上市公司收发文管理办法

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公司收发存管理制度

一、总则为了规范公司文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作，确保文件、资料、物品的安全、完整、准确，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作。

三、职责1. 公司办公室负责制定、修订和完善本制度，并监督执行。

2. 各部门负责人负责对本部门文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作进行管理。

3. 各部门经办人员负责具体执行文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作。

四、收发管理1. 文件、资料、物品的收发应遵循“谁收发、谁负责”的原则。

2. 收发文件、资料、物品时，应认真核对数量、品种、规格等信息，确保准确无误。

3. 收到的文件、资料、物品应立即登记，并及时传递给相关部门或人员。

4. 发出的文件、资料、物品应注明接收单位、接收人、发送人等信息，并确保及时送达。

5. 对外发出的文件、资料、物品，应确保内容保密，防止泄露公司商业秘密。

五、存放管理1. 文件、资料、物品的存放应按照分类、编号、时间等要求进行。

2. 存放文件、资料、物品的场所应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫蛀。

3. 存放文件、资料、物品的柜（架）应定期检查，发现问题及时处理。

4. 对重要文件、资料、物品应实行专柜存放，并配备必要的防盗、防火设施。

六、使用管理1. 使用文件、资料、物品时，应遵循“先存后用、先用后存”的原则。

2. 使用文件、资料、物品应注明使用人、使用时间、归还时间等信息。

3. 使用文件、资料、物品时，应爱护保管，防止损坏、丢失。

4. 使用完毕的文件、资料、物品应及时归档。

七、归档管理1. 文件、资料、物品的归档应按照档案管理规定执行。

2. 归档的文件、资料、物品应按照分类、编号、时间等要求进行整理。

3. 归档的文件、资料、物品应确保完整、准确、安全。

4. 归档的文件、资料、物品应定期检查，发现问题及时处理。

八、监督与考核1. 公司办公室负责对各部门文件、资料、物品的收发、存放、使用和归档工作进行监督检查。

收文发文管理制度

收文发文管理制度一、目的与适用范围为规范公司收文发文工作，提高工作效率和效益，订立本制度。

本制度适用于公司全部部门和员工，在收文和发文过程中必需遵守。

二、定义和简介1. 收文定义收文是指公司接收、登记、分发和归档来自外部机构、上级机构或其他部门的文件、函件、传真、电子邮件等各种形式的文件。

2. 发文定义发文是指公司自动向外部机构、上级机构或其他部门发送各种形式的文件、函件、传真、电子邮件等。

3. 收文发文管理收文发文管理是指公司内部对收文和发文工作进行规范、管理和监督的全过程。

三、收文管理1. 收文登记1.1 全部来文必需在收到后的24小时内进行登记，包含文件标题、来文单位、发送日期、紧急程度、文件类型等相关信息。

1.2 收文登记后，需将登记表交由主管部门审核签署。

2. 收文分发2.1 收文登记审批通过后，主管部门将依据收文的紧急程度和涉及的部门，将文件分发给相关责任部门，需在接到文件后24小时内完成分发。

2.2 分发时，需在文件上注明被分发部门及人员，确保责任人接收清楚。

2.3 被分发部门接收后需签署收文确认，表明已收到文件。

3. 收文记录和归档3.1 全部收文必需依照公司规定格式进行记录，包含文号、文件类型、来文单位、日期、重要内容、归档编号等。

3.2 紧要文件必需在登记后3个工作日内归档妥当，并进行备份。

3.3 归档后，需将文件交由主管部门验收，确保资料的完整性和准确性。

四、发文管理1. 发文申请1.1 各部门需要发文时，必需向主管部门提启程文申请，包含发文事由、重要内容、收文单位等。

1.2 主管部门依据发文申请的紧急程度和紧要性，审核并决议是否批准发文。

2. 发文起草2.1 发文起草需经过审核批准后，由相关责任人进行起草。

2.2 发文内容必需准确、明确，语言简练、清楚。

需经主管部门审核后才略定稿。

3. 发文审批3.1 定稿后的发文需要经过主管部门的审批，必需与公司的战略目标和政策规定相符，且符合法律法规。

公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。

