d1内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序1、目的:确保质量体系运行过程中，公司与内外部不同层次和职能部门之间，就质量管理体系的过程及其有效性进行沟通。
1.适用范围:适用于公司质量体系内外部信息沟通的控制。
3 .职责：3.1办公室负责公司内外行政信息的沟通。
3.2品管部负责内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通.3.3技术部负责对内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通.3.4销售负责对顾客信息的沟通.3.5车间负责对供、销部门、技术部信息的承接与反馈。
3.6车间负责，同时与设备制造厂商保持信息沟通。
3.7供应部负责对供应商信息的沟通.4.工作程序；4.1沟通方式;公司内外部沟通方式主要采取以下几种方式：会议、简报、调查表、宣传栏、电话、上网、登报、及拜访等。
4.2沟通的内容:4.2.1 内外行政信息;4.2.2 内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息;内外技术信息（包括法律法规要求）;4.2.34.2.4 顾客、供应商信息;4.2.5 设备制造厂商保持信息及部门间信息;4.3 沟通的频次:4.3.1 内外行政信息沟通:4.3.1.1公司管理干部办公例会每周2 次.4.3.1.2每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次.4.3.1.3保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告等。
4.3.2内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通:4.3.2.1对内外质量信息的沟通应有及时性.按< 检验和实验程序>\< 不合格品控制程序>\< 纠正与预防措施控制程序>\< 内部质量审核控制程序＞执行.4.3.2.2仪器校验机构信息的沟通,按《测量和监控装置控制程序》执行。
4.3.3内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通:4.3.3.1内外技术信息（包括法律法规要求）的沟通应及时,按＜工程变更控制程序＞执行.4.3.4顾客、供应商信息的沟通;4.3.4.1顾客、供应商信息的沟通应及时,按＜顾客满意度调查控制程序＞\＜顾客要求管理程序＞\＜顾客财产管制程序＞\＜采购管理程序＞\＜供应商管理程序＞执行.4.3.5设备制造厂商保持信息及部门间信息沟通;4.3.5.1与设备制造厂商信息沟通按＜设备管理办法＞执行.4.3.5.2部门间信息沟通按＜生产控制程序＞\＜制程控制程序＞执行.4.4 沟通的实施:4.4.1内外行政信息沟通公司每周进行管理干部例行会议,由管理者代表组织,针对公司现有状况进行讨论, 提出改善办法.每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次,结合公司培训需求,汇总成＜年度培训计划＞呈管理代表审批.保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告.积极参加政府机关号召的活动,并将精神传达到公司员工;严格执行公司决定,做好解释与善后工作.4.4.2内外质量信息（包括顾客投诉的处理）、仪器校验机构信息的沟通实施按本文件4.3.2.1~4.3.2.2 执行.内外质量信息（包括顾客投诉的处理）沟通实施流程如下:A 异常报告时机：A. 1 当发现制造过程有质量状况异常时,权责人员均应立即通知品管部人员。
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环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部文件编号: KCDGP004F
版
本: V.A 制定日期: 2005.08.01发行
核准
审查制定
对全部高
文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/011
一、适用范围：
本公司内部ISO9001和ISO14001品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、供应商等相关方进行信息交流和沟通均适用。
二、定义：
无
理单”文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/014。
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3.0职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4.0工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
内、外部沟通控制程序
内、外部沟通控制程序1.目的为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。
