文件控制记录表格
文件及记录控制程序(完整版)
文件及记录控制程序※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※1.0目的确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序2.0范围适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。
3.0权责本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。
4.0定义4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。
4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。
4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。
4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。
4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。
5.0内容5.1文件的分类：A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。
B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；二级文件为程序文件;三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录、资料等。
5.2文件与资料编号方法说明。
A.质量手册的编号为QM-001。
B.程序文件的编号为QP-□□□。
代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。
C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。
WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。
D.外来文件的编号以原有编号为准。
如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。
QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。
文件管理及记录控制程序(含表格)
文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。
1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。
1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。
3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。
3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。
3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。
3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。
反之称为非受控本。
3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。
3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。
3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。
3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。
3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。
质量体系表格之质量控制文件记录42个
质检申请单编号：XX-SR-ZL-001取样记录质检报告单编号：XX-SR-ZL-003留样观察记录编号：XX-SR-ZL-004留样台帐编号：XX-SR-ZL-005标签样板档案编号：XX-SR-ZL-006说明书样板档案编号：XX-SR-ZL-006建档人：建档日期：品种：质量事故处理记录编号：XX-SR-ZL-007实验用品使用记录编号：XX-SR-ZL-008实验用品台帐编号：XX-SR-ZL-009成品批检定记录检查人:复核人:质量计划编号：XX-SR-ZL-011编制人：___________________ 日期：_______________________批准人：___________________ 日期：_______________________质量计划实施情况检查表批监控记录批审核放行单编号：XX-SR-ZL-014受控文件清单编号：XX-SR-ZL-015记录清单编号：XX-SR-ZL-016管理评审计划编号：XX-SR-ZL-017管理评审报告编号：XX-SR-ZL-018纠正与预防措施处理单编号：XX-SR-ZL-019注：1.此表由有关人员填写。