子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。

文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。

对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

1二、安全性原则。

办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。

重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。

文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。

文件处理相关部门和人员应限时处理。

对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。

主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。

公司发文管理通知公司发文流程及管理规定通知

公司发文管理通知公司发文流程及管理规定通知一、背景介绍公司作为一个组织机构，为了保证内部信息的传达和管理效率，需要建立起完善的发文流程和管理规定。

本通知旨在规范公司内部的发文行为，提高工作效率，保障信息安全。

二、发文流程1. 发文申请发文申请人填写发文申请表格，包括发文标题、内容摘要、紧急程度等信息。

发文申请表格需经直接主管审批签字确认。

2. 发文审批直接主管收到发文申请后，进行审批，并在发文审批表格上签字确认。

若涉及跨部门或重要事项，需报总经理办公会审批。

3. 发文起草经过审批确认后，发文起草人员进行具体内容的撰写。

发文内容需准确清晰，符合公司规定的格式要求。

4. 发文审核发文起草完成后，由相关部门负责人进行审核，确保内容准确无误。

审核通过后，方可进入下一步流程。

5. 发文签发经过审核确认无误后，由公司领导进行签发，并加盖公司公章。

签发后的文件即为正式生效的公司文件。

三、管理规定1. 保密性要求公司内部文件涉及机密信息的，应当严格控制查阅范围，并在文件上标注保密级别。

涉密文件在传递过程中需采取加密措施，确保信息安全。

2. 归档管理公司发文应当建立完善的归档管理制度，对每份文件进行编号、分类、归档，并设立专人负责管理。

归档文件应当按照规定的期限保存，并定期清理过期文件。

3. 修改和废止对于已经发布的文件如需修改或废止，应当经过相同流程重新审批，并在新文件中明确修改或废止原因。

四、总结公司发文管理是公司内部信息传达和管理的重要环节，规范的发文流程和管理规定能够提高工作效率，保障信息安全。

希望全体员工认真遵守公司的发文管理规定，共同维护公司内部秩序和形象。

以上为公司发文管理通知内容，请各部门注意遵守执行。

收发文制度

收发文制度1. 简介收发文制度是一项由任何机构或组织所实行的日常管理的工作流程。

它是指对于在机构或组织中产生的文稿、文件和资料，按照一定的制度进行传递、管理、归档和处理的规范。

收发文制度不仅可以保障工作的高效及保密性，同时也可以强化管理的规范化和制度化。

2. 制度内容2.1 文档种类根据机构或组织的管理需求，文档可以分为以下几种：1.内部文档：仅限内部交流使用的文档，如内部邮件、内部短信、内部传真等；2.外部文档：与外界交流的文档，如发给客户的合同、公告、招标文件等；3.标准文件：机构或组织规章制度、政策文件等；4.档案资料：包括历史记录、账户档案等。

2.2 收文规定收文须指定专人负责，收到文档后，应根据文档密级的不同进行分类、编号，并及时归档。

各种收文的规定如下：1.外部文档：收件人应在文档上签字确认已经收到，并完成登记和归档工作，避免遗失或泄漏信息；2.内部文档：保证信息的保密性，应在文档上加密，以防止外部人员非法获取；3.标准文件：应严格按照发出方所规定的处理方式执行，避免违反法律规定和组织规范；4.档案资料：应按照档案管理法律法规进行管理，分类、整理和保管。

2.3 发文规定发文须指定专人负责，对于不同的文档种类应遵循不同的发送方式。

具体规定如下：1.外部文档：发件人应当确认好收件方是否有能力接收该类邮件，并在发送邮件时注意文档大小、附件类型等以避免邮件丢失或被拦截；2.内部文档：可以使用电子邮件、电子短信、内部通讯工具等方式发送，但应注意信息的保密性，对于涉及到机密信息的文档应加密发送；3.标准文件：应在规定的文件上签字、盖章，按照约定的流程发送；4.档案资料：经审核、核准和签字确认后，应按照档案管理法律法规进行传递、整理和保管。

