程序管理制度汇编

福州沪菱电梯有限公司HL-CX-2013程序文件与管理制度汇编受控状态：受控版本号： 2/0分发号：部门：编制：审核：批准：持有者：2013 - 02 - 28 发布 2013 - 03 - 01 实施福州沪菱电梯有限公司发布——————————————————————————————HL-CX01-2013 文件控制程序 1目的确保本公司的质量管理体系文件得到有效控制，使各相关场所得到相应的有效版本，防止不适用文件的误用。

2 范围 适用于本公司质量管理体系文件包括外来文件的控制。

3职责3.1 办公室负责a) 在质保工程师领导下组织有关人员编写、修改本公司体系文件； b) 体系文件的标识、发放、修改、换版、归档和销毁等工作； c) 外来文件的收集、组织评审、分发控制。

3.2 质管部负责技术文件的编制。

3.3 质保工程师负责体系文件审核。

3.4 技术负责人负责批准发布技术文件。

3.5 总经理负责质量保证手册（含程序文件）、企业管理条例等文件批准。

4程序4.1 文件分类与文件编号 4.1.1 体系文件分类与文件编号 4.1.1.1 质量保证手册代号规则本公司质量保证手册代号为HL -SC-2013 4.1.1.2注：本公司企业管理管理文件分程序文件与作业文件为其中程序文件汇编代号HL-CX-2013，作业文件汇编代号为HL-ZY-2013，安全性文件汇编代号为HL-AQ-2013。

4.1.2 外来文件外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准、设计文件，设计文件鉴定报告、型式试验报告，监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。

外来文件的编号按其自身的编号，管理编号按类、按册（本）进行编号。

例：B001为标准的第一册（本）。

4.2 文件编制、审核、批准和发布 4.2.1 文件编制a) 程序（管理制度）文件由办公室在质保工程师领导下组织相关部门进行编制； b) 作业（工艺）文件由质管部负责组织相关技术人员进行编制； 4.2.2 文件审核、批准和发布文件的审核包括本公司编制的所有文件和外来文件，审核和批准按以下规定： 发布年号程序文件/作业文件顺序号企业管理文件代号 本公司代号a)质保工程师负责质量手册与程序文件的审核会签，总经理会签批准和发布；b)工艺责任人负责作业（工艺）文件的审核会签、技术负责人会签批准和发布.4.3文件控制和管理4.3.1文件登记和归档办公室负责按以下规定进行统一登记：a)本公司编制的文件经审批后用【受控文件清单】进行登记；b)外来文件相关部门根据文件的分类按册进行编号，归档登记分别为：1）外来标准：用【外来（标准）文件一览表】进行登记；2）外来法规：用【外来（法规）文件一览表】进行登记；3）外来书籍：用【外来（书籍）文件一览表】进行登记；4.3.2文件的标识与分发各相关场所应确保得到相应的有效版本文件，文件的分发按以下规定进行控制：a)办公室负责填写【文件分发回收控制清单】经质保工程师批准，文件管理员依据【文件分发回收控制清单】发放；b)在文件封面上的标识分发号，文件管理员应按4.5规定在分发前注明；c)文件封面上的持有者，文件管理员应在文件分发时督促其标识持有者或部门；d)分发的文件，接收部门或个人应在【文件分发回收控制清单】上签收；e)文件按规定发放外，复制均需经批准。

不准随便复制、分发、拆散文件；f)经修改的文件分发时将作废文件及时收回，确保作废文件不致发生误用。

4.3.3电子媒体承载的文件管理电子媒体承载（包括计算机系统文件）文件的管理应确保：a)计算机承载的文件与外部相应的文本（包括更改后的文本）应保持一致；b)在电脑中存贮应按文件的分类和结构进行编目，便于录入、输出、检索；c)对质量管理文件应进行备份（采用光盘或软盘），备份文件（包括光盘、和软盘的文件）应采取措施进行适当的防护，确保安全，以防丢失，并做好标识；d)防止病毒侵袭，每周至少杀毒一次。

