制药行业文件体系与管理(doc 31页)

制药企业的文件体系与管理第一节概述制药企业实施GMP需要标准化工作的支持，必须按照科学及标准化的管理模式制订出企业的GMP实施细则，规范企业的一切活动。

企业的GMP实施细则是通过各种管理软件体现出来，软件是指先进可靠的生产工艺、严格的管理制度、文件和质量控制，是以文件的形式为依托。

制药企业的文件是指一切涉及药品生产和管理的书面标准和实施中的记录，是质量保证体系的基本部分，涉及GMP的所有方面。

一、建立完善的文件体系的作用建立完善的文件体系对于制药企业是一个重要的工作，完善的文件体系是企业GMP软件的基础，贯穿于药品生产管理的全过程。

建立完善的文件体系是企业从传统的人治到符合现代管理精神的法治的变革，药品生产全过程中的一切行为以文件为准，所有文件均按照GMP标准建立，从无到有，从不完善到完善。

从企业管理角度出发，各类文件建立的目的是取代传统的、以口授靠回忆形式来进行管理的模式，企业建立完善的文件体系能达到如下目的：①行动可否进行以文字为准；②一个行动怎样进行只有一个标准；③可以避免语言上的差错与误解而造成的事故；④任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供了依据。

完善的文件体系的建立从不同的角度规定了每个人的岗位责任，规定了所有物料从采购到成品形成及售后服务整个过程的详尽要求，让企业每一位员工知道自己应该做什么，怎样去做，什么时候在什么地方去做，这样做的依据是什么，能达到什么结果。

制药企业建立完备的文件系统，不但可以避免因口头传达指令引起的生产管理失误，而且能使管理走上程序化、规范化，使产品质量和服务质量有了切实保证。

二、制药企业文件的类型制药企业的文件很多，用于生产控制的各类文件上千种，大体归类可分为标准类和记录（凭证、卡）两大类。

（一）标准类文件标准类文件根据标准的不同可分为下列三种：1．技术标准文件是由国家、地方、行业及企业所颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、标准和程序等书面要求。

技术标准文件包括了产品工艺规程、质量标准、验证方案等，如药典规定的注射用水质量标准。

2．管理标准文件是指企业为了行使生产计划、指标、控制等管理职能，使之标准化、规范化而规定的制度、规定、标准、办法等书面要求，如操作人员的卫生制度、原辅料的取样制度等。

3．工作标准文件是指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。

工作标准文件包括了岗位责任制、岗位操作法、标准操作规程（SOP）等。

（二）记录与凭证类文件记录类文件是反映实际生产活动中标准情况的实施结果，报表、台帐、生产操作记录等；凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等，如产品合格证、半成品交接单等。

根据现代制药企业实际状况，记录类文件大体上可分为五大类，即生产管理记录、质量管理记录、监测维修管理记录、销售记录、验证记录，其中生产管理记录包括了物料管理记录、批生产记录以及批包装记录。

第二节制药企业的文件制定与管理一、编制文件的有关规定制药企业的文件是质量保证体系的基本组成部分，涉及GMP的所有方面，因而制药企业文件的编制必须以GMP要求为准则，制定出适合企业发展的各项文件。

企业在编制文件时应能注意以下几个要求：1．文件应具规范性，文件标题应明确，能清楚陈述本文件的性质，确切标明文件的性质，以便与其他文件相别。

文件的文字用语要规范、简明、确切、易懂，避免用含糊的词，编写顺序有逻辑性。

2．文件内容要做到合法性，符合国家对医药行业的有关法律、法规、法令及GMP的要求，不得与药事管理的相关法规相抵触。

使用的文字应确切、易懂、简练，；指令性的内容必须以命令式方法写出。

这是最基本的要求。

3．文件要具有可操作性，文件规定的内容要适合企业的实际情况，企业经过努力是可以达到的。

4．各类文件应有统一性，有便于识别其文本、类别的系统编码和日期、该文件的使用方法、使用人等，便于文件的查找。

文件表头、术语、符号、代号、尺寸、打印字体、格式等要求统一，文件与文件之间相关内容统一。

5．如需在文件上记录或填写有关数据，则在文件格式设计时应留有足够空间，以便于填写内容；在文件各项内容之间，也要有适当的空隙；每项标题内容应准确。

6．为了保证文件的严肃与准确性，文件的制订、审查、批准责任人均应在文件上签字。

文件不得使用手抄本，应按要求统一使用打印本，以防差错。

7．文件中各种工艺技术参数和技术经济定额的计量单位，均应按国家规定采用国际计量单位。

8．原辅料、中药材、成品名称应以中华人民共和国药典或国家食品药品监督管理部门批准的法定名，适当附注商品名或其他通用别名。

9．文件应具改进性，在使用过程中不断完善、健全文件系统，定期对文件进行复审、修订。

作为文件体系中的一大类，记录与凭证类文件在实际操作中应做到：（1）一致性：记录的内容与标准相一致，关键数据一定要在记录中反映出来。

（2）合理性：根据填写数据的字符类预留足够位置；根据操作程序的先后，安排填写数据。

（3）负责性：每项操作均需有操作者签名，关键操作还应有核对人签名。

（4）明示性：管理标准、操作标准与记录相结合。

二、参与文件制定人员的要求为确保各种文件制定的科学性、准确性及合理性，企业应建立负责GMP文件起草的组织机构，挑选合格的文件制定人员。

（一）文件起草人员文件的起草主要由文件使用部门负责，文件起草人员必须具备良好的业务素质，接受过全面的GMP教育，有较强的实践工作经历，有一定的管理、合作、协调能力。

