论行文方向与公文眉首设置之对应关系

论行文方向与公文眉首设置之对应关系

作者：夏海波

公文从行文方向上分，有上行文、下行文和平行文。行文方向不同，公文眉首的格式安排应当不同。那种无论行文方向与否，都是千文一面的眉首设置是不规范的。

公文眉首（文头），过去叫文头，也叫公文版头，是公文形象的缩影，历来受到重视。不同的时代，不同的历史时期，有各不相同的公文眉首（文头）。政府机关的公文眉首（文头），国务院在《国家行政机关公文处理办法》（国发〔200〕23号，自2001年1月1日起施行，以下简称“《办法》”）中有原则性的要求。与《办法》相配套，国家质量技术监督局在国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999，以下简称“《格式》”）中也有更为具体的规定。但是在公文处理实践中，关于公文眉首（文头）的规范化问题，仍未达到理想的境界，与国务院提出的公文处理“科学化、制度化、规范化”的工作目标尚有距离，确有讨论的必要。

《格式》把“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首”。眉首部分由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。

一、行文方向不同，发文机关标识(公文版头)的位置不同

公文的去向不同，公页发文机关标识位置不同。即公文首页眉首天头（上白边）的多少因行文方向不同而不同。

先撇开公文眉首不谈，一般的除首页外的公文用纸，按《格式》有关公文页边与版心尺寸的规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”。这里的“37mm±1mm”是一个基数，即公文的每一个页面的天头（上白边）都应不少于37mm±1mm。

（一）“文件”类下行文眉首天头（上白边）为37mm+25mm=62mm

下行文眉首天头（上白边）的设置，按照《格式》的规定：“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm”。

这里的“发文机关标识”是指发文机关名称加“文件”的那样几个大红字，如“国务院文件”、“河南省政府文件”等。我把这类下行文称主“…文件‟式下行文”。

“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm”是指：从发文机关标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，要留出25mm的空白。加上已有的基数37mm，即为25mm+37mm=62mm。

（二）“命令（令）”类下行文眉首天头（上白边）为37mm+20mm=57mm

与“文件”类下行文相比，还有一种特殊的下行文，即“命令（令）”。《格式》把“命令（令）”归入“特定格式”之中，其眉首天头（上白边）的尺寸略有不同。

《格式》规定：“命令标识由发文机关名称加…命令‟或…令‟组成，……命令标识上边缘距版心上边缘20mm”。

“命令（令）”类下行文首页文头标识的组成有自己的特点，不是“发文机关名称+文件”组成，而是由“发文机关名称+命令（或令）”组成。“命令（令）”眉首天头（上白边）具体

尺寸是：从“命令（令）”标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，留出20mm的空白，再加上作为基数的37mm，即20mm+37mm=57mm。

（三）上行文眉首天头（上白边）为37mm+80mm=117mm

上行文眉首天头（上白边）的设置，按照《格式》的规定：“对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm”。即从发文机关标识这几个大红字的最上端起往上，到距天头（上白边）37mm处，要留出80mm的空白。加上已有的基数37mm，即为80mm+37mm=117mm。

比较一下就能发现，下行文眉首的天头（上白边）共有62mm，上行文眉首的天头（上白边）共有117mm，几乎是下行文的一倍。通俗一点说，就是：上行文的发文机关标识（红头）压得低，天头（上白边）留得大；下行文的发文机关标识（红头）抬得高，天头（上白边）留得小。

有的机关却无此区分，无论是上行文还是下行文，发文机关标识(公文版头)的位置全都一样，首页上白边的大小也自然全都一样，那显然是不规范的。

那为什么要有这种区分和不同呢？

过去曾有教科书说是为了方便上级阅批，旧的公文格式标准甚至把这个地方称其为“批示域”。上行文是因为领导要在这儿批示，就须把红头压低，天头（上白边）留大，为上级领导的阅批提供方便；而下行文的读者是下级机关，贯彻执行就行了，无须批示，因此天头（上白边）留得少些。这种解释实际上不对的。因为按照档案系统有关公文管理的相关规定，领导批示不应写在公文首页的天头空白处，而应写在收文处理笺上的批示栏内。

原因只有一个：即为了表示对上级的尊重。上行文之所以要把红头压低，是因为上行文的读者都是上级领导，为了尊重上级，就把文头压低一些，上白边的空白自然就留得大些。下行文之所以要把红头抬高，原因也只有一个，即为了体现领导机关的权威和下行文的严肃性。

（四）平行文眉首天头（上白边）为30mm

平行文的文种严格地说来只有一个，即“函”。《格式》把“函”也归入了“特定格式”即“信函式格式”。“函”的发文机关标识有其自身的特点，只有发文机关名称（要用全称）一个要素，既不带“文件”字样，也不带文种名称。

《格式》规定，“函”的“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”。这就说，作为平行文，“函”的首页天头（上白边）在所有公文类别中留得最少，总共只有30mm。不仅远远少于上行文的80mm+37mm=117mm和下行文的25mm+37mm=62mm，而且作为基数的“37mm±1mm”，在“函”这里也被打破了。

二、行文方向不同，发文字号的位置不同

发文字号是公文的眉首的重要格式之一。由发文机关代字、年份和序号组成。

发文字号的书写位置，也因行文方向不同而有所不同。

（一）上行文发文字号的位置：在红色反线左上方，与签发人左右对称

按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责。

《办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。上行文的读者是上级领导机关