2.范围本程序适用于内、外部信息的控制与管理。
3.职责1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。
2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。
技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。
3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。
4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。
5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。
4管理内容4.1内部信息包括：1) 会议；2)资源需求方面的信息；3)文字信息；4)质量信息；5)内部审核及管理评审方面的信息；4.2外部信息包括：1)法律、法规方面的信息；2)顾客满意方面的信息；3)政府或行业方面的信息。
4.3内部信息沟通的方式：1)每月召开一次会议。
参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。
会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。
针对提出问题，责令责任部门限期整改。
相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。
办公室负责《会议记录》。
2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。
报供销部门采购。
3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形式打印，文件原件办公室负责存档。
复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。
4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。
技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。
4.4外部信息的沟通：1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。
包括：产品标准、质量法等技术文件。
将收集的信息进行归纳，整理后存档。
2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。
包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序受控状态：制定日期：生效日期：文件修订履历表1 目的在公司内部形成对质量环境管理体系的共识，并与内外部相关方就公司质量环境管理的承诺与绩效进行信息交流和沟通。
2 适用范围公司内外部所有相关方，包括内部老板、管理层、员工等；外部政府机构、社会公众、客户、供方、承包商等进行质量环境信息交流的管理。
3 职责3.1 市场部3.1.1 负责顾客信息的接收和对顾客抱怨(含环保要求、退货等)进行确认、分析、处理组织处理，并及时向总经理汇报顾客的相关情况。
3.2 EHS部3.2.1负责传递内部环境日常监视测量信息。
3.2.2 负责对环境方面信息的接收和处理，及环境问题（不符合）的汇报。
3.2.3 负责对内环境问题的分析、处置以及环保措施实施中涉及技术的问题处理。
3.2.4 负责外部合规义务信息接受和处理以及外界对公司的采访和报道。
3.2.5 负责公司重要环境因素信息的对外交流和重大质量信息的内外沟通。
3.2.6负责紧急信息，如：重大环境事故，火、涝等情况的环境紧急处理信息的沟通。
3.3 采购部3.3.1负责将公司对供应商的质量环保要求以及有关变更信息传递和或施加影响。
3.4品质部3.4.1负责传递内部质量日常监视测量及质量、环境的内部审核、管理评审等体系运行信息。
3.5各部门:3.5.1按部门的职能，准备汇报材料，以确保内部沟通。
3.5.2 配合相关部门进行业务性检查、监督、确认、分析、处理、保存与己有关资料。
3.5.3 按本部门职能，准备管理评审会议上的汇报材料，以便沟通和留存资料。
4 工作程序4.1 沟通信息的分类：4.1.1 外部信息4.1.1.1 认证机构、当地质量环境保护机构等监视或检查的结果及反馈的信息。
4.1.1.2 政策、法规、标准类信息，如质量环境保护法律法规及其他相关要求；4.1.1.3 其他外部信息:如:各部门直接从外部相关方获取的有关质量环境管理方面信息（包括从顾客、供方、政府、环保组织、其它第三方处获的信息）。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序随着公司的发展，各部门之间的沟通变得越来越重要，管理者需要建立一种内外部沟通机制，以控制和监管员工的沟通行为。
在此基础上，我们提出了一种内外部沟通控制程序。
本文将介绍这个程序的设计思路和实现方法。
设计思路内外部沟通控制程序主要分为两部分，即监控和控制。
监控部分用于监控员工的沟通行为，控制部分用于控制员工的沟通行为。
