第10章会议组织与沟通
会议沟通的基本知识与技巧
会议沟通的基本知识与技巧会议沟通是指在会议过程中，与他人进行有效交流和互动的过程。
在现代企业中，会议是常见的沟通方式，通过会议可以促进团队成员之间的沟通和合作，提高工作效率和协同能力。
然而，有效的会议沟通并不仅仅指的是在会议中发言，还包括会前准备、会议组织、会议记录等方面。
下面是关于会议沟通的一些基本知识与技巧。
一、会前准备1.明确会议目的：在召开会议前，要明确会议的目的和主题，确定会议的议题和议程。
这有助于提前准备相关材料和资料，并将其发送给与会人员，让他们提前做好准备。
2.规划会议时间和地点：选择适当的时间和地点召开会议，避免与其他重要活动冲突，并提前通知与会人员。
3.邀请参会人员：根据会议的主题和议程，邀请合适的人参加会议。
在邀请时要明确会议的时间、地点和议题，并询问是否需要参会人员准备相关材料。
二、会议组织1.准时开会：作为会议组织者，应准备好会议室和相关设备，并提前到达会议现场，确保会议按时开始。
2.明确会议议程：开会前要向与会人员发布会议议程，明确会议的主题和议题。
在会议开始时，可以先简要介绍一下会议的目的和议程，并向与会人员确认是否有其他议程需要添加。
3.控制会议时间：会议时间的控制是保证会议效率的关键。
在会议开始时，可以设定一个时间限制，确保每个议题能够在规定的时间内得到讨论和决策。
4.主持会议：作为会议组织者，要负责主持会议，引导与会人员讨论议题，并促进有效沟通和合作。
要确保每个与会人员有机会发言，并尽可能减少不相关的讨论。
三、会议沟通技巧1.倾听与尊重：在会议中，要尊重每个与会人员的意见和想法，认真倾听别人的发言，不要打断或抢占对话。
尊重他人的意见能够建立良好的沟通氛围，促进团队协作和共识达成。
2.清晰表达：在会议中发言时，要清晰地表达自己的意见和观点，避免使用过于专业或模糊不清的术语。
尽量用简洁明了的语言进行沟通，并提供实际和具体的例子来支持自己的观点。
3.积极参与：会议是为了促进团队成员之间的交流和合作，每个与会人员都应该积极参与讨论和决策。
工作总结汇报：高效会议组织与沟通交流的要点总结
工作总结汇报：高效会议组织与沟通交流的要点总结高效会议组织与沟通交流的要点总结在工作中，会议是一种常见的沟通和协作方式。
一个高效的会议组织和沟通交流能够提高工作效率和团队合作能力。
下面是一些关键要点，可以帮助你组织高效的会议和促进有效的沟通交流。
1. 明确会议目的和议程：在召开会议之前，明确会议的目的和议程非常重要。
确保每个与会人员了解会议的目标，并在会议开始之前提供议程。
这将帮助参会人员提前准备，并确保会议的重点和讨论内容得到充分覆盖。
2. 控制会议时间：时间是宝贵的资源，因此要合理安排会议的时间。
在会议开始之前，设定一个明确的结束时间，并确保会议按时开始和结束。
如果讨论超过预定时间，可以考虑将其放入下一次会议的议程中，或者在会议结束后与相关人员单独讨论。
3. 提供会议材料和信息：在会议之前，向参会人员提供相关的会议材料和信息。
这样，与会人员可以提前准备，并且能够更好地理解会议的内容和议题。
在会议期间，确保所有与会人员都能够获得所需的信息和材料，并及时解答他们的问题。
4. 保持会议秩序：一个有组织的会议能够提高效率。
确保会议按照议程进行，并控制好讨论的节奏。
如果有人偏离主题或者讨论时间过长，要及时引导并重新聚焦讨论。
此外，鼓励每个人参与讨论，并确保每个人都有机会发表意见和提出问题。
5. 有效的沟通交流：在会议中，有效的沟通交流至关重要。
确保所有与会人员能够清晰地表达自己的意见和观点，并倾听他人的意见。
鼓励开放的讨论和建设性的反馈，以促进团队合作和共识的达成。
6. 确定行动计划和责任人：会议结束后，要总结会议的讨论和决策，并确定下一步的行动计划和责任人。
将这些信息以书面形式发送给与会人员，以便他们能够清楚地知道自己的任务和职责。
此外，跟进和追踪这些行动计划的执行情况，并在下次会议上进行反馈和讨论。
7. 持续改进：每次会议结束后，都要进行评估和反思。
回顾会议的效果和组织过程，找出可以改进的地方，并采取相应的措施。
会议组织与沟通讲义
2、管理沟通过程要遵守的伦理道德规范
•（1）避免由于自己的行为而引起对他人的损害 •（2）尊重别人的权利； •（3）不说谎话，不做欺骗别人的事； •（4）信守诺言，按合同办事； •（5）遵守法律； •（6）即使不是自己引起的，也有义务阻止损害他人利益
的事发生； •（7）帮助那些需要帮助的人； •（8）保持公正； •（9）要求别人也遵守上述各条注意事项。
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3. 换位思考中的伦理道德冲突
问题讨论
1 .换位思考在实际生活中未必有效，如为了换位, 沟通 效率下降，最后导致沟通效率下降，还需要换位吗?
