公文及公文处理学校办公室姚利民

用于校党委向下级 发布重大政策、重 大决定事项、重要 通报事项、重要工 作部署，通知重要 事项，批复请求事 项等，使用“党发” 代字
用于发布校内处 级干部任免通知， 使用“党干发” 代字
用于向上级行 政主管部门请 示、报告，使 用 “ 北 理 工 XX” 代字
用于向校外非隶 属关系单位行文， 使用“北理工XX 函”代字
（一）公种的功能
1．说明文性质 2．表示公文内容 3．表示行文方向 4．反映公文目的 5．提示不同公文特点
二、公文种类
（二）公文的种类
党委系统的公文文种有14个，包括：决定、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、决议、指 示、公报、条例、规定。
行政系统的公文文种有13个 ，包括：决定、报告、请 示、批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、命令 （今）、公告、通告、议案。
平行文规则
向校内外无隶属关系的机关部门行文一般用“函” 。
下行文规则
属于学校综合事务、需要全校各单位协同进行的工作，可以校 办名义行文。学校各委员会、领导小组决定的事项，一般由该 委员会或领导小组下设的办公室行文。
属于学校各职能部门职权范围内的事务，应由职能部门以“函” 的形式单独行文或联合行文，如各部门的工作要点、 工作总 结、工作计划、业务规定以及由各部门发起的评选表彰、资料 征集、会议通知、活动通知等。需经学校审批的事项，经学校 同意也可由职能部门行文，文中要注明经学校同意或经党委常 委会、校长办公会通过。
我校公文处理的相关制度有：
《关于进一步加强我校行政公文处理工作的通知》 （校办字〔1997〕31号）
《北京理工大学行政公文格式》 （校办字〔2001〕26号）
《关于进一步规范行政公文处理及公文格式的通知》 （办发〔2007〕1号）
《北京理工大学党的系统公文处理规定》 （党办字〔2007〕56号）
二、公文种类
适用于向上级机关请求指示、批准。
二、公文种类
（二）公文的种类
10．批复 —— 时常用
适用于答复下级机关的请示事项。
11．意见 —— 经常用
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12．函 —— 经常用
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项。
13．会议纪要 —— 经常用
上行文规则
向上级机关行文，一般应主送一个上级机关，多部门联合 上报可用“并报”形式；受双重领导的机关向上级机关行 文时，应写明主送和抄送机关。
除特殊情况外，“请示”或“报告”不得直接报送领导个 人。一般不得越级行文，尤其不得越级请示。“请示”应 一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。
向上级机关部门请示或报告工作，一律以“中共北京理工 大学委员会”或“北京理工大学”名义行文。
公文及公文处理
学校办公室 姚利民
一、 概论
（一）公文的定义
1．党政机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公
务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施 行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情 况，交流经验的重要工具。
2．党政机关在管理活动中产生的，按照严格的、法定的程序和
1．公文的发放要适应新的形势，更好地为发展服务 2．减少环节，提高效率，加快公文周转 3．积极利用现代手段，加快速度 4．公文管理人员要注意发挥参谋助手作用
八、公文传递
（一）机要交通（通信）传递 （二）公文交换站传递 （三）现代手段：电报、传真、网络 （四）新闻媒体
公文发布及传递
发文 收文
签收 登记 审核
三、公文格式和行文规则
（一）公文格式
10．附件 11．发文机关署名（行政公文只盖章） 12．成文日期 13．机关印章 14．印发范围 15．主题词 16．抄送机关 17．印刷版记 18．公文排印、用纸、装订
用于向上级党 委报告、请示 工作，使用 “北理工党字” 代字
用于向校外无隶 属关系的部门或 单位行文，使用 “北理工党函” 代字
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文格式和行文规则
（一）公文格式
1．公文版头：居中 2．序号：首页左上角（№0001） 3．秘密等级：机密★五年（序号下面）(党左政右) 4．紧急程度：特急、加急、急件 （序号下面） 5．发文字号：办发〔2008〕1号 6．签发人 7．标题 8．主送机关 9．正文
二、公文种类
（二）公文的种类
1．命令（令）—— 时常用
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行 政措施；嘉奖有关单位及人员。《北京理工大学令）
2．决定 —— 时常用
