会计电算化-高 第三章 总账系统日常业务及期末处理

2014年4月11日星期五
第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
出纳签字
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出， 应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过 出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行 科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭 证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错 误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后 再核对。
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
出纳签字 【操作步骤】：必须先指定会计科目 （1）更换操作员：刘宁李芳 （2）|系统菜单 | | 凭证| |出纳签字|
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第二节 总账子系统的日常业务处理
出纳签字
记账（操作员：刘宁） 记账凭证经审核签字后，即可用来登记 总账和明细账、日记账、部门账、往来账、 项目账以及备查账等。 记账过程由计算机自动处理，记账过 程由选择记账范围、显示记账报告、记账 三个步骤构成。<如下图所示：>
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
第一节 总账子系统基本原理及初始化
凭证类别
总账系统菜单 设置 凭证类别
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
结算方式 总账系统 菜单设置 结算方式
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第三章 总账子系统
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
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第二节 总账子系统的日常业务处理
填制凭证
【操作步骤】：
【 系统菜单】 【凭证】 【填制凭证】
这部分称为 凭证体：摘 要、科目、 金额
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点击此处添加新凭 证，输入结束点击 保存
这部分称为凭证 头：凭证类别、 日期、编号、附 单据
第三章 总账子系统 2
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
总账子系统的功能模块 系统设置模块 凭证处理模块 出纳管理模块 帐簿管理模块 期末处理模块
各模块具体内容 请见下页图
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
制单控制 凭证编号方式 外币核算 凭证控制 预算控制 合并凭证显示
注：选择的设置不同，后面的相关操作随之 会不同。
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
定义外币及汇率
(1) 录入固定汇率
与浮动汇率值； (2) 选择固定汇率或 浮动汇率进行制单则 在帐簿选项中设置。
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
系统参数设置 首次启用总账子 系统时需设置； 打开步骤： 总账系统菜单 设置选项
主要包括以下几个 方面的设置：
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
（5）指定科目：
总账系统菜单 设置会计 科目编辑 指定科目
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
项目档案
企业在实际业务处理中会对多种类型 的项目进行核算和管理，例如在建工 程、对外投资、技术改造项目、项目成本 管理、合同等。
第二节 总账子系统的日常业务处理
填制凭证 修改凭证 出纳签字 审核凭证 汇总凭证 记账
这两项操作不能是 是同一个操作员
必须先指定会计科 目
须掌握无法记 账的情况
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第二节 总账子系统的日常业务处理
填制凭证（操作员：王强）
记账凭证是本系统处理的起点，也 是所有查询数据的最主要的一个来源。 日常业务处理首先从填制凭证开始。 记账凭证是登记帐簿的依据，是总账 系统的唯一数据源，要求保证记账凭证 输入的准确与完整。
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第二节 总账子系统的日常业务处理
修改凭证
（1）直接修改: 在审核之前，也称为无痕迹修改。
（2）作废/恢复凭证 ：作废凭证 保留其内容和编号； 但不能修改、不能审核。可以恢复作废的凭证。 （3）整理凭证：删除所有作废凭证，对未记账凭证重 新编号。 （4）冲销凭证：
第三章 总账子系统
总账子系统基本原理及初始化 总账子系统的日常业务处理 总账子系统的出纳及账簿管理 总账子系统的期末处理
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第三章 总账子系统
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第一节 总账子系统基本原理及初始化

总账系统是AIS的的一个子系统，在整 个AIS系统中既是中枢，又是基本的系统。 它综合、全面、概括地反映企业各方面的 会计工作内容，是一个完成从记账凭证输 入到记账，从记账到帐簿输出等账务处理 工作的子系统。 许多单位的会计电算化工作往往都是从 总账子系统开始的。
记账（操作员：刘宁）
【操作步骤】： |系统菜单 | | 凭
证| |记账|
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第二节 总账子系统的日常业务处理
记账（操作员：刘宁） 以下情况不允许记账： 1、首次记账，期初余额试算不平衡不允许记 账； 2、所选范围内的凭证不平衡，不允许记账； 3、所选范围内的凭证未审核，不允许记账； 4、上月未结账，本月不允许记账。