产品返回登记表监视和测量装置台帐周期检定计划编号：XX-SR-ZL-022顾客满意程度调查表编号：XX-SR-ZL-023产品信息反馈单编号：XX-SR-ZL-024 表单递交人：_____________递交日期：____ 年—月—日销售情况反馈表第季度销售情况反馈表编号：XX-SR-ZL-025顾客档案编号：XX-SR-ZL-026年度内审计划编号：XX-SR-ZL-027编制人2 日期2审核人2 日期2批准人2 日期2审核实施计划编号：XX-SR-ZL-0281.审核目的： ___________________________________________2.审核依据:本公司管理体系文件3.审核范围: _____________________________________________4.审核时间：年月—日至年—月—日首次会议时间：年—月—日时—分末次会议时间：年—月一日—时一分5.审核组成员：__________________________________________6.现场审核期间请被审核方有关人员参加下列活动：首、末次会议：最高管理者或其代表及与审核有关的管理人员参加。
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监 或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容， 确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第 四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订， 版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
文件记录控制的要求
文件记录控制要求1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解1目的文件控制记录是为了证明公司相关记录符合ISO9001：2015质量管理体系的实施要求，对相关记录按要求进行控制，以提供证明本公司质量体系有效运行的客观适时依据，并提升质量管理体系运行水平，增强公司竞争力。
2范围适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有过程及体系运行的记录。
3职责3.1相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。
3.2质管部为表单及记录管理部门。
4工作程序4.1表单制定、审批、编号和修改4.1.1记录所使用的表单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审批后空白表单由质管部按《文件控制程序》对空白表单进行编号，并登记在《文件控制清单》中，一年发布一次，由总经理进行批准。
4.1.2记录表单的审批、修改必须执行《文件控制程序》的有关规定。
4.2记录使用和保存4.2.1相关的记录第一责任人应按《文件记录控制要求》的要求，做好有关的记录，保证记录清晰。
1版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解4.2.2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并由相应职能部门保存。
4.3记录要求4.3.1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。
4.3.2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容，并在直线的右上方填写正确内容，并由修改人员在修改处签章，并注明修改日期。
4.4记录的归档与查阅4.4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号顺序排列。
并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。
4.4.2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应经受查阅部门分管领导批准，应填写《借阅登记表》登记备案。
b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的完整和清洁。
4.5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。
ISO9001-2阶文件-文件及记录控制程序
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。
受控文件发放记录表
SM-QP-18 A/0
1 14.08.01
19 内部审核控制程序
SM-QP-19 A/0
1 14.08.01
20 数据分析控制程序
SM-QP-20 A/0
1 14.08.01
制 表：
审核：
批准：
SM/Form
序号
文件名称
1 文件控制程序
受控文件发放回收记录表
文件编号 版本号
发放数 量
发放日 期
签收人
回收日 期
回收人
备注
SM-QP-01 A/0
1 14.08.01
2 质量记录控制程序
SM-QP-02 A/0
1 14.08.01
3 人力资源控制程序
SM-QP-03 A9 生产过程控制程序
SM-QP-09 A/0
1 14.08.01
10 生产设备控制程序
SM-QP-10 A/0
1 14.08.01
11 来料检验控制程序
SM-QP-11 A/0
1 14.08.01
12 制程检验控制程序
SM-QP-12 A/0
