企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
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邮件沟通规范PPT介绍
内容与 逻辑
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
7
2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
用词与 表达
• 一封邮件一个主题：简短，有概括性 • 主题变化时，及时更改主题 • 发送和回复时要注意收件人和抄送人 • 引用上司的指示、署名，以增加重要性和关注度 • 发送时间：提前几天，避免在快下班、周末发送
• 直接切入要点，但要礼貌：重要信息放在开头 • 简洁明了，但不过于简略：浓缩才是精华 • 引用他人邮件需特别注意，避免整封拷贝 • 善用分段、序号、缩进等：结构化和逻辑性 • 善用加黑、加粗提示重点，但不过份使用 • 标记出需求和责任人，要求其答复和行动
• 用词礼貌得体，不在情绪过激的情况下发送邮件 • 注意标点符号、英文大小写、网络用语等的使用 • 发送之前仔细阅读，保证语句通顺、无错别字
7
2020/4/7
IT日常行为规范-邮件自动回复
所有IT同事如有请假、出差、培训等事宜，在执行上述动作前设置邮件 自动回复提醒，以免影响工作。邮件自动回复模版如下：
3
2020/4/7
邮件目标
引人注意，让人查看
易于理解，让人看懂
吸引回复，获得信息
4
2020/4/7
发邮件前
邮件的目的：发出通知？要求回应？寻求帮助？
主题与内容：何人何时何事？
由谁来发？发给谁？何时发？
5
2020/4/7
三大要点
主题与内容 明确
结构与逻辑 清晰
用语准确与得体
62020/4/7主题 收件人沟通-邮件沟通
沟通方式
语言沟通 和非语言
沟通
语言沟通是指用语言符号进行的信息交流，包括口语和书面语的沟通。 非语言沟通是指用非语言符号进行的信息交流，主要有神态、表情、姿势、
手势等
2
2020/4/7
为何沟通不畅
邮件规范与技巧 PPT课件
注意Email的论述语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Page 15
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Page 15
邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
Page 8
邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
公司电子邮件沟通规范和技巧.ppt
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死 无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然， 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作 项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其 他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件
70%的职场人，下班前的最后 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公
司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员 了解的业务细节
电子邮件沟通规范(PPT49页)
①不要越级发邮件 ②不要在Email里谈论跟工作无关的事 ③不要转发有不良影响的Email ④保留好发送Email的证据 ⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 ⑥Email的收发要及时 ⑦多用"抄送",少用"暗送" ⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
企业电子邮件沟通规范
邮件基本礼仪
电子邮件沟通规范
贵州项目组内部培训
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面
日传 常递 工公 作司 交的 流产
品 与 服 务 信 息
获展 取示 外企 界业 信形 息象
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或
Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加
大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
邮件规范与技巧 ppt课件
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！ 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
E-Mail“CC"两级， 例如:
@ 经(副)理发出的Mail请“CC”至董事長/总经理 @ 主任/課長級发出的E-Mail请“CC"至协理
为什么要CC给第二级主管
与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司，是一 项“职业道德”与尊敬。 与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司，也是 与上司最好的沟通方法，拉近距离。
称呼与问候
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，有明确提醒某收件人此邮件是面向他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下，可以称呼大家、all； 如果对方有职务，应按公司規定職務尊称对方，如“X協理“；如不清楚职务，则应按 通常的“X先生”、“X小姐”称呼，但要把性别搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。 杜絕使用“X老總”、“X老闆”或其它人不知道的小名稱呼對方。
Hale Waihona Puke E-MAIL使用注意事項邮件发送对象的选择
搞清楚TO，CC TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； CC，即抄送相關人員
凡与工作有关的E-Mail请CC两级
威保组织结构为:
企业电子邮件沟通规范和技巧 ppt课件
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 –对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯 以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐 述，收件人一定会表扬你的体贴。 不要随意使用 :-) 之类的字符，在商务信函里面 这样显得轻佻。 风格：
–检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式 的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅
邮件结构：第一段与最后一段是重点
–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最 前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一 段的重点。
内容：主动说出你期待对方做的事情
–当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始， 就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围， 就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
5、正文内容
如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。 如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。
主体的内容详细程度取决于收件人
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同
–有些指代要清楚，不用不常用的缩写
主体的内容详细程度取决于主题情境的事态
–资源是否充足
–立场是否一致
分析报告
–开篇点明主题 –清晰划定报告范围
–对主要发现进行摘要
–以结论和建议措施结尾
最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件内容里不可缺少的三个部分
–如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提 供哪些信息
–我希望对方采取哪些行动措施 –我需要对方什么时候给予回复
邮件内容要简明扼要，行文通顺 –Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多， 正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描 述。 –正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达， 不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能 看完你的邮件。 –尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明 出处，以便收件人核对。 一次邮件交待完整信息 –最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过 两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
