购物卡管理办法详解

购物卡管理办法（详解）

第一条为确保购物卡发放流程的准确、顺利，保证购物卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。

第二条本办法所称购物卡，是可以在购物广场超市、百货购物时使用的购物卡、会员卡。

第三条购物卡的进销存业务由购物广场企划部及百货财务部负责，信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作，并明确责任。

第四条购物卡业务的职能部门分工

（一）企划部设团购管理中心，落实负责人（主管级），负责定制、前台售卡的需求统计、备用卡领用、销售、售后服务等前台销售管理工作。

（二）财务部负责购物卡的保管、开户、开通、充值、复核；执行与购卡单位的衔接工作，并且负责监督购物卡的使用。

（三）信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。

（四）综合办采购部负责空白购物卡招标采购。

第五条空白购物卡的定制、验收、入库

（一）定制。企划部根据市场需求，按季度制定购物卡需求计划，确保常备10 万元的各面值卡；在重大节假日前要提前制定节日用卡需求计划，一律交由采购部门进行招标采购。

(二)验收。企划部负责按批次抽检空白购物卡的卡面印刷质量及数量后将定制的购物卡交付财务部，财务部在与需求计划核对后交本部保管员入库。

（三）入库。财务部保管员负责空白购物卡的保管，并建立电子版《空白购物卡出入库登记表》（附表2）。

第六条购物卡开户、开通、充值、复核、交付

（一）团购管理中心根据市场情况制定次月购物卡需求计划表，于当月5日前报财务部。

（二）财务部根据团购管理中心申报的购物卡需求计划，由财务部保管员填写《购物卡注册单》（附表3）一式两联，一联由财务部记账，一联交操作员留存。

（三）财务部专职人员根据《购物卡注册单》开户、开通、充值、复核完成。遇大宗团购，财务部需增加人员（增加人员拥有独立的开户、开通、充值权限）。在刷卡写磁前应核对每盒购物卡的初始卡号，并在刷卡写磁、开通、充值后进行复核，以核实系统号与磁卡号的准确性，财务部安排两人以上复核，复核率达到100%。

（四）对无法刷卡写磁的购物卡，由专职人员填制《购物卡注销单》（附表4）一式两联，保管员与专职人员各存一联，按照废卡处理规定办理。

（五）交付。团购管理中心与财务部在《购物卡交接单》（附表5）上签字后，将已充值购物卡交付团购管理中心，财务部以《购物卡交接单》作为入账凭证，形成购物卡库存。

第七条购物卡的领用

（一）日常待售备用卡的领用。团购管理中心负责人按一周售卡量到财务部填制《购物卡申领单》（附表6）领备用卡。《购物卡申领单》一式两联，一联由财务记账，一联由售卡人留存备查。财务部在团购负责人申领本周备用卡时，对上周售卡情况先行核对售款和库存，无误后交付本周备用卡。领卡时必须双方核对充值准确性，一旦接收视为已经核对无误。

（二）大宗团购卡的领用：团购管理中心需在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数量、总金额的备用卡需求申请。领卡时，由团购管理中心业务人员陪同团购单位一同到财务部凭《购物卡申领单》取卡，该《购物卡申领单》应标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要求等事项，由团购单位经办人和团购管理中心人员签字。

（三）备用卡申领由购物中心分管副总签批，大宗团购卡的申领一律经分管副总及总经理签批。同时，大宗购物卡

的团购政策应在购卡前经分管副总及总经理签批后方可生效。

（四）团购管理中心负责人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。

第八条售卡、退卡、调换、补磁

（一）销售

（1）团购管理中心日常售卡根据《购物卡售卡单》（附表7）操作，一式两联，一联在售卡当日与现金一同交由财务记账，二联由售卡单位留存备查。同时，团购管理中心需接受财务部每周不低于两次的购物卡及现金对应复查。

（2）节假日大宗售卡，根据本《办法》中“购物卡的领用”条款由团购管理中心辅助财务部办理售卡工作。

（3）购卡人接收购物卡时，必须由售卡人在前台销售管理系统的外挂程序中进行复核确认。签署《购物卡售卡单》（单位购卡暂不付款的需加盖购卡单位公章）时进行交付。

（4）会员卡需办理购卡人的身份登记并录入系统。

（5）团购管理中心需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明，对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记复印件、经办人身份证明等资料，已备相关职能部门复查。

（二）退卡

（1）因系统问题或其它正当原因需作退卡处理的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，经企划部经理签署意见后执行退卡。一万元以上（含本数）退卡由分管副总经理最后审批。退卡后由管理中心与财务部协调办理内部退卡工作。退卡流程以《购物卡退卡单》（附表8）为载体。

（2）财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处理。

（3）节假日大宗购物卡的退卡须经分管副总经理及总经理共同审批。

（三）调换

（1）顾客因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换购物卡的，售卡部门应首先确认购物卡无消费记录，企划部经理签署意见后给予调换。原卡执行退卡程序，新卡执行销售程序，废卡执行废卡处理规定。

（2）折扣卡不予调换。

（四）补磁

无需调换的消磁卡，团购管理中心在前台直接给予补磁，即时办理。

第九条库存盘点

（一）备用卡保管员在每月末对备用卡进行盘点，财务部责成其他人员会同团购管理中心负责人应在每月底对库存卡进行盘点，填写购物卡盘点表（附表9）并向分管副总书面汇报售存情况。

（二）分管副总经理随时对购物卡的售存情况进行检查。

第十条购物卡回收

购物卡金额消费为空后，收银员将其收回。财务部需要进行挑拣，选择可以重复使用的进行登记使用，不可重复使用的按照废卡处理。

第十一条废卡处理

（一）被确定为废卡的，由财务部凭团购管理中心的废卡确认意见和拣选后的记录，会同企划部共同进行销毁。

（二）废卡销毁方式为在磁条上打孔处理。

第十二条购物卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。

第十三条顾客申办购物卡的支付方式可以现金、银联卡、支票等方式交易，不得收取手续费，款到帐后方可开通。

第十四条顾客购卡需要开具发票的，需在购卡时一同开取，使用购物卡消费时，不再另行开具发票。