经典实用有价值的企业管理培训课件如何组织高效会议
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高效会议管理技巧教材PPT37页课件
21
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任 找共同點. ❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒. 適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌. 暴露自己一定的脆弱之處 保持適合自己的優雅儀表和風度
22
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
➢會議中的反饋技巧
必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.
主持人的技能
選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.
議 參會者的技能 會議的準備工作
參會者一定要具有傾聽能力. 一定要提前做好具體的準備工作.
開會的原因、目 的和結果
在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知
所有的參會者.
8
第2講 會議效率不高的原因及解決方案
要平等,不要有優越感.
23
第六講 主持人的會議管理技巧
➢傾聽的技巧
1.傾聽的禮節 聽聽別人的故事. ❖聽聽別人完整的故事. 先聽聽別人完整的故事. 2.傾聽的具體方法
Nod & smile(點頭且微笑) ❖Eye contact(眼神接觸) Listening voice(傾聽的“聲音”)
24
第6講 主持人的會議管理技巧
1.反饋的兩種類型
正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即表揚.
❖建設性反饋是一鐘勸告指導,即批評.
2.如何接受反饋.
仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.
❖弄清所有的問題以確定你的理解.
承認你聽到的和懂得的而不去爭論.
整理你聽到的,然後決定你同意什麼.
要開明,不要防衛性太強.
要包容,不要獨斷專橫.
14
第4講 成功會議的五種策略
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任 找共同點. ❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒. 適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌. 暴露自己一定的脆弱之處 保持適合自己的優雅儀表和風度
22
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
➢會議中的反饋技巧
必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.
主持人的技能
選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.
議 參會者的技能 會議的準備工作
參會者一定要具有傾聽能力. 一定要提前做好具體的準備工作.
開會的原因、目 的和結果
在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知
所有的參會者.
8
第2講 會議效率不高的原因及解決方案
要平等,不要有優越感.
23
第六講 主持人的會議管理技巧
➢傾聽的技巧
1.傾聽的禮節 聽聽別人的故事. ❖聽聽別人完整的故事. 先聽聽別人完整的故事. 2.傾聽的具體方法
Nod & smile(點頭且微笑) ❖Eye contact(眼神接觸) Listening voice(傾聽的“聲音”)
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第6講 主持人的會議管理技巧
1.反饋的兩種類型
正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即表揚.
❖建設性反饋是一鐘勸告指導,即批評.
2.如何接受反饋.
仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.
❖弄清所有的問題以確定你的理解.
承認你聽到的和懂得的而不去爭論.
整理你聽到的,然後決定你同意什麼.
要開明,不要防衛性太強.
要包容,不要獨斷專橫.
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第4講 成功會議的五種策略
高效会议管理技巧培训教材
高效会议管理技巧培训教材高效会议管理技巧培训教材一、前言现代企业管理中，会议是极其重要的一项工作。
会议可以让企业成员沟通交流，提高团队协作能力，解决工作中的问题，推进项目进展，达成商业目标。
然而，对于很多人而言，在很多场合下开会都变成了让人感到沉闷和浪费时间的事情。
为什么会议如此无聊和无效？这是因为很多人并未掌握高效会议管理技巧，也未能很好地组织和进行会议。
而这也是本文试图解决的问题，即提供一份高效会议管理技巧的培训教材，帮助企业管理者和工作人员更好地处理会议事宜。
二、会议前的准备1.明确会议目的在召开会议之前，主持人必须要明确会议的目标和主题，以确保会议内容和讨论符合这个目标。
比如，目的可能是评估目前项目的进展情况，或者制定下一步的计划和目标。
2.参与者清单主持人必须清楚地知道谁应该参加会议。
