员工关怀策略
关注员工身心健康，提供良好工作环境，平衡工作与生活，增强员工归属感。
03
对比不同国家、地区文秘工作的异同，提升跨文化沟
通能力。
实战演练与经验分享
文秘工作场景模拟
通过模拟实际文秘工作场景，如会议组织、文 件归档等，提高学员应对实际工作的能力。
高效沟通技巧演示
分享文秘工作中高效沟通技巧，如邮件撰写、 电话接待等，提升学员沟通效率。
时间管理与优先级排序
演示如何进行有效的时间管理和任务排序，提高工作效率。
06
管理文秘未来发展趋势及应对策略
数字化时代下的管理文秘变革
01
信息技术对管理文 秘的影响
大数据、云计算、人工智能等新 技术在管理文秘工作中的应用与 影响。
Байду номын сангаас02
管理文秘数字化转 型的必然趋势
数字化办公、电子化文档管理、 智能化决策支持等趋势。
03
数字化时代下管理 文秘的职能转变
从传统的文秘工作向信息管理、 知识服务、决策支持等方向拓展 。
管理文秘ppt全套课件
• 管理文秘概述 • 管理文秘基础知识 • 管理文秘专业技能提升 • 管理文秘案例分析与实践 • 管理文秘团队建设与领导力培养 • 管理文秘未来发展趋势及应对策略
01
管理文秘概述
管理文秘的定义与角色
定义
管理文秘是指在企业、机构或组织中 ，负责协助管理层进行日常工作、保 障组织高效运行的专业人员。
管理文秘一般工作方法与顺序PPT课件
理时，向上司请求指示，向上司请求批准， 上司必须作出答复或批复。
• 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应
上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或 批示。
• 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、 意义不同。请示必须事先，报告则可以在事 先、事中、事后。
• 2．计划方法和总结方法
• 计划方法：
• (1)要有科学的、明确的工作计划 • (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条
D是，当天快下班时，秘书将打印 好的信递给已经心平气和的经理说： “经理，可以将这封信寄走吗？”
• 作为文秘人员，你认为哪一种做法最 正确？说明原因。
结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败 也是伟大的，所以不要放弃，坚持 就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
“……我没有想到会收到你这样的来信，虽
然我们之间已有那么长时间的往来，但事已
至此，我不得不中止我们之间的一切交易和
往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于
众！……”这是信的大致内容，经理命令文
秘人员立即将信打印并寄出。
• 对于经理的命令，秘书现在可以有以下 四种做法：
A是，“是，好的。”然后立即回 到自己的办公室，将信打印寄出。
B是，秘书想到，如果将信寄走对 公司和经理本人都非常不利。自己是经 理的助手，有责任提醒经理。为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是 对经理这样说：“经理，这封信不能发， 把它撕掉算了。”
C是，秘书不仅没有退下去打印， 反而前进一步，提出忠告：“经理，请 您冷静一点！给对方回一封这样的信， 后果会是什么呢？在这件事上，我们难 道就没有应该反省的地方吗？”
• 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应
上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或 批示。
• 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、 意义不同。请示必须事先，报告则可以在事 先、事中、事后。
• 2．计划方法和总结方法
• 计划方法：
• (1)要有科学的、明确的工作计划 • (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条
D是，当天快下班时，秘书将打印 好的信递给已经心平气和的经理说： “经理，可以将这封信寄走吗？”
• 作为文秘人员，你认为哪一种做法最 正确？说明原因。
结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败 也是伟大的，所以不要放弃，坚持 就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
“……我没有想到会收到你这样的来信，虽
然我们之间已有那么长时间的往来，但事已
至此，我不得不中止我们之间的一切交易和
往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于
众！……”这是信的大致内容，经理命令文
秘人员立即将信打印并寄出。
• 对于经理的命令，秘书现在可以有以下 四种做法：
A是，“是，好的。”然后立即回 到自己的办公室，将信打印寄出。
B是，秘书想到，如果将信寄走对 公司和经理本人都非常不利。自己是经 理的助手，有责任提醒经理。为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是 对经理这样说：“经理，这封信不能发， 把它撕掉算了。”
C是，秘书不仅没有退下去打印， 反而前进一步，提出忠告：“经理，请 您冷静一点！给对方回一封这样的信， 后果会是什么呢？在这件事上，我们难 道就没有应该反省的地方吗？”
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二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思 想 在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上