1 14.08.01
13 成品检验控制程序
SM-QP-13 A/0
SM-QP-04 A/0
1 14.08.01
5 采购控制程序
SM-QP-05 A/0
1 14.08.01
6 供方选择控制程序
SM-QP-06 A/0
1 14.08.01
7 产品设计与开发控制程序 SM-QP-07 A/0
1 14.08.01
8 生产计划控制程序
SM-QP-08 A/0
1 14.08.01
1 14.08.01
14 不合格品管理程序
文件和记录控制程序
1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。
2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。
3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。
3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。
3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。
4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。
5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。
流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。
5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。
5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。
5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。
5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。
5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。
ISO14001文件控制表格
城市规划编制办法
外来
8
中华人民共和国产品质量法
外来
本公司经营适用法律法规
适用，有效
9
中华人民共和国民法典
外来
本公司经营适用法律法规
适用，有效
10
中华人民共和国商标法
外来
本公司经营适用法律法规
适用，有效
11
中华人民共和国固体废物污染环境防治法
外来
本公司经营适用法律法规
适用，有效
12
中华人民共和国消防法
04
A/0
财务部
于杨
2022-08-01
1
HY-0301～0317-2022
05
A/0
业务部
程苏庆
2022-08-01
1
文件更改通知单
编号：HY-JL-7.5-02
更改申请人
更改方式
文件名称
更改日期
文件编号
更改单位
更改原因
更改前
更改后
审核人
批准人
备 注
文件销毁审批表
编号：HY-JL-7.5-03NO：
广东华云XX建设工程有限公司
文件发放/回收登记表
文件更改通知单
受控文件清单（内部/外来）
文件销毁审批表
文件借阅/复制记录表
文件发放/回收登记表
序号
文件名称
文件编号
分发号
版本
发放记录
回收记录
备注
部门
签收
日期
数量
签回
日期
数量
1
管理手册
01
A/0
管理层
黄**
2022-08-01
1
02
A/0
受控文件及记录清单(模板)
受控文件清单
编号：
序号
文件名称
1 质量手册 2 文件控制程序 3 记录控制程序 4 管理评审控制程序 5 内部审核控制程序 6 不合格品控制程序 7 纠正和预防措施控制程序 8 新产品开发和上市管理制度 9 产品包装标签设计管理制度 10 采购管理制度 11 质量检验管理制度 12 生产过程工艺纪律管理制度 13 生产过程现场卫生管理制度 14 产品防护管理制度 15 产品标识和可追溯性管理制度 16 生产过程关键控制点管理制度 17 生产设备管理制度 18 检验、测量和试验设备管理制度 19 食品添加剂使用管理制度 20 市场投诉管理制度 21 食品安全事故应急处理制度 22 不安全食品召回管理制度 23 食品安全风险信息收集制度 24 质量安全考核管理制度 25 危险化学品管理制度 26 食品从业人员健康管理制度 27 人事管理制度 28 考勤休假管理制度 29 培训管理制度 30 薪酬管理制度 31 公司奖惩制度 32 五险一金管理制度 33 会议管理制度 34 绩效考核管理制度 35 加班与调休管理细则 36 私车公用补贴暂行规定 37 财务管理补充规定 38 食堂管理暂行规定 39 退休及返聘管理规定 40 标准化小组工作手册
文1 运营部工作手册 42 行政后勤部工作手册 43 财务部工作手册 44 市场部工作手册 45 研发中心工作手册 46 采购部工作手册 47 生产部工作手册 48 销管部工作手册 49 品控部工作手册 50 调度中心工作手册 51 原辅材料入厂验收标准 52 生产过程检验标准 53 产品出厂检验标准 54 生产工艺标准 55 检验用作业指导书 56 生产用作业指导书 57 检测设备操作规程 58 生产设备操作规程
文件分发控制记录(两篇)
引言：文件分发控制记录是在企业或组织中管理和跟踪文件分发的一种方式。
通过记录文件的分发情况，可以确保文件的安全性和准确性，有效地管理和追踪文件的流转过程。
本文将详细讨论文件分发控制记录的相关内容，包括其背景和必要性、具体实施步骤、常见问题与解决办法以及总结。
