全宗卷培训课件

五、全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它 记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和 全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管 理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均 应建立全宗卷。
2018-12-16 8
六、全宗卷的主要内容
（一）档案收集 （二）档案整理 （三）档案鉴定 （四）档案保管 （五）档案统计 （六）档案利用 （七）档案管理新技术的应用
三、立档单位及其构成条件
立档单位是与全宗这一概念联系在一起。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会 组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档 案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一 个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、 财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条 件是： （1）可以独立行使职权或进行管理，并能以 自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位 必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。 2018-12-16 6
18
（七）档案管理新技术的应用：缩微复制和计 算机辅助管理等情况的文字说明材料。
2018-12-16
19
七、全宗卷的管理办法 全宗卷的保管形式为一个环节一盒或数盒（每 盒附上盒内目录），按件整理，单独保存。 档号编写如下： （1）收集环节：QZ1—1...N（件号流水） （2）整理环节：QZ2——1 （件号流水） （3）鉴定环节：QZ3——1 （件号流水） （4）保管环节：QZ4——1 （件号流水） （5）统计环节：QZ5——1 （件号流水） （6）利用环节：QZ6——1 （件号流水） （7）新技术应用： QZ7——1 （件号流水）
2018-12-16
注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。
14
（五）档案统计：档案收进、移出登记，全宗 档案基本情况统计和档案利用统计表等. 全宗档案基本情况统计表
全宗号： 统 计 时 间 门 类 档案数量
卷 件
开放数量
卷 件
所 属 年 代
载 体 形 态
语 种
保 管 期 限
备 注
2018-12-16
2018-12-16 9
《全宗卷》的主要内容：
（一）档案收集：包括档案交接文书、移交 目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等.
档案交接文书：档案移交概况以及其他需要 说明的问题
各企事业单位涉及到的主要是档案交接 登记表
2018-12-16 10
档案交接登记表（《档案业务建设指南》253页）
日期 序 文（图） 号 号 保 管 期 限
2018-12-16
3
（1）按全宗整理，符合档案工作必须维护 党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全 部档案能系统反映这个单位 经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真 实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真 实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能 分散，不同单位的档案不能混淆。 （2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之 间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了 文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、 排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形 式方面的联系。 2018-12-16 4
（三）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档 案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案 的请示与批复、销毁档案的清册等.
（四）档案保管：档案安全检查记录、报 告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢 修与修复情况报告等.
2018-12-16
13
档案检查记录（《档案业务建设指南》257页）
检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等） 改进的措施及效果： 检查人：
15
2018-12-16
16
（六）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开 放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出 版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效 益的典型事例等.
2018-12-16
17
档案利用效果登记表（《档案业务建设指南》259页）
姓 名 利 用 档 案 内 容 利 用 目 的 利 用 效 2018-12-16 果 利用 部门 利用 日期 档号
题名
年 度
页 数
密 级
备 注
2018-12-16
移交人签名
接收人签名
11
（二）档案整理：整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等. 档案整理加工登记表
全宗号： 时 间 实施单 位或个 人
数
内容 卷 件
量
页
备 注
注：内容栏填写具体工作项目包括整理、鉴定、修 复、缩微、扫描等。
2018-12-16 12
全宗卷
监督指导二处 赵相伟
二 ○○ 八年三月
2018-12-16 1
全 宗 卷
一、全宗的定义 二、全宗的意义 三、立档单位及其构成条件 四、全宗卷的定义 五、全宗卷的作用 六、全宗卷主要包括的内容 七、全宗卷的管理办法 八、全宗指南（全宗介绍）的编写
2018-12-16 2
全宗卷
一、全宗的定义 全宗是一个独立的机关、组织或人物在 社会活动中形成的档案整体。 二、全宗的意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。 档案必须按全宗整理，其主要意义如下：
2018-12-16 20
全宗卷盒内目录
顺 序 号 档号 题名 日 期 页 数 备 注
2018-12-16
注：页数是指此份材料的总页数
21
八、全宗指南（全宗介绍）
（一）《全宗指南》的定义 《全宗指南》是向利用者介绍和报道档案全
（2）是一个预算会计单位或是独立的经济 核算单位，可以编造预算或财务计划。
（3）设有管理人事的机构和人员，并有一 定的人事任免权。 上述三个条件是互有联系的，一般说有第 一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的 单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。
2018-12-16 7
四、全宗卷的定义： 全宗卷是在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的 专门案卷。
（3）按全宗整理，便于系统和历史地研究 档案内容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项 业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基 本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全 宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方 法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗 原则。
2018-12-16 5