学院公文处理办法【模板】

**学院公文处理办法
第一章总则
第一条为做好我院公文处理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，按照国务院、中共中央办公厅和教育部有关文件精神，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条院党政公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条院党政公文处理应贯彻党政分工的原则。

各级领导和办文人员要增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序和制度，层层把关，层层负责，发扬深入实际、调查研究、实事求是的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义、努力提高公文处理工作的质量和效率。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条学校党委办公室、院长办公室是公文处理的管理机构，主管本校公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第二章公文种类
第六条根据我院实际，我院公文的主要种类有：
1.决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

2.决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

3.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4.通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用干部。

5.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

6.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

7.请示：适用于向上级机关请求指示或批准的事项。

8.批复：适用于答复下级单位请示的事项。

9.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

11.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式
第七条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。

第八条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、秘密等级、秘密文件份数序号、签发人、紧急程度等内容。

1.文件名称由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。

两个以上机关联合行文，主办机关应排列在前。

我院党务文件可以使用印有“中共**学院委员会文件”名称的公文纸行文，校内其他单位均不得使用印有“××××文件”名称的公文纸行文，二级院(系、部)确有重要事项行文的，公文眉首只能使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，机关部门发文使用印有“**学院”（套红）名称的信笺纸。

2.发文字号包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。

以信笺纸发文的发文字号位于横线右侧顶端。

几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

3.秘密等级和秘密文件份数序号秘密文件应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首左上角，秘密文件份数序号之下。

我院公文所定密级按**学院有关保密规定执行。

秘密文件份数序号置于眉首左上角。

4.签发人向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，经其授权由主持工作的负责人签发。

签发人姓名、会签人姓名置于发文号的同行右端。

5.缓急时限对公文送达和办理的时间限度。

紧急文件应当分别标明“急件”、“特急”两种，标于眉首左上角，列密级之上。

第九条公文正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、发文机关、发文日期、印章等。

1.标题置于眉首之下、主送机关之上、居中。

标题一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2.主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。

一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。

如需同时送其他单位，可用抄送形式。

3.内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

4.附件正文的补充说明或有关参考资料。

附件名称标于正文内容之后、发文机关之前，注明附件名称和件数。

附件与主件合订在一起，并在正文之后。

5.发文机关又称落款。

落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。

几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。

6.发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人签发日期；法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文机关署名的右下方。

决定等不标明主送机关的公文，发文日期加小括号置于标题下、居中。

7.印章除会议纪要外，应当加盖发文机关印章。

印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。

如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

第十条公文文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。

公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期；会议纪要用“分送”。

1.主题词反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。

主题词按《国务院公文主题词表》规定标引。

函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

2.抄送机关除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位。

送往上级机关的为“抄报”，送往同级机关或不相隶属机关的为“抄送”。

抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。

3.印发机关、印发日期和印刷份数印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文机关留用等方面的需要来确定，印成“共印×××份”。

印发机关、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。

印发机关和印发日期在同一行左右两侧顶端，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。

印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。

第十一条公文排版格式公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸对外通常用A4型（210毫米×297毫米），院内公文用纸用16开型（260毫米× 184毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。

公文发文机关标识用小于10号的小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定，标题用2号小标宋体，秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词3字用3号黑体，批语、签发人（会签人）姓名用3号楷体，主题词词目用3号小标宋体，签发人（会签人）3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体。

部门、单位行文参考以上字体、字号。

第四章行文规则
第十二条校党政可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟院校之间互相行文。

校内其他单位一律不对外行文。

第十三条党委办公室或院长办公室根据校党政授权，可以分别向校内各党政部门行文。

第十四条信函行文首页一律使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸上发文机关名称的右下方。

第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

向院党政或上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事项夹在报告中。

请示一般应明确一个主送机关，不要多头主送，不要同时抄送下级机关。

请示一般不要以个人名义上报。

除领导直接交办的事项外，请
示应当分别送党委办公室或校长办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者本人。

第十六条对平级的、没有领导或指导性关系的单位，不能发决定等指示性公文。

第十七条凡涉及其他部门或单位的问题，主办机关应当主动与有关部门或单位协商、会签。

上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第十八条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条学院党委发文使用印有“中共**学院委员会文件”和“中国共产党**学院委员会（╳╳）”红头的文件纸。

凡以中共**学院委员会名义给院内各级党组织的指示、通知、通报，以及批转下级党、团、群各部门的请示、报告等，用《中共**学院委员会文件》格式印发；凡以中共**学院委员会名义发出的一般专项性文件和发给个别或少数部门的复文、函等，以及以中共**学院委员会名义向上级的报告、请示，用《中国共产党**学院委员会（╳╳）》格式。

