高校学籍档案数字化外包的安全风险分析与管理策略

合集下载

档案数字化外包实践中的风险与对策

机电兵船档案2019.2ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ档案数字化是指将纸张、磁盘、光盘等传统载体上存储的档案资源通过扫描、压缩、转换等技术手段加工成数字化信息，并存储成一个有序结构的档案数据库。

通过局域网、互联网等途径提供检索查阅，从而实现档案资源共享。

但受限于企业档案部门自身技术、资金、人员、设备等各个方面因素的影响，多数企业都会选择档案数字化外包的形式。

一、档案数字化外包的可行性与优势服务外包是指企业将其非核心业务外包出去，利用外部专业团队来承接企业业务，从而使企业更专注核心业务，达到降低成本、提高效率、增强企业核心竞争力的一种管理方式。

档案数字化属于劳动密集型业务，非核心业务，不直接为企业创造价值，因此将此项业务外包给专业数字化服务公司具有可行性，另外档案数字化外包还具有“省力、省心、省钱”的优势。

(一)省力——日常业务不耽误，人员工作两相宜一般企业档案部门人员数量普遍不足且工作量负荷大，外包加工的形式可以避免分散，更利于集中专门的人手参与档案数字化工作，不会因为开展档案数字化工作而影响企业档案部门的日常业务。

(二)省心——专业团队做专业事，质量进度有保证优质的外包服务公司具有充足的专业人员、齐全先进的软硬件设备、规范的内部管理机制、丰富的数字化加工经验，这些都为档案数字化业务保质保量按期完成提供了保障。

(三)省钱——先进设备充分用，节省开支不浪费外包服务公司可以提供数字化加工所需的业内先进软硬件设备，包括高速扫描仪、大图扫描仪、书刊扫描仪等硬件设备及图形处理软件等，这样可以节省企业购置和维护数字化设备的开支，同时有效地避免设备闲置的浪费。

二、风险与对策虽然档案数字化外包的形式有诸多优势，但在实践过程中也存在一定的档案实体与档案信息安全风险和数字化成果质量不高的风险。

因此企业档案部门应运用项目全过程管理方法，综合分析档案数字化项目中的准备阶段、加工阶段、收尾阶段三个阶段的流程特点，剖析各环节潜在的安全风险和质量风险，制定相应的对策，并对加工全过程进行动态管控，为外包过程中档案实物安全、档案信息安全和数字化成果的质量水平提供保障，如图1所示。

高校档案数字化外包的安全风险研究

断深入，学生的学籍档案、教师档案以及高校管理过程中形成的大量具有保存价值的电子档案大量产生。高校档案
数量大，增长速度快，随着高校招生规模的不断扩大，高校档案管理的任务更加繁重。档案数字化包括了卷号、页码的编辑、卷宗的扫描以及著录、质检等多个环节，如果全部由高校档案管理者利用自身条件去处理，势必需要大
带、磁盘和光盘等载体，并通过模数转换（ＡＤＣ）或者数模转换（ＤＡＣ）等技术，转化成能够被计算机所能够识别的数字文本、数字图像以及音频视频等数字文件。借助检索工
（一）档案实体安全风险。高校档案数字化外包过程中
涉及到的工序环节多。有的高校限于场地条件不好，在档
作带来很大的负面影响。因此，及时掌握高校档案数字化外包的安全风险点，最大限度地降低和预防风险发生，成
为目前高校档案数字化外包工作亟待解决的问题。
一
要的更新升级，这些都会增加高校档案工作的运营成本。因此，如果将高校档案数字化业务外包出去，交由专业机构进行专门的数字化处理，高校可以将有限的人力、财力
经营管理理念、方法。它是企业将本应由企业人员负责的业务包转给专业服务提供商，借助外部专业资源实现对相关业务的高效经营和管理。近年来，随着档案信息化建设的飞速发展，档案数字化技术短板日益显现，越来越多的机构将档案数字化业务外包给专业机构。中国人民大学档案馆、同济大学档案馆、陕西科技大学档案馆、贵州师范大学档案馆等一些高校已经尝试将高校的档案数字化业务外包给社会上的专业机构进行数字化处理，并取得了理想的预期效果。高校档案数字化过程主要包括了 “ 调卷宗一编卷号一编页码一扫卷宗一还卷宗一质检一著录一总检一挂接一备份 ”等１０余个流程。这些工序全部交由档案信息中介服务公司完成，若其中的任何一个环节现问题都会给档案工

高校档案数字化外包服务及风险防控

M a n a g e m e n t a n d S t a n d a r d i z a t i o n/管理与标准化高校档案数字化外包服务及风险防控朱颜郴(福建卫生职业技术学院，福建福州350101 )摘要：分析了我国档案数字化外包服务的优势与可行性，指出当前档案数字化外包服务行业存在的缺乏法律法规和行业监管、外包从业人员素质良莠不一、数字化加工场所存在风险隐患等各项风险及其原因，针对上述问题并结合实际，提出了选择符合资格要求的数字化服务机构、签订规范的服务合同、建立风险管理制度体系等风险防控措施。

•关键词：数字化；外包；风险防控档案数字外包服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案、音像档案、缩微档案等进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