第三节 总账子系统的出纳管理及帐簿管理 总账子系统的出纳管理 出纳管理主要包括以下工作: 日记账 现金日记账 查询工作 银行日记账 资金日报表查询工作 支票登记簿登记支票领用情况
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第三章 总账子系统
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第三节 总账子系统的出纳管理及帐簿管理
总账子系统的帐簿管理
第三章 总账子系统
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下 次 上 机 课 内 容
根据实验资料填制凭证（注
意其中的一些输入方法） 更换操作员，进行出纳签字 更换操作员，进行审核凭证 记账 操作结束，要求双重备份
关 于 账 套 数 据 的 备 份
在F盘建立（班级+学号+姓名）为 名称的文件夹（例如；04注会3班16 号张三） 在F盘建立的文件夹中再新建每次 上机课备份数据的文件夹（例如第 六次上机课需备份账套，则建立名 称为“第六次上机”的文件夹，将 数据保存到该文件夹中，以后依次 类推） 在F盘中保存好以后，把自己的文 件夹复制到服务器中。
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第二节 总账子系统的日常业务处理
审核凭证（操作员：刘宁）
1、操作员由出纳签字时的李芳更改为刘宁
2、审核人和制单人不能是同一个人。 【操作步骤】： |系统菜单 | | 凭证| |审核凭证|
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
期初余额录入 总账系统菜单 设置期初 余额
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第三章 总账子系统
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下 次 上 机 课 内 容
正确引入上次课保存的账套 设置系统参数 定义外币及汇率 增加会计科目 指定会计科目 设置项目档案 设置凭证类别和结算方式 根据实验资料录入期初余额 操作结束，正确备份
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
【4】若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定 要进行票据管理，在【选项】中设置"支票控制"， 那么这里会要求要输入"结算方式"、"票号"及"发生 日期"。 【5】如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要 输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应 商、数量、自定义项等。录入的辅助信息将在凭证 下方的备注中显示。 【6】录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额 不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输 入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。下 一科目按“=”可取上一科目相同金额值。
帐簿管理主要是进行一些明细帐簿的查询 工作. 基本会计核算帐簿管理:总账、余额表、 明细表、序时账、多栏账等的查询和打印。 辅助核算帐簿管理
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第三章 总账子系统
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第四节 总账子系统的期末业务处理
银行对账（出纳管理） 转帐定义 转帐处理 转帐生成 对账 月末结帐
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第二节 总账子系统的日常业务处理
【1】单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新 凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择 一个凭证类别字。 【2】凭证编号如果在【选项】中选择“系统编号” 则由系统按时间顺序自动编号。系统自动取当前 业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。 【3】输入会计科目可以输入编号或名称，必须为末 级科目[F2]
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
会计科目 （1）增加科目
总账系统菜单 设置会计 科目增加， 如右图
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Fra Baidu bibliotek
第三章 总账子系统
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
注意事项： （1）现金科目设置为日记账，银行存款设置为银 行账和日记账； （2）已有数据的科目不能修改科目性质； （3）科目修改：已制单或录入期初余额则不能修 改；已使用科目不能增加下级科目 （4）科目删除：已有余额、非末级科目不能删除； （5）指定科目：配合出纳签字操作，如下页图所 示：
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
记账（操作员：刘宁） 在记账过程中出现断电等情况时，系统 将调用“恢复记账前状态”恢复数据，再 重新记账。 在期末对账界面，按下< Ctrl + H >键， 将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账 前状态】功能。
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第三章 总账子系统
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
总账子系统的初始化设置 初始化设置工作主要是结合本企业的 实际情况，将一个通用的总账子系统改造 成为适合本企业核算要求的“专用总账子 系统”，以保证企业会计核算及各种专项 辅助核算等工作的顺利开展。 初始化设置工作主要包括系统参数设 置等八个方面。
审核凭证（操作员：刘宁）
3、凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取 消审核签字后才可以进行修改或删除，若想对已审核 的凭证取消审核，单击〖取消〗取消审核。取消审核 签字只能由审核人自己进行。 4、作废凭证不能被审核，也不能被标错。
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
(3) 打开步骤： 总账系统菜单 设置外币及汇率
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
会计科目 （1）增加科目 科目编码须唯一、中文名称须输入且最 多10个汉字 选择合适的辅助核算（共5种），需注意： 个人往来核算只能单独设置 客户往来与供应商往来核算不能同 时设置
项目档案的操作包含以下五个方 面：
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第一节 总账子系统基本原理及初始化
项目档案
（1）设置科目 （2）定义项目大类 （3）指定核算科目 （4）定义项目分类 （5）定义项目目录 总账系统菜单 设置编码档案 项目目录
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需注意以下问题：
1、已签字的凭证，不能被修改、删 除，只能取消签字才能进行 。 2、取消签字只能由出纳人自己进行。
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第三章 总账子系统
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第二节 总账子系统的日常业务处理
审核凭证（操作员：刘宁） 审核是指具有审核权限的操作员按照会 计制度规范，对制单人填制的记账凭证进 行完整性、准确性、合法性检查。 审核凭证主要审核记账凭证是否与原始 凭证相符，会计分录是否正确等、审查认 为错误或有异议的凭证，应交与填制人员 修改后，再审核。只有审核权的人才能使 用本功能。