制药企业的文件起草人员往往是来自于生产技术部门、质量管理部门、销售部门的业务与管理精英，根据GMP中对人员素质的基本要求，文件起草人员应具备以下几点基本素质：1．需经过GMP学习和培训，了解、掌握GMP的要求。

2．能熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富。

3．掌握文件撰写基本要求。

（二）文件审核人员文件草稿拟定完毕后应根据文件的重要程度，由相关部门进行审核，对于审核人员的基本素质要求是：1．经GMP学习和培训，掌握、熟悉GMP的要求。

2．熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调。

3．掌握文件制定的要求。

4．有能力对文件的内容和形式审查结果负责（三）文件批准人普通文件由相应职能部门批准，报QA备案；重要文件需由QA负责人批准；文件如涉及生产线，则需由总工程师或企业技术领导批准。

对于文件批准人员的基本素质要求是：1．经GMP学习、培训及其他相关学习、培训，熟悉GMP要求。

2．懂技术、懂管理、敢管理，勇于承担责任。

3．具权威性，有平衡、协调能力。

4．具有产品质量高标准及持续改进的观念。

5．具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念。

6．有能力对批准的文件负责三、制定程序一个制药企业的文件体系是由一个个文件组成，每个文件的制定都是由文件的起草、审核、批准、生效、修订和废除等程序组成。

（一）文件的起草在建立企业GMP文件起草组织机构后，根据文件的适用对象，由使用部门负责起草文件，文件的起草人可为部门主管、工段长或工艺员。

起草时起草人可与部门员工进行讨论，听取意见，总结后编写；检验操作文件可由检验员起草。

编写时应明确最终那个岗位使用此文件。

（二）文件的审核与批准生效文件只有经过批准方可生效。

文件由使用部门起草后，按文件制定的有关规定将文件初稿交由企业的QA初审，分发至与文件相关的部门审核并提出审核意见，再由QA汇总转至起草部门进行调整。

最终所写文件如只是普通文件，由相应职能部门批准生效，报QA 备案；事关产品质量的重要文件由QA负责人批准生效；文件如涉及全生产线，则需由总工程师或企业技术领导批准生效。

如具体来分类，质量管理文件可由总经理批准，其他文件可由分管相应部门的副总经理批准；质量标准、工艺规程、批记录（空白）、验证文件等由质量管理部门经理批准。

（三）文件的修订与废除为适应生产发展需要，文件应定期审阅，及时修订，并按文件的修改、撤销程序办理，文件修改、审阅、批准程序应与制订时相同。

技术标准文件根据经济和技术水平的发展需要，每隔2～3年修订一次；规格标准文件应按最新出版的国家药典或其他法定规格进行及时修订。

文件一经修订，该文件的相关文件(或记录、报告、表格等)也应作相应的修订。

1．文件需进行修订的条件当出现以下几种情况时通常应考虑对文件的修订：（1）法定标准或其他依据的文件更新版本导致标准有所改变；（2）新设备、新工艺、新厂房的实施；（3）物料供应商变更，认为有必要修订标准文件；（4）产品用户意见或回顾性验证的结果说明应修订文件。

2．修订的程序当有关文件使用部门根据需要对文件进行修订时，修订部门应先填写文件修订申请，写明修订文件名称、编码、修订原因，经质量管理部门批准后按文件制定程序修订。

文件由起草人修订，附文件修订说明。

修订格式是“及原文件的第几项修为………；增加………”等等。

3．文件的废除文件的废除由有关部门提出书面申请，交QA部门审核，由总工程师或企业技术领导批准。

经批准同意废除的文件，应由QA部门书面通知有关部门，在分发此通知的同时，要收回被废除的文件，使其不得在工作现场出现。

（四）文件的印制发放文件的印制应由专人（档案室人员）负责，其他人员不得随意复印。

文件按需分发部门数复印相应的份数，并使用专用复印纸或在复印好的文件上做标记，以便能与私自复印的文件区分开。

文件发放时按要求发放，并应履行签发手续，有文件发放记录，发放人、接到人均需签字。

文件的保存要做到不论是工作现场的文件还是存档的文件都应有专人妥善管理，借阅时需登记。

存档的文件应由档案室人员保存在符合档案保存要求的房间内。

档案室内所有文件、资料、记录应分类存放，并有记录。

各部门每年将各自的新版文件、资料、记录等收集整理后，送档案室存档。

产品有效期的检验记录、批记录、销售记录等保存至有效期后一年即可销毁。

（五）文件的回收与销毁在新版文件发放的同时，旧版文件已过时失效，应立即回收，不得在工作现场出现。

回收文件时应按发放记录回收，一份也不能少。

回收时应履行签发手续，有文件回收记录，回收人、交接人均需签字。

文件的销毁由专人负责，销毁文件、记录时应有监督人及销毁记录，除留一份备查外，旧版文件收集全后统一销毁，检验记录、批记录、销售记录等每年一次统一销毁。

四、文件的格式与编码（一）文件的格式按照文件制定基本要求，文件应有统一的格式，并制定成标准文件，企业所有起草和修订文件时必须服从这统一格式标准。

企业GMP文件表头可采用各种格式，但其内容至少应包括：题目、编码（号）、制定人及制定日期、审核人及审核日期，批准人及批准日期，颁发部门、生效日期、分发部门。

常见文件表头格式有以下几种：例二例三例四新订修订复审文件正文的第1.2.3.点可根据文件的需要列上目的、原则、适用范围、职责、定义、标准依据等条款，然后再写文件的内容。