2.4 文档处理对于各类收到的文档，机构或组织应根据不同的处理情况进行逐一处理、记录和跟踪。

具体内容如下：1.外部文档：应根据发件人的意见和机构或组织的意见进行回复或处理；2.内部文档：应及时回复和处理，并记录相关跟进信息，确保工作规范和高效；3.标准文件：应按照机构或组织规定的文件进行处理和归档；4.档案资料：应按照档案管理法律法规进行整理、评估和排列。

收发文管理规定

收发文管理规定管理规定一、对外收发文1、收发文原则。

对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。

2、对外收文的启封。

2、1 收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。

2、2 收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。

2、3 收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。

3、对外发文。

3、1 对外发文原则上则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送。

3、2 如须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。

4、对外收发文编码原则。

对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。

如：朗 X字第0-0-0-。

4、1 第一码代表本公司。

如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳X X X 有限公司”。

4、2 第二码代表发文部门。

总：代表总经理室。

管：代表管理部。

业：代表业务部。

4、3 第三、第四码代表发文的公历元年度。

如：01代表公元2001年。

4、4 第五、第六码代表发文的月份。

如：01代表1月。

4、5 第七、第八码代表发文的日期。

如：01代表1日。

4、6 如该日发文有两件以上时间则可加一位流水码，并以“-”符号连接。

5、存档。

5、1 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。

5、2 管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。

二、对内收发文1、收发文原则。

1、1 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”作业。

1、2 必要时须经总务处同意始可变更格式作业。

2、公告。

2、1 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。

2、2 公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。

3、内部公文单。

内部公文单签办，存档说明如下：3、1 收发文原则。

文件收文管理制度通知

文件收文管理制度通知为了规范文件的收文管理工作，提高工作效率，确保公司的正常运转，现将公司文件收文管理制度通知如下：一、收文登记1.1 所有收到的文件必须立即进行登记。

登记内容包括文件标题、发文单位、发文日期、收文日期、文件号、文件分类、备注等。

1.2 登记表格必须填写清楚、准确，不得遗漏或填写错误。

1.3 登记表格必须及时更新，确保信息的及时性和准确性。

二、文件分类2.1 收到的文件必须按照文件分类标准进行分类，分为紧急件、重要件、一般件等。

2.2 不同分类的文件应采取不同的处理措施，确保紧急件和重要件能够及时处理。

2.3 对于一般件，可以根据情况设置处理周期，确保在规定时间内完成处理。

三、文件处理3.1 收到的文件应按照登记信息中的发文单位等信息进行处理。

3.2 对于需要回复的文件，必须及时回复，并在登记表格中记录回复情况。

3.3 对于需要转发或交办的文件，必须按照指示及时转发或交办，并在登记表格中记录处理情况。

四、文件保管4.1 收到的文件必须妥善保管，确保文件的完整性和安全性。

4.2 文件保管期限一般为2年，超过保管期限的文件必须按照规定进行销毁。

4.3 对于重要文件，应及时归档并保留备份，以便查阅和查询。

五、监督检查5.1 对文件的收文管理工作进行定期检查，确保各项规定得到执行。

5.2 对管理不力或存在问题的单位或个人进行整改和督促，确保问题得到及时处理。

5.3 对文件收文管理工作进行绩效评估，对表现优秀的单位或个人进行表彰和奖励。

六、附则6.1 本制度自发布之日起正式执行，制度内容如有调整或修改，将另行通知。

6.2 对于特殊情况或临时文件，可根据具体情况采取灵活处理方式，但必须记录并报告领导。

6.3 对于制度执行中出现的问题或难点，应及时向公司管理部门汇报，并寻求解决方法。

特此通知。

公司管理部日期：XXXX年XX月XX日。

公司文件收发规定

公司文件收发规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
公司文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件和由专人按核定的范围报送。

(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。

由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

(七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

收发文管理制度

收发文管理制度收发文管理制度收发文管理制度为了保证机关行文工作的条理性、保密性、有效性,特制定收发文管理制度。

下面给大家分享收发文管理制度，欢迎借鉴！收发文管理制度篇11、目的为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。

