文档管理制度
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度第一章总则第一条为了加强公司文档管理，保障文档的安全、完整和有效，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，对公司文档的生成、传递、存储、使用、销毁等环节进行规范。
第三条公司文档管理应遵循以下原则：（一）文档的真实性：文档内容应真实反映公司的业务活动，不得虚构、篡改、隐瞒。
（二）文档的完整性：文档应包括所有必要的信息，不得遗漏关键内容。
（三）文档的机密性：对涉及公司商业秘密的文档，应采取相应的保密措施。
（四）文档的及时性：文档的生成、传递、存储和使用应保证时效性，及时反映公司业务发展状况。
（五）文档的规范性：文档应符合国家法律法规、行业标准和公司规定的要求。
第四条公司设立文档管理委员会，负责对公司文档管理工作进行统筹规划、组织协调和监督考核。
文档管理委员会由总经理、各部门负责人及文档管理员组成。
第五条公司各部门应指定一名文档管理员，负责本部门文档的管理工作，确保文档的安全、完整和有效。
第二章文档的生成与传递第六条公司员工在开展业务活动中，应按照公司规定的要求，生成、使用和保存文档。
第七条文档生成时，应确保内容真实、完整、准确，不得虚构、篡改、隐瞒。
第八条文档传递应通过公司内部办公系统、电子邮件、快递等途径，确保传递安全、迅速。
第九条对涉及公司商业秘密的文档，应在文档上标注“保密”字样，并按照公司保密规定进行管理。
第十条文档传递过程中，应确保接收人具备阅读权限，不得向无关人员泄露文档内容。
第三章文档的存储与使用第十一条公司应建立文档存储管理制度，对文档进行分类、归档、编号，确保文档检索便捷、查阅方便。
第十二条文档存储应采用纸质文档和电子文档两种形式，纸质文档应存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用文档柜中；电子文档应存储在公司的服务器或云存储平台上，并采取加密、备份等安全措施。
第十三条员工在使用文档时，应遵循文档的使用规定，不得私自复制、打印、泄露、销毁文档。
办公室文档管理制度
办公室文档管理制度引言概述：办公室文档管理制度是组织内部对文档进行规范管理的一种制度。
它的目的是确保文档的有效性、可靠性和安全性，提高办公效率和工作质量。
本文将从四个方面详细阐述办公室文档管理制度的重要性和具体内容。
一、文档分类管理：1.1 文件归档：根据文件的性质和用途，对文档进行分类归档，如行政文件、财务文件、人事文件等，以便于查找和管理。
1.2 文件编号：为每一个文档分配惟一的文件编号，以便于标识和追踪文档的使用情况，避免文档丢失或者混淆。
1.3 文件保管：建立专门的文件保管室或者柜子，确保文档的安全存放，防止丢失或者被未授权人员访问。
二、文档审批流程：2.1 审批权限设定：根据岗位职责和工作需要，设定不同人员的审批权限，确保文档的审批流程合理、高效。
2.2 审批流程规范：明确文档的审批流程，包括起草、审核、批准等环节，规定每一个环节的责任人和时间限制，避免文档在流程中浮现滞留或者延误。
2.3 电子审批系统：借助电子审批系统，实现文档的在线审批，提高审批效率和准确性，减少纸质文档的使用和存储。
三、文档存储和共享：3.1 电子文档存储：建立统一的电子文档存储系统，将文档以电子形式存储，方便查找和共享，减少纸质文档的使用和占用空间。
3.2 权限管理：对文档进行权限管理，设置不同人员的访问权限，确保文档的机密性和安全性。
3.3 共享平台建设：建立共享平台，方便不同部门之间的文档共享和协作，提高工作效率和沟通效果。
四、文档更新和备份：4.1 定期更新：对于时常变动的文档，如政策文件、规章制度等，定期进行更新，确保文档的及时性和准确性。
4.2 备份措施：建立文档备份制度，定期对文档进行备份，防止因意外事件导致文档丢失或者损坏。
4.3 灾备计划：制定文档灾备计划，明确文档灾难恢复的步骤和责任人，确保文档在灾难事件中能够及时恢复和恢复。
结论：办公室文档管理制度是组织内部重要的管理制度，通过合理的文档分类管理、审批流程、存储和共享、更新和备份措施，能够提高办公效率和工作质量，确保文档的有效性和安全性。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施一、制度目的在企业的日常运营中，各种文档和资料是必不可少的。
为了确保文档的安全性、完备性和便捷性，需要建立健全的文档资料管理制度。
本制度的目的是规范企业内部文档资料的管理流程和方式，确保文档资料的有效利用和保密。
二、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门和员工，在进行文档资料管理时，都必须遵守本制度的规定。
