问题无大小 工作无小事——兼谈如何做好办公室工作

问题无大小工作无小事

——兼谈如何做好办公室工作

办公室是一个部门办文、办公、办事、办会的综合工作机构。任务千头万绪，工作千辛万苦，但没有一桩属于小事，没有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可酿造成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。每个人都会犯错误，对于办公室从事具体管理事务的人员来说，不犯错误是不可能的。但是，我们不能在同一个地方不断犯错，这就要求我们不能忽略一些不起眼的小问题。千里之堤，溃于蚁穴，要想提高综合办公室的管理水准，就不能只重视“线”和“面”，而忽视了“点”，“点”真正完善了，“线”和“面”就简单了。因此，要想避免办公室工作在细小问题上不出差错，就必须从小事抓起，从基础做起，充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障四个作用，确保政令畅通、高效运转。

按照这一思路，办公室工作应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，坚持“办公室里无小事”的工作理念，形成大事小事认真办、当日事情当日办、能办事情马上办、一切事情依法办“四办”的工作格局，以新亮点、新变化影响和感染其他科室的工作，带动和促使机关整体工作质量和

水平的提高。

小问题之大管理，从个人来说，要树立“活电脑”形象。办公室的特殊性质要求在此岗位上的每位办公人员都必须具备较高的综合素质。

一是知识要广。要广学博采，对古今中外、历史地理、边缘科学、前沿知识都要有所涉猎，努力成为包罗万象的“百科全书”和方方面面的“百事通”。

二是信息要灵。办公室人员要成为信息灵通人士，对国际、国内以及本地本部门发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。

三是情况要熟。办公室人员要做“有心人”，注意搜集整理各层面的情况，成为领导的“资料库”。对兄弟县市好的经验和做法，注意搜集总结，并结合实际加以吸收利用；对本地本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等要掌握具体，能够熟记在胸，做到心中有数。

四是反应要快。坚持高效率，快节奏，雷厉风行，立竿见影。对领导交办的事项要区分轻重缓急，做到急事急办，特事特办，今日事今日结，不推诿扯皮，不拖拉散漫。

小问题之大管理，从机关来说，要规范办公流程。要处理好细节问题，党政办公室就必须在文书传送、文件制发、

会务工作、档案管理、印章管理等工作职责和管理制度上标准化、规范化、制度化，以各项制度规范保障机关运行。

文件收发管理制度

文件收发、管理工作是各级党政机关的一项经常性、基础性工作，是传递党和国家政令以及有关信息的一条重要途径，在上传下达、沟通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。做好文件收发、管理工作，对确保党政机关工作有序、高效运行，具有重要意义。为加强开发区党政机关文件收发、管理工作的科学化、制度化、规范化，提高文件制发效率，保证文件质量，经党政办研究，决定对文件制定、审核校对、签发程序及来文办理予以规范，特制订本方案。

一、总体要求

（一）文件收发、管理工作在党政办公室主任的领导下进行。

（二）党政办应确定专职人员担负文件收发、管理工作。担负文件收发、管理工作的人员，应当具有高度的工作责任心和全心全意为人民服务的奉献精神，具有严谨细致、热情周到、雷厉风行的工作态度和作风，具有一定政策理论水平、文化素养，以及组织观念和保密意识强的共产党员或共青团员。

（三）党政办公室应配备专门用于收发和保管文件的铁

质档案柜。

（四）文件收发、管理工作总的要求是准确、及时、安全、保密。文件管理人员必须严格按公文处理的有关法规和领导的批示办事，优质高效地搞好服务。

二、收文办理

文件管理人员应每日登陆党政网、开发区邮箱、省、襄阳发改委开发区管理处网站及楚都宜城网，每日到值班室收取信件、快递、包裹，连同收到的外单位送达本机关的文件（包括电报、机要信函、传真件、内部刊物，下同）要认真做好签收、清点、登记、拟办、分发、传阅、收集、归档等工作。

1、签收。文件管理人员接收到文件时，首先应对文件进行初审，认真清点核对。初审的内容是：（1）文件是否多头主送、行文是否规范；（2）文件的字号、份数、密级、起止号与发文通知是否一致；（3）检查文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象。发现问题，要与来文机关或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法，及时解决。

2、登记。配置专门的收文登记本，文件管理人员对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是：收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数、文件起止号、文件的阅读传送范围。需要分送的

还应登记分送的对象或范围。收文登记本应视同机要件保存。

3、拟办。根据收文是只需传阅的文件，还是需要办理的文件，分别印制不同的收文处理单。文件管理人员根据文件性质附上相应的收文处理单后，第一时间呈党政办主任，党政办主任就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在文件处理单上，连同文件一并报办公室分管领导审定。此项工作应当在24小时内完成，保证当天的文件当天处理，紧急文件必须马上向领导汇报并处理。

4、传阅。党政办主任提出的拟办意见经分管领导审示后，文件管理人员应严格按照领导批注的意见（或已有的规定和惯例）及时、准确地呈班子成员传阅。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。呈文顺序一般自下而上，特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。班子成员在阅读或处理完文件后应在收文处理单上署名，并签署阅文日期。

5、办理。一般情况下，公文要先传阅，特殊情况下，边签边办，提高办公效率。传阅文件当天下班之前必须收回，特殊公文要按时限要求办理，“特急”电报应在24小时内办理完毕。对领导阅文时作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。要随时掌握文件去向，避免漏传、