具体设计思路如下：监控部分1.监控工具我们采用了一款专业的网络监控工具，它能够对员工的网络通信进行实时监测。
该工具不仅可以记录员工的通信内容，还能够记录通信的时间、对方IP地址等重要信息。
同时，该工具还能够生成详细的监控报告，为管理者提供数据支持。
2.监控策略为了保护员工的隐私和合理使用公司资源，我们制定了一些监控策略。
具体规定如下：•仅监控公司内部网络通信，不监控员工个人通信。
•仅监控员工工作时间内的网络通信行为。
•不记录员工的账号和密码等个人隐私信息。
3.监控管理为确保监控工作的有效性和合法性，我们建立了一套监控管理机制。
具体包括：•由专业的管理员负责监控工作，确保监控策略的执行。
•对监控数据进行保密处理，仅授权人员才能查看。
•定期对监控工具进行更新和维护，确保监控工具的稳定性。
控制部分1.沟通规定我们制定了明确的沟通规定，对员工的沟通行为进行规范和约束。
具体规定如下：•员工必须使用公司内部通讯工具进行工作通讯。
•禁止在公司内部通讯工具上发送涉及机密信息的内容。
•禁止在公司内部通讯工具上进行与工作无关的聊天和私人通讯。
2.沟通监督为确保规定的执行，我们建立了一套沟通监督机制。
具体包括：•对员工的通讯行为进行定期的抽查和检查。
•对发现违规行为的员工进行严肃的警告和处理，包括开除处分等。
•定期进行沟通规定的宣传和教育，提高员工的规范意识和合法意识。
实现方法内外部沟通控制程序的实现基于公司内部网络通讯工具，如企业微信、钉钉等。
具体实现方法如下：1.安装监控工具管理员在公司内部通讯工具的服务器上安装监控工具，并对监控工具进行设置和配置。
内外部沟通策略程序
内外部沟通策略程序第一步：明确沟通目的和目标在进行内外部沟通之前，企业需要先明确沟通的目的和目标，即要传达什么信息以及希望达到什么效果。
例如，内部沟通的目的可能是提高员工的工作效率和团队合作能力；而外部沟通的目的可能是增加市场知名度和改善消费者对企业的认知。
第二步：确定沟通渠道和媒介根据沟通目的和目标，企业可以选择最合适的沟通渠道和媒介。
内部沟通的渠道可以包括员工会议、内部邮件、内部社交平台等，而外部沟通的渠道可以包括新闻发布会、社交媒体、电视广告等。
通过选择合适的渠道和媒介，可以更好地传递信息，并提高沟通效果。
第三步：制定沟通计划和时间表一旦确定了沟通目的、目标和渠道，企业需要制定一个详细的沟通计划和时间表。
在制定沟通计划时，需要考虑到不同沟通对象的需求和偏好，以确保信息能够准确地传达并得到理解。
时间表则用于确定何时进行沟通活动以及活动的持续时间，以便能够及时地回应问题和反馈信息。
第四步：执行沟通活动一旦沟通计划和时间表制定完毕，企业需要执行沟通活动。
在内部沟通中，需要确保每个员工都了解和理解所传达的信息，并鼓励他们提出问题和意见。
在外部沟通中，需要确保信息的准确性和一致性，并积极回应消费者的反馈和意见。
第五步：评估和调整进行内外部沟通后，企业需要对沟通效果进行评估。
评估可以通过收集反馈和意见、进行调研和测量等方式进行。
根据评估结果，企业可以调整沟通策略和程序，以进一步提高沟通效果和达到沟通目标。
总结起来，内外部沟通策略的程序包括明确沟通目的和目标、确定沟通渠道和媒介、制定沟通计划和时间表、执行沟通活动以及评估和调整。
通过遵循这个程序，企业可以更好地进行内外部沟通，提高沟通效果，并支持企业的成功发展。
内外部沟通控制程序(含表格)
2.4信息和记录；
2.5总公司、委托方监测测量的记录；
2.6审核及管理评审的结果；
2.7其它内部信息。
3
相关部门
3.1按相关规定的程序进行。
4
各部门
4.1参阅“管理体系手册”相关内容进行
5
行政人事部
相关部门
5.1参阅“人力资源管理程序”中相关内容进行。
6
行政人事部
6.1对有需要公告让全体人员周知事项时使用。
9.2就管理体系推行事宜与重大问题，应主动与供应商、客户等外部相关方进行沟通与交流。
10
相关部门
10.1用于内外部交流与沟通之记录应予以保存，依“记录管理程序”执行。
4.0记录与表单
4.1沟通信息共享卡
4.2会议记录
2.4提供给外部的环境信息若涉及公司机密，由行政人事部与责任部门协商解决；
2.5事故或紧急情况时的通报按“紧急状况准备与应变程序”实施。
3
窗口部门
3.1外部信息接收后，由窗口部门拟定“管理体系外部关注事项处理单”将信息主题内容予以记录并附相关资料，交部门主管承认。
“管理体系外部关注事项处理单”
4
窗口部门
NO
流程
权责部门
参考文件与说明
使体系引起的：
1.1当自己部门人员观念上、作法上有未了解时；
1.2当配合部门人员有无法配合或不同意见提出时；
1.3部门间有沟通需求产生时；
1.4下级需向上级说明或呈报时。
“内部联络单”
2
相关部门
2.1品质/方针、目标等信息；
2.2管理体系相关法律法规及其它要求事项；
4.1依问题性质予以检讨和承认并拟定措施。
内外部信息沟通控制程序
文件制修订记录1目的:确保与生产与食品安全等信息在公司内部能够及时得到充分沟通和HACCP小组及时获取这方面的信息,避免产品安全与质量问题的发生或产生食品安全隐患，同时确保各部门之间信息的及时、有效传递。
2适用范围适用于公司内外部的信息沟通管理。
3职责3.1贸易部负责收集顾客以及销售其他来源反馈的有关产品安全的信息。