公司电子邮件沟通规范和技巧
• “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
• 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议
• 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
• 回信时注意保持线索
• 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）
• 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
企业电子邮件沟通规范及技巧
电子邮件沟通的重要性
• 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 • 企业用户电子邮件的用途主要体现为
• 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等
电子邮件沟通的重要性
• 现代企业的工作强度加大，工作量加大
• 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报
• 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的 关注 • 结尾签名
• 对方可以清楚的知道发件人信息 • Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数
过多
• 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分
• 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤 其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显
邮件发送对象的选择（3）
• 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
• 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 • 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能 深入了解的业务细节 • 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 • 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有 人的面，不停交互邮件与发件人讨论
天一集团 电子邮件沟通规范和技巧18页PPT
10、一个人应该：活泼而守纪律，天 真而不 幼稚， 勇敢而 鲁莽， 倔强而 有原则 ，热情 而不冲 动，乐 观而不 盲目。 ——马 克思
谢谢
11、越是没有本领的就越加自命不凡。——邓拓 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。——爱尔兰 13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。——老子 14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。——歌德 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。——迈克尔·F·斯特利
天一集团 电子邮件沟通 规范和技巧
6、纪律是自由的第一条件。——黑格 尔 7、纪律是集体的面貌，集体的声音， 集体的 动作， 集体的 表情， 集体的 信念。 ——马 卡连柯
8、我们现在必须完全保持党的纪律， 否则一 切都会 陷入污 泥中。 ——马 克思 9、学校没有Hale Waihona Puke 律便如磨坊没有水。— —夸美 纽斯
谢谢
11、越是没有本领的就越加自命不凡。——邓拓 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。——爱尔兰 13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。——老子 14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。——歌德 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。——迈克尔·F·斯特利
天一集团 电子邮件沟通 规范和技巧
6、纪律是自由的第一条件。——黑格 尔 7、纪律是集体的面貌，集体的声音， 集体的 动作， 集体的 表情， 集体的 信念。 ——马 卡连柯
8、我们现在必须完全保持党的纪律， 否则一 切都会 陷入污 泥中。 ——马 克思 9、学校没有Hale Waihona Puke 律便如磨坊没有水。— —夸美 纽斯
《电子邮件礼仪》课件
《电子邮件礼仪》PPT课 件
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
企业电子邮件沟通规范和技巧
–不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
养成用邮箱的习惯！
• 早上上班的第一件事情： • 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
• 邮箱是工作的平台 • 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提 高你的工作效率
致谢！
–充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感 受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不 和以及争端
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
内容大纲
需要发送邮件的情况
▪ 正式工作报告 ▪ 部门之间事务往来 ▪ 通知 ▪ 知识推荐和信息传递 ▪ 没有见面交流条件的其他交流内容 ▪ 难以简单用口头表达说明清楚的事项
– 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车
▪ 保持专业
– 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
邮件内容（2）
▪ Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
– 保持你的每个段落简短不冗长
▪ 一次邮件交待完整信息
– 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感
– 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
▪ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
– 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理
– 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
养成用邮箱的习惯！
• 早上上班的第一件事情： • 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
• 邮箱是工作的平台 • 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提 高你的工作效率
致谢！
–充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感 受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不 和以及争端
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
内容大纲
需要发送邮件的情况
▪ 正式工作报告 ▪ 部门之间事务往来 ▪ 通知 ▪ 知识推荐和信息传递 ▪ 没有见面交流条件的其他交流内容 ▪ 难以简单用口头表达说明清楚的事项
– 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车
▪ 保持专业
– 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
邮件内容（2）
▪ Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
– 保持你的每个段落简短不冗长
▪ 一次邮件交待完整信息
– 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感
– 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
▪ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
– 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理
– 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
工作邮件的规范与注意事项PPT幻灯片
• 合理利用大写字母、 粗体、颜色字体、加 大字号。
• 不宜过多的提示。
06
检查
• 再次重新审读，检查错误。 • 不要使用表情和使用过多
的带有感情的标点符号。
03
附件
• 如果有附件，一定要记得添加。 • 如果附件超过三个及以上，可
在正文内容后空一行注明， （注按“附件一、附件二……” 依序：）列出附件内容，并在 文字底下加横线。
附件文件名的格式统一为： 姓名（名称）+内容+日期
网页版 Foxmail Outlook