自1950以来，国际档案外包业务发展曰趋成熟，已经拥有标准体系和行业规范。

在信息化飞速发展的今天，国内的档案数字化外包服务机构也迅速发展壮大起来。

近年来，随着档案信息化建设的发展，已经有越来越多的企事业单位和高校选择将档案数字化业务交由专业的档案数字化外包服务机构处理。

但由于国内的信息化发展起步晚、发展时间短，各类机构发展良莠不齐，存在不少问题与安全隐患。

1档案数字化外包的优势与可行性在工作中，如果由档案管理人员对馆藏纸质档案进行数字化采集，要花费大量的时间和人力成本，会影响到档案日常管理和利用工作的开展。

随着高校的扩招、学生数量的增加，高校档案工作的业务量也随之快速增长。

检查、审计、服务师生等很多业务需要查阅档案原件。

许多高校因工作人员增加的数量赶不上档案业务量增长的速度，甚至需要选择外聘工作人员。

对外聘工作人员的专业技术水平和综合素质要求可能放低。

高校档案馆的技术水平和档案设备偏落后，经费、人员方面都受到掣肘。

许多高校的综合档案馆馆藏丰富，需要进行数字化的档案数量庞大，所需时间周期也长。

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策随着信息技术的快速发展，高校档案管理数字化发展已成为大势所趋。

在数字化发展过程中，高校档案管理也面临一些问题。

本文将探讨高校档案管理数字化发展面临的问题，以及对此提出的对策。

高校档案管理数字化发展面临的问题之一是安全性问题。

随着档案数字化，大量的校史、人事、资产等重要信息被存储在电子设备中，其安全性成为首要问题。

由于黑客攻击、病毒感染等安全风险的存在，高校档案管理数字化面临着信息泄露、损坏和篡改的风险。

针对安全性问题，高校档案管理需要加强信息安全意识。

高校档案管理部门应建立健全信息安全管理制度，明确责任分工，做好信息资产的保护工作。

加强员工的信息安全培训，提高其对安全风险的识别和防范能力。

采取技术手段，如加密技术、防火墙等，加强系统的安全性防护，并定期进行安全演练和评估，及时发现并解决潜在的安全风险。

高校档案管理数字化发展面临的问题之二是数据管理问题。

数字化档案的存储和管理需要消耗大量的存储空间和计算资源。

而较早的数字化档案管理系统往往设计不合理，难以满足日益增长的数据存储需求和数据管理需求。

为解决数据管理问题，高校档案管理应采用先进的数据库技术和存储方案，提高存储空间的利用率和数据的访问效率。

高校档案管理部门可以引入云存储技术，将档案数据存储在云端，提高数据的可扩展性和灵活性。

通过建立数据归档和备份机制，确保档案数据的完整性和可恢复性。

高校档案管理数字化发展面临的问题之三是信息共享问题。

高校档案管理涉及多个部门和岗位，不同部门之间的信息共享通常存在问题。

信息孤岛现象严重制约了高校档案管理的数字化发展。

为解决信息共享问题，高校档案管理需要建立起跨部门的信息共享平台。

这需要高校档案管理部门制定统一的信息共享标准和规范，明确各部门的信息共享权限和责任。

建立信息共享机制，通过信息系统的对接与集成，实现不同系统之间的信息共享。

加强沟通交流，定期组织各部门间的档案管理会议，加强信息的沟通与交流，促进高校档案管理数字化发展的整体协同性。

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究随着信息技术的不断发展，档案管理也在逐渐向信息化、数字化方向发展。

信息化管理使得档案管理更加高效、便捷，但同时也带来了一系列的风险和安全隐患。

对档案信息化管理存在的风险进行深入研究，并探讨相应的安全管理策略，对于提高档案信息化管理的安全性和可靠性具有重要意义。

一、档案信息化管理存在的风险1. 数据泄露风险在档案信息化管理中，大量的敏感信息被数字化存储在系统中，一旦系统存在漏洞或者被黑客攻击，就会导致机密信息泄露，给组织和个人带来严重损失。

2. 数据损坏风险数字化的档案信息容易受到病毒、黑客或者系统故障的威胁，一旦数据损坏，将会导致档案信息不完整，影响后续的档案管理工作。

3. 数据篡改风险数字化档案信息一旦被篡改，将直接影响档案的真实性和可信度，给组织和个人带来法律纠纷和不良影响。

4. 数据可用性风险信息化系统的稳定性和可靠性对于档案管理至关重要，如果系统出现故障或者网络断线，将直接影响到档案信息的使用和管理。

5. 法律合规风险档案信息化管理涉及到大量的法律法规，如果管理不当或者不符合法律规定，将会面临法律责任和法律诉讼。

二、安全管理策略研究1. 建立完善的安全管理体系针对档案信息化管理中存在的各种风险，组织需要建立完善的安全管理体系，包括明确安全管理责任、建立安全管理制度和流程、加强安全意识教育等，确保档案信息的安全可靠。

2. 加强数据加密保护对于档案信息化管理中的敏感数据，组织需要采用符合国家标准的加密算法进行数据加密，保护档案信息的安全性，防止数据泄露和被篡改。

3. 增强系统安全防护组织需要采用先进的防火墙、入侵检测系统、网络安全设备等技术手段，加强对信息系统的安全防护，及时发现和阻止潜在的威胁。

4. 定期进行安全漏洞和风险评估组织需要定期对信息系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现潜在的安全隐患并采取相应的措施加以修复。