3.2采购部负责收集整理供应商反馈的产品安全的信息。
3.3质检部3.3.1负责从国家政府部门或协会收集获取有产品安全方面的信息。
3.3.2负责定期从网络上查找有关产品安全方面的信息。
3.3.3负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。
3.4HACCP小组组长3.4.1负责组织对各方反馈回来的产品安全方面的信息进行讨论分析。
3.4.2负责将讨论分析结果的反馈到各相关方。
3.4.3负责组织讨论公司内部外部环境变化可能或能够引起产品安全问题的信息。
3.5行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。
3.6各部门负责工作范围内信息的传递和收集。
4程序4.1信息的分类4.1.1外部信息（1）检验检疫局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态。
（3）相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、供应商、运输公司、媒体等。
（4）国内外政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息（1）内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
（2）内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
（3）紧急信息，如火灾、伤亡、食品召回等紧急情况。
（4）其他内部信息（员工建议等）。
4.2信息收集4.2.1外部信息的收集与来源（1）贸易部负责将顾客反馈回来以及从销售上收集到有关涉及到本公司产品安全方面的信息进行整理,填写《工作联络单》并反馈到HACCP组长。
内外部管理信息沟通控制程序
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内外部管理信息沟通控制程序
1.0目的：
为实施本公司内部、外部的质量/环境信息的交流，明确交流的内容和渠道，以及时准确地收集、传递、反馈并记录、管理好信息工作，特制定本程序；
2.0范围：
内部、外部质量信息交流：适用于本公司《质量手册》和《环境质量手册》中组织结构里的各部门；
3.0职责和权限：
3.1 管理责任者：ISO 事务局负责公司对内/外相关信息的传递与处理，负责建立信息库保存和管理相关的信息；
3.2实施责任者：各部门课长负责工作范围内信息的传递与交流；
4.0 定义
4.1内部信息交流：本公司内不同层次、不同部门之间的环境、质量信息的交流；
4.2外部信息交流：本公司与外部相关方之间的环境、质量信息交流；
5.0作业内容
5.1信息的分类
5.1.1 外部信息：
5.1.1.1 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
5.1.1.2 政策法规标准类信息如：环境法律法规、条例、产品标准等；
5.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物回收方、运输公司、快递公司等；
5.1.1.4 其它外部信息如：各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术（客户的最新质量规格要求）环境质量管理等方面的信息；
5.1.2 内部信息：。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]一、目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
二、范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。
三、职责企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
营销中心负责与客户的沟通。
品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
四、工作程序内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。
内外部沟通管理程序
B以书面沟通分为联络函、通知通告、张贴、宣传栏、书面文件、会议记录(会议沟通权责表)、意见箱、法律法规等方式沟通。
C以电子媒介及特殊要求之沟通。
D公司重要事项的沟通如质量管理体系的信息沟通等以会议形式进行。
E质量方针／质量目标由管理者代表负责以各种形式宣传(宣传公告栏/标语/卡片等),要求全体人员了解。
b)人力资源部把收集到的各环保局、监测站等的信息及监测、检查结果和反馈信息传递到各相关部门；
c)人力资源部把与政府主管部门或与废旧物资处理单位交流的信息传达给相关部门；
d)采购负责收集原物料供应商方面的信息；
e)采购负责收集化学危险品相关供方的信息，供方车辆污染方面的信息；
f)业务部负责收集受理来自客户及消费者的相关信息；
2）与供方之间联络参照《供应商管理程序》
3）进料异常对外联络由采购负责,出货异常对外联络由品质部负责,以确保对外联络的一惯性与内部衔接性是有效的.