2. 换位思考过程发现双方都不认为(或不可能承认)自 己的价值观或态度是错的， 怎么办?
3 .换位过程并不认可对方的价值观, 但为了沟通需要而 “迎奉”对方,就会失去个性和处事原则，您怎么办?
会议过程控制
宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。
会后工作
会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标
准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查
•不搞形式主义 •明确会议的目的和目标 •选择合适的与会者 •合理安排会议议程 •合理安排会务 •控制好会议 •分发会议简报
会议沟通的技巧
建立正面态度 学会倾听 消除抱怨与不满 培养良好情商 尽量鼓励 掌握提问技巧 强化个人沟通能力
第三篇 第三章 伦理与管理沟 通
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1、管理沟通中伦理道德观判断维度 个人目标：不同个体对事物结果期望判断 的差异。 个人规范：不同个体在特定场合对行为期 望的差异。 个人信仰：不同个体对特定情况的思想期 望的差异。 不同价值观：不同个体对目标、规范与信 仰的优先次序判断的差异。
第十章会议沟通
3、会议收尾
组织者向与会者寄发会议决 议和感谢信 租借场地设备及时退回 对执行工作进行监督检查 及时支付演讲者报酬
第十章
思考题
1、简述会议的目的与类型。 2、联系实际列举其他影响会议的因素。 3、举例说明如何有效筹备会议和组织会 议。
会议目的 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息谈论会 正式报告会 会议实例议而不决.ppt 参考与会人数 5 10 15 30 不限
5、设计会议日程
设计原则：明确议题、确定主次、 注重实效、适时调整 设计步骤：突出问题、提出新议题、 选择重要议题、分清主次顺序、确定 时间、表明顺序、接受议程
１、会议主持人角色定位
会前：提出会议主题、批准议程 会中：主持会议、维持会议秩序、 达成会议目标 会后：检查会议记录、评估会议 成果 职责：会议控制、过程引导、促进讨 论、应付“隐秘日程”、做出决定
2、一般与会者责任
会前：积极态度、相关准备、了解 议题 会中：发出信息准确、注意倾听、 支持他人、反对要有根据 会后：全力贯彻会议精神、完成 会议分配任务
实例：生物燃烧发电项目组会议议程 教材第95页会议议程实例.ppt
四、有效会议的组织
1、会议开始 2、讨论主题 3、会议收尾
1、会议开始
自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 主持人介绍会议主题、议程、 展开方式及注意事项
2、讨论主题
营造良好的会议气氛 热烈而又不失理智的辩论是必要的 组织讨论：达成会议结论的必要途径 提问是一种很有效的控制方式 主持人应当善于总结 协调会议中的不同意见 如实记录会议内容与过程
3、会议秘书
会前：检查会议时间、通知与会成员、 分发必要材料 会中：记录会议时间、人数、内容 和会议结束日期 会后：撰写备忘录、核对必要的事 实和数据、核发备忘录
会议管理与有效沟通
会议管理与有效沟通会议管理与有效沟通会议管理是企业管理中的重要环节，它能够有效地促进团队合作、提高工作效率，进而推动企业的发展。
而会议管理的核心就是有效的沟通。
本文将从会议管理和有效沟通两个方面进行详细阐述。
一、会议管理1.确定会议目的：每个会议都应该有明确的目的，而不仅仅是简单的开会。
在确定会议目的时，应考虑会议的意义、目标以及预期结果。
只有明确的目的才能有效地组织和进行会议。
2.制定会议议程：会议议程是会议管理的重要工具，它能够帮助组织者清晰地安排会议内容和时间。
在制定会议议程时，应列出会议的主题、内容、讨论要点以及预计的时间分配。
3.选择合适的参会人员：参会人员的选择直接影响到会议的效果。
应根据会议的目的和议程，选择具有相关经验和知识的人员参加会议，确保能够充分发挥各人的专业能力和资源。
4.提前准备：参会人员在会议前应提前准备，包括阅读相关文件、准备材料等。
组织者也应提前安排好会议场地、设备，确保会议能够顺利进行。