学院行政发文使用印有“**学院”红头的文件纸，其中对外的请示、报告等用A4纸张格式，院内的用16开纸张格式。

学院凡就具体事项与有关部门或单位进行商榷；答复有关部门和单位的重要询问；批复下级机关的请示；向上级领导和部门的一般报告（通报）具体事项等，使用“**学院”函件。

函件眉头上“**学院”套红居中。

第五章公文办理
第二十一条公文办理是机关领导人、秘书部门和其他职能部门的一项经常性的重要工作。

它对于实现机关职能，加强机关建设，提高机关工作效率，有着极大的关系。

公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。

第二十二条收文办理由收文登记、阅批、承办、传递、催办等环节组成。

1.收文登记
对收进的外来文件、电报，由院长办公室统一进行签收、拆封、登记。

院领导亲收件，交本人拆封。

亲收人如认为需要学校存查或处理的，可以交党委办公室或校长办公室按收文登记办理。

2.阅批
收文登记后，一般公文由党委办公室或院长办公室负责人阅签提出拟办意见，转有关职能部门承办。

重要公文由党委办公室或院长办公室负责人阅签，呈送院领导阅批后，由党委办公室或院长办公室转有关职能部门承办或组织传阅。

急件应即时阅批。

上级机关发来的密码电报，根据院领导阅批的范围，由党委办公室或院长办公室通知有关部门领导来办公室阅看。

3.承办
承办单位应按公文要求，根据领导批示的意见或拟办的意见认真、负责、迅速的办理，将办理结果记入文件传阅单。

批办的公文涉及两个单位以上，交主办单位阅办，由主办单位负责会同有关部门处理，主办单位应及时将公文给有关单位送阅，并限期收回，负责存文归档。

批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在10天内办理完毕，如有困难不能依限办理完毕时，应先向党委办公室或院长办公室报告，说明理由，提出预计完成日期，送主管院领导审批。

一般参阅性文件，各单位从收到文件之日起，必须在3天内阅毕，送交党委办公室或院长办公室。

4.传递
各单位传送文件应由专人负责，文件传送必须在送件簿上登记，凭送件簿分送收件单位，收件单位收件后应在送件簿上签收。

5.催办
各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，立即报告党委办公室或院长办公室，防止漏办或延误。

党委办公室、院长办公室对各单位公文处理情况有催办、督促和检查的责任。

第二十三条发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等环节组成。

1.拟稿
以院党委或院行政名义发出的综合性报告、全校性工作规划、工作计划和工作总结等，由党委办公室或院长办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。

学校报上级领导机关的重要公文，学校领导要亲自口授主要精神，由党委办公室或院长办公室拟稿。

凡是各部门需要以学校党政名义行文或以学校党政名义批转本部门文件时，由各部门拟交党委办公室或院长办公室行文。

拟稿时注意事项：
（1）须一律使用规定的文稿纸（文稿纸样张见附件4），书写一律用钢笔或毛笔（审改、签批公文亦同样要求）。

（2）用词准确、规范。

人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。

使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。

简称应规范化。

时间应写具体的年月日，不要把“20××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

不写不规范的字。

（3）公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

公文中应使用国家法定的计量单位。

（4）引用公文应先引标题，后引发文字号。

（5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。

2.核稿
核稿时，要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正。

（1）公文草拟后送有关负责同志审核。

（2）各部门以院党政名义发出的公文，应先经部门负责同志核阅签字，加盖本部门印章送党委办公室或院长办公室复核后，再送院领导签发。

紧急公文在送审时应提出办理时限，确因时间紧迫，可以直接送院领导本人。

（3）凡涉及几个部门工作的公文，由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签并加盖印章。

（4）党委办公室或院长办公室复核部门所拟需以院党政名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。

（5）未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发。

3.签发
（1）院领导或各单位负责人对送审公文稿，审阅同意后须在文件上签署意见。

（2）属于全面的、重要的方针、政策性问题，应以院党政名义发文。

以院党政名义发出的文件，都应由院主管领导签发。

属于正常工作性质的例行公文，党委办公室或院长办公室可以根据授权签发。

（3）签发时应署全名，并注明年、月、日，受委托签发的要注明“代签”二字。

4.编号、登记
党委办公室或院长办公室对各单位以院党政名义发出的文件都要编号、登记。

根据主办公文的部门与公文种类，按照规定编排编号、字号。

5.缮印、校对
（1）凡以院党政名义发出的公文文稿，经签发、编号、登记后送院长办公室文印中心缮印。

（2）以各单位名义发文，由各单位自行编号、登记，自行负责与文印中心联系打印。

（3）公文文稿校对由拟稿人或拟稿单位负责。

校对要严肃认真，一丝不苟，重要公文要做到二校三校。

校对完毕，校对人签字后，方可缮印。

6.用印、发送
缮印并校对完毕后应在文件未页加盖单位印章。

最后，由公文拟稿单位负责，按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位。

7.归档
公文发送后，承办人单位负责将缮印好公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示，及时收齐归档。

第六章附则
第二十四条本院以往发布的有关公文处理的规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。

第二十五条本规定由学院授权党委办公室、院长办公室负责解释。

第二十六条本规定自公布之日起执行。