费用报销管理规定(2018年版)

费用报销管理规定(2018年版)
第一章总则
第一条为加强成本费用得管理,规范公司费用报销,保证费用发生得真实性、合法性、准确性与完整性,有效防范各种经济风险,杜绝舞弊行为,根据国家法律法规及公司管理制度,特制定本规定。

第二条本规定所指得费用就是指公司生产经营过程中所发生得经济利益得流出以及各种耗费。

第二章基本规定
第三条所有费用报销均应遵循公司资金管理及经济合同管理得基本规定,严格按照规定得审批权限、审批流程执行。

严格控制大额现金支付,对单项单笔超过30,000元得支出(培训、采购等),原则上只能通过公对公转账结算,特殊情况须书面说明原因并经总经理与财务负责人签字同意后,才能支付现金。

第四条对费用报销得原始凭证要求。

费用报销时必须填制或取得原始凭证,原始凭证就是指证明经济业务发生得真实性与合法性得各种发票、合同、入库单、领料单、审批单、装载单、相关报告、统计报表以及其她有关文件资料等。

(一)发票:必须就是符合国家财务制度规定得发票、财政监制或者税务监制得收款收据,发票必须加盖发票专用章,收据加盖财务专用章,红章得字迹须清晰完整。

不符合规定得发票或者不能取得发票不得报销。

现行在用得发票主要包括:
1.增值税专用发票(三联版、六联版);
2.增值税普通发票(二联版与五联版、电子发票、卷票,发票代码调整为12位);
3.通用机打发票(千元版、万元版);
4.通用定额发票;
5.出租车发票;
6.景点等门票(加盖全国统一得发票监制章与发票专用章得门票才属于发票);
7.火车票;
8.火车票退票费报销凭证(铁路部门自制得);
9.航空运输电子客票行程单(民航总局官网查询真伪,机票退票费正常发票开
具);
10.机动车或二手车销售统一发票;
11.从境外单位或个人购进服务、无形资产或者不动产需要代扣代缴增值税情形
取得得完税凭证。

根据最新发票相关规定,增值税发票必须满足如下要求:
1.购买方名称与纳税人识别号,必须完整准确,不能有错漏,也不能多字;
2.票面得“货物或应税劳务、服务名称”栏次内,必须包括正确得商品与服务税
收分类编码简称,没有写简称或简称逻辑关系不对属于不符合规定得发票,不得报销;
3.发票内容应按照实际购买得商品或服务开具,公司不接受以“办公用品”、
“生活用品”、“食品”、“日用品”、“礼品”等笼统名称开具得发票,如果商品种类较多,可以接受汇总开具得增值税发票,并附从防伪税控系统中开具得明细清单。

(二)费用报销得原始凭证不能仅有一张发票,还必须包括业务实质性要件,与报销单之间应具有较强得逻辑性与关连性,能有力支撑费用发生得真实性。

包括但不限于下面这些情况:
1、实物资产
如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,应有入库单、入库单签章、审批手续齐全,大额采购应有采购合同,发票日期与发票金额须与采购合同对应等。

2、租金发票
须有房屋租赁合同、发票日期金额应与租赁合同吻合。

3、业务招待费
业务招待费报销,应有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票须有消费清单。

(大额发票就是税务稽查重大,如果没有清单,可能会认为虚假消费。

)
4、差旅费
差旅费报销单内容应填写齐全,所附得车票应为去出差地得车票、餐饮、住宿、交通费发票应为出差地得发票、人员与人员名单须与派出得人数相吻合。

5、会议费
会议费报销,应有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,不能有与会议无关费用(如旅游费)列支。

6、运费及快递费
应有运单与快递单,起运地与运达地必须与运单与快递单相吻合。

7、油费
加油费报销,报销得加油费须为本公司车辆,加油费总额不能超过了车辆理论行车得最大油耗量。

(三)报销单得填写,必须具备以下内容:填制日期、经济业务内容与金额、附件张数、经办人签名,经过部门负责人、财务负责人与总经理审批签字。

报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;所有签名必须中文、全名亲笔签名,如有特殊情况需代签得,必须在代签人姓名后面加“代”;报销单不得涂改,如有错误,需要重新填写。

凡填有大小写金额得原始凭证,大小写金额必须相符,不允许涂改、刮擦、挖补;小写金额与人民币符号间不得有空格;大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐。