，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是 围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务 ，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务 。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现 代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一 切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。
（不越位）
综合性：协调和处理各种关系，沟通合作 技术性：特定的专业技能、技术知识
四、秘书工作的作用
五、秘书的角色定位
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身 参 谋 助手
职责 履行人
下 级 角 色
报告人
服务员
事务 执行者
1、角色认知 秘书角色的重要意识 ——心理意识 A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
（一）服务的直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一致的， 即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直 接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结 果的成败与领导有直接的关系。
三、秘书的职业特征 （二）服务的稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定 性，短至数月，长达几年甚至几十年。同时具备 “业缘关系”与“人情关系”。
举例：秘书的层次 1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及会务工作(PPT43页)
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及 会务工作(PPT43页)
（一）秘书的涵义
3 行政职位
在现代中国，秘书一直被当作一种行政职 位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而 且是核心的一部分。
4 社会职业
就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会职业之一。它属于第三产业(服务 性行业)。
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及 会务工作(PPT43页)
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及 会务工作(PPT43页)
引入案例
哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼 的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位 的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到 自己的办公室，让他记录自己口述的回信： “我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管 我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今， 我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例， 我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即 将信抄写好寄出。
（一）秘书的涵义
但是，最权威的定义应从以下几方 面考虑：
第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导 者身边。
第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合 服务。
第三， 秘书工作的根本性质是辅助管理。
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及 会务工作(PPT43页)
（一）秘书的涵义
秘书 指身处领导机构或 领导者身边，以处理 信息和综合服务的方 式辅助领导者实施管 理的工作人员。
部门种类
综合性的秘 书部门
职能性的秘 书部门
专业性的秘 书部门
由一两名秘 书承担的秘 书办公室
称谓
所在企业类型
公司办公室 或集团办公 室
国有大中型企业、 国有公司等带有行 政机关管理特色的 公司、工矿企业和 商业企业
经理办公
（一）秘书的涵义
3 行政职位
在现代中国，秘书一直被当作一种行政职 位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而 且是核心的一部分。
4 社会职业
就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会职业之一。它属于第三产业(服务 性行业)。
管理文秘培训讲稿办公室事务管理及 会务工作(PPT43页)
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引入案例
哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼 的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位 的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到 自己的办公室，让他记录自己口述的回信： “我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管 我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今， 我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例， 我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即 将信抄写好寄出。
（一）秘书的涵义
但是，最权威的定义应从以下几方 面考虑：
第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导 者身边。
第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合 服务。
第三， 秘书工作的根本性质是辅助管理。
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（一）秘书的涵义
秘书 指身处领导机构或 领导者身边，以处理 信息和综合服务的方 式辅助领导者实施管 理的工作人员。
部门种类
综合性的秘 书部门
职能性的秘 书部门
专业性的秘 书部门
由一两名秘 书承担的秘 书办公室
称谓
所在企业类型
公司办公室 或集团办公 室
国有大中型企业、 国有公司等带有行 政机关管理特色的 公司、工矿企业和 商业企业
经理办公
文秘管理ppt课件
融资租赁合同 • 借款合同；
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
区分易混的经济合同
• 融资租赁合同和租赁合同 • 居间合同、行纪合同、委托合同 • 建筑工程合同、加工承揽合同
融资租赁合同
• 是出租人根据承租人对出卖人、租 赁物的选择，向出卖人购买租赁物， 提供给承租人使用，承租人支付租 金的合同。
法律特征
• 租赁标的物由出租人依承担人要求购 买。 出租人必须将承租人购买的物件交付 承租人使用,但不丧失对该物的所有权。 出租人对租赁标的物无瑕疵担保责任。 承租人须向出租人支付约定的租金,其 租金通常高于租赁合同中的租金。 承租人于租赁关系终止后享有选择权。 出租人为专营融资租赁公司,而不是一 般的公民或法人。
行政公文的分类
• 按照行文方向 上行文（报告、请示） 下行文（9种） 平行文（函） • 按照秘密等级 绝密、机密、秘密、普件 • 按照紧急程度：急件、平件
SUCCESS
T眉首
• 文件名称（正中） • 发文字号（文件名称下方） • 秘密等级（右上角） • 紧急程度（右上角） • 文件份数号码（左上角） • 签发人（右下方）
刑事诉讼文书
• 刑事自诉状——刑事上诉状——刑事申诉状 • 公诉书——抗诉书—— • 自诉状与公诉书的区别 1、适用范围不同； 2、诉讼主体不同； 3、提起诉讼程序不同； 4、写作格式有所区别
刑事自诉状适用范围
根据刑事诉讼法170条规定，自诉案件包括以下三类 案件
• 告诉才处理 • 被害人有证据证明的轻微刑事案件 • 被害人有证据证明对被告人侵犯自己人身权利，
融资租赁合同与租赁合同
• 合同的性质不同 • 租赁物不同 • 期限不同 • 承担的责任和义务不同 • 结果不同
居间合同、行纪合同、委托合同
• 同为诺成合同。只要双方当事人就 委托事务达成一致,即成立合同关 系,而不以当事人的实际履行作为 合同成立 。
PPT管理文秘
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
谢谢观赏
2、领受任务
会议名称 →会议性质 →与会人数 →会议期限 → 会议休息时间表→会议活动范围 →准备内容 → 注意事项。
4、会前准备
会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→ 签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁 →接 手纪念品、礼品（发放）→会场指示牌 →礼仪演 习彩排。
设备设施、会议物品。
5、列项检查
11会场布置
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置： 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅；门口张贴欢迎和庆祝 标语；可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可 悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净， 摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配 置方法： 1.圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而 坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有 利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾 或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正 中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 2.口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 3.教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会 议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式 主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席 的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。 准备会议资料。 会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中 发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。