为了避免错过某些重要人物，主持人必须列出参会人员清单，以便在会议开始前跟这些人确认一下是否能够出席。
3.确定会议时间和地点确保会议时间和地点会方便所有参与者。
要考虑工作时间，提前预留一些时间给大家准备，明确会议所需的设备，以及会议的时长。
4.会议议程主持人根据会议目的，制定一个详细的会议议程，包括会议主题、每个议程主题所分配的时间、每个议程主题的负责人等。
5.通知参会者主持人必须与所有参与者确认好参加会议的时间、地点和议程，确保每个参与者都知道会议的顺序和议程。
三、会议中的任务1.准时开始和结束会议如果打算开一个两小时的会议，请确保准时开始并准时结束。
因为每个人的时间都非常宝贵，不要让参会者在会议开始前或结束后浪费时间。
2.确保会议有序主持人应该确保会议有序，并掌握一个紧凑的进度表。
如果大家各自讨论他们的私人议题，或者主持人没有能力控制话题，那么会议可能会失控。
3.尊重每个参会者要尊重每一个参加会议的人，了解他们的需求和观点。
如果有人喜欢在会议中自己讲话，那么主持人通常会告诉他们在会后联系其他人，而不是打断其他人的发言。
高效会议组织与管理教材(PPT 66页)
切记:会前准备失败了,就意味着准备失败
会议室的布置
桌位
文件
名牌
准备
音响
如何布
饮品
设备
置会场
习惯
桌位
花草
排列
气味
Page 20
2.会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 确会议目的
（5~12人为宜），明
(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备
(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免
总经理， 议室门 都是很健忘 好会议 他人员。份，并定 结果做
保证总经 上贴上 的，否则就 记录
期跟踪各 到九段，
理在会前 小条： 不会经常对 （在得
项任务的 形成不
知悉缺席 此会议 过去一些决 到允许
完成情况，依赖于
情况，也 室明天 定了的事， 的情况
并及时汇 任何能
给总经理 几点到 或者记不清 下，做
1、会议态度不好
态度坚决
会议主持人
值得信赖
与会人员
与会人员 获得成就感
会议中的典型问题及应对
2、漫不经心的与会者
开会通知 准备事项
两手空空的与会者
临时抱佛脚的与会者
会议
基于会前的准备运作会议
以理解报告的内容为前提开展讨论 直接罗列问题 要求发表准备内容
会议中的典型问题及应对
3、毫无反馈的时候
勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备
细准备 细准备 细准备 细准备 细准备
做记录 发纪录
做记录 发纪录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任
会议室的布置
桌位
文件
名牌
准备
音响
如何布
饮品
设备
置会场
习惯
桌位
花草
排列
气味
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2.会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 确会议目的
（5~12人为宜），明
(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备
(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免
总经理， 议室门 都是很健忘 好会议 他人员。份，并定 结果做
保证总经 上贴上 的，否则就 记录
期跟踪各 到九段，
理在会前 小条： 不会经常对 （在得
项任务的 形成不
知悉缺席 此会议 过去一些决 到允许
完成情况，依赖于
情况，也 室明天 定了的事， 的情况
并及时汇 任何能
给总经理 几点到 或者记不清 下，做
1、会议态度不好
态度坚决
会议主持人
值得信赖
与会人员
与会人员 获得成就感
会议中的典型问题及应对
2、漫不经心的与会者
开会通知 准备事项
两手空空的与会者
临时抱佛脚的与会者
会议
基于会前的准备运作会议
以理解报告的内容为前提开展讨论 直接罗列问题 要求发表准备内容
会议中的典型问题及应对
3、毫无反馈的时候
勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备
细准备 细准备 细准备 细准备 细准备
做记录 发纪录
做记录 发纪录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任
《高效会议管理课件》
3 时间分配
对每个议题分配适当的时 间，避免浪费时间或过度 拖延。
会议中的决策和问题解决
集思广益
通过群体思维和团队合作，达成 更好的决策。
头脑风暴
利用头脑风暴的方法，寻找解决 问题的创新思路。
分解问题
将复杂问题分解成更易解决的子 问题，逐步找到解决方案。
会议纪要的撰写和分发
1
内容概括
2
准确、简明地概括会议讨论和决策的要
高效会议管理课件
了解会议的定义和重要性，掌握高效会议的管理技巧，提高会议的效率和有 效性。
会议前的准备工作
目标明确
确定会议的目标和议程，确保会议的焦点和效 果。
场地和设备
预先检查会议场地和所需设备，确保一切准备 就绪。
邀请参会者
精确邀请参会者，并提供会议的时间、地点和 预备材料。
资料和文档
准备好与会议主题和议程相关的资料和文档。
点。
3
准备工作
在会议结束后尽快整理会议纪要所需的 材料和笔记。
验证和分发
确认纪要的准确性，核对与会者的名单 并分发给相关人员。
会议后的总结和改进措施
总结会议成果
回顾会议的主要讨论和决策，总结会议的成果 和收获。
改进措施
根据反馈和评估结果，制定改进措施并在下次 会议中应用。
反馈和评估