5.确保会议秩序：会议秩序的维护是会议管理的重要一环。
组织者应注意会议的时间控制，控制好每个议题的讨论时间，并及时引导、协调讨论。
同时，参会人员也应遵守会议纪律，不打断他人发言，不偏离议题等。
二、有效沟通1.明确沟通目标：沟通的目标应当明确，不同的沟通目标采用不同的沟通方式和方法。
例如，对于传达信息和指示，可以采用口头沟通或书面沟通；而对于解决问题和决策，需要进行深入的面对面讨论。
2.倾听和理解：倾听是有效沟通的重要环节。
在沟通中，应注重倾听对方的观点和意见，尊重他人的发言权。
倾听的目的是理解对方的观点和需求，只有真正理解了对方，才能进行有效的沟通。
3.清晰明了的表达：在沟通中，要注意清晰明了地表达自己的观点和意见。
使用简单明了的语言，避免使用术语和行业词汇，确保信息的准确传达给对方。
4.积极参与讨论：在团队中，要积极参与讨论，提出自己的观点和建议。
同时，也要尊重他人的观点，积极支持他人的发言，并给予建设性的反馈。
会议管理的沟通与协调
会议管理的沟通与协调会议是组织内外部沟通与协调的重要方式之一。
通过会议，各方能够交流意见、协商解决问题、制定计划等，进而推动组织的发展与进步。
然而，会议本身也需要一定的沟通与协调才能顺利进行。
本文将就会议管理的沟通与协调进行探讨。
一、会议前的沟通与协调1.明确会议目的与议程：在召开会议之前，主办方需要与与会人员进行沟通，明确会议的目的及议程安排。
通过明确目的和议程，能够避免会议中的分歧和不必要的争议，提高会议效率。
2.邀请与确认与会人员：主办方需要通过适当的方式邀请与会人员，并及时确认与会人员的出席情况。
这将为会议的组织与安排提供参考，同时也方便主办方与与会人员之间的沟通与协调。
3.提供必要的前期资料：在会议召开前，主办方应向与会人员提供必要的前期资料，如会议议程、讨论材料等。
这有助于与会人员事先了解会议内容，为会议的讨论和决策做好准备。
二、会议中的沟通与协调1.主持会议的沟通技巧：会议主持人在会议中起着重要的沟通与协调作用。
主持人需要善于倾听与会人员的发言，及时进行总结归纳，并引导大家进行有效的讨论。
同时，主持人还需把握好会议的节奏和控制会议的气氛，使会议达到预期的效果。
2.积极的讨论与协商：会议中的讨论与协商是沟通与协调的重要环节。
与会人员需要尊重彼此的观点，提出合理的建议，并通过充分的讨论和协商达成共识。
在讨论中，各方应保持开放的心态，虚心听取他人意见，并追求最佳的解决方案。
3.及时记录与会结果与行动计划：会议中的沟通与协调需要及时记录与整理，以确保会议结果的准确传达与贯彻。
主办方应指定专人负责记录会议内容，包括决策结果和相关行动计划等。
这些记录与计划将为后续的工作推进提供重要参考。
三、会议后的沟通与协调1.会议纪要的及时发送与确认：会议结束后，主办方应尽快整理会议纪要，并发送给相关人员。
与会人员应及时确认会议纪要的准确性，以确保会议内容的准确传达与理解。
在会议纪要的确认中，可以反映与会人员对会议结果的一致认可，进一步统一行动方向。
会议组织与沟通PPT课件
四是说而不做。群体沟 通更容易倾向于以说代做， 因为大家有一种“反正不 是我一个人的决定”的感 觉，不愿意积极去解决问 题。
影响群体沟通的因素
影响群体 沟通 的因素
不可控 因素
可控因素
群体变量 环境变量 任务变量
领导者 的风格
群体的 -7人）
群体 变量
成员的个性和目标
身份和角色
环境变量包括三方面：
（1）自然位置。会议位置的安排会对 群体沟通的效果产生影响。 （2）群体间的关系。群体外部人员对 群体的看法会影响它的生产率、凝聚力 和士气。 （3）群体的期望。许多组织对会议有 其自己的“特殊风格”，希望事情以自 己的方式进行，群体成员就不可避免的 要遵守这些规范和期望
除非特殊情况，会议的时间应控制在 两个小时之内。
明确规定会议的起止时间，在会议通 知书上说明，并提醒与会者准时参加。
确定与会人员
与会者指应邀参加会议的个人。 与会者一般可以分为：
会议主席 会议成员 会议工作人员
制定会议计划
会议进程分为四个阶段： 1、开始阶段：主持人宣布正式开会，说明 会议的目的和意义。介绍重要人物，提醒相 关事项； 2、讨论或报告阶段：与会者在主持人的引 导下分别针对会议目标提交报告或讨论； 3、总结阶段：在与会者充分讨论后，主持 人应将各种意见加以整理、评价、得出结论 或引导大家进行表决； 4、结束阶段：在宣布散会前，主持人或会 议秘书再次确认会议结论，以取得与会者认 同。散会时，主持人应感谢大家的合作。