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，
变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。《北京理大学关于
的
决定》
校办机要室依据书面 签发意见制作公文
登记、发布 公文并归档
九、公文管理与保密
（一）公文管理
1．原则：效用与保密， 统一管理
ห้องสมุดไป่ตู้
2．阅读传达范围：密级与大小
3．公开发布
4．复制
5．汇编
6．清退：时限、齐全
7．销毁
九、公文管理与保密
（二）公文保密 1．密级：绝密、机密、秘密 2．标识：★ 3．密期：不标为长期，标注最高为 30、20、10年
6．通报 —— 时常用
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
二、公文种类
（二）公文的种类
7．议案（我校无）
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表 大会常务委员会提请审议事项。
8．报告 —— 经常用
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9．请示 —— 经常用
（三）公文的作用
1．颁发政令、实施管理的作用 2．上传下达、互相沟通的作用 3．作为工作依据和凭证的作用 4．宣传教育的作用 5．规定人们行为规范的作用
（四）公文的特点
1．从属性——从属于所在机关，体现其意图 2．综合性——政治、经济、科技、文教等 3．内部性——保密需要 4．整体性——各个环节的联系和规范 5．严肃性——精益求精，不能马虎
十、公文立卷
（一）作用 1．维护机关各项工作真实历史面貌 2．保持公文之间的历史联系，便于日后查找和利用 3．保持公文的完整与安全，便于管理 4．为档案工作奠定基础
十、公文立卷
（二）立卷范围
（三）不立卷范围
1．重的
2．临时的
3．草稿
4．抄送的
5．参考性的
6．会议阅读的
7．征求意见性的 8．无本机关无关的 9．其它无价值
用于经校长办公 会通过且经校长 亲自签发的规章 制度性公文。
用于向全校公布重 大事项，如决定、 规定、办法、意见 等，使用“校X发” 代字
用于公布涉及全 校一般经常性的 工作，转发上级 公文、校内各单 位公文等，使用 “X发”代字
用于学校办公室 向校内发布职责 范围内的事务或 向同级部门、校 外单位发函，使 用“办函”代字
四、公文起草
（三）起草方式
1．领导人亲自起草或主持起草 2．办公室起草 3．职能部门起草 4．联合起草 5．成立小组起草
四、公文起草
（四）起草步骤
1．领受任务 2．调查研究 3．拟出初稿 4．协调修改 5．报请审批
（五）公文的语言特点
准确凝炼，地名、人名、数字、计量单位、标点符号等要 准确，防止拖泥带水，避免歧义；
3．公告 —— 偶尔用
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。《校庆公告》
二、公文种类
（二）公文的种类
4．通告 —— 偶尔用
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5．通知 —— 经常用
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
公文处理程序 加工 分办
拟稿 办复
拟办 组织传阅
批办
承办 注办
（定稿与正本）
办结文件处置
归清 暂销 档退 存毁
会商会稿 审核 签发
编号、打印 校对、复核 印制、用印
登记 发出
会签
公文发布与传递
公文发布的一般性程序
草拟
单位核稿
是
定密
是
按规章制定 办法办理
规章类
否
否
主管领导 签发
按保密处有关 规定定密
报告、函复、函达）等。
五、公文校核
（一）校核作用 （二）校核原则
1．依据的原则 2．质量的原则 3．效率的原则 4．精简的原则
五、公文校核
（三）校核重点 1．行文关 2．政法关 3．文字关 4．格式关 5．手续关
五、公文校核
（四）校核程序
1．接收文稿，查对登记 2．初步校核，提出意见 3．深入校核，改进一稿 4．印制清样，征求意见 5．综合意见，进行再改 6．呈送报批，送文注发 7．认真校对，检查样本
（五）公文的原则
1．实事求是——求真、求实、求纯、求严 2．按照行文机关要求，体现意图 3．严格遵守公文处理规定 4．准确、及时、安全、保密
（六）公文处理人员的要求
1．做学习的模范 ——与时俱进 2．做讲政治的模范 ——遵纪守法 3．做求真务实的模范 ——文山会海 4．做埋头若干的模范 ——兢兢业业 5．做精通业务的模范 ——精通会懂
十、公文立卷
（三）原则与方法 1．问题特征 2．时间特征 4．作者特征 5．通讯者特征 7．人物特征 8．保管期限
六、公文签发
（一）主要负责人，分管领导 （二）联合行文：谁主办谁先签发 （三）多个部门：会签制度
七、公文办理
（一）发文办理
1．注发工作：发授范围、阅读级限、紧急程度、机密 等级、发出方式、公文格式、印刷要求