邀请参会者提供反馈，评估会议的效果和改进 的空间。
会议的流程和议事规则
1
讨论和决策
2
鼓励参会者发表观点，促进讨论和决策
的过程。
3
开场白
简要介绍会议目的和议题，明确会议的 流程和规则。
时限控制
设定合理的时间限制，保证每个议题有 足够的讨论时间。
高效会议管理技巧1(ppt版)
等.
第二十页，共五十四页。
20
第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
第二十八页，共五十四页。
28
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
第十七页，共五十四页。
第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
4
第四页，共五十四页。
第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
5
第二十页，共五十四页。
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
27
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
第二十八页，共五十四页。
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
第十七页，共五十四页。
第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
4
第四页，共五十四页。
第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
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企业高效会议秘籍管理培训课件PPT模板公司高效会议技巧组织开会 (28)
主题1：筹划会议
高效的会议管理培训
充分确认会议目的和议题
1
以自身的经验、知识或信息 等为基础，就议题进行协商
2
对议题进行分析，讨论其中
3
的问题是什么
会议参加者准备 相关事项
6
完成自己需要准备的资料， 如有必要，也复印一下其他
人的资料
5
在自己的立场上思考与主持 者和其他发言者的互动
4
寻求问题的解决对策和可行
会场整理
在使用会议室时，会后的会场整理也很重要。 会后整理不是某个人要做的事，而应当由所 有参加者协作完成。
高效的会议管理培训
会后整理检查项目
➢ 桌子和椅子恢复原状了吗？ ➢ 白板擦了吗？ ➢ 杯子和烟灰缸整理了吗？ ➢ 桌子上擦干净了吗？ ➢ 没有遗忘的东西吗？ ➢ 垃圾扔掉了吗？ ➢ 确认电源开关等关闭了吗？ ➢ 会议器材归还了吗？
思考会议的必要性
Thinking about the necessity of meeting
最大限度地减少会议
Minimize meetings
• 是一定要召开的会议吗？ • 不能由自己决定吗？ • 没有更好的方式吗？
• 不能减少参加者吗？ • 不能减少会议频率、时间和资料吗？ • 不能进行更为妥帖的运作吗？
高效的会议管理培训
会中充分讨论
会前全面准备
02
01
04 03
成功的会议
会后坚决执行
成功的会议管理模式 最后，请记住三个简单却很有意义的公式：
高效的会议管理培训
01
开会+不落实=0
02
03
布置工作+不检查=0
抓不落实的事+追究不 落实的人=落实
高效会议管理培训ppt完整版x
高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
如何组织高效会议PPT课件
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
高效会议管理技巧培训教材(PPT82页)
高效会议管理技巧培训教材(PPT82页)培训课件培训 讲义培 训ppt教程管 理课件 教程ppt
会议本身要遵守的规则（二）
6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量
高效会议管理技巧培训教材(PPT82页)培训课件培训 讲义培 训ppt教程管 理课件 教程ppt
会议需要管理
吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
第一讲 当今会议面面观
• 会议的意义 • 会议的目的 • 会议的种类 • 会议的频繁 • 会议成本的计算
集思广益图
甲
乙
会议
丙
想法 想法 想法
好创意 好点子
会议的意义
• 会议是一个集思广益的渠道 • 会议显示一个组织或一个部门的存在
• 会议是一种群体沟通的方式
会议的目的
• 开展有效的沟通 • 传达资讯 • 监督员工、协调矛盾 • 达成协议与解决问题 • 资源共享 • 开发创意 • 激励士气 • 巩固主管地位
达成协议与解决问题
• 会议的时间成本 • 直接的会议成本 • 效率损失成本
高效会议管理技巧培训教材(PPT82页)培训课件培训 讲义培 训ppt教程管 理课件 教程ppt
高效会议管理技巧培训教材(PPT82页)培训课件培训 讲义培 训ppt教程管 理课件 教程ppt
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 • 会议效率不高的原因及预防性管理 • 高效会议的八大特征 • 会议规范
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则 会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境 地。
高效会议管理(定稿).ppt
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