5. 建立完备的备份和恢复机制建立完备的档案信息备份和恢复机制，确保在发生数据丢失或者损坏时，能够及时进行数据恢复，保证档案信息的完整性和可用性。

档案数字化加工业务外包的风险及防范措施

知识文库第24期234档案数字化加工业务外包的风险及防范措施胡敏一、前言数字档案馆建设重点就是馆藏纸质档案的数值化加工，需要有较高科技的信息技术为基础，当前，档案管理人员的计算机信息知识和技术比较欠缺，档案数字化进程受到一定影响，因此有些档案部门把数字化加工业务外包给专门从事这项工作的公司。

这些公司主要从事档案数字化的前期工作，他们在数字化加工方面比较专业，并且效率比较高，涉及的数字化业务内容比较全面，能够胜任档案数字化加工工作。

档案管理部门充分利用这种档案数字化外包模式，大大提高了档案数字化加工的效率。

二、档案数字化加工业务外包服务的优势1.档案数字化加工外包能够节约数字档案馆建设成本及时间。

档案数字化加工工作需要比较先进的计算机设备，能够高速扫描和录入纸质档案信息，同时档案数字化转换工作人员具备一定的计算机相关知识和丰富的专业工作经验，以及他们在日常工作中所形成的团队精神，所以外包公司的档案数字化速度较快，在短时间内可以完成大量的数字化转换工作。

2.档案数字化加工外包能够提供专业数字化加工服务。

档案管理部门选择档案数字化加工外包模式，能够吸收档案数字化加工专业服务公司的技术优势和丰富的经验，能够学习先进公司的档案数字化工作制度，还会获得档案数字化加工专业管理软件，能够将以前档案数字化加工数据库有效的继续延续下去，形成更丰富的馆藏数字档案数据库。

三、档案数字化加工业务外包服务的风险1.数字化加工外包业务中档案的保密风险。

众所周知，档案管理部门存有大量的涉密文件和需要保密的档案资料，这些档案资料在它的保密期限内是不能够被随便外借的。

因此在档案数字化加工业务外包服务时，必须保障涉密档案不会外泄，不能一味追求档案数字化加工高效快速而不顾档案的保密要求，这样有可能会出现档案的失泄密问题。

2.数字化加工外包业务中档案的质量风险。

承包档案数字化加工的公司虽然有先进的计算机管理技术，但他们不熟悉档案的归档、立卷和整理等业务，如果档案管理部门和外包公司缺少沟通，就会影响档案数字化加工的质量。

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策随着时代的发展，高校档案管理数字化已经成为大势所趋。

数字化档案管理可以提高档案管理的效率、方便查阅和共享，同时也可以有效减少纸质档案的存储和管理成本。

高校档案管理数字化发展面临着一系列问题，需要及时采取对策来解决。

本文将从安全性、可靠性、法律法规遵从性和系统集成性等方面，探讨高校档案管理数字化发展面临的问题及对策。

一、安全性问题1、安全隐患：数字化档案管理系统存在被黑客攻击的风险，一旦系统被攻破，档案信息可能会泄露、被篡改或者丢失。

2、数据保护：数字化档案管理面临着数据保护的问题，如果没有完善的安全措施和技术手段，档案信息容易被非法获取和使用。

对策:1、强化网络安全防护措施，包括安全防火墙、入侵检测系统、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。

2、加强数据保护措施，制定完善的数据备份和恢复策略，确保档案信息的完整性和可靠性。

二、可靠性问题1、数据完整性：数字化档案管理系统存在数据完整性的问题，长期使用和频繁操作可能导致数据损坏或丢失。

2、系统稳定性：数字化档案管理系统的稳定性对档案管理工作至关重要，一旦系统出现故障，可能导致档案信息无法正常使用和管理。

1、加强系统维护和管理，定期检查系统运行状况，及时发现和解决数据完整性问题。

2、配备专业的IT技术人员，对系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。

三、法律法规遵从性问题1、法律合规性：数字化档案管理需要严格遵守相关的法律法规，包括档案管理法、信息安全法等，确保档案管理工作合法合规。

2、隐私保护：数字化档案管理涉及大量个人隐私信息，需要严格保护受到法律保护的个人信息。

1、制定详细的档案管理规定和流程，确保档案管理工作符合法律法规的要求。

2、强化隐私保护工作，采取有效措施保护个人隐私信息，避免信息泄露和滥用。

四、系统集成性问题1、系统互通性：高校内部存在多个部门和院系，数字化档案管理系统需要具备较强的系统互通性，方便不同部门和院系之间的档案信息共享和交流。

浅谈高校控制档案数字化服务外包安全风险的措施

您的好帮手——《档案界论坛》公众号1 引言随着计算机技术和现代通信技术的快速发展和广泛应用，对传统馆藏纸质档案资源进行数字化加工成为必然趋势，国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》为档案数字化工作提供标准依据。

2008年教育部和国家档案局联合发布《高等学校档案管理办法》，明确要求组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