会议组织与沟通
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引题：小袋鼠的故事
动物园里新进了几只袋鼠，这让动物园 又增添了许多游客。于是动物园的领导高 度重视，并指派了人员来专门看守袋鼠。
可有一天，动物园管理员们发现袋鼠从 笼子里跑出来了，经过一番“奋战”后才 将跑出笼子的袋鼠归位。
组织沟通与沟通技巧
组织沟通与沟通技巧沟通是人际交往中至关重要的环节，能有效地组织沟通并掌握沟通技巧对于个人和组织的发展都至关重要。
本文将从组织沟通的重要性、沟通的原则和关键技巧等几个方面进行阐述。
一、组织沟通的重要性有效的组织沟通对于一个团队或组织来说至关重要，它能实现以下几个方面的作用：1. 促进团队合作：通过沟通，团队成员可以共享信息、理解彼此的意图和期许，提高团队的凝聚力和协作性。
2. 传递信息：组织内的沟通能够传递领导者的决策和组织的目标，确保团队成员明确任务和工作要求，从而提高工作效率与质量。
3. 解决问题：有效的沟通有助于识别和解决团队成员面临的问题，避免产生分歧和误解，使团队能够更好地应对挑战。
4. 建立信任：通过及时、公开和透明的沟通，能够建立起团队成员之间的信任，增强团队成员对组织的忠诚度。
二、沟通的原则在组织沟通中，遵循以下几大原则能够更好地达到沟通的目的：1. 清晰明了：信息传递应清晰明了，避免使用过于专业的术语或行话，以确保信息被准确理解。
2. 双向互动：沟通应该是一个双向的过程，领导者应倾听员工的意见、建议和反馈，建立起互信的环境。
3. 及时准确：信息及时传递，保证其准确性，防止信息传递过程中发生偏差或丢失。
4. 适宜方式：选择合适的沟通方式，包括面对面交流、电话、电子邮件等，以满足不同情况下的沟通需求。
三、沟通技巧要提高组织内的沟通效果，需要掌握以下关键技巧：1. 倾听能力：倾听是良好沟通的基础，要尊重对方的意见，耐心倾听，并给予积极的回应。
2. 清晰表达：在沟通中要简明扼要地表达自己的意见和需求，用简洁的语言避免产生歧义。
3. 视觉辅助：在适当的场合可以借助图表、PPT等视觉辅助工具，帮助更好地传递信息，提高沟通效果。
4. 积极反馈：对他人的建议或反馈要积极回复，并能够采纳合理的建议，以促进双方的共同进步。
5. 避免偏见：在沟通中要保持客观中立的态度，尽量避免主观偏见对沟通结果的干扰。
会议组织与沟通
任务变量
任务性质、困难度和特殊 的要求，都会影响群体成员 的态度、工作方式和领导者 对组织会议最好方式的决定。 因此，对不同的任务，要求 成员扮演不同的角色。
可控因素：
领导者的风格
民主型领导风格：领导者只在必要 时进行引导，工作的基本理念是成员 能用自己的资源去实现自己的目标， 成员从这些信任和自行决策中得到满 足。 在民主风格的群体沟通中，一般表 现出群体导向行为，目的在于取得群 体目标和群体成员的满意度。
目录
会议的含义与特征
群体沟通的优缺点
影响群体沟通的因素 会议筹备 会议组织
会议的含义及其特点：
会议是人类社会发展的产物， 是人类社会的一种有组织、有目的 的集体活动形式，是短时间聚集的 集体活动形式。会议具有普遍性、 目的性、组织性、集体性等特征。
群体沟通：
群体沟通是一种常见的沟通方 式，如个体与群体之间以及群体与 群体之间存在一对多、多对多的正 式或非正式沟通，我们把这些一对 多、多对多的沟通统称为群体沟通。 会议是最常见的群体沟通形式。
出乎意料的是，第二天他们发现袋鼠还 是跑到外面去了，所以他们又决定将高度 加高到30公尺。 没想到隔天后，居然又看到袋鼠全跑 到外面。 这可令动物园的管理员们大为紧张。 于是领导们再次开会来讨论这件事。又一 次经过长时间的讨论，终于决定一不做二 不休，将笼子的高度加高到100公尺。 一天，长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊， “你们看，这些人会不会再继续加高你们 的笼子？”长颈鹿问。 “很难说，”袋鼠说，“如果他们再 继续忘记关门的话！”
参考文献
魏江，严进.管理沟通[M].北京：机 械工业出版社，2010.
Thank you!
