谈提高秘书工作效率

三、内强素质
第一，理解和领会能力强。 必须准 确、快速地领会领导的意图，同时也要准 确无误地听懂、摸清办事对象的想法。 第二，分析和驾驭能力强。 要迅速 归纳、梳理头绪，分清轻重缓急、难易远 近，驾轻就熟地把事情办理得清楚顺当， 有条不紊。 第三，应变能力强。 当预案方案完
办公室业务
2012·7
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பைடு நூலகம்
四、办事有方
秘 书 办 事 有 技 巧、 有 方 法， 才 会 提 高办事效率，才会深得领导喜爱。比如请 示、汇报等等，科学合理的方法会事半功 倍。拿请示来说，要把握五个关键：一是 关键的事情。领导主管范围内的事情，且 秘书不可以直接处理的事；涉及其他领导 和部门的事，而且需要其他部门的领导决 定或出面的事情；涉及全局、影响面大的 事情。二是关键的地方。关键的地方是指 在工作任何环节中关键的地方，而且必须 由领导决定的地方。如召开一个重要的会 议，哪些部门领导参加，具体到哪些人参 加甚至参加领导的排名或座次及会议的程 序安排等。三是关键的时刻。请示要把握 好火候，该请示的时候毫不懈怠；不该请示 的，或不必请示的，则应等待机会，或在自 己的职权范围内灵活地加以解决。四是关 键的原因。 向领导请示问题，必须提前做 好各方面的准备。如问题的来龙去脉，请示 领导的关键理由，以及问题如何解决的建设 性意见等。这样请示问题，既能让领导感觉 到事情的重要程度，又能激发领导去慎重考 虑。五是关键的方式。方式不同，请示的效 果也不一样。如有的事情可以用电话请示； 有的事情必须当面请示；还有的事情则需要 用书面请示，以表示问题的严肃性。 （工作单位：河北省唐山市园林绿化 管理局
二、善于协调
其一是从属原则。 秘书为领导参谋、 搞服务，实际上是协助领导做好协调工作， 摆正位置，做到既主动，又不越权越位。 其二是服从原则。一是认真负责，不 要事不关己，敷衍了事。二是要谦虚谨慎， 不能居高临下，盛气凌人，要与人为善，形 成和别人协商的气氛。三要热情周到，对协 调对象的意见和呼声要认真听取，能答复的 及时予以答复，不能答复的要请示领导。 其三是平等协商。协助领导参与协调 工作，不是布置工作，与协调对象之间不是 领导和被领导的关系。立足一个“商”字， 在各方面意见难以达成一致时，还应当认真 做好思想工作，努力协调各方，达成共识。 其四是沟通原则。 沟通是相互理解 的重要手段，一是上对下沟通，及时传达 给下级。二是自身上下左右的沟通，让有 关部门和单位了解需要共同完成某项任务 的内容和要求等。三是要加强下对上的沟 通，掌握各部门的情况，及时向上反映。
办公室业务·秘书工作
文 / 米世雄
谈提高秘书工作效率
【摘要】 秘书工作效率的高低影响着 企业效益。本文论述了提高秘书工作效率 的工作要求，主要是善于沟通；善于协调； 内强素质；办事有方。 【关键词】秘书；工作效率；提高 随着时代的发展，秘书开始承担更多 的职责，他们开始撰写公函、规划会议、 与客户沟通等。秘书的高级级别是高级秘 书。高级秘书在公司运行过程中起着中 枢神经的作用，其工作效率的高低影响着 企业效益，如果秘书在管理系统中出现失 误，就可能造成整个公司运行的混乱。笔 者认为应从以下几方面入手，提高秘书工 作效率，进而提高单位经济效益。 虚谨慎、踏踏实实的工作作风。四是关心他 人，有良好的协作精神。同事在工作中遇到 了难题向你请教时，要耐心地解答；同时在 生活工作中遇到难处时，要在精神上或者物 质上及时给予帮助，使他感受到温暖。 再者，与群众沟通。 一是注重礼仪， 微笑服务，态度积极。注意穿着打扮，说 话的语气、用词。二是耐心地倾听，积极 的协调。对于不讲道理、故意刁难的来访 者，最好的办法是使用缓兵之计，委婉地 劝说，了解情况后再说。 全打乱，需要秘书临机不乱、沉着镇定， 原则不变，迅速抉择，灵活处置。 第四，交际能力强。 处好上下左右 各方面关系，善于交际，使人容易接近， 容易被人信赖，以提高工作效率。 第五，语言能力强。 口齿清楚、礼 貌 温 和、 达 意 准 确、 繁 简 得 当、 态 度 诚 恳，同时注意说话的艺术：感染力、说服 力、风度、礼貌、幽默等。 第六，有一丝不苟、尽善尽美的办 事态度。事情无论大小巨细，都要做到尽 心尽力、力求完美。讲求工作效率，安排 工作主次分明，优先处理要事急事。
一、善于沟通
沟通是指人和人之间通过交换意见以 消除隔阂和误解，增进了解和加深感情的 过程。良好的沟通有利于形成合力，有利 于事业的成功。善于沟通是一个人成就事 业的重要基础。 首先，与领导沟通。 一是认清自己 的位置。属于分内的事情要认真做好，除 此以外不能擅自做主。要维护好管理层内 部的团结，在向领导汇报、请示、反映问 题时，不发表有关领导个人的议论，不当 传话筒，不说不利于团结的话。二是未雨 绸缪。提前把沟通的目的以及表达的方式 思考成熟，对领导工作日程、心情等要充 分了解。三是针对不同性格的领导，采取 不同的沟通方法。平时在与各位领导接触 的过程中，要学会观察，学会总结，找出 合适的沟通方法。 其次，与同事沟通。 一是尊重他人， 随和待人。不该问的坚决不问，不该开的 玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道 四。二是讲究诚信，宽容待人。答应别人 的事情要做到言必信，行必果。即使由于 某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说 明，取得对方的谅解。磕磕碰碰，要主动 找同事和解。三是做老实人，说老实话，办 老实事。有多大能力办多大事，不要高高在 上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