2 高校档案数字化服务外包安全风险2.1 档案实体风险。

档案数字化加工中，必然要经历搬运、人为直接接触、设备接触、环境变化等环节，各环节都有可能导致实体档案的损伤，特别是年代久远、材质脆弱的档案。

2.2 档案信息风险。

在档案数字化之后，档案信息易于扩散，在处理、存储、传输和使用上有着严重的脆弱性，很容易被滥用、遗漏和丢失，甚至泄密和篡改，而且有时难以察觉。

2.3 加工环境风险。

加工环境的风险主要是加工场地、数字化设备和设备应用几个方面。

2.4 组织管理风险。

组织管理风险主要存在于组织机构建设定位、规章制度、监督管理、标准执行、外包形式、供应商选择等几个方面。

3 高校档案数字化服务外包安全风险防范3.1 树立安全风险防范意识。

首先，要确立全员遵守安全保密要求的原则。

建立全员遵守安全保密的制度，涉及数字化的所有人员要有保密意识、责任心、全局安全观念。

其次，建立非涉密档案数字化的原则。

在进行档案数字化外包服务时，建立并坚持非涉密档案数字化的原则，对于标有密级且未解密的档案，不能交由外包服务机构进行整理、数字化。

最后，确保档案实体和数据安全的原则。

将非涉密档案交给外包服务商进行整理和数字化加工时，也要确保档案实体和档案信息数据安全。

[1]3.2 严格选择外包服务机构3.2.1 备案遴选。

按照《河南省档案管理条例》第二十五条的规定：从事档案鉴定、评估、咨询等中介服务机构，必须到省档案行政管理部门备案。

高校在有档案数字化服务需求前，就要借助档案主管部门的慧眼，在公布的备案有效期内的档案中介服务机构中进行公告遴选。

高校档案数字化外包面临的风险及防控对策

高校档案数字化外包面临的风险及防控对策文/朱春巧数字档案摘要：近年来，教育等各个行业的档案数字化大多以“外包”方式推动。

但“外包”也面临着诸多的安全风险，需要采取有效措施做好安全风险防控工作。

本文在分析了高校档案数字化外包现实意义及现实风险的基础上，针对存在的各种风险提出了数字化外包风险防控对策，以确保高校档案数字化外包安全，发挥高校档案在高校教育事业中的应有价值。

关键词：数字化；外包；风险；风险防控概述外包，是指组织为聚集自身的核心竞争力，将非核心业务委派给外部专业公司。

随着大数据、云计算以及高校教育事业的发展，数字化成为高校档案事业发展的目标之一。

高校档案数字化外包流程包括：“调卷宗—编卷号—编页码—扫卷宗—还卷宗—质检—著录—总检—挂接—备份”等多个工艺流程。

以外包方式进行档案数字化，利于提高第三方数字化专业能力，推动实现高校档案数字化，能够将高校档案管理机构有限的管理资源更加集中于档案核心业务，这不仅能够提升高校档案数字化质量，还可以有效降低数字化成本。

近年来，高校等各个行业的档案数字化大多以“外包”方式推动。

但“外包”也面临着诸多的安全风险，需要采取有效措施做好安全防控工作。

1高校档案数字化外包的现实意义1.1优化高校档案管理资源档案管理人力、物力等资源不足的问题一直困扰着高校档案事业的发展。

随着高校教育事业的发展，学籍档案、科研档案、人事档案、日常教育管理过程中所形成的档案越来越多，尤其是办公自动化、信息化技术的发展，使得高校电子档案数量也与日俱增。

现有的档案管理资源主要集中于档案核心业务，数字化中的条目著录、卷宗扫描及质检等大量专业数字化管理势必需要更多的财力、人力及物力的投入，高校档案数字化的紧迫性与日常档案管理资源的有限性产生矛盾。

将高校档案数字化业务外包给第三方专业机构，能够有效利用第三方专业技术力量和优势，协助做好高校档案数字化管理，也有利于高校档案管理中有限的人、财、物等宝贵资源应用到核心业务中，为高校广大师生和教育管理者提供优质高效的档案服务。

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究随着信息技术的不断发展和应用，档案管理也逐渐向数字化、信息化方向转变。

传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的信息存储和管理需求，数字化档案管理系统的建立和应用成为趋势。

档案信息化管理也面临着诸多风险和安全隐患，如数据泄露、信息丢失、系统攻击等问题。

本文将围绕档案信息化管理存在的风险与安全管理策略展开探讨，以期为相关单位提供一定的参考和借鉴。

一、档案信息化管理存在的风险1. 数据泄露风险档案信息化管理系统中存储了大量的敏感信息，一旦发生数据泄露，可能会对相关单位和个人造成严重损失。

数据泄露可能来自系统内部的错误操作、系统外部的攻击、或是技术设备的问题等多方面因素。

2. 信息丢失风险数字化档案管理系统的信息存储和传输依赖于电子设备和网络，一旦出现设备故障、网络中断或者人为失误等情况，就有可能导致信息丢失，造成档案管理的不完整和丢失。

3. 系统攻击风险随着网络黑客和病毒的不断演进和发展，数字化档案管理系统面临着被攻击的风险。

黑客攻击、病毒侵入等行为可能导致系统瘫痪，数据被篡改或盗取等问题。

二、档案信息化管理的安全管理策略1. 加强权限管理建立健全的权限管理制度，严格控制用户的权限范围，确保只有合适的人员能够访问和修改相关数据。

对系统管理员和普通用户的权限进行划分，建立完善的审批制度和信息追溯机制。

2. 定期备份和恢复建立用于数据备份和恢复的技术设备和机制，确保档案信息的安全可靠。

定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以应对信息丢失风险。

3. 强化网络安全加强对数字档案管理系统的网络安全管理，包括网络设备的安全配置、防火墙的建立、入侵检测系统的使用等。

采用加密技术保护数据在传输过程中的安全性，防范黑客攻击和信息篡改等行为。

4. 建立安全审计制度建立档案信息化管理系统的安全审计制度，对系统的操作和使用情况进行记录和追溯。

定期对系统进行安全漏洞扫描和评估，及时发现和修复系统存在的安全隐患。

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策随着信息技术的迅速发展，高校档案管理数字化已成为未来的趋势和发展方向。