三、制度内容1.文档资料分类根据文档资料的内容和用途，对文档资料进行分类，便于管理、查找和利用。
常见的文档资料分类包括但不限于：文件、报告、表格、合同、图纸、备忘录等。
2.文档命名规范为了方便文档的识别和检索，制定文档命名规范。
文档命名规范可以包括但不限于：使用简洁明了的名称、包含日期和版本号、避免特殊字符等。
3.文档资料保存和归档制定文档保存和归档的具体流程和步骤。
文档一般可以保存在企业的电脑系统中，也可以保存在云端存储服务中。
对于重要的文档和资料，应进行定期的备份和归档。
同时，制定文档保存时限，对于过期的文档及时进行清理和销毁。
4.文档资料查阅和使用规定文档资料查阅和使用的权限和流程。
对于需要查阅和使用文档资料的员工，应经过相应的审批和授权，确保文档的保密性和准确性。
5.文档资料安全管理建立文档资料的安全管理制度，包括但不限于：设置访问权限、加密重要文档、限制文档的传输、定期进行安全检查等。
四、实施措施1.建立文档资料管理部门企业应设立专门的文档资料管理部门或委派专人负责文档资料的管理工作。
该部门或专人负责制定并执行文档资料管理制度。
2.培训员工对所有员工进行文档资料管理的培训，使其了解文档资料管理的重要性和基本要求，并掌握相关操作和技能。
3.采用专业的文档管理软件企业可以选择合适的文档管理软件，用于管理和组织文档资料。
这些软件通常具备分类、版本控制、权限管理等功能，可以提升文档管理的效率和便捷性。
4.定期检查和评估定期对文档资料管理制度进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
文档的管理制度
文档的管理制度一、总则为了规范和规范文档的管理，提高文档的使用效率和安全性，制定本文档管理制度。
二、适用范围本文档管理制度适用于公司内所有与文档创建、使用、存储、调阅、传输等相关的工作，并适用于所有员工。
三、文档管理的基本原则1、合规性原则：所有文档管理工作必须符合国家法律法规和公司规定。
2、公开透明原则：节省公司内信息，除非受到保密规定限制，否则应当以透明公开的方式管理。
3、保密原则：对于公司机密文档，必须严格控制，确保不泄密。
4、有序性原则：文档管理必须按照规范、有序的程序进行。
四、文档的分类根据不同的功能和内容，文档可以分为以下几种：1、行政文档：包括公司规章制度、通知公告、行政文件等。
2、业务文档：包括合同、报价单、业务计划等。
3、技术文档：包括技术方案、产品说明书、测试报告等。
4、财务文档：包括财务报表、发票、结算单等。
5、人事文档：包括员工档案、培训计划、招聘信息等。
5、其他文档：包括会议纪要、项目进展报告等。
五、文档的创建和修改1、文档的创建必须经过审核和批准程序，对于涉及公司利益和安全的文档，必须经过相关部门的审核。
2、对于已经创建的文档，如有修改需求，必须经过相关人员的审核通过后方可进行修改。
3、禁止私自删除、篡改或修改重要文档。
4、对于文档的模板、格式、排版等设置，应当制定统一的规范，并严格执行。
六、文档的存储和归档1、文档存储的位置应当经过评估和规划，确保安全、便捷、可控。
2、对于机密文档，必须采取加密、权限控制等措施进行存储。
3、对于已经失效或过期的文档，应当及时进行归档，并按照规定的时间进行销毁。
4、文档存储设备必须定期检查和维护，确保正常运行。
七、文档的调阅和传输1、对于需要调阅公司重要文档的员工，必须经过相应部门的审批，确保不泄密。
2、对于公司内部文件的传输，应当采取加密、安全传输等措施，确保不被泄露。
3、外部文档的传输必须经过审核和批准程序，确保不会泄漏公司机密信息。
文档留存管理制度
文档留存管理制度第一章总则第一条为了加强文档留存管理，做到科学规范、便于查阅，提高工作效率，规范管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有文档的留存管理工作。
第三条本单位负责文档留存管理的相关工作人员应严格遵守本制度，履行管理职责，严守机密，维护安全。
第四条本制度内容包括文档的分类、整理、留存、借阅、销毁等方面的规定，并严格按照国家档案管理部门的有关规定执行。
第五条本单位应当加强对文档留存管理工作的督导和检查，确保制度的有效实施，不断完善和提高管理水平。
第二章文档的分类第六条文档应当按照文件编号、发文单位、文件类型、主题内容等要素进行分类管理并建档。
第七条文档应当分为机密级、秘密级、内部级、一般级等级别，根据级别不同分别进行保管。
第八条机密级和秘密级文档应当在特定的保密设施中保存，严格控制查阅和借阅权限。
第九条文档必须按照规定的期限时间存放，并按时整理和清点。