(四)不符合上述要求得单据处理
对不真实、不合法得原始凭证,财务部有权不予受理,并向单位负责人报告,请求查明原因,追究有关当事人得责任;
对记载不准确、不完整得原始凭证财务部有权予以退回,并要求经办人员按照国家及公司有关财务制度得规定进行更正、补充;
原始凭证记载得内容或金额有错误得,应当由开具单位重新开具。

(五)原始凭证粘贴规范
1、票据先分类,再按时间排序,有层次地粘贴到粘贴单上;小张得票据需要均匀得粘贴,不能厚薄不均,确保单据平整;各票据不得突出于报销单与粘贴单之外;
2、要用胶水粘贴附件,严禁用订书机装订、固体胶粘贴;
3、票据上得金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住,要保证票据信息可见可查。

(六)费用报销原则上必须在3个月内报销,超过6个月得费用不予报销。

第三章基本流程
第五条费用报销基本流程
第六条常见费用报销得标准与程序
(一)差旅费
1、基本要求:
(1)各部门员工因公出差时,必须以节约差旅费用为基本原则,严格执行公司得差旅管理制度,并按照公司得规定选择相应得出行方式、入住相应酒店或宾馆。

(2)各部门员工得出差安排由主管领导根据业务需要在费用额度内自行控制。

(3)报销时需要提供合理出差事由与有效费用票据,即相关票据必须构成完整得往返程,出差超过一天得需提供有效住宿发票,填写日期要与粘贴票据得日期相一致,粘贴得票据得顺序要与填写得顺序相一致。

2、交通工具得选择
(1)经理级及以下员工出差时,如果乘坐火车6小时内能到达得,须乘坐火车(高铁二等座/普通火车硬卧、硬座)。

当该行程得优惠机票价款低于火车票价时,经公司领导批准,可选择乘坐飞机(经济舱)。

陪同公司领导一起出差得员工,经公司领导批准,可以乘坐飞机;外地出发至另一目得地得,也按此执行。

(2)符合条件乘坐飞机出差得,需要按照规定统一购买经济舱机票,选择最经济得航班出行,并尽可能提前预定往返程机票,以便获得更好得机票价格优惠。

报销时需要提供登机牌作为乘机依据。

(3)乘坐大巴车得,需要提供出发地到目得地得机打发票。

(4)员工出差往返机场得机场巴士交通费实行实报实销。

3、食宿管理
(1)员工出差应秉承节俭得原则,在规定得住宿标准内选择入住得酒店,住宿费超过标准部分,由员工个人自行承担;员工出差时得实际住宿费低于住宿标准部分,可享受30%得节约补贴。

陪同领导出差得,如因工作需要须与领导入住同一酒店得,住宿标准可参照出差领导标准执行。

(2)国内食宿及市内交通报销标准
4、其她事项
(1)其她伴随出差得正当费用,凭正规发票报销。

(2)住宿费用由出差人员在离开酒店时以现金或刷卡得方式结算。

(二)交际应酬费
1、基本要求
(1)坚持厉行节约得原则,严格控制交际应酬活动得数量与规模,力求简朴,反对铺张浪费,严禁高消费娱乐活动。

(2)接待费(餐费、酒水费等),需事前审批。

经办人须提前提交接待计划申请(至少注明时间、地点、人员、人数),并经主管领导审批同意后办理。

2、费用标准
(1)必须在年度费用计划内申请费用。

(2)客户来访接待标准
(三)零星采购
零星采购或送外维修实行事前申报制度,由申请单位填制请购单或送外维修申请,由所属部门领导、财务负责人审核并经总经理审批后办理。

取得发票后,按有关审批流程报销费用,发票后需附经审批得请购单、报告、送外维修申请单、验收人签名等。

(四)市内交通费
1、出租车费用:经理以上职级可根据实际情况需要自行选择;部门经理以下职级人员在时间紧迫或需要拜访重要客户或处理重要事务时,可在总监级以上领导得批准下选择乘坐出租车。

在报销时,须在车票背面注明起止地点及办理事项。

2、地铁公交车费用:地铁与公交车费用凭发票报销。

3、如使用公司公务车辆外出办事,不允许再报销车费;使用自用车辆者,油费、停车费与过路费可以实报实销(在使用之前,必须得到总经理得批准)。

第四章附则
第七条本制度由财务部负责制定,经总经理与董事长审批后执行。

第八条本规定自下发之日起实施,公司原有报销得有关制度与规定与本规定有抵触得,以本通知为准。

本通知未规定事项,按原来得相关规定执行。

审批: 审核: 拟制:。