在数字化过程中却面临着各种问题，需要采取相应的对策，以保证高校档案管理数字化的顺利进行。

本文将详细探讨高校档案管理数字化发展面临的问题，并提出相应的对策。

一、问题分析1. 安全隐患问题在数字化过程中，数字化档案的存储、传输以及使用都存在着安全隐患。

一旦档案信息被泄露或遭到篡改，将会对高校的声誉和学生的利益造成严重的影响。

2. 存储成本问题大量的数字化档案需要大量的存储空间，而这需要高昂的存储成本。

如何节约存储成本成为高校档案数字化管理中的一个重要问题。

3. 数据标准化问题高校档案管理数字化涉及到多方面的数据，而这些数据的标准化程度不高将会影响到数字化档案的使用和管理。

4. 人员培训问题数字化档案管理需要专业的管理人员进行操作，而目前高校缺少相关的人才，这给数字化档案管理带来了一定的挑战。

5. 法律法规问题二、对策提议1. 加强安全保障针对数字化档案管理中的安全隐患问题，高校可以加强安全保障措施，采用加密技术、权限管理等手段，确保数字化档案的安全。

2. 优化存储管理高校可以采用云存储、压缩技术等手段，优化存储管理，降低存储成本。

也可以根据需求制定存储管理策略，合理规划存储空间。

高校可以建立统一的数据标准，规范数字化档案的格式、命名规则等，使得数字化档案具有较高的标准化程度，方便管理和使用。

高校可以加强对数字化档案管理人员的培训，提高他们的专业素养和技能水平，以应对数字化档案管理的复杂工作。

高校应当严格遵循相关的法律法规，明确数字化档案管理的合规要求，建立完善的管理体系，确保数字化档案管理的合法合规。

结语高校档案管理数字化发展面临诸多问题，但只要高校采取相应的对策，就能够保证数字化档案管理的顺利进行。

加强安全保障、优化存储管理、完善数据标准化、加强人才培训以及遵循法律法规，这些对策将有助于解决高校数字化档案管理中的各种问题，推动数字化档案管理向更加规范化、高效化、安全化的方向发展。

档案数字化外包安全管理规范

档案数字化外包安全管理规范
一、定义
本规范定义了档案数字化外包安全管理的基本要求，为档案数字化外包安全管理提供
可行性方案。

二、要求
1.确定数字化外包安全管理范围。

安全管理范围涵盖与档案数字化相关的数据、系统、程序、组织、策略等所有要素，为外包合同方提供安全承诺。

2.实施外部安全监督体系。

完善安全管理机制，强化外部安全评估，监测安全状态和
风险变化，及时发现、解决安全隐患，降低安全风险。

3.建立防火墙和访问控制。

执行完善的网络防火墙控制，确保外部系统及其资源的可控。

4.管理数据访问权限。

实施完善的系统访问控制，有效限制用户访问数据库，防止未
经授权访问数据信息。

5.充分实施安全备份策略。

实施安全备份策略，及时备份政务数据，保证外包党责任
人对政务数据的安全性。

6.健全安全漏洞管理机制。

建立严格的安全漏洞管理机制，及时发现漏洞，将发现的
漏洞及时上报，补救和修复，确保安全性。

7.合理安排技术改造及技术支持运维。

完善系统技术改造及技术支持运维机制，严格
遵守发布安全系统漏洞补丁管理办法，安全技术保障工作有效开展，确保系统安全性。

三、实施
档案数字化外包安全管理将纳入外包合同的相关条款，双方按照规范的要求来实施管理。

各方必须建立完善的安全管理机制，规范安全处理行为，及时发现并解决安全隐患。

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策随着信息化和数字化技术的快速发展，高校档案管理数字化已经成为大势所趋。

数字化档案管理能够提高管理效率，减少人力成本，方便信息检索和共享，保障档案安全等方面带来了许多优势。

高校档案管理数字化发展也面临着一些现实问题，如数据安全、技术设备更新、人员培训等方面的挑战。

针对这些问题，本文将探讨高校档案管理数字化发展面临的问题及对策。

一、问题分析1.数据安全问题数字化档案管理是依托计算机网络进行的，数据存储在服务器上，存在被黑客攻击、病毒感染、系统故障等风险。

一旦档案数据泄露或丢失，将给高校带来巨大的损失，甚至影响到学校的声誉和稳定。

2.技术设备更新问题随着科技的不断发展，旧的设备会逐渐被淘汰，如果高校采用的数字化档案管理设备落后于时代，将会影响到数字化档案管理的效率和质量。

3.人员培训问题数字化档案管理需要专业的人员来进行操作和管理，而很多高校的档案管理人员对数字化档案管理的了解和掌握程度不够，需要通过培训来提升技能。

二、对策建议1.建立完善的数据安全体系高校在进行数字化档案管理时，必须建立起完善的数据安全体系，从技术层面和管理层面共同防范数据泄露的风险。

通过建立多级权限管理制度，加强网络安全防护，定期进行数据备份和恢复演练，保障档案数据的安全可靠。

2.更新技术设备，提高管理效率高校需要及时更新数字化档案管理的技术设备，配备更先进的设备和软件，以适应不断变化的科技发展。

在设备更新的还要提高设备的使用率，通过合理规划和管理，充分发挥数字化档案管理技术在提高管理效率方面的作用。

3.加强档案管理人员的培训高校需要加强对档案管理人员的培训和技术支持，提高他们的数字化档案管理技能。

可以邀请专业机构或厂家进行培训，也可以组织内部的知识分享和技术培训。

通过不断学习和实践，提高档案管理人员的数字化管理水平和能力。

4.推动信息化管理理念的深入建议高校在数字化档案管理的发展过程中，加强对信息化管理理念的深入推动，培育和树立整体信息化的管理理念，加强对数字化档案管理的重视。

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及其对策近年来，随着高校硬件设施的不断更新和信息化水平的提升，高校档案管理数字化发展的步伐越来越快。