第三章文档的整理第十条文档应当按照一定的规范进行整理，包括装订、编号、盖章、归档等工作。
第十一条文件的装订应当严格按照规定的格式和要求进行，确保文件的完整性和安全性。
第十二条文档的编号应当按照统一的编号规范进行，以便于查找和管理。
第十三条文档应当盖章确认，并在文件上注明接收人、日期和地点。
第四章文档的留存第十四条文档的留存应当根据文件的重要性、保密级别和保存期限进行相应的存放。
第十五条文档的留存工作应当建立相应的档案室和档案柜，确保文档的安全和完整。
第十六条文档的留存期限应当按照国家档案管理部门的规定进行，超过期限的文档应当及时进行销毁。
第五章文档的借阅第十七条对于一般级文档，可以根据工作需要进行借阅，但必须填写借阅登记表，并保证不会泄露机密信息。
第十八条机密级和秘密级文档的借阅必须经过严格的审批程序，并在特定的场所和时间进行，严禁擅自带出或复制。
第十九条文档借阅完毕后必须按时归还，并由主管部门进行检查确认。
办公室文档管理制度
办公室文档管理制度引言概述：办公室文档管理制度是一套规范和管理办公室文档的制度，旨在提高办公效率、保护信息安全、提供良好的工作环境。
本文将从五个方面详细介绍办公室文档管理制度的重要性和具体内容。
一、文档分类与归档1.1 文件分类：根据内容和用途将文档分为公文、合同、报告、备忘录等不同类别，便于管理和查找。
1.2 文件编号：为每个文档分配唯一的编号，便于快速定位和跟踪。
1.3 文件归档：按照一定的文件归档规则，将文档存档于统一的文件柜或电子文档管理系统中，确保文件的安全和可访问性。
二、文档审批流程2.1 审批权限：明确各级管理人员的审批权限，确保文档的审批过程规范和高效。
2.2 审批流程：建立文档审批流程，明确每个环节的责任人和时间节点，避免文档在审批过程中出现滞留或遗漏。
2.3 审批记录：完善审批记录，记录每个环节的审批结果和意见，便于追溯和评估。
三、文档存储与访问3.1 存储介质：选择合适的存储介质，如云存储、服务器、硬盘等，确保文档的安全性和可靠性。
3.2 权限管理：设置文档访问权限，仅授权人员可以查看、编辑和下载文档，保护机密和敏感信息的安全。
3.3 版本控制：建立文档版本控制机制，确保文档的更新和修改可追溯，避免因版本混乱带来的问题。
四、文档备份与恢复4.1 定期备份：制定定期备份计划，将文档备份到安全的存储介质中，防止因硬件故障或其他意外导致的数据丢失。
4.2 灾备措施：建立灾备方案，将文档备份存储于不同地点或云端，确保数据的安全性和可恢复性。
4.3 数据恢复：定期测试文档恢复机制，确保备份的文档能够顺利恢复，并及时修复备份中存在的问题。
五、文档销毁与归档5.1 销毁规则：制定文档销毁规则，明确文档的保留期限和销毁方式，确保文档的合规性和安全性。
5.2 归档管理：对于需要保留的文档，建立归档管理机制，将其存档于专门的存储空间中，便于长期保存和查阅。
5.3 审计与检查：定期进行文档管理的审计和检查，确保办公室文档管理制度的执行情况和效果。
公司文档管理制度细则
第一章总则第一条为加强公司文档管理，规范文档的使用、保存、借阅和销毁，确保文档的安全、完整和有效，特制定本细则。
第二条本细则适用于公司所有部门、员工以及外聘人员。
第三条公司文档管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文档在存储、传输和使用过程中不发生泄露、丢失、损坏等情况；2. 完整原则：确保文档的完整性，不得随意删除、修改或损坏；3. 效率原则：提高文档管理的效率，确保文档的及时获取和使用；4. 责任原则：明确各部门、员工在文档管理中的责任和义务。
第二章文档分类与编号第四条公司文档分为以下类别：1. 行政文件：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术文件：产品设计、技术规范、工艺流程、操作规程等；3. 合同文件：合同、协议、授权书等；4. 财务文件：财务报表、凭证、发票等；5. 人力资源文件：员工档案、薪酬福利、招聘、培训等；6. 其他文件：与公司业务相关的其他文件。
第五条公司文档采用统一编号，编号格式为：类别代号+年份+序号。
第三章文档的使用与保存第六条文档的使用：1. 员工需在办理业务、开展工作过程中使用相关文档；2. 使用文档时，应遵守以下规定：（1）查阅文档时，应保持文档的整洁和完好；（2）不得擅自复制、修改、销毁文档；（3）使用后应及时归还文档。
第七条文档的保存：1. 文档应按照类别、年份和编号进行分类保存；2. 保存文档的场所应具备防火、防盗、防潮、防尘等条件；3. 保存期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。