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三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
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2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
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2019年8月3
感谢你的观看
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会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
经典实用有价值的企业管理培训课件：高效的时间和会议管理技巧
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职业化的意识
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课程大纲
1、职业化的基础
2、职业化的心态 3、职业化的意识 4、职业化的道德 5、职业化的行为
6、职业化的礼仪
7、职业化的人际 8、职业化的生涯
2013-10-5 4
职业化的基础
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人生四大定律
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职业化基础定律
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职业化的礼仪
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谢谢大家
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谢谢大家
Trainer：Hardy Mok
高效会议课件：五步帮您提高会议效率
为每个工作和措施分配责 任，并明确时间节点记录及时分发给 与会人员，以便他们可 以继续推进工作并了解 后续行动计划。
会后处理
总结会议收获和不足
会议结束后，总结会议的 收获和不足之处，以便在 下次会议中做出改进。
明确下一步工作和措 施
确定下一步的工作和具体 措施，确保会议的成果能 够转化为实际行动。
确认各项工作责任和 时间节点
调查与会人员时间和 地点
了解与会人员的时间安排 和地点偏好，以确保会议 在最佳时间和地点举行。
会议通知
1 清晰简洁的主题和议程 2 明确时间、地点和参会
人员
在会议通知中清晰地描述会
议的主题和议程，以便与会
确保会议通知包含准确的时
人员了解会议内容。
间、地点和与会人员的信息，
避免混淆和误解。
3 提醒相关人员关注会议安排
讨论。
围
作为会议组织者，引导并维持会议的 秩序和活跃氛围，确保每个人的参与 和讨论。
会议记录
1 明确记录人员和工
具
2 准确记录会议内容
和结论
确定会议记录人员，确 保他们具备记录会议的 能力和使用合适的工具。
记录会议讨论的重要内 容和结论，以便参会人 员可以回顾和了解会议 的结果。
3 将会议记录分发给
高效会议课件：五步帮您 提高会议效率
有效的会议是提高团队效率的关键。本课件将为您介绍五个步骤，帮助您组 织高效的会议，节约时间和提升产出。
会前准备
明确会议目的和议程
确保每个会议都有明确的 目标和议程，以便参与者 知道他们需要准备什么。
邀请有关人员和准备 资料
确定与会人员并邀请他们 参加，并准备有关讨论主 题的资料。
在会议通知中提醒与会人员关注会议安排，以确保他们做好准备并准 时参加会议。
会后处理
总结会议收获和不足
会议结束后，总结会议的 收获和不足之处，以便在 下次会议中做出改进。
明确下一步工作和措 施
确定下一步的工作和具体 措施，确保会议的成果能 够转化为实际行动。
确认各项工作责任和 时间节点
调查与会人员时间和 地点
了解与会人员的时间安排 和地点偏好，以确保会议 在最佳时间和地点举行。
会议通知
1 清晰简洁的主题和议程 2 明确时间、地点和参会
人员
在会议通知中清晰地描述会
议的主题和议程，以便与会
确保会议通知包含准确的时
人员了解会议内容。
间、地点和与会人员的信息，
避免混淆和误解。
3 提醒相关人员关注会议安排
讨论。
围
作为会议组织者，引导并维持会议的 秩序和活跃氛围，确保每个人的参与 和讨论。
会议记录
1 明确记录人员和工
具
2 准确记录会议内容
和结论
确定会议记录人员，确 保他们具备记录会议的 能力和使用合适的工具。
记录会议讨论的重要内 容和结论，以便参会人 员可以回顾和了解会议 的结果。
3 将会议记录分发给
高效会议课件：五步帮您 提高会议效率
有效的会议是提高团队效率的关键。本课件将为您介绍五个步骤，帮助您组 织高效的会议，节约时间和提升产出。
会前准备
明确会议目的和议程
确保每个会议都有明确的 目标和议程，以便参与者 知道他们需要准备什么。
邀请有关人员和准备 资料
确定与会人员并邀请他们 参加，并准备有关讨论主 题的资料。
在会议通知中提醒与会人员关注会议安排，以确保他们做好准备并准 时参加会议。
高效会议管理(ppt 31页)
7
二、会议前的准备
1
2
3
会议目的
4
5
6
选择适合的与会者 选择会议时间和地点
制定会议议程 准备会议资料
会前沟通 会场准备
会议计划表
8
1、会议目的
★ 会议目的
会议结束时达成的结果 解决问题 制定计划 做出决策
★ 会议目的应该符合以下标准
具体明确 SMART 结果导向
9
2、准备会议资料