5.5内外部沟通方式
1）内部沟通方式：（重要信息应以书面形式）
XXXXXX制品有限公司
文件编号
版本
页码
生效日期
文件名称
内外部沟通管理程序
文件类别
程序文件/2
C．陈述内容和意见要客观、确实。
2）上司与下属沟通.
A.对工作的提议应快速采取行动,否则应尽快作出解释.
B.遇到工作失误时,上司与下属应对其进行分析,找出原因并进行改善及预防.
C．如有新信息需要下属知悉时,应尽快明确给予指示.
3）公司内部不同部门之间的沟通.
A．公司各部门相互沟通,必要时须形成书面的《内部联络单》进行交流.
F全体员工如有任何建议或意见,可投递到建议/意见箱，管理代表需认真审查,并将处理情况转达于意见提出者。
内外部沟通管理控制程序(附完整表格)
1.
目
为了
到有 确保
2. 效地
适
适用Байду номын сангаас
3.
于本
职
3.1
3.2
传
3.3
34.4.
定 (无)
5.
作
5.1
5.1
明
5.1
5.1
的
5.1
可
5.2
5.2
并
5.3
5.3
了
5.3
文
5.3
内外部沟通管理控制程序
文件分发范围
总 经 办
技术支 持部
质量 管理 部
文件编号 版本号 修订号 页码
QP-QA-03 A 1 1/2
批准 审核 编制 (日 期) (日 期) (日 期)
研 发 部
系统销 售部
财 务 部
人力行 政部
管理 者代 表
营运 管理 部
文件类型 二级程序文件
编制部门 质量管理部
传 达 到 公 司 内 部 或 外 部. 对 于 信 息 内 容 的 传 达 及 实 施 状 况
时 5.3 5.3 5.3 5.4 信 5.5 上 5.6
内外部沟通管理控制程序
//
//
//
文件编号 版本号 修订号 页码
QP-QA-03 A 1 2/2
5.6 真 5.6 的 5.7 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷6. 参 6.1 6.2 67.3. 附 7.1 7.2 7.3 7.4
05.01内外部沟通与信息交流控制程序
内、外部沟通和信息交流控制程序1 目的和范围1.1 目的为增进理解，建立内外部沟通和信息交流网络，及时传递、处理有关环境、职业健康安全和质量管理方面的信息。
加强公司员工和相关方的信息沟通和协商，以提高员工参与实现管理目标的能动性和工作效率，促进相关方的参与和满意，进而提高管理体系的有效性，特制定本程序。
1.2范围1.2.1公司内部的沟通与协商，信息交流：包括管理者、员工、职能部门之间的信息交流。
1.2.2 公司与相关方的沟通：包括与供方、顾客、上级单位、行业管理部门等的沟通和信息交流。
2相关文件下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《纠正和预防措施控制程序》MP08.06—20073 工作流程：注：△为主要监视测量点4 资源需求通讯工具、办公用品、基础设施等。
5 职责5.1 公司总经理负责信息交流和内、外部沟通的协调工作。
5.2总经理办公室确保在公司内部和外部建立适当的信息交流和沟通过程，并确保对管理体系的有效性进行沟通。
5.3工程管理一部负责质量、环境、职业健康安全管理方面的内外部信息交流与沟通管理。
5.4 工程管理二部负责建立与供方的沟通渠道。
5.5 市场经营部负责建立与顾客的沟通渠道。
5.6 工会、总经理办公室负责建立与员工的沟通渠道。
5.7 公司各职能部门、分公司、项目部负责信息的收集、传递、执行、反馈。
5.8分公司、项目部负责与业主、监理和社区建立有效的联系方式，收集来自社区居民的相关要求信息。
5.9 紧急状态下的信息沟通由收到或产生单位直接传递公司主管领导或政府部门。
5.10 重大信息在处置前应先向各分管领导征求拟办意见。
6 工作程序6.1 信息交流和沟通的内容信息交流分为外部信息交流和内部信息沟通。
6.1.1 外部信息交流的主要内容有：a) 市场经营相关方信息以及产品信息；b) 顾客要求、投诉、相关方关注的信息、事故报告等；c) 方针、目标通告相关方；d) 法律、法规、标准，有关规定及其更改信息的获取；e) 管理体系监视与测量、认证与监督检查的信息；f) 来自上级主管部门、行业的信息；g) 其它外部信息。