思考：
假设你是老张，你会采 取怎样的措施来解决这些问 题？
会议组织与沟通课件(一)
会议组织与沟通课件(一)会议组织与沟通课件是一项非常重要的工作，对于企业和组织的发展有着至关重要的作用。
在现代社会中，会议是一种非常常见的工作形式，因此，对于会议的组织和沟通有着十分重要的意义。
一、会议组织会议的组织是指对会议的各项安排和准备工作，包括会议的时间、地点、议程、参会人员、会议资料、技术设备等方面。
要组织一场成功的会议，需要经过以下几个方面的准备：1、确定会议的目标在组织会议之前，明确会议的目的和内容，确定会议的主题和议程，以便于组织和参与人员在会议中更加明确地了解会议的主旨和重点，避免会议无目的、纷乱无章的情况。
2、选择会议场地和时间选择合适的会议场地和时间是成功组织一次会议的重要因素，要根据会议的性质和参会人员的人数、地域、时间等因素选择合适的场地和时间，确保参会人员能够前来参与会议。
3、准备会议资料和技术设备会议资料是指与会议相关的文档、资料或者报告，需要提前制作并准备好，以便于在会议中使用。
技术设备则包括会议室的音响、投影仪、电脑等，需要在会议前检查和准备好，以确保设备正常运转。
二、会议沟通会议沟通是指在会议中参会人员之间的信息交流和互动，促进讨论和决策出最好的方案。
会议沟通分为以下几个方面：1、会议主持人的能力会议主持人的能力是影响会议沟通成功与否的关键，需要主持人能够掌握时间、语言、态度和沟通能力等方面的技能，引导和解决参会人员在会议中的疑虑和迷惑。
2、组织会议的议程议程是会议的重要组成部分，需要根据会议的需要和主题，确定会议的议程，包括会议的开场白、主题演讲、提问讨论、决策和总结等环节。
3、会议的互动会议的互动是促进会议沟通的主要手段，可以通过提问、讨论、分组活动等方式，引导和促进参会人员之间的交流和互相理解，以达到共同制定决策的目的。
综上所述，会议组织和沟通是组织成功一场会议的关键因素，需要在各个环节上合理规划和有效实施，以便于实现会议的成功和达到预期的目标。
组织会议与沟通管理制度
组织会议与沟通管理制度一、前言为了提高企业内部的协作效率，优化沟通流程，确保信息传递准确及时和全都，订立本《组织会议与沟通管理制度》。
二、会议组织与管理2.1 会议召集1.会议召集人应提前确定会议目的、议题以及参会人员，并准备好相应的会议资料。
2.会议召集人应在会议开始时间的至少48小时之前，以书面方式或电子邮件通知参会人员。
通知中应包含会议的时间、地方、议题、参会人员名单及会议资料等紧要信息。
3.对于紧要会议，会议召集人还可以通过电话、短信等方式进行口头通知，以确保参会人员都能及时收到会议通知。
2.2 会议议程1.会议召集人应在会议开始前准备好认真的会议议程，并确保全部参会人员事先收到议程。
2.会议议题应合理布置，确保会议时间的充分利用，避开议题过多或冗长，以保证会议的高效进行。
3.参会人员可以依据会议议程提前准备相关料子，并在会议开始前将其供应给相关人员。
2.3 会议记录1.会议记录人应当确保会议记录的准确性和完整性，并将会议记录及相关料子妥当保管。
2.会议记录应包含会议日期、时间、地方、参会人员名单、会议议题、会议内容要点、决策结果、行动计划以及下次会议的布置等内容。
3.会议记录人应及时整理并分发会议记录，以方便参会人员回顾和追踪会议结果和行动计划的执行情况。
2.4 会议决策1.在会议讨论过程中，应敬重参会人员的看法，鼓舞各方进行充分的讨论和沟通。
2.会议决策应以多数看法为准，但在紧要事项上涉及公司利益或重点决策时，须依照相关规定进行表决，并保存表决记录。
3.会议决策产生后，相关人员应将会议决策结果转达给会议参加人员，并做好相应的后续工作布置。
三、沟通管理3.1 沟通渠道1.组织建立适当的沟通渠道，包含但不限于面对面会议、电话、电子邮件、内部通信工具等，以满足不同沟通需求。
2.不同级别、不同部门的沟通需求可能存在差别，应依据实际情况确定不同层级和不同部门之间的沟通渠道和频率。
3.2 沟通方式1.沟通应以明确、准确、简洁及时的原则进行，避开使用含糊、晦涩或多而杂的语言，以确保信息传递的有效性。
会议沟通与协调技巧培训
会议沟通与协调技巧培训在现代职场中，会议是一项非常重要的工作活动。
通过会议，团队成员可以进行有效的沟通和协调，以达到工作目标。
然而，由于沟通与协调技巧的不足，许多会议可能会导致效率低下，时间浪费以及决策结果不佳。
因此，为了提高会议的效果，许多组织都会提供会议沟通与协调的培训。
会议沟通与协调技巧的培训，旨在帮助团队成员学习如何在会议中更好地沟通和协调。
以下是几个关键技巧，可帮助您在参与会议时取得更好的效果。
第一，制定明确的会议议程。
会议议程是会议的指南，可以确保会议在有序和高效的环境中进行。
在会议开始前，主持人应制定并发送会议议程给所有参会人员。
会议议程应清晰地列出会议的目标和议题，并为每个议题指定合理的时间。
这样可以帮助与会人员有充分的准备，并在会议过程中保持焦点。
第二，积极参与讨论。
会议是一个团队成员交流想法和提出建议的平台。
在会议中要积极发言，并确保自己的意见得到充分表达。
同时，也要倾听其他人的观点，并尊重他们的意见。
通过积极参与讨论，可以促进团队成员之间的沟通和协作，从而更好地达到共识和决策。
第三，有效运用非语言沟通。
除了言语外，非语言沟通在会议中也起着重要的作用。
例如，面部表情、姿势和眼神可以传达您的态度和意图。
在会议中，要注意自己的姿态和表情，保持积极和专注的形象。
此外，通过肢体动作和手势，可以更好地与他人沟通和交流。
第四，善用会议工具。
在现代职场中，有许多会议工具可以帮助提高会议的效果。
例如，在线视频会议软件可以让参与者远程参加会议，提高灵活性和效率。
此外，还有许多项目管理工具和文档共享平台，可以帮助团队成员更好地协调工作并共享信息。
熟练地使用这些工具，可以提高会议的效率和质量。
第五，及时跟进行动项。
在会议中，经常会有一些行动项或任务分配给与会人员。
