采购控制程序文件

0.0更改记录表
序号
更改前章节/条款内容
更改后章节/条款内容
更改后版本
提出人
核准人
生效日期
1
新版发行
A
1目的Purpose
确保采购物料和采购过程的管理，合理评审合格供应商之资格，使之采购物料（含委外加工件）符合要求，特制作本程序。
2适用范围Scope
凡与生产有关的物料采购和主力供应商评鉴均适用之。
3职责Responsibility
凡符合上述条件之一者，经书面审查合格者,须签订相关《采购合同》后,即可登录于《合格厂商名录》成为合格厂商。
4.2.2新供应商导入资料建档
1)评审通过后，申请单位将通知厂商填写《厂商基本资料表》、《供应商情况调查表》、《供应商加工流程及机台明细》及相关资料，并签署《采购合同》，部门主管审核后方可在系统建立厂商资料。
2)因检验不合格或延误交期之料品，采购单位应评估处理。
3)不合格状况之处理可参考《不合格控制程序》办理。
6.6请款作业
6.6.1采购核帐人员于物料验收后，整理厂商送货单、入库单、采购单等凭证于该月月底前财务处办理请款作业。
6.6.2作帐期限与付款条件以财务处制定的相关会计制度办理。
7供应商考核与信息反馈
5供应商重要性分类与管理
5.1供应商分类
5.1.1 A类:具功能性且为大量采购或交期较长且替代性较差之重要料件。
5.1.2 B类:具功能性但替代容易之料件。
5.1.3 C类:不具功能性且替代容易交期较短之料件。
供应商等级分类表
级别类别
A铝材、铜材、机壳、塑胶原料、电机、主板、液晶屏、电子零件(PCB, SMT, IC,电阻电容……)
4.2.不合格厂商
初次评鉴结果不合格者，申请厂商需提出改善计划，改善完成后再复评，复评再不合格者，申请单位须召集相关单位决定处理方式，或6个月后再提出申请；若有客户指定或单一厂商时，在厂商未改善完成前，经研发中心最高主管、采购中心最高主管、品质中心最高主管、工厂最高主管签核同意者，可先列入合格厂商名单，后续由采购业务员持续追踪供应商改善状况。
非模具成型品或虽为模具品，但模具产能远大于交货需求之部件，采购应针对需求量大之部件，进行两家以上厂商送样承认。
8.2异常通知作业
8.2.1厂商遇有灾害、疏忽、或其他因素，造成无法正常供货时，应于立即以书面通知采购，并针对损害情形，复原时间，无法达交数量等情形具体呈报采购。
8.2.2采购确认上述情形属实后，应立即移转采购数量予其他备有模具，并送样承认通过之厂商，并确认达交数量及日期。
9.5各项记录的保存与管制请以《记录控制程序》办理
10相关文件和记录Relevant documents and records
10.1《新厂商审核申请书》
10.2 《厂商基本资料表》
10.3《供应商情况调查表》
10.4《供应商加工流程及机台明细》
10.5《合格厂商名录》
10.6《不合格控制程序》
10.7《记录控制程序》
6.2询价、比价、议价、核价
6.2.1采购应参考市场行情、以往采购记录或供应商资料，拟定询价对象，除特殊原因，如：独家制造、代理或客户指定之外，应至少向两家《合格供应商名录》上的厂商询价。
6.2.2经与合格厂商电话或传真报价完成后，至少取得两家以上的报价单，并比较各厂商的单价、付款方式、品质、交期等状况决定采购对象，特殊情况不在此限内。
9记录管理
9.1本作业办法所提及需执行之各项目，相关单位应确实实施并记录。
9.2采购单位需将各厂商之评鉴资料、基本资料建档备存，考核记录存档，并随时更新资料、增减资料。
9.3如厂商的基本资料有增减异动，采购单位需视实际情况主动将异动资料进行更新维护。
9.4各项作业所需使用的表单如无规定格式或格式不符，需求单位应依实况自行设计绘制并予以标准化。
6.3.2厂商依据进料排程安排交货，采购人员需随时注意与厂商确认交期并进行跟催作业。
6.3.3发现无法依确认交期交货时应立即反应请购部门或需求单位采取补救措施，并视需要到厂商现场确认。
6.3.4针对长交期物料，采购根据生产计划的销售预测，展出三个月的生产计划，转给厂商，请厂商备料。其它依据一般物料采购作业进行。
本公司针对重要部件，由采购中心每季召集会议，定义主力厂商，作为厂商管理及新案开发的依据。其余非主力厂商之交易厂商，则仅针对品质项目考核。
7.1管理作业之考核项目
7.1.1品质成绩（Q）
7.1.2成本成绩（C）
7.1.3交期成绩（D）
7.1.4以上各项目均为主力厂商必需考核之项目，研发、生产与采购单位协商决定增减内容。
2)新厂商如通过ISO9000、ISO14000、TS16949、TL9000、OHSAS18000等认证或拥有各项安规资格需检附相关登录证书复印件交由采购单位建档。
3)申请厂商公司营业执照、税务登记证复印件需提供给采购单位存档。
