信息化条件下保密管理工作的难点和对策

信息化条件下保密管理工作的难点和对策
摘要：本文首先分析了档案工作信息化的概念，接下来详细阐述了当下我国档
案信息化当中存在的一些问题，最后对强化我国档案信息化管理的相关措施做论述，希望通过本文的分析研究，给行业内人士以借鉴和启发。

关键词：信息化；保密管理；难点；对策
引言
经济的发展为技术发展带来了无限可能，为人们工作提供了便利，使工作效
率大大提升。

信息技术在一定程度上推动了社会的发展进步，但另一方面也引发
诸多信息安全问题，企业的保密管理工作受到威胁，面临企业信息泄露的危险，
若不进行有效处理，会给企业造成经济损失，也会影响企业的顺利发展，危极企
业的根本利益。

1档案工作信息化的概念
做好档案工作信息化建设，首先要弄明白相关概念。

是不是只要在电脑里或
网络中录入档案资料信息就是实现了档案工作信息化？当然，这种理解比较简单。

事实上，档案工作信息化有以下几个特征：档案工作中大规模运用信息技术，实
现档案资料的信息化转化，具有比较完善的档案工作信息网络，有精通信息技术
的人才和政府财政支持及各类政策的保障。

具体到概念上来讲，档案工作信息化
就是指把档案资料信息的汇总、收集、存储、检索、管理、挖掘利用等工作通过
现化信息、网络等技术进行综合记录的过程。

传统档案管理方式经过多年的发展，虽然有了长足的进步，但也存在各种问题，比如效率低下、检索不便、保存不当
等问题一直得不到很好解决。

相比之下，档案工作信息化就能更好地保存各单位、个人在发展历程中的重要信息，能提高效率、方便检索、便于保存，对于服务社
会具有重要意义。

2当下我国档案信息化当中存在的一些问题
2.1对于档案管理工作的重要性认识不足
因为长期以来很多单位、企业认为档案管理工作不能够给其带来切实的经济
效益，对此，就对其选择了主观忽视，这样情况由来已久，由于历史原因，人们
对于档案的理解还不够深刻，没有意识到其中的重要性。

档案信息化管理不仅仅
是将资料录入电脑的单纯行为，而是具有系统性的完整过程。

2.2档案管理信息化没有得到彻底落实
就目前我国情况看来，有很多的政务部门以及单位还有没能够彻底落实档案
信息化管理，并且对于档案管理也没有制定相对完善的制度与标准，在给群众服
务这一方面，主要还是要依靠政府人员，档案信息化管理没有充分发挥出其作用，所以，我们有必要主动做出改变，这样才能够让行政管理有所创新与发展，确保
高效的服务型政府顺利建设。

3强化我国档案信息化管理的相关措施
3.1信息数据自身的加密技术
对于信息方面的安全保密问题主要是使用加密技术来解决，信息加密具体就
是说的经由对信息重新整合，借此来实现只有收发双方才能够认知信息的目的。

这种技术具体可以将其分成双钥匙加密以及单钥匙加密。

利用单个钥匙将信息加
密具有计算量小、效果高等等特点，但是这种计算方法在分布式系统上使用有一
定难度，因为其钥匙管理较为困难，这样让使用成本也相对较高。

双密钥匙加密
在网络中使用最为广泛，因为其有两个密码钥匙，可以通过两者的搭配来实现加
密或者解密的过程，较为适用于分布式系统数据加密。

3.2强化企业档案信息化与涉密档案的融合管理
企业涉密档案分为国家秘密档案、企业秘密档案。

国家秘密文件本就通过机
要通道纸质传递、签收、登记、人工流转传阅，流转完毕签字移交归档。

国家秘
密档案解禁前严禁数字化处理，在国家未出台政策、安全保密技术不允许的前提下，文件题名与文号、文件内容等相关信息严禁录入企业内部档案信息管理系统，只允许涉密单机录入或手工登记检索条目，工作查询严格规范审批手续，最大限
度的保证国家秘密安全。