为了确保这些行动项能够顺利完成，需要及时跟进和跟踪。
可以通过邮件或项目管理工具向相关人员发送提醒和进展报告，以保证行动项的执行情况。
及时的跟进可以提高团队成员的责任感和效率，确保工作进展顺利。
工作会议与沟通机制
工作会议与沟通机制工作会议和沟通机制在组织和团队中扮演着至关重要的角色。
无论是在企业、学校还是其他组织机构，有效的工作会议和沟通机制能够促进信息交流、协调工作，提高团队合作与效率。
本文将探讨工作会议和沟通机制的重要性，并提供一些建议以改善工作会议和沟通机制。
一、工作会议的重要性工作会议是组织成员相互交流、讨论和决策的重要平台。
通过工作会议，团队成员可以共同制定目标，讨论任务分工，解决问题，改进流程以及分享信息。
以下是工作会议的几个重要作用。
1. 促进信息共享：工作会议为团队成员提供了一个集中讨论的机会，能够确保所有相关人员在同一时间、同一地点共同了解项目或任务的进展情况，及时沟通关键信息。
2. 加强团队合作：通过工作会议，团队成员可以共同讨论和解决问题，集思广益，提高团队的创造力和智慧。
这不仅有助于构建团队精神，也能够加强组织内部的沟通和协作。
3. 提高工作效率：有效的工作会议能够让团队成员对任务目标和职责有清晰的认识，减少沟通误差和重复工作。
此外，工作会议还可以帮助团队制定明确的时间表和截止日期，促使工作按时完成。
二、沟通机制的重要性良好的沟通机制是一个组织内外交流的桥梁，它对于信息传递、问题解决和决策制定都至关重要。
以下是沟通机制的几个重要作用。
1. 促进信息传递：通过明确的沟通机制，组织可以确保信息的准确传递给相关人员。
只有在正确定位和使用适当的沟通渠道时，组织内外的信息才能够高效地传递，避免误解和传闻的产生。
2. 解决问题：良好的沟通机制有助于团队成员及时交流问题，并迅速找到解决方案。
通过开放和透明的沟通环境，团队成员可以分享意见、提出建议，并合作解决问题，提高工作效率。
3. 决策制定：沟通机制对于决策制定至关重要。
将信息流动和关键决策过程相结合，有助于组织领导层准确把握现状和趋势，做出明智的决策。
三、改善工作会议与沟通机制的建议为了提高工作会议和沟通机制的效果，我们可以采取以下措施。
1. 设定明确的目标：每次工作会议都应该有明确的目标和议程，确保会议的焦点和目的清晰明确。
会议组织与沟通
【三】如何组织会议
• 明确与会者角色 • 会议开始 • 讨论主题 • 会议收尾 • 会议备忘录
【三】如何组织会议(续)
• 明确与会者角色
会议之前
会议期间
会议之后
主 1、提出和理解计划处理的业务项目 席 2、批准议程草案
1、准时开始 2、清楚地介绍主题
3、确保与会者得知会议目标、时间、 3、获得有力的发言
会议组织与沟通
要紧内容
一 什么是会议 二 如何筹备会议 三 如何组织会议
【一】什么是会议
• 会与会议
聚而不议——会 聚而又议——会（+）议
• 议：讨论、协商、交换意见
• 会议是人类社会发展的产物——会议的普遍性 • 会议是人类社会的一种集体活动形式——会议的集体性 • 会议是有组织的集体活动——会议的组织性 • 会议是有目的的集体活动——会议的目的性
签名：宋XX
• 会议议程安排不宜太紧，否那么会造成会议超时， 甚至降低会议效率
【二】如何筹备会议（续）
• 会议议程的要紧步骤
• 回顾 • 介绍 • 制定规那么 • 报告 • 演示 • 参与 • 总结
【二】如何筹备会议（续）
• 议程准备和支持文件
次序排列出议程 对历史项目的讨论准备支持性文件（接着上次会议） 准备好具体议题 确定好下次会议的时间、地点（会议如有可能再次召开）
• 租借的设备和场地应当及时退回。 • 对某些付费的报告人要尽快将报酬和感谢信送到
他们手中。
【三】如何组织会议(续)
• 会议备忘录
备忘录
地点：公司董事会会议室 单位：阳光灿烂股份有限公司 时间：1999年8月29日星期日上午10：30——11：30 与会人员：宋XX（主席）吴XX 陈XX 丁XX 何XX 谢XX（秘书） 收到罗XX缺席致歉 142 上次会议备忘录
会议沟通的组织与技巧
（三）新闻发布会效果检验
– 1、整理记录材料，总结备档 – 2、搜集报道，归类分析，是否达到 目标 – 3、对照签到簿，是否均发稿件 – 4、收集记者、代表反应 – 5、出现不良报道，及时反应
第四节、会议的组织与设计
一、会议的分类 按照目的
– – – – 告知信息会议 决策会议 分配任务会议 协调会议
附件
1．销售情况表；2．CPU、Case设计进展报告
（六）会议记录
会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录 Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B 大厦第二会议室举行，下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅， 周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰， 张明，吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次 会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说， 有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参 加会议。 · 同意的行动：目亦梅在有关客户归来后邀他们 参加会议。 · 完成的时限：下次会议前。
（13）烟火信号枪 （14）包括注射器的急救箱 （15）太阳能无线电收发器
5 （0~20：优）（21~30：良）（31~40：中）（41~50：及格） 求和
需沟通的原因
对月球的情况不熟 对宇航技术不熟 有一些设备本身是不需要带到月球 上，是降落地球后所需要的 需要取得一致意见
思考与讨论：