概述：文件分发是指在组织内部或与外部合作伙伴进行文件传递的过程。
随着企业规模的扩大和业务的复杂性增加，文件分发管理变得愈发重要。
文件分发控制记录的建立和实施可以有效地管理和监控文件分发的每个环节，提高工作效率，减少错误和遗漏，确保文件的安全和准确性。
正文内容：一、背景和必要性1.公司信息化发展背景2.文件分发的风险和挑战3.文件分发控制记录的目的和意义4.文件分发控制记录的相关法律法规二、实施步骤1.确定文件分发的流程和环节2.设计和部署文件分发控制系统3.培训和指导员工使用文件分发控制系统4.文件分发记录的维护和更新5.定期评估和改进文件分发控制记录的效果三、常见问题与解决办法1.文件传递过程中可能出现的安全隐患a.文件丢失或泄露b.文件篡改或损坏c.未授权人员访问文件2.解决方法a.加密文件传输b.建立权限管理机制c.定期备份和检查文件四、文件分发控制记录的管理和监控1.记录文件分发的基本信息a.发件人和收件人的姓名和联系方式b.文件的名称、版本和大小c.文件分发的时间和地点2.文件分发控制记录的分类和归档a.按部门或项目分类b.遵循一定的命名和编号规则3.文件分发控制记录的审批和审核a.确保文件分发符合管理规范和流程要求b.审核文件分发的完整性和准确性五、总结文件分发控制记录的建立和实施对于组织内部的文件传递和管理具有重要意义。
它可以帮助提高工作效率，减少遗漏和错误，保证文件的安全性和准确性。
在实施文件分发控制记录过程中，需要注意安全隐患和常见问题的解决方法，并建立完善的文件分发控制记录管理和监控机制。
总结：文件分发控制记录是企业或组织内部管理和跟踪文件分发的重要方式。
记录控制程序
记录控制程序（依据GB/T19001-2000idtISO9001：2000标准）编制：审核：批准：编号：版本号：发布日期实施日期文件修改记录表记录控制程序1．目的证明公司的产品符合规定的质量要求以及为质量管理体系有效运行提供客观证据，并对持续改进提供信息。
2．范围本程序适用于与本公司质量管理体系运行、产品过程和质量管理体系有关的所有记录的控制和管理。
3．职责3．1总经办是记录控制的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立以及对各部门记录的检查、监督和指导的管理和控制，并负责记录归档工作。
3．2各部门负责本部门记录的管理和控制。
3．3实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、客观性、及时性负责。
4．工作程序4．1记录的分类a)与质量管理体系运行有关的记录；b)与产品实现过程质量有关的记录。
4．2记录的标识4．2．1记录应有唯一性的准确标识，以确保追溯性，总经办应制定统一的记录编号规则，各部门应按其规定正确实施。
4．2．2记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门在策划和设计时应予以注意。
4．3记录的填写4．3．1各部门实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清晰可辩，所记录数据的活动内容应真实、准确、完整、全面、充分，记录的传递、送达和收取应做到及时。
4．3．2记录的填写不得涂抹、省略。
4．3．3记录不得修改，但可勘误。
4．3．4为更好地监控质量管理体系运行，公司有关经营和生产记录要按照公司规定时间报送总经办、总经理审阅。
4．4记录的保存4．4．1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理。
4．4．2记录的贮存应有防盗、防火、防霉烂、防蛀虫和防潮等措施。
4．4．3各部门和单位应保护好记录，妥善保管，取保不丢失、不损坏和不变质。
4．5．记录检索4．5．1对归档保存或用其它方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。
体系文件记录表格汇总
记录控制清单JL—05记录控制清单JL—05记录控制清单JL—05文件资料控制清单JL—01文件发放登记表JL—02文件和资料借阅销毁登记表JL—03编号：文件更改申请表JL—04记录控制清单JL—05( ) 会议记录JL—08培训记录表JL—09培训考勤表JL—10培训申请表JL—11生产设施配置申请报告JL—12生产设施一览表JL—13编号：编制：日期：设施检修单JL—14设施报废单JL—15编号：在用设备（）检查记录JL—16（）人员任职能力记录表JL—17资格认可书JL—18产品要求评审表JL—19订单确认表JL—20订单确认表JL—20合同登记表JL—21顾客沟通记录JL—22供方调查评价表JL—23合格供方一览表JL—24供应商评核成绩表JL—25（）采购计划JL—26（）采购计划JL—26临时采购要求单JL—27进货检验记录JL—28进货检验记录JL—28进货检验记录JL—28关键元器件和材料清单JL—29关键元器件和材料定期确认检验记录JL－30过程确认记录JL—33监视测量设备一览表JL—34工程部经理审核计量校准计划JL—35自校记录JL—36自校记录JL—36顾客满意度调查表JL—38顾客满意度调查表JL—38检验设备运行例行检查的记录JL-37内部审核计划JL—39年月日年月日内审检查表JL—40不符合项报告JL—41流程：审核组填表管理者代表审阅审核组验证内审结论报告JL—42紧急放行申请报告JL—43紧急放行申请报告JL—43不合格品台帐JL—45纠正预防措施表JL—46产品变更记录JL－48认证标志使用记录JL－49编号：。