内外部沟通管理程序
为加强本公司内部沟通,使本公司内部对质量管理体系的运行达成共识,并建立与顾客沟通的有效方法而制定。
2.范围
凡本公司内部各级人员及本公司与顾客之间有关信息的交流均适用。
3.权责
3.1 内部意见收集与处理:行政部主管。
3.2 外部意见收集与整理:客服部/生产部。
3.3 外部意见处理现回复:客服部及相关责任部门。
5.3.3 顾客有关对产品或服务的反馈意见,如本公司需要改善的,如顾客投诉等,客服部则把反馈内容记录在《客户投诉登记表》中,由生产部进行处理。
6. 相关文件:
无。
7. 相关表单:
序号
相关记录
保存期限
备注
1
会议记录
一年
2
客户投诉登记表
两年
8. 附件:内外部沟通流程图
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 <内外部沟通流程>(附件一)
5.2 内部意见的处理
5.2.1 建议的处理
5.2.1.1 本公司内部员工有任何有关品质管理的建议时,可将建议以E-Mail的方式发给管理者代表，由管理者代表进行分析和处理。
5.2.1.2 建议事项处理完成后,管理者代表需将处理结果转达至原提议者。
5.2.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关部门或个人。
5.2.2.4 各部门之间的联络沟通、相关的例行会议以《会议记录》记录之。
5.3 与顾客之间的沟通
5.3.1客服部应主动与顾客进行相关信息、建议或相关事项的沟通。
5.3.2客服部接收到顾客的信息时(电话、传真、信件、口诉或其它方式),保存相关资料,与相关部门沟通处理后将结果反馈客户。
5.2.1.3 若建议有助于改善质量管理体系之有效性,须纳入管理评审会议中讨论或追认。
内外信息沟通控制程序
7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
7.2.2.3紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递给品质部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。
4.3 管理课负责紧急信息的处理。
5.资历及训练要求
5.1 执行本规程的人员无须事先具备任何特别的资历或接受任何特别的训练。
6.流程图
无
7.内容及要求
7.1信息的分类
7.1.1 外部信息包括：
质量技术监督局、商检局、公证行、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等；
相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；
其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技术，质量管理等方面的信息。
文件编号
程序文件
版本/次
A0
内外信息沟通控制程序
页码
第2页共3页
7.1.2内部信息包括：
正常信息，如质量方针（目标）的完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；其它内部信息（如员工的建议等）
文件编号
程序文件
版
第3页共3页
7.3.1文件控制中心建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片等，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存，并参照图书分类的方式，进行整理分类， 制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。
2.0适用范围适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。
3.0职责与权限3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。
3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。