4.3.4外来文件管理办公室负责收集购买与接收上级主管部门的外来文件及相关法律法规；质管部负责收集与购买与产品有产的标准；有关部门收集相关的涉及质量管理体系的外来文件，按4.2.1要求进行审核，以确保其有效、适用；凡是作为信息了解、不需执行的或与质量无关的参考文件，作为非受控文件；4.4文件受控标识4.4.1文件受控及标识a)文件分为“受控文件”和非“受控文件”(非受控文件持有者在文件更改时不予通知)。

在文件发放时一律由文件管理员负责标注“受控”或“非受控”标识进行统一发放。

由文件管理员负责注明文件分发号；b)标注有“非受控”的文件不编分发号；c)不适用的作废文件（包括外来文件）应及时收回盖上“作废”章并销毁，需要保留的应盖上“保留文件”章，并在【受控文件清单】或在相应的“外来文件一览表”上加以标注。

4.4.2文件分发号规定文件分发号：按附表规定。

4.5文件借阅文件原则上不准外借，因业务或工作需要借阅时，由借阅者填写【文件借阅登记表】，经部门领导审批后借阅，程序文件和管理标准文件不得对外提供和借阅。

4.6文件保管文件要保持清晰，易于识别和检索，当使用的文件破损严重、影响使用或文件丢失时，使用者用【文件申领单】提出申请，说明并查明原因，经部门领导批准后办理更换手续。

新文件沿用原文件分发号，文件管理员负责销毁原文件。

4.7文件更改、换版和作废与回收4.7.1文件更改管理文件的更改，由更改申请者填写【文件更改申请单】，经相应的授权的批准人批准后进行更改，应按4.1～4.5条款要求进行控制，并在【受控文件清单】上作相应的登记。

修改后的文件应重新批准。

更改后的文件重新分发时，应收回相应作废文件。

4.7.2文件换版文件经多次更改(一般为10次)，或需进行大幅度修改时应进行换版，换版时按4.4、4.5条款要求发放新的版本，同时收回旧版作废的文件并将其作废。

4.7.3作废文件作废文件需留用的由留用人提出并填写【文件留用登记表】，经部门领导审批，由文件管理员盖上“保留文件”章后进行管理。

借阅时应按4.6要求办理有关手续。

4.7.4文件回收对更改、换版前的文件袋和作废文件应进行回收，并在原【文件分发回收控制清单】中注明。

4.8记录记录是一种特殊类型的文件，其控制按《记录控制程序》执行。

5相关文件《记录控制程序》附表：文件分发号编制规则HL-CX02-2013 记录控制程序 1 目的对记录进行控制，为质量管理体系运行提供有效证据。

2 范围 适用于本公司质量体系运行过程中产生的各项记录、外来记录的控制。

3职责3.1 办公室负责记录的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、查阅、检查和处置。

3.2 各部门负责记录的标识、收集、编目。

4 程序4.1 记录编号例： 用JL1.4-01质量保证手册第1.4条款“管理评审”第一个记录【管理评审计划】；用JLCX01-01，表示《文件控制程序》第一个记录为【文件现行修改状态清单】；用JLZY01-01，表示《电梯安装作业指导书》第一个记录为【施工方案】。

注：记录顺序号：记录数量多的以月为一个连续顺序号，记录数量少的以年为一个连续顺序号，可由记录部门或记录者自行决定。

4.2 记录的填写与确认a) 记录必须有标题、代号、编号或顺序号等标识b) 所有记录的填写都应字迹清楚、正确，并严格按各文件规定的项目填写完整； c) 数据要真实，并有签名确认和日期等；d) 负责记录的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写记录，不得用铅笔填写； e) 保持记录版面清晰、完整无缺； 4.3 记录收集与归档管理办公室统一负责本公司记录的控制与管理，按以下规定进行： a) 各部门应将收集整理后的记录提交给办公室；b) 办公室负责统一收集、编目后用【记录归档登记表】进行归档。

