研发文档管理建议

研发部文档管理建议

前言

文档作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的文档管理将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。并且随着互联网的飞速发展，网络安全逐渐成为一个潜在的巨大问题。现在的网络安全不仅仅是使它没有编程错误。还要防御有人恶意的破坏。同时确保无关人员不能读取，更不能修改传送给其他接收者的信息。保护信息不被未授权者访问。

研发部作为公司的核心部门，是公司产品的源头，重要性不言而喻，这个部门承载着企业未来在商品市场上的科技地位；而研发资料更是企业的核心资料，关系到企业在商品市场的竞争力和科技地位。所以建立仪器研发部健康合理化的文档管理室是重要而又迫在眉睫的事！

一、文档室的建立及相关建议

1.1、文档管理的目的：

将研发资料分门归类整理好，集中存储起来，确保研发项目资料的完整性和保密性；便于在使用时能够方便快捷的找到相应的文件。同时更是确保无关人员不能读取，更不能修改传送给其他接收者信息，防止公司产品技术的流失。1.2、文档管理目前的状况：

目前仪器研发部文档管理仍然处于空白状态，所有研发技术文档都在相应项目负责人手里，公司对于产品的核心技术文档没有统一的归档管理。这就存在很多的风险问题：如硬件、软件、结构工程师手里只有仪器局部自己负责部分的文件，很容易造成技术文档的不完整性；而且对于技术文档的及时更新也带来了很多麻烦；同时在人员离职和交接时，也会造成仪器技术的流失和泄密。

1.3、文档管理室实现的功能：

以研发部为一个局域网，将网络系统设计成一个支持各级别用户或用户群的安全网络，文档管理系统能够采用现代化的光盘存储技术、影像扫描技术、网络技术及数据库信息技术来建立高效的文档信息管理。

1、用户管理功能：

(1)添加用户：管理员可以对用户进行添加操作。

(2)删除用户：管理员可以对已有用户进行删除操作。

(3)查看用户权限：每个用户都具有一定的权限，管理员可以看用户的管理权限。

(4)修改管理权限：管理员可以修改用户的管理权限。

(5)添加管理权限：管理员在权限管理中可以添加管理权限。

(6)删除管理权限：管理员在权限管理中可以删除管理权限。

2、系统参数设置功能：

(1)文档种类表：对文档种类进行添加、删除操作。

(2)文件种类表：对文件种类进行添加、删除操作。

(3)文件类目表：对文件类目进行添加、删除操作。

(4)其他参数表：对其他文件进行编辑、删除操作。在编辑时可以修改附件存放路径和备份文件存放路径。

管理员可以对文档管理库的文件和数据进行修改；其它用户修改、删除或者上传文件，需要通过管理员审核后才可以；

3、借阅管理功能：

(1)借阅登记：输入借阅条件后就可以申请借阅登记。

(2)借阅查询：提供对所借出案卷的查询工作，对归还日期做详细说明。

(3)网上借阅：网上借阅又提供网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请、借阅申请处理和网上答复几个小模块。

其中网上借阅申请、未提交的借阅申请、已处理的借阅申请模块是所有用户都拥有的，借阅申请处理是具有借阅管理权限的用户所拥有的模块，网上答复是具有借阅答复权限的用户所拥有的模块。

4、搜索功能：

用户可以根据所要查找的信息输入关键字便可以搜索自己权限以内的文

件，找到与关键字有关的所有的文档。

5、系统有数据备份和恢复功能；

（1）每次上传的文件可以及时，自动的备份到另一个指定的硬盘内；

（2）数据恢复就是将备份文件可以恢复到数据库中。

6、文档管理室的电脑必须禁止USB接口的使用和联网，使用光盘进行文件的输入；

7、访问各类文件必须有权限；

文档分类，如：共享文件、普通文件、重要文件、保密文件、绝密文件，该局域网类的用户可以访问共享文件，对于其它保密级别的文件，在查看时必须要管理员授权给使用用户，用户可以访问这个权限级别以下的文件。并且该权限具有时效性；

8、管理员可以在系统中发布公告，用户登录后可以查看。

1.4、文档管理在网络安全方面的展望：

1、采用多层防卫手段，将受到侵扰和破坏的概率降到最低；

2、提供迅速检测非法使用和非法初始进入点的手段，核查跟踪侵入者的活动；

3、提供恢复被破坏的数据和系统的手段，尽量降低损失；

4、提供查获侵入者的手段。

1.5、建立文档管理系统最终目标：

1、研发人员能有文档管理意识，及时将技术文件交至文档管理员统一管理；

2、研发资料能够根据类型、用途等方式整理，方便用户能够快速准确的查找；

3、研发资料能够具有保密性和安全性；确保研发技术不流失，不泄露；

4、使研发部文档管理室实现自动化管理，提高办公效率。

二、研发部电脑和网络管理建议

2.1将研发室的所有电脑建立一个局域网；

2.2研发室的电脑必须禁止USB接口的使用，使用光盘进行文件的输入；交文件可以通过上传服务器，递交。

2.3研发室留有2台电脑作为公用电脑可以全天上网，其它研发人员的个人电脑上网分时间段，在早上8：00--8：30；中午12：00--13：30；下午16：30--17：30这时间段内能够连上网，其它时间段均无法访问网络；如果在其它时间段研发人员查资料可以通过那2台公用电脑，但是所查资料不可以用硬盘拷贝，需要上传到服务器的共享区域，方可用自己的电脑查阅。

2.4局域网内的用户相互可以通讯，如可以两个用户独立对话；也可以建立多人会议室，同时用户可以在局域网内发布通知，工作安排等，其它用户可以收到该通知。

2.5对于研发室各个电脑，使用人设立自己的密码，同时领导可以远程控制，并有权限打开电脑。

2.6能够采取措施防止有人擅自拆卸研发部的计算机和服务器；

望在我们和设备部的共同努力下，建立一个安全、高效、现代化的研发部，并为企业的发展带来生机和活力！