第四章文档的借阅与销毁第八条文档的借阅：1. 员工需借阅文档时，应填写《文档借阅申请表》；2. 经批准后，方可借阅文档；3. 借阅文档期间，应妥善保管，不得擅自复制、修改、销毁；4. 借阅结束后，应及时归还文档。
第九条文档的销毁：1. 文档保存期满或因其他原因需要销毁时，应填写《文档销毁申请表》；2. 经批准后，方可销毁文档；3. 销毁文档时，应采取符合国家相关法律法规的销毁方式。
文档管理制度
文档管理制度文档管理制度（一）一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。
每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
文件管理制度(最新5篇)
文件管理制度(最新5篇)文档管理的制度篇一1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。
并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。
确保档案齐全。
文档管理的制度篇二为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收发1、建立收文登记制度。
对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。
必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。
为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。
数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。
数据要完整准确，报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容：1）、管理号码；2）、设备名称；3）、型号规格；4）、技术状况；5）、保管单位；6）、本季运转小时；7）、原值；8）、净值；9）、组资日期；10）、生产厂家；11）、本机编号；12）、出厂日期；13）、外型尺寸；14）、整机重量；15）、动力机名称；16）、动力机型号；17）、动力机规格；18）、动力机生产厂；19）、动力机出厂日期；20）、动力机编号；21）、工点。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
文档管理制度ppt
文档管理制度ppt目录一、文档管理制度的制定背景二、文档管理制度的目的和意义三、文档管理制度的基本内容3.1 文档的分类和编号3.2 文档的保存和归档3.3 文档的检索和利用3.4 文档的备份和保管四、文档管理制度的执行与监督五、文档管理制度的改进与完善一、文档管理制度的制定背景随着信息化时代的到来，各种文档和数据的管理变得越来越重要，尤其是在企业和组织中，文档管理制度更是必不可少的。
文档管理制度的制定背景主要包括以下几个方面：1、信息化管理需求：随着企业信息化建设的深入，对文档管理的要求也越来越高，需要建立规范的文档管理制度，以便更好地管理和利用企业的文档资料。
2、合规要求：一些行业和领域对文档管理有着严格的合规要求，要求企业建立完善的文档管理制度，以保证文档的安全和准确性。
3、效率提升：规范的文档管理制度可以提升企业的工作效率，减少重复劳动，降低文档管理的成本。
4、信息安全：建立文档管理制度可以更好地保护文档和数据的安全性，防止泄露和篡改。
二、文档管理制度的目的和意义文档管理制度的制定旨在提高文档管理的效率和安全性，确保企业的文档和数据得到有效的管理和利用。
1、提高工作效率：规范的文档管理制度可以提升工作效率，减少文档管理的时间和成本。
2、保障信息安全：建立文档管理制度可以确保文档和数据的安全性，防止泄露和丢失。
3、降低管理风险：规范的文档管理制度可以降低文档管理的风险，减少管理漏洞和纠纷的发生。
4、促进信息共享：建立文档管理制度可以促进信息共享和协作，增强企业的内部沟通和协同能力。
5、满足合规要求：建立文档管理制度可以满足行业和规定的合规要求，避免受到处罚和责任追究。
三、文档管理制度的基本内容文档管理制度的基本内容主要包括文档的分类和编号、文档的保存和归档、文档的检索和利用、文档的备份和保管等方面。
3.1 文档的分类和编号1、文档的分类根据文档的内容和用途，对文档进行分类，如按照文件种类、文件密级等进行分类，以便更好地管理和利用文档。
文档管理制度细则
文档管理制度细则第一章总则第一条为规范和提高文档管理水平，规范文档管理工作流程，加强文档安全保密工作，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有部门和人员，在本单位工作期间进行文档管理的所有活动。