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2、领受任务
会议名称 →会议性质 →与会人数 →会议期限 → 会议休息时间表→会议活动范围 →准备内容 → 注意事项。
4、会前准备
会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→ 签到薄→休息安排→服务员配备→会场清洁 →接 手纪念品、礼品（发放）→会场指示牌 →礼仪演 习彩排。
设备设施、会议物品。
5、列项检查
11会场布置
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置： 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅；门口张贴欢迎和庆祝 标语；可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可 悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净， 摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配 置方法： 1.圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而 坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有 利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾 或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正 中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 2.口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 3.教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会 议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式 主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席 的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。 准备会议资料。 会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中 发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。
管理文秘概述
培训需求与计划
培训需求分析
通过调查和评估，了解管理文秘 所需的知识、技能和能力，以及 当前存在的问题和不足。
培训计划制定
根据需求分析结果，制定具体的 培训计划，包括培训目标、内容 、时间、方式等。
培训内容与方法
基础理论培训
包括管理理论、组织行为学、心理学等基础知识，提高管理文秘 的理论素养。
职业技能培训
管理文秘需要具备快速适应新环境的能力，能够 快速了解新领域的知识和技能，以应对不断变化 的工作需求。
学习新知识
管理文秘需要具备学习新知识的能力，能够不断 学习新的理论和实践经验，提高自身综合素质。
3
解决问题的能力
管理文秘需要具备解决问题的能力，能够快速学 习并掌握新的知识和技能，解决工作中遇到的问 题。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
行程安排
协调与出差相关的各项事务，确保出差顺利 完成。
预订机票酒店
根据出差计划预订机票和酒店，确保行程顺 利。
出差费用报销
协助处理出差费用报销事宜，确保费用合理。
内部沟通协调
信息上传下达
部门间沟通协调
准确传递上级指示和下级反馈，确保信息 流通顺畅。
协调与其他部门的沟通合作，推动跨部门 工作顺利进行。
工作安排与跟进
员工关系维护
协助安排部门内工作任务，跟进工作进度 ，确保工作按时完成。
关注员工需求，协助解决员工问题，维护 良好的员工关系。
03 管理文秘的职业发展
职业路径
01
02
03
初级管理文秘
作为初级职员，负责基本 的文书工作和行政支持， 如文件管理、会议安排等。
中级管理文秘
在职业发展过程中，逐渐 承担更多高级任务，如项 目管理、组织协调等。
相关主题
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1、从全国来看，秘书所在机关级别的高低：
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
如省级， 高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任； 中级秘书：文字秘书； 基层秘书：通讯秘书；
（二）、英国秘书层次的划分（四个）
2 、 secretary (小写s)： “辅助人员”，小秘书。 帮助上司处理文书和事务的人员；
（三）、行政职位：
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘 书（毛泽东）； 1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员， 秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；
（四）、社会职业： 政府、事业；企业、私人（属于第三产业 服务行业）
长
15、商鞅
二、秘书的类别
（一）、从服务对象和经济来源划分： 公务秘书(official secretary)、私人秘书(private
secretary)
1.公务秘书：