4)已申请建档资格之厂商，其资料保存期限为5年，连续5年内如没有合作将取消其资格；如再继续合作，需重新评审方可。
8.2.3若其他备有模具厂商，或已送样承认厂商无法充分补足交货缺口，采购窗口应立即以书面通知生管单位、业务单位及相关单位。
8.2.4生产计划单位接获采购书面通知交货缺口后，依实际状况做生产计划调整，并告知业务调整后的生产计划，由业务单位通知客户。
8.2.5当得知交货缺口后，应另行寻求合格厂商增开模具，及送样承认，并同步通知业务单位，由业务单位通知客户预计回复正常交货的日期。
6.4采购原则
6.4.1当采购收到的请购量需求较少时，可依照物料的最少订购量进行采购。
6.4.2当原物料为连续性耗材、且单价较低者，则可依周生产计划采购；当物料的采购前置时间较长时，采购会提前展出需求进行计划性月采购。
6.4.3资材单位需明确共用材料的安全库存量，并知会相关单位注意采购时间。
6.4.4在采购单内容中需要有品名规格、料号、单位、数量、单价、金额、交货日期、地点、付款方式，上述事项均要符合法律规定。
6.4.5采购人员需要以最有利的作业方式办理采购，以节省成本。
6.5验收作业
6.5.1品质验收
1)采购人员确认到厂物料与采购订单的所订物料的规格、型号、数量等信息匹配后送与品质人员进行检验。
2)品保人员依图面及进料检验规范进行检验作业后才可放行。
6.5.2与合约不符合处理
1)与合约规定不符合之料件品质，如果可由生产单位处理后使用，应由采购单位评估特采，是否降价或扣款处理。
2)实地评鉴合格且签订相关《采购合同》等相关资料后，即可登录于《合格厂商名录》成为合格厂商，国外厂商不需实地评鉴，但需提供自评资料。
3)合格厂商才可纳入为公司之策略开发、产能供给等优先合作之厂商。评审合格的新供应商考核比照下述进行定期考核作业。
4)《合格厂商名录》每月更新汇总一次，以版次来区分为最新记录，期间有新增的供应商，依程序引入后以邮件的形式知会到相关单位。
10.8《采购订单明细表》
10.9《交期或品质异常明细表》
10.10《供应商报价单》
QBR会议，讨论其上一季品质、技术、交期等问题点，会后将会议记录传予厂商，厂商针对问题点在7个工作日内回复改善对策。
8紧急应变措施
8.1前置作业
8.1.1模具品作业
已进入量产机种，若因出货量大，而须增开模具时，采购应考量分散风险，除非有特殊因素，应有其他合格供应商开模，使可交货厂商有两家以上。
8.1.2非模具品作业
B标准件类(螺钉、销钉、轴承……)、线材、扣具
C包材(标签、泡棉、纸箱……) ,一般五金类(弹簧、螺丝、垫片……)
6采购作业
6.1原材样品承认作业
6.1.1通过实施样品承认，确保零部件样品的质量，并作为采购订货及进料检验的依据。
6.1.2交易厂商需通过承认作业才可进行交货，采购单位才可进行采购。
6.1.3如遇特殊状况，厂商送货和承认作业可同时进行。
4.2.1申请厂商符合下列条件之一者，不须实地评审
1)本公司客户指定厂商〈例如拥有专利或合约等〉。
2)上市公司。
3)上述厂商之代理商或贸易商。
4)厂商制造地位于海外或其他特殊考量，经采购最高主管签核同意者。
5)特殊原因，经研发中心最高主管、采购中心最高主管、品质中心最高主管、工厂最高主管签核同意者。
7.2厂商管理之考核作业
7.2.1与本公司有往来之主力厂商其物料或服务需由采购单位，每月汇整成本、品质、交期等情况进行考核，填写《交期或品质异常明细表》、询价记录《供应商报价单》.
7.2.2考核作业得依据品质(Q)、成本(C)、交期(D)由相关单位执行。
7.2.3针对每月供应商综合考评，采购应定期与供应商进行信息反馈，发送《供应商联络单》，知会厂商的品质、成本、交期等问题点，厂商针对问题点在7个工作日内回复。
3.1采购单位：负责作业办法的制作与推行。
3.2相关单位：负责协助执行管理之相关事项。
4工作程序Work procedure
4.1新厂商开发与供应商评鉴
4.1.1新厂商开发须具备资格
1)新技术引进的供应商：研发单位提出申请。
2)价格具竞争力的供应商：采购单位提出。
3)产能需求的供应商：采购单位提出。
6.2.3采购将厂商的报价单、料件供应商订单比例分配，转呈单位主管签核后，确定最终价格，单位主管根据报价单、厂商品质交期等综合情况确认各厂商订单比例。
6.2.4采购签核后的报价单，将最终决议的采购价格输入系统，详细记录采购价格变动情况。
6.3一般物料采购作业
6.3.1采购人员依生产计划每周开出工单需求，展出ERP系பைடு நூலகம்请购量，采购人员依生产排程拉出两周内交货计划与供应商确认，OK后由请购阶段转为采购阶段下达采购订单，经主管确认OK后传于厂商，并请厂商签回《采购订单明细表》。