• 会前资料准备和发放 • 会中资料的准备
30
Th谢a谢n谢观k谢赏Y!o！u
31
12
4、选择合适的与会者
★ 确定参会人员
有权做决策的人 了解信息的人 其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人
★ 分配会议的角色
13
5、安排会议角色
★ 行为描述：
在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动； 修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟 至下次会议的事项等等； 在会后及时发布会议纪要。
10AM-12AM 适合集思广益
1PM-3PM
3PM-5PM 最好不安排会议
20
7、制定会议议程
有效议程必须要满足下列条件
◆ 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 ◆ 按议题的逻辑编排 ◆ 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来 ◆ 每一议程项责任到人21三、会源自中的注意事项1、五个会议步骤
★ 记录人：
确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论； 发布审核后的会议纪要给相关与会者； 跟踪会议纪要的落实。
14
5、安排会议角色
★ 行为描述：
按照议程要求为会议计时； 如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间； 引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间； 在会议结束前确定下次会议的时间； 及时提醒分阶段参与的人员及时到会。
二、会议前的准备
1
2
3
会议目的
4
5
6
选择适合的与会者 选择会议时间和地点
制定会议议程 准备会议资料
会前沟通 会场准备
会议计划表
8
1、会议目的
★ 会议目的
会议结束时达成的结果 解决问题 制定计划 做出决策
★ 会议目的应该符合以下标准
具体明确 SMART 结果导向
9
2、准备会议资料
• 会前资料准备和发放 • 会中资料的准备
30
Th谢a谢n谢观k谢赏Y!o！u
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4、选择合适的与会者
★ 确定参会人员
有权做决策的人 了解信息的人 其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人
★ 分配会议的角色
13
5、安排会议角色
★ 行为描述：
在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动； 修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟 至下次会议的事项等等； 在会后及时发布会议纪要。
10AM-12AM 适合集思广益
1PM-3PM
3PM-5PM 最好不安排会议
20
7、制定会议议程
有效议程必须要满足下列条件
◆ 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 ◆ 按议题的逻辑编排 ◆ 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来 ◆ 每一议程项责任到人21三、会源自中的注意事项1、五个会议步骤
★ 记录人：
确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论； 发布审核后的会议纪要给相关与会者； 跟踪会议纪要的落实。
14
5、安排会议角色
★ 行为描述：
按照议程要求为会议计时； 如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间； 引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间； 在会议结束前确定下次会议的时间； 及时提醒分阶段参与的人员及时到会。
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如何进行预防性管理
效率不高的原因
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且 最好围着圆桌进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的 人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参 加者几类。
如何组织高效会议
2010-8-18
据调查，经理级和专业人员每周约 花1/4的时间在开会上。美国权威机构 的统计表明，每年企业因不当的会议管 理导致的损失高达60亿美元。
另一项调查表明，企业80%的员工 提升来源于其在会议上的表现引起上司 的注意和赏识。
如何开会，如何使会议有效益和 有效率，对于企业和企业人来说，都具 有重要的意义。
会议规范种类
1、时间安排方面的规范 2、固定的会议流程规范 3、会议本身要遵守的规则
会议时间安排的规范
上午9:30-10:00点之间，正是员工从家到公司，准备开始 一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还 需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间 段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析 ，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
