会计制度PPT

采购方式
一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购： （一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利， 采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 （二）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商； 如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈 述材料，获得书面批准后方可变更。 （三）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予 认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负 全责。
存在问题和控制弱点：
（1）仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否 为本公司所需，也不宜发现供销科未经公司领导批准，自行定货现 象。 （2）虽然要求材料采购按计划执行，但对此无相应的检查措施，加 上对采购业务的批准和执行均由一个部门来负责，因而缺乏必需的 控制。
改进意见
（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单 （即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执 行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请 购单应有部门经理签字。 （二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确 有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购 经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联） 后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商 后，并以电话或传真确定交货日期。 （三）采购单一式 四份，第一联即使用部门提交的请购单， 第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采 购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。
请购与采购
（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单
第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、 使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。
（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买， 由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的 “采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三 家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。
询价、比价、议价
（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或 其他联络方式向供应厂商议价。 （二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注 明，经主管签字确认后上报。 （三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参 考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产 品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 （四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情 况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程 序优先办理。
（三）后付款采购 采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购 货合同பைடு நூலகம்，财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。
（四）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发 票。
改进意见
• 对于货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方 要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货 款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购 业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。 • 采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。 编制需求计划和采购计划措施采购业务从计划（或预算）开始，包括需求 计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部 门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物 资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。 •对采购与付款内部控制的监督检查，其机构中为公司财会部和企管部，进 行定期或不定期地检查。监督检查机构或人员应检查各项规定是否得到有 效执行。如采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况，是否存在采购与 付款业务不相容职务混岗的现象。采购与付款业务授权批准制度的执行情 况，大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的 行为。
•供应厂商管理
1.各项材料的供应厂商至少应有3家（独家供应和总代理等特殊情 况除外），各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备 用。 2.对于未达到公司标准的材料，采购部门应开发新供应厂商。 3.新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察新供应 商的生产设备，工艺流程、生产能力、产品质量后，填制供应厂商资 料卡呈主管领导核准后通知对方。
采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与 确定供应商；付款审批与付款执行，任何单位不得由同一部 门或个人办理采购与付款业务的全过程。
改进意见
增添以下不相容职务相分离，防止采购环节出 问题。 请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据 其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进 行审批。 询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关 部门共同参与询价程序并确定供应商。 付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与 付款的执行人职务应当分离。
请购和采购
(1)首先由仓库根据库存，提出材料采购申请，填写一份“请购 单”。“请购单”交供销科审批。 (2)供销科根据事前制订的采购计划，对“请购单”进行审批。若 符合计划，便组织采购；若与计划不符，则要单独请厂长批准。 (3)决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其 中一联供销科留存；另一联由采购员交供货单位。采购员持“订货 单”与供货单位协商采购并签订购货合同。
不相容职务分离
对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不 相容职务应当分离，其中包括： （一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应 商和洽谈价格的业务； （二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一 人同时担任； （三）企业采购人员不能同时担任物品的验收工作，企业采 购、验收与会计记录工作职务应当分离。
改进意见
增加采购方式的多样性，比如分散独立进货 这种方式是 由各商品部直接负责商品的采购，零售企业只控制全局平衡， 根据各商品部的销售状况来调节资金的分配和使用。还可以集 中与分散相结合进货 ，这种综合方式有利于零售企业集中统 一使用资金和组织采购人员，又可以充分发挥各商品部的积极 性。 企业应当根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购 方式。大宗商品或服务等的采购应当采用招投标方式并签订合 同协议；一般物品或服务等的采购可以采用询价或定向采购的 方式并签订合同协议；小额零星物品或服务等的采购可以采用 直接购买等方式。如可以采用集中统一进货，可以分散独立进 货 ，集中与分散相结合进货 ，委托进货等。
航天晨光股份有限公 司采购与付款会计制 度分析
公司简介
航天晨光股份有限公司 航天晨光股份有限公司于1999年9月30日成立，并于2001年6月15日在上 海证券交易所上市。 公司历史渊源于清朝洋务运动中创建的金陵机器制造局，成立于1865年， 是中国近代民族工业的摇篮。新中国成立后，组建南京晨光机器厂，先 后隶属于兵器工业部和航天工业部，2012年由中国航天科工四院下属企 业改为中国航天科工集团公司直属大型综合机械制造企业。航天晨光股 份有限公司于1999年9月30日成立，并于2001年6月15日在上海证券交易 所上市。公司注册资本为32440.3万元。
采购方式单一，单一来源采购方式没有任何竞争，容易诱导供应商低价杀入， 几年下来，单一来源采购合同金额比原招标采购合同金额还高，甚至高出许多 倍。信息不对称，供应商漫天要价。由于供需双方信息不对称，供应商掌握绝 对的主动权和话语权。在采购过程中，有基本上没有商量和讨价还价的余地。 先干活后签合同，存在审计风险。
（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采 购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联 交给仓管员（以备验收）。
付款与核算
（一）预付款采购 1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款 通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批 准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。 2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员 粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后， 由总经理签字，财务做账。 （二）现款采购 采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后， 采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出 入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途 签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申 请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办 理报销手续。
• 企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供 应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透 明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。企业应当建立供 应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、 仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、 价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级 等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧 急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。