数字化发展也带来了一系列的问题，如数据安全性、人员培训、系统升级等。

本文将分析高校档案管理数字化发展面临的问题，并提出相应的对策。

数据安全性是高校档案管理数字化发展面临的重要问题之一。

随着数字化技术的应用，高校档案数据需要通过网络进行传输和存储，因此面临着安全风险。

一旦数据泄露，将会给学校和师生造成不可估量的损失。

高校需要加强对系统的安全性管理，完善安全防护策略，保证档案数据的安全存储和传输。

人员培训是高校档案管理数字化发展面临的另一个问题。

数字化档案管理系统的操作较为复杂，需要有一定的专业知识和技术能力才能熟练操作。

由于高校档案管理部门人员技术水平参差不齐，因此需要通过培训提升其数字化档案管理技能。

可通过邀请专业培训机构进行培训，也可以组织内部培训，提高档案管理人员的专业能力。

系统升级是高校档案管理数字化发展面临的另一个挑战。

数字化技术的发展日新月异，相关系统的更新换代也较为频繁。

一旦系统无法及时升级，将导致系统功能不完善、安全漏洞等问题。

高校档案管理部门需要与供应商建立长期合作关系，及时获得系统更新和升级的服务，确保系统的稳定运行和功能的不断更新。

数字化发展还面临着数据格式转换、电子证照使用等问题。

高校档案管理系统的数据可能来源于多个渠道，数据格式的统一性和一致性需要得到保证。

电子证照的使用也需要相关政策的支持和规范，以便更好地实现电子化档案的管理和使用。

针对以上问题，高校档案管理部门可以采取以下对策：加强系统安全性管理。

建立健全的信息安全管理体系，制定相关安全防护策略，定期进行系统安全评估和漏洞扫描，确保档案数据的安全存储和传输。

提升人员培训水平。

通过内部培训和外部培训，提高档案管理人员的数字化技术能力和专业知识，确保其熟练操作数字化档案管理系统。

与供应商建立长期合作关系。

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究

档案信息化管理存在的风险与安全管理策略研究随着信息技术的不断发展，档案管理也逐渐向信息化方向转变。

信息化档案管理大大提高了档案的利用率和管理效率，但与此同时也带来了一系列的风险和安全隐患。

对档案信息化管理存在的风险和安全管理策略进行研究至关重要。

本文将围绕档案信息化管理的风险与安全管理策略展开论述。

一、档案信息化管理存在的风险1. 数据泄露风险档案信息化管理将大量的机密档案数字化存储，一旦系统遭受攻击或者内部人员泄露，会引发严重的数据泄露风险，导致机密信息外泄，损害组织利益。

2. 数据丢失风险档案信息化管理中的大量数据存储在服务器或者云端，一旦发生服务器故障或者网络故障，可能导致数据丢失，造成不可挽回的损失。

3. 数据篡改风险数字化档案在传输和存储过程中容易遭受数据篡改的风险，一旦数据被篡改，将严重影响档案的真实性和可信度。

4. 不当使用风险档案信息化管理中的数据一旦被不法分子获取，可能被用于不当用途，引发一系列的法律风险和道德风险。

二、档案信息化管理的安全管理策略1. 加强权限控制建立严格的权限控制机制，对档案信息化系统进行权限管理，确保不同级别的员工只能访问到其需要的档案信息，防止内部人员滥用权限。

2. 加密传输和存储对档案信息化系统中的重要数据进行加密存储和传输，采用加密算法保护数据的安全性，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。

3. 定期备份建立健全的数据备份机制，对档案信息化系统中的重要数据进行定期备份，确保一旦发生数据丢失，能够及时恢复数据，减少损失。

4. 强化安全意识教育加强档案信息化管理人员和使用人员的安全意识教育，提高他们对数据安全的重视程度，减少人为因素导致的数据泄露和丢失风险。

5. 隐私保护在档案信息化管理中加强隐私保护措施，对涉及个人隐私的档案信息进行特别保护，依法依规处理相关信息，保护用户隐私权益。

6. 强化监测和审计建立完善的监测和审计机制，对档案信息化系统中的操作和访问进行监测和审计，及时发现和阻止不正常操作行为，确保系统安全。

高校学籍档案数字化外包的安全风险分析与管理策略

高校学籍档案数字化外包的安全风险分析与管理策略学籍档案是高校档案中的最主要部分，价值重大，建档时间紧、数量大、任务重，其数字化转换远远超出高校档案部门的自身力量，普遍由外包公司来完成。

但是，在学籍档案数字化外包过程中，档案实体的出入库、拆装卷以及存放加工，档案数字化信息的生成、迁移和存储，都存在着安全风险。

因此，需要加强对高校学籍档案数字化外包过程中安全风险的防控和管理，主要包括事前管理、事中管理、事后管理三个方面，涵盖学籍档案数字化外包的全过程，构成一个相互联系、前后连贯的有机统一体。