3、职责公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;4、发文管理规定及流程4.1发文规定4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

4.2发文字号编排4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：4.3文件分类4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;4.3.8批复：答复相关部门(单位)的请示;4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。

上市公司收发文管理办法

收发文管理办法第一章总则第一条为规范**(以下简称“**公司”、“公司”)公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，特制定本办法。

第二条子公司可根据本企业实际，参照执行本管理办法第三条公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。

具体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。

第四条公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。

第五条**公司办公室负责公司本部公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等，并对**公司各成员企业的公文处理及**公司各职能部门的公文草拟工作进行业务指导。

第六条董事会秘书办服务于董事会，主要处理股东大会决议、董事会决议、上市公司公告，信息披露等事项，办公室予以协助。

第二章公司发文处理第七条发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。

第八条公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。

草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示，根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要，因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。

第九条公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签，部门发文也应由办公室审核。

审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。

公司收文管理制度

公司收文管理制度一、引言为了规范公司内部文档的接收、登记、分发和归档流程，提高工作效率和信息管理效果，制定本《公司收文管理制度》。

二、收文定义收文是指公司接收来自外部单位或者内部部门的各种文件、函件、报告等书面材料的过程。

三、收文流程3.1 接收所有来文都必须交由接待处的工作人员进行接收。

接收时应注意以下内容：•检查文件是否完整，没有遗失或损坏。

•核对文件的数量与送达单上的文件数目是否一致。

•验收人员应在文件上签字并注明日期，以表示正式接收。

3.2 登记接收完毕后，接待处工作人员将文件进行登记。

登记内容包括：•发文单位名称及联系方式。

•文件标题、编号和日期。

•文件类型和密级。

•文件送达单或其它送达材料的号码。

3.3 分发收文登记完成后，文件将根据其性质、涉及部门等情况进行分类，并分发给相关部门或人员。

分发时需注意以下事项：•确定文件的紧急程度和处理时限。

•确认文件的权限和保密要求。

•留存文件复印件以备后续查询和归档。

3.4 归档收文处理完毕后，相关部门或个人需要将文件归档。

归档时需遵循以下原则：•按照文件分类进行归档。

•设置明确的档案命名规则。

•定期清理档案，删除已无效或过期的文件。

•归档文件要妥善保存，防止遗失和损坏。

四、责任分工4.1 接待处工作人员•负责接收来文并核对文件完整性。

•完成收文登记工作。

•按照要求及时分发文件。

4.2 部门负责人•对收到的文件进行评估和确定处理优先级。

•分发文件给相关部门或个人。

•确保文件按时处理并汇报相关情况。

4.3 归档人员•负责将处理完毕的文件进行归档。

•确保文件的安全和易于查找。

•定期进行档案清理工作。

五、制度宣贯和培训公司应制定相关培训计划，将《公司收文管理制度》宣贯给所有员工，并举办培训活动以提高员工对该制度的了解和操作能力。

六、附则本制度自颁布之日起执行，如有需要修改，应经相关部门审批，并及时通知全体员工知悉。

以上就是《公司收文管理制度》的内容，请各部门和员工严格按照本制度的规定进行操作，并不断改进，以提高工作效率和信息管理水平。

公司文件发放管理制度