、4.0定义：无5.0流程图：无6.0程序内容：6.1信息的分类：6.1.1外部信息：A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。
B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。
C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。
）D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息.6.1.2内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。
B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。
C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。
E. 其它内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、内部联络单、记录、会议、讨论交流、通讯、公告、邮件、QQ等方式加以传递。
6.2.1外部信息的收集与处理。
6.2.1.1行政部、质量管理部、技术部、负责6.1.1中各项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按相关流程进行处理。
公司内外部信息沟通控制程序
公司内外部信息沟通控制程序1 目的：通过企业各部门、车间的沟通和对外与顾客、供方的沟通，有效地进行信息管理，以测量顾客的满意度、寻求改进的机会，确保质量体系的管理，促进各职能部门、不同层次之间以及本公司与外部相关方之间的信息交流，就管理体系的运作及其有效性进行沟通。
2 适用范围：适用于公司内部的信息传递与处理，以及公司与外部相关方的信息交流。
3 职责：3.1 全质办负责管理评审质量管理体系审核方面信息的沟通,并对沟通效果进行验证。
3.2 各部门负责本部门内部及外部相关部门以及与相关方之间有关质量等方面的信息交流。
4 工作程序：4.1 信息分类4.1.1 外部信息a．适用于公司活动、产品或服务中的质量、安全的法律、法规、国家标准；b．有关部门对产品质量绩效的监测和检查信息；d．其它有关信息，如质量技术信息，员工参与、协商的计划信息。
4.1.2 内部信息a．质量管理体系文件。
b．体系正常运行产生的信息，如方针、目标、指标、检验监测记录等。
c．不符合信息，如内审、管理评审及第三方认证的不符合报告；d．紧急状态信息，如爆炸、火灾、剧毒物质泄漏、油品泄漏及异常天气等情况；e．其它内部信息，如员工的意见或建议等。
4.2 信息的收集和沟通各职能部门收集的信息，要进行整理，要运用数据进行归纳、分析，并采用书面、分析会、布告等方式传递或沟通。
4.2.1 外部信息的收集和沟通：4.2.1.1 综合办公室负责建立法律、法规获取渠道，及时获取公司适用的法律、法规，同时负责整理各种外来文件、政策、法规、条例、标准等信息，根据需要，经管理者代表批准按《文件控制程序》传递到有关职能部门。
按规定向市、区相关部门上报统计资料，并负责收集相关部门反馈信息。
4.2.1.2 全质办负责认证机构以及管理体系审核、监督、检查结果以及反馈信息的收集，负责质量技术监督部门、行业主管部门等对产品质量检验、检查结果反馈信息的收集、整理及审核，经主管副总经理审核，传递到相关单位。
内外部沟通控制程序
批准：審核：擬制：日期：如此蓋有紅色“受控檔”的印章，表示該檔為合法之版本，任何員工不得自行影印正本副本1.目的規定對內、外及客戶之間資訊交流與溝通的方法及管道，使本公司與外部、各部門、各級別人員之間建立一個良好的溝通途徑和協調方式，使生產、工作過程得以高效優質地運行。
2.範圍本公司各部門、各級別人員的溝通協調及與外界和客戶之間的溝通。
3.定義（無）4.權責4.1業務部：負責將顧客需求、品質要求、市場訊息轉達至相關部門；4.2打樣及規格承認有關的外部溝通協調，設備外修、設備及配件採購等外部溝通協調。
4.3品質部：品質方面與客戶或供應商及相關單位的內、外部溝通；儀器校驗的內、外部溝通協調。
4.4管理者代表：體系運行的相關內、外部溝通協調。