第三条文档管理工作的基本目标是：合理、有序、高效地管理单位的文档，确保文档的安全性和完整性，提高文档的利用率和效益。
第二章文档管理的基本原则第四条文档管理工作必须遵循合法性、积极性、协调性、效益性的原则。
第五条文档管理工作必须遵循全面计算机化、信息化的原则。
第六条文档管理工作必须遵循节约资源、节约经费和节约人力的原则。
第七条文档管理工作必须遵循分类保存、定期清理和定期审查的原则。
第三章文档管理的工作机构与职责第八条本单位设立文档管理委员会，负责文档管理的指导、协调和监督工作。
第九条本单位设立文档管理中心，负责文档管理的日常工作。
第十条本单位各部门设立文档管理专职人员，负责本部门的文档管理工作。
第四章文档管理的工作程序第十一条文档管理工作程序包括：文档的收集、整理、分类、标识、存储、检索、传递、销毁等环节。
第十二条文档管理工作程序必须遵循严格的规定，确保文档管理的合法性和安全性。
第十三条文档管理工作程序必须有相应的技术、设备和人员保障。
第五章文档管理的标准化第十四条本单位必须制定文档管理的标准化程序和规范化的操作细则。
第十五条文档管理的标准化工作必须有相应的培训和考核机制，确保实施有效。
第六章文档管理的安全保密第十六条文档管理工作必须加强文档的安全保密工作，确保文档的安全性和完整性。
第十七条文档管理工作中的机密文档必须进行严格的安全保密措施。
第七章文档管理的监督与检查第十八条文档管理工作必须加强督促和检查，确保文档管理工作程序的有效落实。
第十九条文档管理工作必须建立健全的监督和检查机制，确保文档管理工作的质量和效益。
第八章文档管理的附则第二十条本制度的解释权属于本单位文档管理委员会。
第二十一条本制度自发布之日起实行。
公司文档保管管理制度
公司文档保管管理制度一、目的与范围为规范公司文档的归档、存储、使用和维护流程，确保文档的完整性、安全性和可追溯性，特制定本文档保管管理制度。
本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖纸质文档和电子文档的管理。
二、文档分类与编号公司文档应按照性质和用途进行分类，如管理文件、技术资料、合同文件等，并对每一类文档进行系统编号。
编号规则需简洁明了，便于检索和管理。
三、文档归档要求1. 所有文档在完成后应及时归档，由指定人员负责收集并检查文档的完整性和准确性。
2. 纸质文档应整齐存放于指定的文件夹内，电子文档则需保存在公司指定的网络驱动器或管理系统中。
3. 归档文档应注明归档日期、保管期限和保管责任人。
四、文档存储与保密1. 纸质文档应存放在防火、防潮的安全环境中，重要文档应放置于保险柜内。
2. 电子文档应设置访问权限，非相关人员不得随意查看或修改。
3. 根据文档的敏感程度，采取相应的保密措施，确保商业秘密不被泄露。
五、文档的使用与借阅1. 员工在使用文档时，应保持文档的完好无损，不得随意涂改或撕页。
2. 借阅文档需经过管理人员审批，并在借阅登记簿上签字确认。
3. 借出的文档应在规定时间内归还，并由管理人员检查其完整性后方可重新归档。
六、文档的维护与更新1. 定期对存档的文档进行检查，发现损坏或丢失的文档应立即报告并采取措施。
2. 对于过时或不再具有保存价值的文档，应按照公司的相关规定进行销毁。
3. 确保文档版本的更新及时，避免使用过时或错误的信息。
七、制度的监督与执行1. 各部门应指定专人负责本部门的文档管理工作，并定期接受相关培训。
2. 管理层应对文档管理制度的执行情况进行监督检查，并纳入绩效考核。
3. 违反文档管理制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处罚。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。
总结：。
如何建立文档管理制度
如何建立文档管理制度一、什么是文档管理制度文档管理制度是指根据组织的需求和特点，制定并实施一套规范性的制度，对组织内部的文档进行管理和控制。
文档管理制度包括了文档的编制、审批、存档、流转、更新等方面的规定，旨在确保组织内部的文档得到妥善管理，提高信息的利用价值。
文档管理制度主要包括以下几方面内容：1.文档的定义和分类：明确组织内部涉及的各类文档的定义和分类标准，包括数据文档、项目文档、合同文档等。
2.文档的编制：规定组织内部文档的编制标准，包括格式、内容、审批流程等。
3.文档的审批：规定文档审批的程序和要求，确保文档的准确性和完整性。
4.文档的存档：规定文档的存档位置、存档周期等，确保文档的安全性和可追溯性。
5.文档的更新：规定文档的更新机制和频率，确保文档的及时性和有效性。