附件的注意事项
提示
如果邮件里面含有附 件，应在正文里提示 收件人查看。
格式
如果附件是特殊格式， 请在文中注明打开方式， 以免影响使用。
数量
附件数量不宜超 过4个，如果过 多可压缩打包。
01
02
03
04
05
06
应该让人清晰明了， 涵盖附件的内容概要， 不能以新建表格和新 建文档等命名。
分类建立不同的文件夹，以便后续查找
• 邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。 • 保存在不易丢失的地方。 • 重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他
邮箱。
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工作邮件的规范与注意事项
想知道更多吗？
开始
1
Content
ONE 主题 TWO 内容 THREE 地址栏 FOUR 范文
FIVE 其他
一、主题
No.1 主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长 • 意思明确，引人注目。
• 尽量在标题前注明目的。
主题书写的注意事项
01 明确
相关主题
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寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
电子邮件签名是一个公司品范辉牌形象的组成部分
正规公司在邮件签名（尤深技其圳术市中是新心对元院素内外医信部疗息技化联术部开门系发的有限邮公件司 ）(htt都p:/有/ww统w.s一zxy的格) 式设计，这 样体现了公司品牌形象，地尤址：其深是圳市当福多田区个八卦人四员路4或22栋者4楼多个部门都需要与用户发生 通信联系时，这种效应更手电加机话号号明码码显：：10373535-38383838383888-888
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必 要的困扰和「垃圾」
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
回信时注意保持线索
想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和 回复邮件之间的关联（“线索”）
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就 忘了，许多事情从此“死无对证”。
电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、来自实根据和结论， 以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见 面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通， 不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能 发送
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性
标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意
一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后 整理
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
结尾签名
对方可以清楚的知道发件人信息
勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题
勿任意或无心地浪费频宽
传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车
保持专业
避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
邮件内容（2）
Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
保持你的每个段落简短不冗长
一次邮件交待完整信息
不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很 反感
企业电子邮件沟通规范及技巧
电子邮件沟通的重要性
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通 方式
企业用户电子邮件的用途主要体现为
日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、 获取外界信息和展示企业形象等
电子邮件沟通的重要性
现代企业的工作强度加大，工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮 件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高 级管理人员不能深入了解的业务细节
注意字体大小要适中、字体尽可能统一
如果写英文邮件，特别注意不要全用大写
注意编码
有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的 编码
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
邮件地址：fanhui@
邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、 部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
电子邮件签名是一个公司品范辉牌形象的组成部分
正规公司在邮件签名（尤深技其圳术市中是新心对元院素内外医信部疗息技化联术部开门系发的有限邮公件司 ）(htt都p:/有/ww统w.s一zxy的格) 式设计，这 样体现了公司品牌形象，地尤址：其深是圳市当福多田区个八卦人四员路4或22栋者4楼多个部门都需要与用户发生 通信联系时，这种效应更手电加机话号号明码码显：：10373535-38383838383888-888
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必 要的困扰和「垃圾」
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
回信时注意保持线索
想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和 回复邮件之间的关联（“线索”）
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就 忘了，许多事情从此“死无对证”。
电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、来自实根据和结论， 以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见 面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通， 不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能 发送
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性
标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意
一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后 整理
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
结尾签名
对方可以清楚的知道发件人信息
勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题
勿任意或无心地浪费频宽
传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车
保持专业
避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
邮件内容（2）
Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
保持你的每个段落简短不冗长
一次邮件交待完整信息
不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很 反感
企业电子邮件沟通规范及技巧
电子邮件沟通的重要性
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通 方式
企业用户电子邮件的用途主要体现为
日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、 获取外界信息和展示企业形象等
电子邮件沟通的重要性
现代企业的工作强度加大，工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮 件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高 级管理人员不能深入了解的业务细节
注意字体大小要适中、字体尽可能统一
如果写英文邮件，特别注意不要全用大写
注意编码
有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的 编码
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
邮件地址：fanhui@
邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、 部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导