标签：外包；安全风险；安全管理2014年12月，国家档案局印发了《档案数字化外包安全管理规范》的通知。

《规范》提出要加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全。

学籍档案是高校档案中的最主要部分，其建档的鲜明特点是时间集中、数量巨大、任务繁重，其数字化工作更是远远超出高校档案部门的自身力量。

在现实中，各高校的普遍做法是将学籍档案的数字化转换进行外包。

但是，学籍档案数字化外包的环节较多，再加上时间紧、任务重，安全风险较大。

因此，加强高校学籍档案数字化外包安全风险的防控和管理是当前高校档案工作的一项重要任务。

一、高校学籍档案数字化外包的安全风险高校学籍档案数字化外包，是指高校档案部门通过支付一定报酬，将学籍档案的数字化转换工作承包给专业公司来完成。

外包成为当今高校学籍档案数字化转换的主要途径。

但外包作为一种商业运行模式，有其固有的安全风险和弊端。

在学籍档案数字化外包过程中，档案实体及其数字化成果即档案电子信息是工作对象。

因此，学籍档案数字化外包的安全风险也就是指档案实体安全风险和档案信息安全风险两大类。

（一）学籍档案实体的安全风险在学籍档案数字化加工过程中，流水线式的工作流程，需要对档案进行批量处理，人为接触档案实体的环节非常多，人为因素给实体档案带来了各种安全隐患。

有的高校限于场地条件不好，在学籍档案数字化外包时将大量档案移出库房或档案馆，常常由于外包手续的不完善或者档案移出核对不准确，导致档案顺序混乱、交接不清，还有可能造成实体档案的丢失。

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

高校档案管理数字化发展面临的问题及对策随着信息技术的不断发展和高校教育管理的现代化需求，高校档案管理数字化已经成为大势所趋。

数字化档案管理可以加快档案信息的获取和传递速度，提高管理效率，降低管理成本，保障档案信息的安全性和完整性，而且有助于提升高校档案管理的水平。

在数字化档案管理发展的过程中，也会面临一系列问题和挑战。

本文将从高校档案管理数字化发展面临的问题及对策进行分析和探讨。

一、问题分析1. 技术设施滞后目前我国很多高校在信息化建设方面仍存在一些问题，例如技术设施滞后、网络带宽不足等。

这就制约了高校档案管理数字化发展的速度和质量。

2. 安全风险数字化档案存在着被黑客攻击、数据泄露等安全风险。

一旦档案信息泄露，可能会造成严重的负面影响。

如何保障数字化档案的安全性成为了一个亟待解决的问题。

3. 人员素质和意识高校档案管理数字化需要专业的技术人员进行操作和维护，而目前相关人员的素质和意识普遍较为薄弱。

这就为数字化档案管理的实施带来了一定的困难。

4. 成本问题数字化档案管理需要大量的投入，包括技术设备的采购、人员的培训、信息安全设施的建设等。

这对一些财力不足的高校来说是一个不小的压力。

二、对策建议高校需要加大信息化投入，提升技术设施水平，包括更新硬件设备、提高网络带宽、拓展数据存储空间等。

只有具备先进的技术设施，才能支撑高效的数字化档案管理工作。

2. 建立健全的安全保障系统高校应建立健全的安全保障系统，加强对数字化档案的安全管理和监控，包括加密传输、权限控制、备份恢复等措施，确保档案信息不被非法获取和篡改。

高校应加强对相关人员的培训和学习，提高他们的技术水平和业务素质，增强他们对数字化档案管理工作的认识和重视，提高他们的安全意识和责任感。

高校在推进数字化档案管理的过程中，需要合理控制成本，采取经济实用的设备和技术方案，充分利用现有资源，避免造成不必要的浪费和投资。

5. 完善管理政策和制度高校应当加强对数字化档案管理的规范和规定，健全相关的管理政策和制度，明确责任主体和管理程序，确保数字化档案管理工作有序、规范地开展。

高校人事档案数字化外包风险与对策研究

12020年第29期兰台内外数字档案创新研究引言当前是一个数字信息化时代，高校人事档案数字化建设工作发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。

人事档案数字化实质是指通过将磁盘、光盘等载体存储的大量档案信息资源基于压缩、转换以及扫描等技术手段加工下形成数字化信息资源，并安全储存在一个专业完善的档案数据库中。

由于高校本身会受到数字化信息设备、技术、专业人才等方面因素的影响，只能够科学选择专业数字化外包企业进行人事档案数字化管理，这样不仅能够帮助本校节省更多人力、物力，同时也可以充分发挥出优秀外包企业的各项专业资源优势，推动本校人事档案数字化建设稳定持续发展。

然而，高校人事档案数字化建设选择外包服务也会面临着各种风险，需要有针对性地做好风险防范与解决工作，充分保障外包服务过程人事档案信息的安全可靠性。

一、高校人事档案数字化外包1.高校人事档案数字化发展档案数字化是高校人事档案工作建设发展的必然趋势，是实现高校现代信息化管理的重要手段。

基于国家政府倡导档案数字化建设的相关政策制定颁布下，各地区纷纷积极响应国家政策，开始选择大力建设本校人事档案数字化，高校领导认识到传统档案管理模式已经无法满足新时期教育发展的需求。