二、建立文档管理制度的必要性为什么需要建立文档管理制度？主要有以下几点原因：1. 提高工作效率：一个良好的文档管理制度可以规范文档的编制、审批、存档等流程，避免重复工作和信息遗漏，提高工作效率。
2. 保护信息安全：文档是组织内部重要的信息载体，它涉及到组织的利益和安全。
建立文档管理制度可以有效保护信息的安全性和完整性。
3. 促进信息共享：文档管理制度可以促进信息的共享和传递，促进团队之间的沟通和合作，提高信息的利用价值。
4. 符合法律法规要求：许多国家和地区都有关于信息管理的法律法规，组织需要建立文档管理制度来符合相关法律法规的要求，确保组织的合法性和规范性。
5. 提高组织形象：一个有条不紊、信息齐全、安全可靠的文档管理制度可以提高组织的形象和信誉，增加组织的竞争力。
三、建立文档管理制度的步骤建立文档管理制度是一个系统性的工作，需要有计划地进行。
下面将介绍建立文档管理制度的具体步骤：1.明确目标：在建立文档管理制度之前，需要明确建立文档管理制度的目标和意义，确定建立文档管理制度的必要性和重要性。
2.制定制度方针：组织需要明确文档管理制度的制度方针和基本原则，包括管理思想、管理对象、管理范围、管理要求等。
机关文档的安全管理制度
第一章总则第一条为加强机关文档安全管理，确保文档安全、保密、高效，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文档，包括纸质文档、电子文档、录音、录像、照片等。
第三条机关文档安全管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保文档安全；（二）分级分类，明确责任；（三）科学管理，提高效率；（四）保密工作，警钟长鸣。
第二章文档分类与分级第四条文档分类：（一）涉密文档：包括国家秘密、工作秘密和商业秘密等；（二）内部文档：包括单位内部工作资料、会议纪要、内部通报等；（三）公共文档：包括公开发布的文件、资料、报表等。
第五条文档分级：（一）一级保密文档：涉及国家安全、利益，泄露可能造成严重后果的；（二）二级保密文档：涉及单位重要秘密，泄露可能造成较大后果的；（三）三级保密文档：涉及单位一般秘密，泄露可能造成一定后果的；（四）非保密文档：不涉及国家秘密、单位秘密的。
第三章文档管理职责第六条文档管理部门职责：（一）负责制定文档管理制度，组织实施文档安全管理工作；（二）负责对文档进行分类、分级，制定保密措施；（三）负责文档的收集、整理、归档、销毁等工作；（四）负责对文档管理人员进行培训、考核；（五）负责对文档安全事件进行调查、处理。
第七条文档管理人员职责：（一）严格执行文档管理制度，确保文档安全；（二）负责文档的收集、整理、归档、销毁等工作；（三）负责对文档进行分类、分级，制定保密措施；（四）负责对文档安全事件进行调查、报告；（五）接受文档管理部门的监督、检查。
第四章文档保密措施第八条涉密文档保密措施：（一）对涉密文档实行专人管理，设置专门的保密室；（二）对涉密文档进行加密、脱密处理；（三）对涉密文档的借阅、复制、传递等环节进行严格审批；（四）对涉密文档的销毁进行登记、监督。
第九条非涉密文档保密措施：（一）对非涉密文档进行分类、分级，制定相应的保密措施；（二）对非涉密文档的借阅、复制、传递等环节进行登记；（三）对非涉密文档的销毁进行登记、监督。
文档管理规章制度
文档管理规章制度规章制度【篇一】第十三条文件的归档范围：以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向办公室移交，清单一式两份。
(交接部门各留存一份备查)。
【篇二】第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
【篇三】第九条发文程序规定：1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;2.草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3. 办公室对文稿进行审查和修改。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚;6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签;7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
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文档管理制度
部门文档管理制度（试行）
一、目的
文档是企业重要的智力资产，文档一般以电子文档的形式存在，从内容上，有商务合同，会议记录，客户资料，推广文案，项目文档，经验心得等。