记录控制程序(附表单和流程图)
4. 职责
4.1 质管部是记录控制的归口管理部门，对各种记录进行管理和监督。
4.2 集团办公室是环境、安全卫生管理体系记录的管理，对各种记录进行管理和监督。
4.3 其他各部门各公司按本程序要求使用各种记录正常运作，并确保正常运作。
5.10.4有关财务、人事表单，其保存年限以国家规定办理。
5.10.5本程序规定的保存期限为最短期限，如与国家要求有矛盾时，按国家规定执行。
5.10.6记录应保存在安全、干燥的地方便于检索并注意防火、防虫蛀、防潮等工作。对于保存在磁盘内的记录须做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的资料丢失。
程 序 文 件
文件编号
02.D4.04
版次
1.0
机密等级
一般
页次
1/6
记录控制程序
制定日期
实施日期
版本
修订日期
修订页次
修订内容
修订者
页次
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
页版别
核准
会签
制定
程 序 文 件
文件编号
02.D4.04
版次
1.0
机密等级
一般
页次
2/6
记录控制程序
制定日期
5.5.1 严格按照相关程序文件或作业文件要求填写记录中相关项，在填报人、审核人栏中按要求签署作业人姓名或加盖专用章，并署明填写日期。如有详细时间的还应填写时、分。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
文件与记录控制程序
接收部门对接收的外来文件确认有必要发行时，由接收部门填写《文件拟制（修订）申请表》，经相关人员确认后发行，外来文件是外文版，申请发行部门必须译成中文后申请发行。对于品质和技术相关的外来文件须用纸质发行；其他的除特殊注明外采用电子档发行。
6.4.8.4外来文件的学习
各部门接收到品质和技术相关的外来文件后，需对文件容进行确认，并组织实施培训。
6.4.8.5外来文件的变更
当外来文件有变更时，由接收部门审核根据需要原接收文件是否需进行相应的变更。如果确定需变更，由接收部门申请重新换版发行，发行新版时应回收旧版文件。
6.4.9发给其他部门或机构的受控文件，如果之后不需要回收或回收有困难的，应盖蓝色“参考”印章。盖“参考”章的文件不再进行回收或更新。
6.6.2体系管理部门根据文件增领申请单上的数量进行文件发行。
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第4页
6.3 受控文件、表格的编制、修订
6.3.1文件、表格作成和审批见6.2.3条款。
6.3.2当三阶文件管控容涉及到到两个(或以上)的责任部门时,文件应商定由其中一个责任部门具体拟(制)定，经两个(或以上)的责任部门的经理共同审核批准。
3.3.2各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0相关文件
5.0名词定义：
5.1零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
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呼建发[2011]61号
1
毕学军
2011-5-5
市住建委
关于印发《呼伦贝尔市推广使用塔式起重机安全监控系统实施细则》的通知
呼建发
[2011]62号
1
毕学军
工会
于万学
归档
5
2011-5-13
市住建委
关于印发《2011年呼伦贝尔市建筑安全生产工作安排》的通知
呼建发[2011]104号
有效文件
程序文件
1
91
材料供应部
毕宗江
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第07号
有效文件
程序文件
1
91
办公室
季艳辉
发文登记表
编号：HFJA-CX-01-01-2009
发放
日期
文件编号
分发号
受控
状态
文件标题
份
数
页
数
发往单位
收文人
签字
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
蛙式打夯机安全操作规程
管理文件
58
HFJA/GL-33-2011
磨石机安全操作规程
管理文件
59
HFJA/GL-34-2011
机修工安全作业要求
管理文件
60
HFJA/GL-35-2011
手拉葫芦安全操作规程
管理文件
61
HFJA/GL-36-2011
千斤顶安全操作规程
管理文件
62
HFJA/GL-37-2011
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第04号
有效文件
程序文件
1
91
设备管理部
史凯
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第05号
有效文件
程序文件
1
91
安全生产部
于万学
2011-10-1
HFJA/A.00-01-23-2011
（2011）第06号
其他机械安全技术操作规程
管理文件
76
HFJA/GL-51-2011
海峰公司安全生产管理制度
管理文件
77
HFJA/GL-52-2011
海峰公司质量管理制度
管理文件
78
HFJA/GL-53-2011
海峰公司环境管理制度
管理文件
79
HFJA/GL-54-2011
施工现场环境管理工作实施细则
管理文件
80
HFJA/GL-55-2011
管理文件
66
HFJA/GL-41-2011