一、总则1.为了规范公司文件的发放管理工作，维护公司正常的办公秩序，保证公司文件的安全和保密性，特制定本管理制度。

2.本管理制度适用于公司所有部门和员工，在公司文件的发放管理方面必须严格遵守本制度的规定。

3.各部门负责人要切实贯彻执行本制度，加强对员工的培训和管理，确保公司文件的有效管理和使用。

二、公司文件的分类1.根据公司工作的不同性质和重要程度，公司文件可分为一般文件和重要文件两类。

2.一般文件：指公司日常办公中产生的文件，内容一般为工作通知、会议纪要、内部通知等。

3.重要文件：指公司重要的决策文件、合同协议、经营计划、财务报表等涉及公司核心利益和业务秘密的文件。

三、公司文件的编号和归档1.所有公司文件在发放前必须按照规定统一编号，编号规范为“部门-年份-序号”，如HR-2022-001。

2.公司文件的归档要按照文件的性质和重要程度分门别类，设立相应的档案室进行管理。

3.归档的文件要按照时间顺序进行整理，方便查阅和管理。

四、文件的发放和领取1.公司文件的发放必须经过负责人批准，未经批准不得擅自发放。

2.文件的发放要注明发放单位、时间和接收人，确保发放的准确性和完整性。

3.文件的领取要由接收人在文件上签字确认，并及时归档或妥善保管。

五、文件的保密和存储1.公司文件涉及公司的商业机密和个人隐私，必须严格保密，不得泄露给外部人员。

2.公司文件的存储要放置在安全的地方，避免受到损坏或丢失，对于重要文件要备份存储。

3.文件过期或不再需要时，要按照规定的程序进行销毁或归档处理，不得随意处理。

1.公司文件的传递和交流要采取安全可靠的方式，如内部邮件、电子文档、专用传真等。

2.对于涉及重要内容的文件，要加密传输或使用专用通讯工具，确保信息的安全性。

3.员工之间在文件传递和交流时要注意文明礼貌，不得恶意篡改或故意误解文件内容。

七、文件管理的监督和检查1.公司领导要对文件管理工作进行定期督查和检查，及时发现问题并及时处理。

收发文档案管理制度

第一章总则第一条为规范公司收发文及档案管理工作，提高工作效率，确保文件资料的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类文件资料的收发、传递、登记、归档、保管和利用等工作。

第三条公司收发文档案管理工作应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度；2. 规范原则：文件资料收发、传递、归档等环节应规范操作；3. 安全原则：确保文件资料安全，防止丢失、损坏和泄露；4. 效率原则：提高文件资料收发、传递、归档等环节的工作效率。

第二章职责分工第四条公司行政部负责制定、修订和完善收发文档案管理制度，并对制度执行情况进行监督。

第五条各部门负责人负责本部门文件资料的收发、传递、归档和保管工作。

第六条各部门工作人员负责本岗位文件资料的收发、传递和归档工作。

第三章收发文管理第七条收发文流程：1. 拟稿部门拟制文件，经部门负责人审核后报公司行政部；2. 公司行政部对文件进行审核、编号、登记，并制作文件副本；3. 公司行政部将文件发送给相关部门或人员；4. 收文部门或人员收到文件后，及时登记、传递至相关部门或人员；5. 发文部门或人员收到文件后，及时办理签收手续。

第八条文件传递方式：1. 邮寄：适用于跨地区、跨部门的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于一般性文件传递。

第九条文件归档：1. 文件归档前，由拟稿部门或收文部门进行整理、装订；2. 公司行政部对归档文件进行审核、编号、登记；3. 归档文件按照类别、年份等顺序排列，存放于档案室。

第四章档案管理第十条档案室负责公司文件资料的保管、整理、利用和销毁工作。

第十一条档案室应建立健全档案管理制度，确保档案安全、完整。

第十二条档案室工作人员应定期对档案进行整理、分类、编号，并做好档案的保管工作。

第十三条档案查询、借阅：1. 查询档案需填写《档案查询申请表》，经部门负责人审批后，由档案室提供；2. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，由档案室提供。

上市公司收发文管理办法

上市公司收发文管理办法第一章总则第一条为进一步做好公司的公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，提高公司行政系统的办公效率，结合公司实际，特制定此办法。

第二条本制度适用于XXXXX机关各部室的公文管理工作，包括收发文管理。

下属各经营单位可参照此制度执行，制订本单位的公文管理办法，但应与本制度的规范和原则保持一致。

第三条本制度中的公文，包括各种外来文和发出文，是公司接受各种指令和信息，传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第四条公文处理指公文的办理、督办、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公司行政部是公文处理的管理机构，主管公司机关的公文管理工作并指导下属各经营单位的公文处理工作。