每一个信息系统都会经历规划阶段，制度方案阶段，运行阶段，在每一个阶段都会有大量的文档产生。
文档管理就是将这些大量的文档，Excel, 图片，影音进行存储，分类和检索。
文档管理通过对部门大量的文档信息，合理有序的分类存放。
解决了大海捞针的困扰，充分加强了部门文档信息共享作用，使部门工作更优化，有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效的文件。
二、文件材料的收集管理
1．每一阶段的文档，由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，送交管理员归档。
2．编制文档入档表，一项资料由行业负责人交管理员归档时，应登记并双方签名。
附：见文档管理入库登记表V1.0.doc
3.战略组，市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。
战略组每周提供
其负责的行业的资料或项目资料，市场组每周提供正在运作的展会资料，协会资料或宣传资料。
4.每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。
注：文档收集管理现处于试行阶段，试用2个月，待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。
三、归档资料范围
1．重要的会议材料，包括会议的报告，会议纪要等。
2．部门与有关单位签订的合同，协议书等文件材料。
3．部门的各种工作计划，总结，报告，会议记录，部门制度，公司资质等资料。
4．部门有关各行业的调研，包括，调研报告，行业厂商目录，供应商信息调查表等资料。
5．市场展会资料，包括公司宣传资料，展会论坛调研，展会图片，视频，音频等资料。
6．软件信息资料，包括办公软件，DEMO，学习资料等资料。
四、文档规范
1.页面设置
各类文档一律采用A4纸张大小，页边距一律采取：上、下2.5cm，左3cm,右1.5cm，行间距取多倍行距（设置值为1.5）；字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准），标题在文档上端居中，两边空格要均匀。
如有副标题，破折号应比正题缩进两格，用稍小字体。
2. 字体要求
文档所用字体要求为微软雅黑。
3. 字号
主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。
第一层次题序和
标题用”小三号“微软雅黑黑体字；第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字，第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。
正文用五号微软雅黑体。
英文字体应与中文字体相对应，字体为五号Times New Roman。
4. 图、表格式
1. 图：
●要精选、简明，切忌与表及文字表述重复。
●图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。
●图序及图名居中置于图的下方，用五号字微软雅黑体。
2. 表：
●表中参数应标明量和单位的符号。
●表序及表名置于表的上方。
●表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。
5.Excel 格式
Excel 表格按照以上Word 文档格式，主标题采用“二号“微软雅黑黑体字；副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。
表格内文用五号微软雅黑体。
6.文档格式
凡上传至服务器的主要文档。
如合同协议，宣传PPT，由管理员在电子文档前页附上文档编码表。
如下图：
五、文档版本管理
1. 文档的状态变迁规则
文档的状态可分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。
文档建立时，状态为“草稿”，通过评
审后，其状态变为“正式”。
此后若更改文档，则其状态变为“修改”，当文档修改完毕重新
通过评审时，状态又变为“正式”。
2. 文档版本号标识
文档的版本号规则与文档的状态有关。
●处于“草稿”状态的文档的版本号格式为0.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修
正，YZ的取值应递增。
YZ的初值和增幅由用户自己把控。
●处于“正式”状态的文档版本号格式为X.Y，X为主版本号，取值范围为1-9.Y为次版
本，取值范围为0-9.