为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组 织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机 关、单位的国家工作人员；
少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；
2.私人秘书：
为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付 薪金，不属于国家机关编制的个人；
（二）、从具体的工作划分：
1.文字秘书： 公务秘书：起草公文、综合情况、参与政策
研究；
2.机要秘书： 私人秘书：提供个人资料的起草等；
管理领导的文电材料、密码、印章，负责领 导文件的保密工作，承办领导交办的机密事项；
1、行政级(administrative level) ：政府首脑和部长的主
要顾问和助手；专业出身，名牌大学毕业，政治中立，不参与政党活 动；
2、执行级(executive level)：直接领导一定范围内的日常
事 3、务文，一书般级毕(业pa于pe行rw政or学k院level) ：记录撰写、制定文件、
第二节、秘书人员的作用和角色认知
一、作用 1、秘书人员的助手作用
文字 把关
文件 处理
助手 作用
事务 处理
检查 督促
• 2、秘书人员的参谋作用 • 提供依据 • 出谋划策
• 3、秘书人员的耳目作用
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
统
4计、资助料理；文大专书毕级业(；assistant paperwork level) ：
等工作，高中毕业
打字、速记、缮印、接待 或经过短期训练者即可；
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 四、 秘书的职业特征
1、服务的直接性：
（1）秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致； （2）秘书的工作内容由领导直接指派和安排，
秘书直接向领导做请示和汇报； （3）秘书工作直接对领导负责，成败得失与领导直接相关；
（五）一般定义
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体和 个人在工作上提供辅助管理、综合服务的 人员；
判别
• 下面这些人是秘书吗？
• 1、办公室主任 助理
2、魏忠贤
3、校长
• 4、史官 6、司机
5、潘基文
• 7、军机大臣 管家
8、师爷
9、
• 10、菲佣
11、杨修 12、
司马懿13、国务院秘书长 14、图书馆
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
• 5、不管部作用 • 6、窗口作用 • ——有什么样的领导就有什么样的秘书
• 接电话 • 转达留言 • 收邮件 • 资料管理 • 备茶 • 起草文书 • 接待来客，转达留言 • 日程管理 • 会议准备 • 清扫办公室
上司不在擅自预约日程安排 擅自改动日程安排 就单位发展提出意见 对上司工作提问 擅自代理上司接待来宾 询问会议内容 询问出差理由、目的
3 、唐朝： 具有了现代意义上的秘书的含义 （“藏书”、“机构”和“人”） ；
（二）、国外：辅臣Secretary
1 、 Secretary (大写S)： “辅臣”，大秘书。 （1）原来：是在英国国王身边参与机要政务、掌 管机密文件和印玺、宫廷内务的文职 大臣； （2） 现代：主管政府政务的部长或常务副部长， 如，欧美国家的国务秘书卿“(The Secretary of State)”；印巴的外交秘书是外交 部的副部长；
2、服务的稳定性：Stability 同时具备“业缘关系”与“人情关系”
3、知识化：Based on Knowledge “白领”White Collar、“参谋” Brain man 、
“外脑” External Brain、“智囊” Brainpower 信息处理 、现代办公设施、扎实的知识背景。
员。 • 4、宫禁里的藏书。 • 5、谶纬图箓等书。
• 《辞源》： • 1、宫禁中的藏书。 • 2、掌典籍或起草文书之官。
（一）、中国古代：宫中秘藏之书
1 、东汉之前：宫中秘藏之书，皇宫中的图书资料； 2 、东汉之后：桓帝设管理藏书的官府——“秘书监” ；
“秘书监” ： 秘书令（长官）——秘书丞（副职）——秘书郎（分管者）
第一章 秘书概述
节次
1
秘书的含义、类别和层次
2
秘书的作用和角色认知
3
秘书的基本素养
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第一节
1 秘书的含义 2 秘书的分类 3 秘书的层次 4 秘书的职业特征
一、秘书的含义
• 《辞海》 ： • 1、职务名称之一。 • 2、官名。秘书令 • 3、使馆中介于参赞和随员之间的外交人
4、年轻化： Based on Juvenscence 发达国家一般为20至35岁之间；
（1）、主观上：秘书工作可以看作是从操作层 向管理层过渡的阶梯；
（2）、客观上：工作繁重，对体力、脑力要求 较高，记忆力、灵敏性、反应性；
5、女性化： Based on Feminization
我国的男性秘书居多； 世界范围，女性居多；善于并乐于做程序性、重 复性工作，西方初级女秘书达到90%，职业化程 度较高；
3.通讯秘书：
管理通讯事务以及各种通讯设施，如电话、传真、 信笺、E-mail等；
4.信访秘书：
沟通领导同群众的联系，加速政策的落实等；
5.事务秘书：
负责总务、后勤等工作；
6.外文秘书：
负责口头以及书面的翻译等工作；
生活秘书：
负责领导的日常生活，一般为级别较高的领导配备；
三、秘书的层次
（一）、我国秘书层次的划分：
中央：高级秘书，正部级； 省市：中级秘书，厅局级； 基层；初级秘书，处、科级 但只是相对划分。
2、从所在的部门看，秘书所在机关内部的不同级别：
如省级， 高级秘书：秘书长、办公厅（室）主任； 中级秘书：文字秘书； 基层秘书：通讯秘书；
（二）、英国秘书层次的划分（四个）