为什么自己的正确意见不能被别人接受？ 为什么某一条“不正确意见”却能被小组 多数人通过？
3、与会领导
摆正位置 多倾听 最后发言
（四）会议的组织准备工作 1. 确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议举办通知 5. 会场布置安排
第10章 会议组织与沟通
10.6.2 会议开始
介绍 自我介绍
互相介绍
主席介绍 名片介绍
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10.6.3 讨论主题
— 营造气氛
— 组织讨论
— 提问
— 协调不同意见
— 总结
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案例讨论
会议组织案例: 城市合作银
• 2、会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
会议主席的职责（续）
• 3、促进讨论
讨论，提问
• 4、应对 隐秘议程 • 5、作出决定
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一般与会者责任
有效与会者的技能
• 决定是否必要出席
检核表
• 我清楚什么会议不必出席；
— 开始阶段
— 讨论或报告阶段 — 总结阶段 — 结束阶段
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7 会议议程
— 议程确定原则
— 议程主要步骤 — 准备和支持文件
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议程主要步骤
回顾 与会者介绍 制定规则
参与讨论
演示
大会报告
总结
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行
讨论：本次特别会议的目的、 参加对象，并设计会议议程。 要求：以小组为单位，以PPT方式 完成报告，在全班作交流。
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10.5.1、明确会议目的
会议组织与沟通报告
会议组织与沟通报告一、引言会议是一种重要的组织形式，用于促进沟通、协调决策和推动工作。
本报告旨在探讨会议组织和沟通的关键要素，以提高会议效率和成果。
二、会前准备1.确定会议目的和议题在召开会议之前，必须明确会议的目的和议题。
确定会议目的有助于集中讨论，而确定议题则确保会议主题明确，与会人员心里提前有所准备。
2.制定议程制定会议议程可以提供一个框架，明确会议流程和时间安排。
议程需要合理安排时间，充分考虑每个议题的重要性和复杂性，以确保会议的高效进行。
3.邀请参会人员根据会议的目的和议题，邀请相关的参会人员。
确保参与者具有相关的知识和能力，能够为会议的讨论和决策做出积极的贡献。
三、会议组织1.会议室和设备准备提前安排好会议室，并确保会议室内的设备齐全，如投影仪、白板、音响等。
这些设备能够帮助有效展示和传达信息，提高与会人员的理解和参与度。
2.会议主持选择一位合适的主持人来引导和组织会议。
主持人应当具有良好的沟通和组织能力，能够控制会议进程，保持会议的秩序和效率。
3.参会人员沟通为了确保会议的顺利进行，参会人员之间的沟通也很重要。
提前向参会人员发放会议议程和相关材料，让他们有机会准备和理解会议的内容。
此外，可以借助电子邮件或其他沟通工具与参会人员进行沟通，解答疑惑，征求意见等。
四、会议进行1.准时开始会议应该准时开始，并确保每个议题的讨论时间有限。
对于超过时间的议题，可以设置一个时间警告机制，以提示与会人员进行总结或做出决策。
2.有效的沟通和讨论会议是为了促进有效的沟通和讨论，确保每个人都有机会发表观点和意见。
鼓励与会人员积极参与讨论，提问和分享经验。
3.记录会议内容委派一位秘书或记录员负责记录会议的要点和决策结果。
这些记录有助于以后回顾和执行，并确保会议的结果被及时传达给相关人员。
五、会后总结与跟进1.会议总结会议结束后，进行会议的总结和评估是很重要的。
总结会议的主要讨论和决策结果，并记录下待跟进的事项和行动计划。
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信息研讨：30人； 正式报告：不限
研讨培训：15人；
问题识别：10人
关键问题解决和决策制定：5 人
• 结构
——同质性和异质性的平衡 ——竞争性和合作性的平衡 ——任务导向和过程导4.5
制定会议议程
— 时间
— 地点 — 目的 — 议题顺序
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• 我能客观地肯定他人的观点； • 我能鼓励每个人讲自己观点。
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会议开始
介绍
自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍
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讨论主题
— 营造气氛 — 组织讨论
— 提问
— 协调不同意见
— 总结
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组织和参加会议技能：议程步骤
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2.会议的含义与特征
• 会议的含义： 会集并讨论，包含几层意思： 1）会议是人类社会发展的产物； 2）会议是一种集体活动形式； 3）会议是短时间聚集的集体活动形式。 • 会议的基本特征： 1）普遍性； 3）组织性；
2）目的性； 4）集体性