◆文档第一次成为“正式”文件时，版本号为1.0.
◆如
文
档
升级幅度比较小，可将变动部门制作成文档的附件，附件版本一次为1.0、
1.1、……。
当附件的变动积累到一定程度时，文档项的Y值可适量增加，Y
值增加一定程度时，X值将适量增加。
当文档升级幅度比较大时，才允许直
接增大X値。
处于“修改”状态的文档的版本号格式为X.YZ.文档正在修改时，一般只增大Z値，X.Y値保持不变。
当文档修改完毕，状态成为“正式”时，将Z値设置为0，增加X.Y 値。
参考2
3. 文档版本控制
文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中，如创建文档、文档的变更和文档的评审等。
在项目开发过程中，绝大部分的文档都要经过多次的修改才能最终确定下来。
对文档的任何修改都将产生新的版本。
由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好”，所以就不能抛弃归档的旧版本。
版本控制的目的是按照一定的规则保存文档的所有版本，避免发生版本丢失或混淆现象，并且可以快速准确地查找到文档的任何版本。
六、文档更改与发放管理
1. 各行负责人对文件和资料若要进行对外发放，报备信息管理员并在《文档资源申请表》登记内容包括：发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人名字。
附：见文档资源申请表V1.0.doc
为了规范部门信息管理安全，文件发放注意事项如下:
1.参考文档级别，所有级别3以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明
表。
2.对其他部门发放文档，视情况给予加密或不加密格式。
参考申请表部门负责人
意见。
3.对其他合作单位发放文档，均统一格式为PDF加密格式。
由行业负责人填写文
档资源申请表
4.统一发放人为信息管理员。
2. 文档级别参考如下：
文档级别分为5类。
类别5为最高级别，类别1为最低级别。
类别5文档分类如下：
公司对外宣传PPT，签订的合同，协议书，公司资质，
类别4文档分类如下：
有关行业的调研报告，展会论坛的调研、行业厂商目录，供应商信息调查表。
类别3文档分类如下：
部门的工作计划总结报告，重要会议报告或会议纪要。
DEMO
类别2文档分类如下：
部门制度，部门会议记录，展会图片，视频，音频。
类别1文档分类如下：
办公软件。
事务性文档
2.已归档的正式文档，如需更改，请报备给信息管理员，由其更改文件版本号及发布日期。
必要时备注。
1. 对于纸质文档编号更改，文档封面附上《文档编号更改表》。
附：见文档编号更改表V1.0.doc
2. 已归档的正式文档电子版含PPT。
版本更改，则在文档，PPT首页填写如下表格。
表二：文件更改记录表
3. 所有归档文档更改，信息管理员均统一另行备份。
登记于文档更改汇总表.xlsx
七、文档分类
图一：战略合作部文档分类框架图
八、编码定义
编译均由英文简写作为代码。
具体编码定义参考以下各表。
表一
表二
表三
注：
各行业方向资料文件夹定义为：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景区，D-数据中心，E-电子政务，F-智慧质监，G-节能减排，H-智慧交通，I-安全生产，J-智慧城建，K-智慧环保，L-中间件，M-智慧楼宇，N-智慧医疗，0-智慧物流，P-智慧农业，……依次类推，Z-物联网综合
各项目名称文件夹：代码缩写用PJ+名称+项目+日期简写
如XX新城项目招标，文件名为PJXX新城项目1206（其中1206为2012年6月）
编码规则
部门----资料类别----（行业/项目代码缩写）---文档性质---编号
例如：SC-ID-A-A02 战略合作部--行业资料--智慧城管—会议纪要 SC-PJ南海项目11XX 战略合作部-项目资料-南海智慧环保
SC-CA-CT -001 战略合作部-合同协议-合同-文件编码
SC-MT-EX-展会名称战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称 SC-DA-DS-部门签呈战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈
SC-SW-DM-demo编号战略合作部-软件资料-DEMO-demo编号。