第二章公文种类第六条公文主要种类有：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项。

第三章公文格式第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

文件收发管理制度

文件收发管理制度文件收发管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理第四条公文的签收1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。

在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

公司文件接收管理制度

公司文件接收管理制度
一、目的与原则
本制度的目的在于确保公司文件接收工作的有序进行，防止信息泄露和误传，提高文件处理效率。

在执行文件接收工作时，应遵循以下原则：准确性、及时性、保密性和责任性。

二、文件接收范围
本制度适用于所有通过邮寄、递送、电子邮件等方式送达公司的官方文件，包括但不限于政府公文、合作伙伴函件、客户往来文件、内部报告等。

三、文件接收流程
1. 文件接收人员应当对收到的文件进行初步检查，确认文件的完整性和真实性。

2. 对于实体文件，接收人员需在《文件接收登记簿》上记录文件名称、来源、接收时间和接收人等信息。

3. 电子文件应保存至公司指定的安全电子邮箱或网络存储空间，并记录相关信息。

4. 接收人员应及时将文件转交给相关部门或人员，并确保文件传递过程中的安全和保密。

四、文件分类与归档
1. 根据文件性质和内容，将其分类为公开文件、内部文件、机密文件等级别。

2. 文件接收人员应按照公司档案管理规定，将接收到的文件及时归档至相应部门。

五、责任与监督
1. 文件接收人员应对其接收和处理的文件负责，确保信息准确无误地传达给相关人员。

2. 公司应定期对文件接收管理工作进行审查，以确保制度的有效性和执行情况。

六、违规处理
对于违反文件接收管理制度的行为，公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分措施，严重者可能面临解除劳动合同的后果。

七、其他事项
本制度由行政部门负责解释，如有变更，应及时更新并通知全体员工。

总结。

公司文件发放管理制度

公司文件发放管理制度第一章总则为规范公司文件的发放管理，加强文件管理工作，提高文件管理效率，便于及时获取公司文件信息，维护公司信息资产，特制定本制度。

第二章适用范围本制度适用于公司内所有部门、各级领导和员工。

第三章文件发放管理1. 文件的发放方式（1）纸质文件：应采用正式文电、交接单、传达单等方式交接发放。

发放前应当先核对文件的内容、分发对象、发放数量、发放时间等信息。

（2）电子文件：采取通过企业邮箱、内部通讯工具等电子设备发送电子文件。

发送前应核对电子文件内容、接收对象，确保文件发送正确、目标明确。

2. 文件的接收管理（1）接收人员应当对接收的文件内容进行核对，确认文件的完整性和正确性，并在接收单上签署确认。

（2）接收人员如对文件有异议和不清楚的地方，需及时与发放人员联系，确认并处理。

3. 文件的归档管理（1）纸质文件：接收人员应将收到的文件按照规定的分类标准进行整理、归档。

保证文件的整齐有序，易于查找。

（2）电子文件：接收人员应将电子文件按照规定的文件夹进行整理、归档。

确保文件的分类清晰，易于检索。

4. 文件的保管管理（1）纸质文件：各部门设定专人对文件进行保管，保证文件的安全完整。

（2）电子文件：已做好数据备份工作，确保重要文件的安全性。

5. 文件的销毁管理（1）纸质文件：根据文件保留期限，定期销毁不需要保存的文件，避免文件过多导致混乱。

（2）电子文件：根据文件保留规定，定期清理电子文件，确保电子文件不占用过多的存储空间。

第四章文件管理流程1. 重大文件发放公司重大文件的发放应在领导同意下由文件管理者负责，确保文件的及时、准确发放。

2. 普通文件发放普通文件的发放由文件管理者根据文件的内容、接收对象和意义决定，保证文件的及时性和准确性。

3. 文件管理的监督由公司设立文件管理监督岗位，对文件的发放、接收、归档、保管和销毁等环节进行监督，确保文件管理工作的规范性和有效性。

第五章文件管理的责任1. 文件管理者文件管理者应负责公司文件的发放、接收、归档、保管和销毁等工作，保证文件管理的规范性和有效性。