4.5管理部採購：物資採購的內、外部溝通協調。
4.6相關部門：為使企業高效運營的必要的內部溝通協調。
5.作業內容5.1總經理建立適當的溝通過程。
包括溝通的方式、時機、次序、內容等。
5.2溝通方式及其適用情況：5.2.1電腦網路（局域網、網際網路）和管理軟體（企業網站、郵件系統、ERP系統）。
提供諸如此類硬體和軟體設備作為企業關鍵的和基礎的資訊交流平臺。
5.2.2電話、傳真等作為外部和內部溝通的一種重要方式。
5.2.3對外資料的傳遞，必要時的使用郵遞。
5.2.4品質例會、小組簡報、會議、佈告欄等。
5.2.5外部溝通時的雙邊或多邊會談。
5.2.6其它交流溝通方式。
5.3溝通的時機有相關檔和制度要求或允許的情況，應盡可能的以最快的速度對資訊進行處理和溝通。
總經理主導規劃企業業務流程時，應充分考慮資訊傳遞的時機。
5.4會議、會談或交流時的注意事項5.4.1時間性要求：一切溝通均應及時，防止失效資訊的傳遞。
5.4.2真實性要求：溝通過程傳遞的一切資訊均應真實可靠，不得誤傳。
5.4.3全面性要求：溝通傳遞的資訊力求全面，不得隱瞞不報。
5.4.4統一性要求：除非上司的意見明顯違反品質體系的要求，當溝通不能達成一致意見時，應以上級意見為准；同級之間溝通不能達成一致意見時，應請同級的上司仲裁；公司的一切問題由總經理最後仲裁。
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浙江迎日阀门有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序
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4.3.3 如有广泛性通知的内容，可在布告栏中进行宣传，宣传内容按临时性文件处理，具体 按《档案管理规定》执行。 4.4 外部信息沟通 4.4.1 组织在满足顾客和国家要求时，需与外部进行信息沟通，填写《外部信息交流单》索 取相关资料或通知相关方配合实施国家要求。 5 相关支持性文件 5.1《会议管理制度》 5.2《档案管理规定》 6 质量记录 6.1《会议通知》 6.2《会议纪要》 6.3《会议签到表》 6.4《外部信息交流单》 6.5《内部事务联络单》
浙江迎日阀门有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序 1 目的
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为使企业内部人员对工作达成共识，促进组织内各职能部门和各层次之间信息交流、增 进理解、协调行动，确保企业内各项工作的运作具有有效性。 2 适用范围 适用于本公司内外部各职能部门和各层次间的信息沟通管理。 3 职责 3.1 董事长负责主持最高行政、年度销售会议，决议公司重大事项。 3.2 办公室负责执行会议制度与督办会议决定及收集员工意见或建议。 3.3 销售部负责宣传报道公司决议和生产经营活动的成效。 3.4 各相关部门负责协调本部门和跨部门工作存在的问题。 4 工作程序 4.1 公司高层的上情下达 4.1.1 上情下达的内容包括： 公司决定、外部相关方要求、国家要求、法律法规要求等情况。 4.1.2 公司根据传达内容以会议、布告栏、内部刊物、音像设备等手段进行宣传。 4.1.3 各部门根据传达内容确定会议种类及场所，由组织会议部门填写《会议通知》并进行 《会议纪要》 ，参会人员必须在《会议签到表》上签到，办公室负责监督会议制度，具体操 作按《会议管理制度》执行。 4.2 职工的下情上传 4.2.1 下情上传的内容包括：意见、合理化建议、与上级的沟通等情况。 4.2.2 职工反映内容可通过书面形式、口头形式传达给公司办公室，由办公室进行处理，办 公室应及时对职工反映内容进行回复，无法回复的也要做以解释。 4.3 部门之间的沟通 4.3.1 本部门内部沟通可采取口头协调、 内部会议、 书面计划等形式进行， 并起到沟通效果。 4.3.2 凡需跨部门协调工作时，联络部门填写《内部事务联络单》交被联络部门，被联络部 门认为无误后签字确认， 返还一联给联络部门。需例行会议协调的按《会议管理制度》执行， 及时协调有关部门工作，提高工作效率。