4.4 记录的贮存与保护a) 办公室应指定人员专门保管，并存放在合适的专用设施内，加以标识以易于识别、查阅和检索； b) 记录的贮存处应确保避免损坏记录的光线、雨水、防火、害虫、腐蚀性物质等c) 专管人员应每季度一次(在梅雨季节应每月一次)翻阅检查所保存的记录。

有霉变、虫蛀的应及时采取措施，已难看清记录内容的，应通过原记录部门向该记录其他持有者复制，然后由记录收集部门负责人签章后重新登记保存；表示同一年或月的顺序号 表示记录月份 表示记录年份 表示同一条款的顺序号 表示所属条款/文件代号表示记录d)采用其他媒体形式的记录，各有关部门要做好防潮、防压、防光、防消磁等措施。

4.5记录的更改a) 记录人员出于笔误需要更改的记录可用划改，涉及到判定结果的计算数据的更改，更改者要在划改处签名；b) 记录表式按要求制定【记录一览表】并按《文件控制程序》要求进行受控，记录表式需要更改时，办公室文件管理员要及时收回所发的，并对其登记或更改，再发给相关部门。

各部门、人员、场所使用的相关记录表格均应为受控有效版本。

4.6记录的保存期限本公司根据记录不同性质和作用，均应规定其保存期限。

当合同或法规要求时，应按合同或法规要求的时间进行保存。

4.7记录的借阅a)需借阅记录时，借阅者应向记录专管人员办理【记录借阅索取单】手续，逾期不还者，专管人员要负责追查；b)本公司非管理人员不得查阅记录；c)重要记录（如合同、来自顾客/企业的记录）需经总经理批准后方可借阅。

返还的记录，专管人员必须逐卷逐张的清点和检查，记录不得涂改。

如有遗失或损坏，要追查借阅者的责任。

对遗失的记录，专管人员应及时汇报，并通过原始记录人向该记录的其他持有者复制，然后由该记录的收集部门负责人签章后登记保存。

4.8记录的处理记录保存期结束后，记录管理部门应填写【记录销毁审批单】经质保工程师审批后统一销毁，销毁后在【记录归档登记表】备注中注明。

HL -CX03-2013 合同控制程序1目的充分了解顾客的需求和期望，确定、评审并确保满足顾客及合同要求。

2范围适用于本公司产品销售过程与安装维修保养合同的签订的控制。

3职责3.1经营部负责顾客对产品要求的确定、评审、顾客沟通，并负责下达特殊合同设计任务和常规合同生产任务。

3.2工程负责顾客抱怨的鉴别，解决产品的相关技术问题。

3.3总经理负责特殊合同评审的批准。

4程序4.1确定合同要求顾客以电话、传真、来人、来函等方式，提出与产品有关的要求，经营部或相关人员应热情接待、礼貌服务，并用【顾客信息反馈登记表】进行记录，以确定：a)顾客提出规定的要求，如：产品的品种、规格/型号、数量、产品质量要求等；b)顾客对交付时间、交付地点、交付方式包括运输方式以及交付后活动的要求；c)因顾客缺乏对产品认识而不能明确的要求；包括本公司明示担保的规定；d)法律法规有关要求；e)本公司的附加要求，包括订货量对价格的要求等；4.2合同评审4.2.1合同分类以下方式本公司与顾客双方同意的均属合同范围：a)书面合同：以书面形式签订的合同，内容应包括产品质量要求、订货量、型号/规格、交货期、价格、交付及运输方式、交付地点及其他要求；b)非书面合同：包括来函、口头、电话、传真、电子媒体等方式传递的均属合同范围，本公司要求对每一项安装、改造、大修及每年的电梯日常保养及电梯销售均须签订书面合同，不得有非书面合同存在。