第二章 档案的整理 信息与档案管理 教学课件
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（二）立档单位变化所导致的区分全宗
1.新建。新成立的机关、企事业单位， 其形成的档案构成一个全宗。
2.分开。一个机关、单位分为两个或两 个以上的单位。旧机关已被撤销，它所 形成的档案应该单独构成全宗；新成立 的机关、单位各自形成的档案，应分别 构成不同的全宗。
24
A 全宗1
A1 全宗2
第二章 档案的整理
薛秀香@档案馆
一、整理工作内容
（一）含义 档案整理工作，就是按照一定的原则和
方法，把处于相对零乱状态的档案系统 起来，以便于保管和利用的工作。 广义：鉴定、考证、编纂出版。 狭义：区分全宗、全宗内档案的分类、 立卷、案卷排列和编制案卷目录。
4
（二）类型（按整理工作内容的范围） 1.系统排列和编目 2.局部调整 3.全过程整理
5
二、档案整理工作的意义
档案的整理是揭示文件之间的有机联系， 为发挥档案作用创造了有利条件。
档案的整理时档案管理所有业务活动的 关键环节。
档案整理是实现档案管理现代化的要求。
6
三、档案整理工作的原则
充分利用原有的整理基础，保持文件之 间的历史联系，便于保管和利用。
（一）充分利用原有的整理基础 1.提高对原来整理工作的认识 2.不要轻易打乱档案
整理档案必须保持文件之间这种固有的 联系，不容许随意脱离形成单位。
首要联系，深刻反映文件形成单位的活 动面貌，体现档案作为历史记录的属性。
9
2.时间方面的联系 主要是指形成文件的机关、组织或个人
进行工作活动时，都有一定的过程和阶 段性，从而文件之间具有一定的时间联 系。
10
3.内容方面的联系 主要指文件是机关、社会组织行使职权过
30
四、全宗的编号与排列
全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个 固定号码并以其作为该全宗的指称代号。
全宗的排列是在库房中固定各全宗的空 间存放位置和排列顺序。
31
（一）全宗编号的要求与方法 1.要求 唯一性或专指性 系统性或连续性 方便实用
A1 全宗1
B 全宗2
Leabharlann Baidu
B1
28
（三）临时性机构档案的区分全宗 存在时间短，形成档案少，不设立新全
宗； 独立性强，存在时间长，可以成立新全
宗。
29
总结： 只有一个单位的职能发生根本性变化，
其档案才可能构成新全宗。 非根本性变化：立档单位名称、领导关
系变更、内部组织机构调整、工作地点 变化、短期停止活动以后又恢复。
12
四、档案整理工作流程
（一）机关的档案整理工作流程
确定分类方案
编写立卷类目
平时归档
立 卷 （件）
案卷排列
给定档号
编制案卷目录
13
（二）档案馆的整理工作流程
区分全宗
对正常接收进 馆档案的整理
对零散档案的整理
对原整理基础 进行审查，必 要时给予整理
或加工
分类 立 卷（件）
案卷排列
给定档号
全宗排列
7
（二）保持文件之间的历史联系 文件在产生和处理过程中形成的内部相
互关系。也称为“内在联系”或“有机 联系” 主要表现在：来源、时间、内容和形式 等几个方面。
8
1.来源方面的联系
主要指文件是以文件及其内部组织机构 或一定的个人为单位有机形成的，产生 文件的单位构成文件来源方面不可分割 的联系。
程中形成的，是在解决一定问题过程中产 生的。 4.形式方面的联系 是指文件的形式标志着文件的特定作用， 在一定程度上反映了文件的来源、时间和 内容的性质。 包括：内部形式（如种类、名称）和外部 形式（如载体和记录方式）两个方面
11
（三）便于保管和利用 在尊重档案本质特性、保持档案文件历
史联系的前提下，尽量采用简单有效的 方法去整理，并使所整理好的档案保管、 利用起来比较方便。
1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容 的实质，从而正确评价档案的价值，为 档案的提供利用奠定了科学基础。
17
2.全宗是档案管理的基本单位，对档案 管理有重要的组织作用。区分全宗是档 案整理中的第一步。
3.按全宗整理档案，不仅仅是方法问题， 而且也是一个理论问题。
18
二、确认全宗和立档单位
立档单位是构成档案全宗的国家机构、 社会组织、个人或生产建设、科研项目 的组织者，通常称为“全宗构成者”。
（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 1.不同政权中的政权机关（立档单位），不同
全宗。 2.跨政权存在的非政权性质的立档单位，如企
业、学校、文艺团体、政党、社团、宗教组织 等，一个全宗。 3.跨政权，政治色彩较强、对政权依附性较大 的立档单位，如警官学校、军事院校等，不同 全宗。 个人全宗，一个全宗。
确认全宗要从组织或个人的社会独立性 入手。用以确定组织或个人社会独立性 的因素被称为全宗（或立档单位）的构 成条件。
19
（一）组织全宗的构成条件 全宗从其形成者角度看有组织和个人两
大类，组织全宗是全宗的主体部分，在 现实中占绝大多数。
20
构成立档单位的具体条件： 1.可以独立行使职权，并能以自己的名