结束会议 •总结 •安排下次会议
跟踪 •备忘录 •跟踪计划
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本 点。
（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间 安排、相关规章制度；指定会议记录人。
会议需要管理
吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
一、 初识会议
会议算
会议的意义
1、会议是一个集思广益的渠道 2、会议显示一个组织或一个部门的存在
原因 时间安排得不合适 地点安排得不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 参会者的技能不够 准备工作不够充分 目的和结果不明确
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘， 无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断， 无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。
选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一 职。
参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果
的和结果
通知所有的参会者。
高效会议的八大特征
1、只在必要时召集 2、会前充分筹划 3、拟订和分发会议程表 4、遵守时间 5、一切按部就班 6、请最有经验的和有才能的人出席 7、作出评论和归纳 8、记录所有决定、建议和负责人
会议的时间成本
时间成本=参加会议的人数×（与会者的 准备时间+与会者的旅游时间+会议服务 人员工作时间） 会议成本并不是很直观转化为金钱成本 金钱成本=与会人员时间成本×与会人员 平均每小时的薪水
直接的会议成本
直接的会议成本=会议设施租用费+会议场地租赁费 +交通费用+食宿费用+会议资料准备费
效率损失的费用
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有 可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的损失，就是效率损失成本。
二、会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范
会议效率不高的原因
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
会议的频率
固定的部门会议：
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被 动。
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则会给 公司造成沉重的负担。
处理突发事件的会议
3、会议是一种群体沟通的方式
集思广益图
甲
乙
会议
丙
想法 想法 想法
好创意 好点子
会议的目的
1、开展有效的沟通 2、传达资讯 3、监督员工工作、协调矛盾 4、达成协议与解决问题 5、决策和资源共享 6、开发创意 7、激励士气 8、巩固地位
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
会议的三大致命伤
1、主持人的技巧 2、会议的地点 3、会议的准备工作
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类
按开会目的分类
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政策 的会议
2.当众表扬或批评别人的会 议
3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议（例会） 5.集思广益的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则 会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境 地。
一对一会议
建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发 生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
会议成本的计算
1、会议的时间成本 2、直接的会议成本 3、效率损失成本
会议的时间成本
时间成本=参加会议的人数×（与会者的 准备时间+与会者的旅游时间+会议服务 人员工作时间） 会议成本并不是很直观转化为金钱成本 金钱成本=与会人员时间成本×与会人员 平均每小时的薪水
上午10-12点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个 时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会 谈的最佳时机。
下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头 脑风暴，不断想出新点子、新方法。
。
固定的会议流程规范
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 •安排 •规章制度
3 2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结