R2Z001 采购控制程序(IRIS 2018-01-15)

XXXXXX股份有限公司标准操作政策与程序

1 目的

确保供应商的供货质量和供货及时性；控制采购成本及仓库库存。

2 适用范围

本程序规定了公司产品所用材料、零部件的采购和外协及工具、固定资产、辅料、服务类项目（物流、外部校验、测试等）等物料采购的控制要求。

本程序适用于公司所用产品的材料、零部件及工具、固定资产、辅料等物料。

3 职责

3.1轨道车辆空调设计部负责提供图纸、标准、采购要求等技术文件以及BOM及时导入CERP系统，负责通知非常用大宗物料及新增大宗物料用量给资材部。

3.2制造部负责生产计划的提供及更新；负责根据BOM在CERP系统中生产工单的维护及更新，负责外协件的的申请及各相关请购流程的启动和采购要求的提供。

3.3资材部负责供应商的选择、评价；负责图纸、标准、采购要求的发放与更新，制定新物料的采购价格及商务条款，取得供应商的交货期等承诺，负责对供应商进行考评，对供货有风险的供应商应及时引起注意，并及时应对，每年定期安排供应链中断演习，以提高作业人员的应对能力；按EOF/预购料/根据生产工单运行MRP结果等制定采购订单并跟踪物料的及时供货以及安排供应商付款；促进供应商的改进；负责国内外采购件的索赔；负责处理有质量问题的进货；负责新增物料的询价流程处理、负责研发部/设计部、质保部（标签表单类）、车间各线的非生产性物料及固定资产的采购。

3.4质保部负责进货检验并及时反馈质量信息;并与资材部共同促进供应商的质量提高。

3.5仓储科负责将进货单据及时输入到CERP系统并及时更新，负责与供应商核对寄存物料及供应商从我公司领用的委外加工零件。

3.6申请部门负责在CERP系统中启动“非生产性物料采购流程”“固定资产申购流程”等相关作业流程,各部门按流程所定职责进行相应的工作,资材部实施采购工作

4 采购过程的实现

4.1EPPS放行批准

4.1.1关键物料的放行批准：要求在正式采购前，关键物料供方须满足以下要求

1、供方的产品检测报告

2、供方的制造流程图

3、供方的质量控制计划

4、供方的实验设备清单和实验规范

5、如有特殊过程，需提交特殊过程的评审记录

6、符合FAI规划的要求

7、样品测试报告

4.1.2一般物料、服务的放行批准

1、供方的产品检测报告

2、如有特殊过程、需提交特殊过程的评审记录

3、服务类供方须提供资格证书

4、样品测试报告

4.1.3放行批准的权限，以上放行批准的活动全部完成后，由总经理最后批准执行

4.2生产性物料的采购过程

4.2.1生产性物料原则上应从合格供应商处采购，供应商的评审按《供应商管理程序》执行。

（1）为了确保供应商的价格竞争性，供应商管理科在收到新增物料流程时通过找多家符合要求的供应商进行询价比价，选定供方的报价需：和采购产品的要求一致，符合公司的交付管理规定，符合采购的价格策略（包括LCC），以及先前有的产品质量，成本和交付绩效等，最终确定价格并通过CPC-物料价格流程对价格进行审批，审批后通过ERP--采购合同流程，将对应的供应商及价格录入CERP系统。

（2）对按铜价、铝价等变动的物料，按协议要求的计算方法，统计约定时间的期货价格及计算公式，提供不同时间段的价格，并通过CPC-物料价格流程对价格进行审批，审批通过后在ERP中做暂估价，作为这个时间段的采购价格。

（3）为使公司利益最大化,根据实际情况资材部对部分订单应尽可能向供应商申请到最优价格的让利。

4.2.2对于系统已有价格的物料，资材部负责采购员直接在ERP系统实施采购。

4.2.3对于新增加的物料（包括自制件转外协零件），由轨道车辆空调设计部启动ERP-采购件物料新增流程，并在流程附件中提供物料技术标准、采购要求，特殊过程的认可，FAI认可的要求，RAMS认可的要求，设计要求，检验或者实验的要求和规范，及发放归档图纸等详细要求给资材部负责采购员，由资材部负责采购员发给相应的供应商，供应商如果对物料技术方面有异议，由轨道车辆空调设计部负责作好沟通，资材部最终以获得价格及条件相应为主。资材部负责采购员应在采购协议中考虑供方的变更管理时的信息反馈机制以及公司的其他的供应链管理规定，资材部负责采购员将商务合作条款及最终的合作价格等经由主管批准后，启动CPC物料价格流程，并附上报价单等相应资料，经各级领导审批后，在CERP系统中提交采购合同审核流程，将最终的物料信息录入CERP

系统。

4.2.4在CERP系统制定采购订单

（1）生产物料需求计划由以下途经生成：

1）资材部根据制造部制定的生产计划中所下达的生产工单，通过运行MRP结果产生物料需求1。

2）资材部根据服务部提交的服务零配件的采购流程，通过人工分析产生物料需求2。

3) 资材部根据制造部制定的整改计划所下达的整改工单,通过人工分析/MRP结果产生物料需求3。

4) 资材部根据轨道车辆空调设计部提供的非常用大宗物料用量及新增大宗物料用量结合车间现场库存通过人工分析产生物料需求4。

(2)资材部对以上物料需求进行分析,制定采购订单。

（3）除（1）外的非常规机型或非标订单，由轨道车辆空调设计部提供长周期物料预购料，通过分析制定采购订单。

（4）资材部根据制造部提供的大宗物料请购，执行采购。

资材部负责采购员按《采购作业指导书》要求进行规范作业

4.2.5采购、外协

（1）同一物料的各家合格供应商的采购订单下达由采购科根据采购实际情况（到货及时性、供货质量、配合度等）确定，并根据采购过程中的实际情况进行调整。

（2）订单上必须注明物料代码、物料描述、数量、价格、交货期等有关要求（按系统规定格式带出相应的内容）。

（3）订单在CERP系统按流程完成后传真给供应商,经供应商确认(传真、E－MAIL、QQ，电话等方式)是否能按期交货。

（4）资材部应根据生产计划的调整、设计变更、预购变更及仓库实际库存值等情况，及时修正订单送货时间及数量、价格，经相关责任人批准后及时反馈给供应商，并与供应商保持充分沟通，确保供应商及时交货，并根据实际情况在CERP系统上作红冲、入库价格调整等。

（5）资材部按订单实施采购，供应商按所供物料的技术要求提供合格产品。

（6）在交货过程中或生产使用过程中出现的不合格品，应按《不合格品控制程序》规定进行处理。

（7）供应商交付的合格产品入库后，仓储科应将验收过的进货单等单据及时提供给资材部，资料员应及时整理进货单、发票，并在CERP系统进行发票匹配并经资材部经理审核后交给财务部结账，具体按《发票匹配及付款作业指导书》规定执行。