编制案卷目录
14
第二节 全宗
15
一、全宗含义
（一）含义 全宗是一个国家机构、社会组织、个人
形成的具有有机联系的档案整体，是档 案馆档案的第一层分类、管理单位。 全宗是组成国家档案全宗和进行档案分 类、管理的基本单位，同一全宗的档案 不能分散，不同全宗的档案不能混淆
16
（二）档案为什么必须以全宗为单位整 理？
A2 全宗3
A3 全宗4
25
3.合并 由两个或两个以上的撤销单位，合并成
一个新单位。他们所形成的档案应分别 构成全宗。
A 全宗1
C 全宗3
B 全宗2
26
4.独立
从某一立档单位分离出去作为一个新的 单位，它所形成的档案构成新的全宗。
A 全宗1
A1
A1 全宗2
27
5.从属
原来是一个立档单位，后来变为某一机 关内部的一个组织机构。改变前的档案 为一个全宗，改变后是另一全宗的一部 分，不单独划分全宗。
义对外行文。 2.设有会计单位或独立的核算单位，自
己可以编造预算或财务计划。 3.设有管理人事的机构或人员，并有一
定的人事任免权。
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（二）个人全宗的构成条件 个人全宗又称为人物全宗。 1.名人的档案 2.主要以个人名义从事社会活动的名人 3.档案和档案管理方面的现实性因素
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三、区分全宗
（二）立档单位变化所导致的区分全宗
1.新建。新成立的机关、企事业单位， 其形成的档案构成一个全宗。
2.分开。一个机关、单位分为两个或两 个以上的单位。旧机关已被撤销，它所 形成的档案应该单独构成全宗；新成立 的机关、单位各自形成的档案，应分别 构成不同的全宗。
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A 全宗1
A1 全宗2
第二章 档案的整理
薛秀香@档案馆
一、整理工作内容
（一）含义 档案整理工作，就是按照一定的原则和
方法，把处于相对零乱状态的档案系统 起来，以便于保管和利用的工作。 广义：鉴定、考证、编纂出版。 狭义：区分全宗、全宗内档案的分类、 立卷、案卷排列和编制案卷目录。
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（二）类型（按整理工作内容的范围） 1.系统排列和编目 2.局部调整 3.全过程整理
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二、档案整理工作的意义
档案的整理是揭示文件之间的有机联系， 为发挥档案作用创造了有利条件。
档案的整理时档案管理所有业务活动的 关键环节。
档案整理是实现档案管理现代化的要求。
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三、档案整理工作的原则
充分利用原有的整理基础，保持文件之 间的历史联系，便于保管和利用。
（一）充分利用原有的整理基础 1.提高对原来整理工作的认识 2.不要轻易打乱档案
整理档案必须保持文件之间这种固有的 联系，不容许随意脱离形成单位。
首要联系，深刻反映文件形成单位的活 动面貌，体现档案作为历史记录的属性。
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2.时间方面的联系 主要是指形成文件的机关、组织或个人
进行工作活动时，都有一定的过程和阶 段性，从而文件之间具有一定的时间联 系。
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3.内容方面的联系 主要指文件是机关、社会组织行使职权过
30
四、全宗的编号与排列
全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个 固定号码并以其作为该全宗的指称代号。
全宗的排列是在库房中固定各全宗的空 间存放位置和排列顺序。
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（一）全宗编号的要求与方法 1.要求 唯一性或专指性 系统性或连续性 方便实用
A1 全宗1
B 全宗2
Leabharlann Baidu
B1
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（三）临时性机构档案的区分全宗 存在时间短，形成档案少，不设立新全
宗； 独立性强，存在时间长，可以成立新全
宗。
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总结： 只有一个单位的职能发生根本性变化，
其档案才可能构成新全宗。 非根本性变化：立档单位名称、领导关
系变更、内部组织机构调整、工作地点 变化、短期停止活动以后又恢复。
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四、档案整理工作流程
（一）机关的档案整理工作流程
确定分类方案