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• 讨论几个问题： 1）一个人的前途在什么地方？ 2）开会时如何做第一个发言的人？ 3）上级来视察，开会时是否需要关窗户？ 4）有好的建议或方案如何在会上提更合适？ 5）一个人升职的三条途径是什么？ 6）如何理解“会而不议”、“议而不决”？ 7）沟通的三种层次：沟而不通、沟而能通、 不沟而通
——沟通网络与渠道设计
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4
会议准备
确定会议目的
确定会议议题 确定会议场地
选定会议时间
确定与会人员
提前发放资料
制定会议议程
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4.1 确定会议目的
— 信息共享
— 动员激励
— 信息传播
— 问题解决和决策制定
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4.2 确定会议议题
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一般与会者
有效与会者的技能
• 决定是否出需要席 • 准备
检核表
• 我清楚什么会议不必出席； • 若出席，则准备好所有信息；
• 准时与会
• 给出精确信息 • 倾听
• 出席会议从不迟到；
• 会议过程不说太多的废话； • 我在倾听他人意见后才提出
• 支持他人
• 公平参与
不同观点；
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本章基本要点
群体沟通的优点和缺点
群体沟通的影响因素
会议组织技能
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问题讨论
某服装厂决定进行再造流程，但以前每次工艺流程的变革 都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略： 策略一：向员工解释新的标准，再造流程的目的、必要性和 必然性；给员工反馈的期限； 策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论， 找出办法，请员工代表参与制定标准和流程； 策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、实施流程改造。 讨论三种策略的优缺点。
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案例讨论
会议组织案例10.2: 城市合作银行P259 讨论：本次特别会议的目的、 参加对象，并设计会议议程。 要求：以小组为单位，以PPT方式
完成报告，在全班作交流。
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3 群体沟通的优缺点
• 优点： ——促进团队成员之间关系更融洽 ——产生更多的信息和更好的决策 • 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
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影响群体沟通的因素
• 不可控因素（P238定义） ——群体变量：规模、个性和目标、身份和角色 ——环境变量：自然位置（P240图）、群体间关系、群体期望 ——任务变量：性质、困难程度、特殊要求 • 可控因素 ——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型 ——群体对任务的激励 ——成员参与的方式与程度
附件
1、 2、 3、 软件进展报告，第7号； Case设计进展报告，第2号； 关于软件问题的短文。
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5
会议组织
明确与会者角色 P252表10-3 会议开始 讨论主题 会议收尾 会议备忘录
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会议主席
• 会议主席类型：社会领导型、决策型 • 会议主席职责 ——社会领导型：作出决策、会议控制、 应付隐秘议程、会议引导、促进讨论 ——决策型：促进讨论、会议引导、会议控 制、应付隐秘议程、作出决策
— 紧扣目标
— 有机联系 — 明确时间
管理沟通：成功管理的基石
4.3 确定会议场地
— 会场的选定
交通便利原则、经济适用原则
— 会场内设备准备 — 会场布置
管理沟通：成功管理的基石
4.4 确定与会人员
— 会议主席
— 会议成员
— 会议工作人员
会议秘书、记录员、服务人员
管理沟通：成功管理的基石
与会者安排
回顾 与会者介绍 制定规则
参与讨论
演示
大会报告
总结
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情景练习：人员选拔会议
练习目的：训练开会技能 要求： 6－8人为一个会议组。参加模拟会议的人员中应 该有1－2名充当观察员，参加会议的人员不能少 于4人，每一个与会人员代表各自不同的部门。 分配各小组成员的角色，阅读练习情景，并按要 求开始练习。 观察者按照最后提出的问题对会议做出反馈。
会议议程实例:M计算机公司
一号项目检查会议
日期：2005年12月2日（星期五） 时间：下午2:00—3:45 地点：B大厦第二会议室
议程
1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 公司第四季度销售情况； 上次会议记录； 上次会议记录中提出的问题； 杜敏做关于CPU进展报告； 史强做关于Case设计进展报告； 李辉做关于软件进展报告； 下次会议日期、时间、地点。