2 、 secretary (小写s)： “辅助人员”，小秘书。 帮助上司处理文书和事务的人员；
（三）、行政职位：
我国从1923年中国共产党“三大”决定设立中央秘 书（毛泽东）； 1949年后，各级政府均设立秘书，属于文职官员， 秘书长属于政务类，一般秘书属于事务类；
（四）、社会职业： 政府、事业；企业、私人（属于第三产业 服务行业）
长
15、商鞅
二、秘书的类别
（一）、从服务对象和经济来源划分： 公务秘书(official secretary)、私人秘书(private
secretary)
1.公务秘书：
为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组 织和人事部门选调，从国家和集体领取薪金，在编制上属于该机 关、单位的国家工作人员；
少数为专家和较高级别领导个人服务的秘书，也属于公务秘书；
2.私人秘书：
为私营企业、外资企业等服务，由其聘请并支付 薪金，不属于国家机关编制的个人；
（二）、从具体的工作划分：
1.文字秘书： 公务秘书：起草公文、综合情况、参与政策
研究；
2.机要秘书： 私人秘书：提供个人资料的起草等；
管理领导的文电材料、密码、印章，负责领 导文件的保密工作，承办领导交办的机密事项；
1、行政级(administrative level) ：政府首脑和部长的主
要顾问和助手；专业出身，名牌大学毕业，政治中立，不参与政党活 动；
2、执行级(executive level)：直接领导一定范围内的日常
事 3、务文，一书般级毕(业pa于pe行rw政or学k院level) ：记录撰写、制定文件、
第二节、秘书人员的作用和角色认知
一、作用 1、秘书人员的助手作用
文字 把关
文件 处理
助手 作用
事务 处理
检查 督促
• 2、秘书人员的参谋作用 • 提供依据 • 出谋划策
• 3、秘书人员的耳目作用
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
4、秘书人员的桥梁作用
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统
4计、资助料理；文大专书毕级业(；assistant paperwork level) ：
等工作，高中毕业
打字、速记、缮印、接待 或经过短期训练者即可；
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 四、 秘书的职业特征
1、服务的直接性：
（1）秘书工作内容和领导工作内容保持直接和一致； （2）秘书的工作内容由领导直接指派和安排，
秘书直接向领导做请示和汇报； （3）秘书工作直接对领导负责，成败得失与领导直接相关；
（五）一般定义
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体和 个人在工作上提供辅助管理、综合服务的 人员；
判别
• 下面这些人是秘书吗？
• 1、办公室主任 助理
2、魏忠贤
3、校长
• 4、史官 6、司机
5、潘基文
• 7、军机大臣 管家
8、师爷
9、
• 10、菲佣
11、杨修 12、
司马懿13、国务院秘书长 14、图书馆
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• 5、不管部作用 • 6、窗口作用 • ——有什么样的领导就有什么样的秘书
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上司不在擅自预约日程安排 擅自改动日程安排 就单位发展提出意见 对上司工作提问 擅自代理上司接待来宾 询问会议内容 询问出差理由、目的
3 、唐朝： 具有了现代意义上的秘书的含义 （“藏书”、“机构”和“人”） ；
（二）、国外：辅臣Secretary
1 、 Secretary (大写S)： “辅臣”，大秘书。 （1）原来：是在英国国王身边参与机要政务、掌 管机密文件和印玺、宫廷内务的文职 大臣； （2） 现代：主管政府政务的部长或常务副部长， 如，欧美国家的国务秘书卿“(The Secretary of State)”；印巴的外交秘书是外交 部的副部长；
2、服务的稳定性：Stability 同时具备“业缘关系”与“人情关系”
3、知识化：Based on Knowledge “白领”White Collar、“参谋” Brain man 、
“外脑” External Brain、“智囊” Brainpower 信息处理 、现代办公设施、扎实的知识背景。
员。 • 4、宫禁里的藏书。 • 5、谶纬图箓等书。
• 《辞源》： • 1、宫禁中的藏书。 • 2、掌典籍或起草文书之官。
（一）、中国古代：宫中秘藏之书
1 、东汉之前：宫中秘藏之书，皇宫中的图书资料； 2 、东汉之后：桓帝设管理藏书的官府——“秘书监” ；
“秘书监” ： 秘书令（长官）——秘书丞（副职）——秘书郎（分管者）
第一章 秘书概述
节次
1
秘书的含义、类别和层次
2
秘书的作用和角色认知
3
秘书的基本素养
LOGO
第一节
1 秘书的含义 2 秘书的分类 3 秘书的层次 4 秘书的职业特征
一、秘书的含义
• 《辞海》 ： • 1、职务名称之一。 • 2、官名。秘书令 • 3、使馆中介于参赞和随员之间的外交人
4、年轻化： Based on Juvenscence 发达国家一般为20至35岁之间；
（1）、主观上：秘书工作可以看作是从操作层 向管理层过渡的阶梯；
（2）、客观上：工作繁重，对体力、脑力要求 较高，记忆力、灵敏性、反应性；
5、女性化： Based on Feminization
我国的男性秘书居多； 世界范围，女性居多；善于并乐于做程序性、重 复性工作，西方初级女秘书达到90%，职业化程 度较高；
3.通讯秘书：
管理通讯事务以及各种通讯设施，如电话、传真、 信笺、E-mail等；
4.信访秘书：
沟通领导同群众的联系，加速政策的落实等；
5.事务秘书：
负责总务、后勤等工作；
6.外文秘书：
负责口头以及书面的翻译等工作；
生活秘书：
负责领导的日常生活，一般为级别较高的领导配备；
三、秘书的层次
（一）、我国秘书层次的划分：