编写立卷类目
平时归档
立 卷 （件）
案卷排列
给定档号
编制案卷目录
13
（二）档案馆的整理工作流程
区分全宗
对正常接收进 馆档案的整理
对零散档案的整理
对原整理基础 进行审查，必 要时给予整理
或加工
分类 立 卷（件）
案卷排列
给定档号
全宗排列
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（二）保持文件之间的历史联系 文件在产生和处理过程中形成的内部相
互关系。也称为“内在联系”或“有机 联系” 主要表现在：来源、时间、内容和形式 等几个方面。
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1.来源方面的联系
主要指文件是以文件及其内部组织机构 或一定的个人为单位有机形成的，产生 文件的单位构成文件来源方面不可分割 的联系。
程中形成的，是在解决一定问题过程中产 生的。 4.形式方面的联系 是指文件的形式标志着文件的特定作用， 在一定程度上反映了文件的来源、时间和 内容的性质。 包括：内部形式（如种类、名称）和外部 形式（如载体和记录方式）两个方面
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（三）便于保管和利用 在尊重档案本质特性、保持档案文件历
史联系的前提下，尽量采用简单有效的 方法去整理，并使所整理好的档案保管、 利用起来比较方便。
1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容 的实质，从而正确评价档案的价值，为 档案的提供利用奠定了科学基础。
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2.全宗是档案管理的基本单位，对档案 管理有重要的组织作用。区分全宗是档 案整理中的第一步。
3.按全宗整理档案，不仅仅是方法问题， 而且也是一个理论问题。
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二、确认全宗和立档单位
立档单位是构成档案全宗的国家机构、 社会组织、个人或生产建设、科研项目 的组织者，通常称为“全宗构成者”。
（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗 1.不同政权中的政权机关（立档单位），不同
全宗。 2.跨政权存在的非政权性质的立档单位，如企
业、学校、文艺团体、政党、社团、宗教组织 等，一个全宗。 3.跨政权，政治色彩较强、对政权依附性较大 的立档单位，如警官学校、军事院校等，不同 全宗。 个人全宗，一个全宗。
确认全宗要从组织或个人的社会独立性 入手。用以确定组织或个人社会独立性 的因素被称为全宗（或立档单位）的构 成条件。
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（一）组织全宗的构成条件 全宗从其形成者角度看有组织和个人两
大类，组织全宗是全宗的主体部分，在 现实中占绝大多数。
20
构成立档单位的具体条件： 1.可以独立行使职权，并能以自己的名
编制案卷目录
14
第二节 全宗
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一、全宗含义
（一）含义 全宗是一个国家机构、社会组织、个人
形成的具有有机联系的档案整体，是档 案馆档案的第一层分类、管理单位。 全宗是组成国家档案全宗和进行档案分 类、管理的基本单位，同一全宗的档案 不能分散，不同全宗的档案不能混淆
16
（二）档案为什么必须以全宗为单位整 理？
A2 全宗3
A3 全宗4
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3.合并 由两个或两个以上的撤销单位，合并成
一个新单位。他们所形成的档案应分别 构成全宗。
A 全宗1
C 全宗3
B 全宗2
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4.独立
从某一立档单位分离出去作为一个新的 单位，它所形成的档案构成新的全宗。
A 全宗1
A1
A1 全宗2
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5.从属
原来是一个立档单位，后来变为某一机 关内部的一个组织机构。改变前的档案 为一个全宗，改变后是另一全宗的一部 分，不单独划分全宗。
义对外行文。 2.设有会计单位或独立的核算单位，自
己可以编造预算或财务计划。 3.设有管理人事的机构或人员，并有一
定的人事任免权。
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（二）个人全宗的构成条件 个人全宗又称为人物全宗。 1.名人的档案 2.主要以个人名义从事社会活动的名人 3.档案和档案管理方面的现实性因素
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三、区分全宗