公司的企业秘密档案，按类分为商业秘密、工作秘密档案，按重要程度分为核心商密、普通商密、内部事项档案。

按照公司文档一体化
要求，把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，
同步推进。

公司各业务在办公系统中产生的企业涉密信息，归档后如何进行保护
和利用，在信息化技术飞速发展的今天如何保证公司商业秘密和敏感信息档案的
安全，是企业档案工作者不能忽略的重要问题。

首先，制度约束是保障企业秘密
档案保密安全的防护网。

公司总部制定了《档案管理办法》《保密工作管理办法》《保护商业秘密规定》《保密工作奖惩办法》《领导人员保密工作责任追究管理
办法》《涉密办公自动化设备保密管理规定》《商业秘密安全保护技术规范》等
通用制度，下发了《关于进一步加强档案数字化外包安全管理工作的通知》《关
于强化信息内网办公计算机电子文档安全保护的通知》《关于切实加强涉密文件
定密和流转管理的通知》《进一步加强数据安全工作的通知》《企业涉密事项目录》等文件，对企业秘密从产生到归档、借阅作出明确的规范要求。

其次，网络
安全是保障企业秘密档案保密安全的基石。

通过加强与信息系统管理部门沟通与
联系，强化档案信息管理系统保密安全措施，及时反馈档案信息系统中存在的安
全漏洞并加以解决，如严格内外网物理隔离、加装防火墙、实时更新的杀毒软件、设置访问权限、身份识别、管理和利用日志追溯、档案海量数据库数据定时备份等。

第三，规范管理是保障企业秘密档案保密安全的根本。

在公司自动化办公系
统中生成的企业秘密资料通过技术手段控制严禁电子流转。

归档的企业秘密资料
在电子利用过程中严格进行权限设置，仅对涉密事项产生流程人员和业务分管领
导开放查询利用权限，员工通过档案管理信息系统看查询相关事项电子条目，涉
密和敏感档案全文电子信息予以屏蔽，绝不擅自扩大知悉范围，确因工作需要利
用调阅的办理规范的审批手续。

第四，考核约束是保障企业秘密档案保密安全的
手段。

公司将信息管理、保密失泄密、保密违规违纪、档案管理明确纳入员工绩
效管理、企业负责人考核中的减分项指标中，层层落实，拧紧维护企业秘密安全绳，切实保障企业经济和社会效益。

3.3把握档案管理信息系统建设的保密要素功能
企业档案馆（室）既是档案接收、保管和提供利用部门，也是企业重点保密
要害部门。

随着企业办公自动化的推进和档案管理信息管理系统的不断优化和升级，实现了档案管理信息系统由条目化存储向档案全息数字化信息存储转变，实
现了仅由档案管理人员使用系统到对企业全体员工开放利用的转变，实现了从独
立档案信息管理系统向与企业办公自动化系统、企业各业务管理系统一体化管理
转变。

公司在档案信息管理系统的发展过程中始终将档案信息保密安全作为信息
系统开发的要素，无论是最初的条目化管理还是档案全息数字化管理，均从技术
角度采取安全措施，企业内部网络与互联网物理隔离，分层、分类设置系统管理
人员权限，根据企业员工的不同工作岗位配置不同的查询利用权限，控制电子档案查询的下载与可读性操作，系统操作日志与查询日志的可追溯、可跟踪功能，以保证企业全息电子信息档案的安全性、真实性。

结语
总而言之，单位的工作发展中，对计算机信息网络技术的应用依赖性会愈来愈大，这就要求从多方面加强重视，做好单位的信息保密管理工作，这是保障单位良好发展的基础。

通过对实际工作当中的保密管理发展的相关理论探究，进一步认识到保密管理工作的重要性，希望未来的发展过程中，我国的单位在保密管理方面的发展有更大的进步。

参考文献
[1]周一波.保密工作管理信息系统的框架设计[J].电子技术与软件工程，2017（7）：67-68.
[2]马秀娟.信息化条件下的信息安全保密工作[J].机电兵船档案，2017（5）：25-26.。