挖掘机安全操作规程
管理文件
67
HFJA/GL-42-2011
装载机安全操作规程
管理文件
68
HFJA/GL-43-2011
柴油机打桩机安全操作规程
管理文件
69
HFJA/GL-44-2011
振动沉拔桩机安全操作规程
管理文件
70
HFJA/GL-45-2011
螺旋钻机安全操作规程
市住建委
转发自治区筑建厅《关于全区建筑施工企业安全生产许可证核准工作程序有关问题通知》的通知
呼建发2011（26号）
1
毕学军
安全生产部
艾向东
归档
2
2011-3-20
市质量监督站
关于举办《全市建筑施工企业“三类人员”安全生产继续教育培训班》的通知
1
毕学军
工会
于万学
归档
3
2011-4-28
市质量监督站
国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知
机械设备安全操作规程
管理文件
63
HFJA/GL-38-2011
电气设备安全操作规程
管理文件
有效文件清单
单位：办公室编号：HFJA-CX-01-04-2009
序号
文件编号
文件名称
文件类别
备注
64
HFJA/GL-39-2011
电工安全作业操作规程
管理文件
65
HFJA/GL-40-2011
施工临时用电安全作业规程
文件类别
备注
43
HFJA/GL-18-2011
塔式起重机技术安全通则
管理文件
44
HFJA/GL-19-2011
塔式起重机装拆、保养安全操作规程
管理文件
45
HFJA/GL-20-2011
塔式起重机消防安全规程
管理文件
46
HFJA/GL-21-2011
汽车式起重机安全操作规程
管理文件
47
HFJA/GL-22-2011
工程技术、质量、计划部管理制度
管理文件
81
HFJA/GL-56-2011
财务部管理制度
管理文件
82
HFJA/GL-57-2011
设备管理部管理制度
管理文件
83
HFJA/GL-58-2011
材料供应部管理制度
管理文件
84
HFJA/GL-59-2011
办公室管理制度
管理文件
有效文件清单
单位：办公室编号：HFJA-CX-01-04-2009
13
HFJA/CX-12-2011
环境、职业健康安全运行管理控制程序
程序文件
14
HFJA/CX-13-2011
能源、资源管理控制程序
程序文件
15
HFJA/CX-14-2011
监视和测量装置控制程序
程序文件
16
HFJA/CX-15-2011
施工机械设备管理控制程序
程序文件
17
HFJA/CX-16-2011
履带式起重机安全操作规程
管理文件
48
HFJA/GL-23-2011
施工电梯安全操作规程
管理文件
49
HFJA/GL-24-2011
卷扬机安全操作规程
管理文件
50
HFJA/GL-25-2011
载重汽车安全驾驶规程
管理文件
51
HFJA/GL-26-2011
机动翻斗车安全驾驶规范
管理文件
52
HFJA/GL-27-2011
（2011）第01号
有效文件
文件更改通知单
1
1
南达汗小区项目部
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
（2011）第02号
有效文件
文件更改通知单
1
1
工程技术、质量、计划部
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
（2011）第03号
有效文件
文件更改通知单
1
1
财务部
2011-10-1
管理文件
30
HFJA/GL-05-2011
钢筋调直机安全操作规程
管理文件
31
HFJA/GL-06-2011
钢筋切断机安全操作规程
管理文件
32
HFJA/GL-07-2011
钢筋弯曲机安全操作规程
管理文件
33
HFJA/GL-08-2011
钢筋冷拉、张拉安全操作规程
管理文件
34
HFJA/GL-09-2011
有效文件
管理手册
1
43
工程技术、质量、计划部
邓建冰
2011-10-1
HFJA/A.00.01-2001
（2011）第03号
有效文件
管理手册
1
43
财务部
隋庆华
2011-10-1
HFJA/A.00.01-2001
（2011）第04号
有效文件
管理手册
1
43
设备管理部
史凯
2011-10-1
HFJA/A.00.01-2001
1
毕学军
安全生产部
艾向东
归档
6
2011-7-15
市造价管理站
关于调整内蒙古自治区建设工程定额人工工资单价的通知
内建工［2011］303号
1
毕学军
安全生产部
艾向东
归档
收文登记表
编号：HFJA-CX-01-05-2009
序号
收文日期
来文单位
文件标题
文件号
小型钻床安全操作规程
管理文件
53
HFJA/GL-28-2011
砂轮机安全操作规程
管理文件
54
HFJA/GL-29-2011
空气压缩机安全操作规程
管理文件
55
HFJA/GL-30-2011
井点设备安全操作规程
管理文件
56
HFJA/GL-31-2011
泵类机械安全操作规程
管理文件
57
HFJA/GL-32-2011
文件控制程序
程序文件
3
HFJA/CX-02-2011
记录控制程序
程序文件
4
HFJA/CX-03-2011
环境因素识别与评价控制程序
程序文件
5
HFJA/CX-04-2011
危险源辨识和风险评价控制程序
程序文件
6
HFJA/CX-05-2011
法律法规及其他要求管理控制程序
程序文件
7
HFJA/CX-06-2011
1
材料供应部
2011-10-1
HFJA-CX-01-03-2011
（2011）第07号