高校人事档案的管理科学规范化、高效化以及服务网络化将会成为当前高校档案数字化管理工作的核心目标，也将是各地区高校人事档案管理工作开展的新思路。

各大高校根据自身需求和办学条件，合理适当加大了对人事档案信息化建设工作的投资力度，无论是自身引进先进信息化设备与技术进行档案的信息化管理，还是通过选择市场优秀外包企业进行人事档案数字化管理，都是当前高校人事档案数字化发展的重要途径和方式。

基于数字化技术应用辅助下，人事档案管理工作变得更加科学高效，能够方便快捷的查询、统计相关信息内容，提高对档案信息的利用效率。

2.高校人事档案数字化外包的可行性高校人事档案数字化外包指的是将该项管理业务外包出去，利用市场专业人才队伍承接高校人事档案数字化服务，这样有利于帮助高校降低人事档案管理综合成本，并且提高人事档案的管理质量和效率。

高校人事档案数字化外包风险与对策研究

高校人事档案数字化外包风险与对策研究摘要：在高校人事档案数字化外包的过程中，不可避免地存在着一些风险，高校可以采取合理的措施评估外包的可行性，提高外包程序的透明度，加强对外包的监督管理，从而有效地防范和控制高校人事档案数字化外包的风险，节约成本，提高核心竞争力，促进高校的健康持续发展。

关键词：高校；人事档案数字化外包风险；对策；研究前言：高校因档案部门人手不足，长年积累的档案大多封存在档案室里无暇处理，同时，档案管理人员因缺乏足够的计算机信息知识和技术，对于人事档案数字化加工工作，心有余而力不足。

高校人事档案数字化外包是指档案机构将人事档案数字化业务委托给数字化服务机构，由服务机构组织人员对传统载体档案，进行数字化加工，将内容转存于磁盘、光盘等载体上，形成数字图像或数字文本，易于计算机识别的一项工作。

高校人事档案数字化外包可以缓解档案部门的基础工作压力，有利于将更多的时间和精力投入到档案信息开发和信息化建设中来，但也存在一定的风险。

1 高校人事档案数字化外包的风险人事档案数字化外包不仅提高了人事档案数字化效率，还可以吸收和借鉴外包服务公司的技术优势和丰富的经验，习得数字化加工管理软件，在短期内完成大量的数字化转换业务，推进档案信息化工作，有效地促进档案部门的高效发展。

1）档案制度存在风险。

高校工作繁杂琐碎，档案管理受重视程度不高，导致缺乏完善的档案管理制度，档案工作滞后的现象普遍存在，档案的规范也相对不足。

如果没有科学严格的制度来规范人事档案数字化外包工作，不明确对外包流程，对外包服务机构资质审核责任和要求不明确，监督责任不落实到人到位，必将会带来各种风险，对档案工作造成严重的影响。

2）档案实体风险。

档案实体需要从库房移到临时的外包加工场地，经过拆卷、整理、扫描、加工、重装等环节后，再移回库房，期间，由于场地变化引起温度、湿度等环境变化和尘埃、微生物等微环境变化，以及在加工环节，由于拆装、扫描设备的接触和外包服务人员的一些不当操作等原因，极易导致档案实体的破损、缺失或丢失。

高校档案数字化管理中安全风险分析

72020年第08期兰台内外数字档案创新研究当前我国已经来到信息时代，数字化和人们的生活和工作具有密切的联系。

高校档案数字化管理顺应现代化趋势，不仅可以提高档案管理的效率，同时还可以保护档案原件，节省成本和空间，为高校管理工资提供优质的服务。

但是高校档案数字化管理也存在安全风险，高校需要在加大力度建设档案数字化的同时控制、规避、应对可能存在的安全风险，以充分发挥出档案数字化管理的价值。

一、概述高校档案数字化管理的意义1.共享高校档案信息资源纸质档案无法满足当今高校档案的利用需求，很多高校实现了档案数字化，利用数字形式储存和管理档案，高校档案管理部门不断加大力度建设档案数字化，进一步拓展高校档案数字化应用范围，利用网络平台有效共享数字化档案资源，提高高校档案资源的利用率。

高校档案信息资源共享对象有两大类，一类是高校内部师生，一类是高校外部的校友和用人单位。

在高校内部共享档案资源，可以充实、完善数据管理系统，提高管理工作的专业性，可以打通教学、科研、管理等工作领域的信息通道，实现信息互补，提升高校教学、科研、管理水平。

高校数字档案信息资源还可以在已经离校的校友、社会用人单位之间共享，比如校友可以自助远程查档，用人单位可以获取权限查询高校培养人才情况，满足其人才需求，节省人力成本。

2.提高档案的利用率实现高校档案数字化管理，可以更加快速的检索和传输档案信息，同时可以远程利用信息，还可以和多人共享档案信息，因此实现高校档案数字化管理，可以提高档案的利用率，充分发挥出档案的价值。

加快发展高校档案数字化，利用数字型信息，满足时代发展的需求，为高校各项工作提供服务，用户快速获取需要的档案信息，提高工作效率。

高校档案数字化副本的利用可以取代纸质档案的利用，节省传统档案管理的空间和成本，有利于高效利用档案资源。

3.有利于保护档案原件档案记录了原始信息，档案信息是非常重要的，但是纸质档案的自然寿命比较短，而且很容易受到损坏，利用数字化档案方式可以替换原来的纸质档案，利用数字信息技术可以直接利用被替换的纸质档案内容，可以降低纸质档案的损伤率，可以永久保存纸质档案和照片、胶片，避免因为意外事故损伤档案价值。