行政人员公文写作培训课件

二、公文的作用 (一) 领导和指导作用 一 上级机关传达贯彻党的方针政策、法律法规、决 定决策的公文，必然要对下级产生领导作用，有些 则对下级工作具有指导作用。 (二) 行为规范作用 二 相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的 要求，要求人们坚决执行。 (三) 宣传和教育作用 三 传达贯彻党和国家的方针政策是公文担负的重要 任务。在一般情况下，公文在规定人们应该怎样做 时，还要说明为什么要这样做，更增加了它的宣传 教育作用。
行政机关公文： 行政机关公文 “行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力 和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工 具。” 党的机关公文： 党的机关公文 “党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的 规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策， 指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交 流情况的工具。”
（二）发文字号 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内 发文总号中的实际顺序号。
◎发文字号由发文机关代字、年份、序号 发文机关代字、 发文机关代字 年份、序号三
部分组成。
◎ 发文字号的书写顺序是： 发文字号的书写顺序是：
先写发文机关代字，接着是年份，最后是序 号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省 科学院在2006年度内发的第14号文。 年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起 来。括号须用方括号“〔 〕”，不能用半圆括号 “（ ）”。
◎发文字号的作用：一是便于登记；二是便 发文字号的作用：
于分类、归档；三是便于查找、引用。
（三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人， 标明在发文字号右侧空两字位置处。 秘密等级（密级） （四）秘密等级（密级） 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密” 三级。 秘密标志为★。如“机密★5年”
(三) 体式的规范性 三 公文的体式，必须符合《办法》和《国家行 政机关公文格式》规定的体式，即规范体式。 (四) 制发的程序性 四 公文的制发程序：拟稿—审核—会签—签 发—缮印—校对—盖印—登记—分发 公文送领导人签发之前，应由办公厅(室)做好 审核工作。 属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及 其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单 位的领导签署意见。 文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可 据此印制文件正本。
三、文尾部分
文尾部分
主题词
抄送 机关
印发 机关
印发 日期
页码
（三）文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、印 文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、 发日期、页码等。 发日期、页码等。 1、主题词 ——是指标识公文主题、文件类别的 是指标识公文主题、 、 是指标识公文主题
经过规范化处理的名词或名词性词组。 经过规范化处理的名词或名词性词组。 （1）要掌握选词原则。 ）要掌握选词原则。 ◎要选用最能反映公文主题内容的词语。 ◎ 一份文件的主题词，一般不超过5个。 ◎其标引顺序是先标类别词，再标类属词。 ◎在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后 标反映文种的词。 ◎各主题词之间空1格，不写标点符号。 ◎ 如:《国务院关于加强水土保持工作的通知》， 先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”， 最后标上文种名称“通知”。
（1996年5月3日中共中央办 公厅《中国共产党公文处理条 例》）
命令（令）、决定、公告、 命令（ ）、决定、公告、 决定 通告、通知、通报、议案、 通告、通知、通报、议案、 报告、 请示、批复、意见、 报告、 请示、批复、意见、 函、会议纪要
（2000年8月24日国务院《国家行政 机关公文处理条例》）
关于××××××× ×××××××的通知 各市人民政府、省直属机关各单位：
××××××× ××××××× ×××××××××× ××××××× ×××××××××××××× ××××× ××××××× ××××××× ×××××××××× ×× ××××××× ××××××× ××××××× ×××××
公文的以上作用是相互联系的。一种公文可同时兼有 各种作用。
国家行政机关公文格式
（国家质量技术监督局1999年12月27日 国家质量技术监督局 年 月 日 发布， 日起施行） 发布，2000年1月1日起施行） 年 月 日起施行
0001
机密★ 机密★一年 特急
××××××文件 ××××××文件
× × × [2008]3号 号
处理要求
内容处理 要求
时间处理 要求
保密处理 要求
需办件
参阅件
特急件
急件
平件
机密件
普通件
行政公文的特点和作用
一、公文的特点 (一) 作者的法定性，读者的特定性 一 作者的法定性， 公文的作者，是指依法成立并能以自己的名义行 使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公 文的起草者，只是组织的代笔人。 公文的读者具有特定性，一般局限在主送机关和 抄送机关规定的范围内。 (二) 作用的权威性 二 公文反映和传达法定作者的决策和意图，体现法 定作者的意志和权力，在法定的时间和空间范围内， 对受文者具有强制性和约束力，有关组织和个人必 须不折不扣地贯彻执行。
联合行文印章
公文格式要素：文头、主体、 公文格式要素：文头、主体、文尾
一、文头部分
公文的文头，包括：文件名称、发文字号、 签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。 文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的 1/3或2/5面积。
（一）发文机关标识（文件名称） 发文机关标识（文件名称）
文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加 “文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、 “ ××公司文件”。
◎联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。 联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。 7、成文时间 、 一般文件，以领导人签发的日期为准； ◎一般文件，以领导人签发的日期为准；
◎联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；
◎会议通过的公文，以通过日期为准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 要用小写汉字，将年、 日标全； ◎要用小写汉字，将年、月、日标全； 写为“ 。不能用阿拉伯数字书写。 ◎ “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。
行文关系
二
上行文
平行文
下行文
泛行文
下级机关向 所属上级机 关的行文， 如报告、请 示等。
向同级机关 或不相隶属 的机关的行 文，如函等。
上级机关向所属下 级机关的行文，主 要有命令（令）、 决定、通报、通知、 批复、意见等。
面向全社会、 没有特定的 主送机关的 行文，如公 告、通告等。
从处理要求上分，公文又可作多种划分： 从处理要求上分，公文又可作多种划分：
5、发文机关——是公文的作者或发出单位。 、发文机关 是公文的作者或发出单位。 是公文的作者或发出单位 发文机关要写全称或规范化简称。 ◎发文机关要写全称或规范化简称。 若是联合行文，主办机关排列在前。 ◎若是联合行文，主办机关排列在前。 6、印章 、
◎除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。 除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。 盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、 ◎ 盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。
公文正文基本内容模块及结构模式
③ ① 依 据 ② 文 语 目 承 的 启 项 求 种 事 要 ④ ⑤
公文制 作的背 景、根 据
公文制 发的目 的
承上 启下 的句 子
围绕主旨 展开的内容、叙述的情 况、分析的问题、提出 的措施
针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示； 或用惯用语作结。
4、附件——公文正文附属材料的顺序和名 、附件 公文正文附属材料的顺序和名 称的标注。 称的标注。 附件必须写明所附内容的标题或名称。 ◎附件必须写明所附内容的标题或名称。 附件若不止一件，则应标序号。 ◎附件若不止一件，则应标序号。序号使用 阿拉伯数码（ 附件： ××××”）。 阿拉伯数码（如“附件：⒈×××× ）。 附件名称后不加标点符号。 ◎附件名称后不加标点符号。 附件”写在正文下一行，左空两字， ◎ “附件”写在正文下一行，左空两字， 加冒号。 加冒号。
（五）紧急程度（急度） 紧急程度（急度） 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分 “特急”、“急件”。 （六）份号 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若 干份时每份公文的顺序编号。
二、主文部分
标题 主送 题注 机关 附注 主文 附件 发文 机关 正文
签署 成文 印章 日期
二、主文部分：包括标题、主送机关、正文、附 主文部分：包括标题、主送机关、正文、 发文机关、印章、成文日期、附注等。 件、发文机关、印章、成文日期、附注等。 1、 标题 、 三要素：发文机关名称＋ 三要素：发文机关名称＋发文事由 ＋公文种类 例： A、完整式： A、完整式： 国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》 《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》 三要素全具备） （三要素全具备） B、省略式： 、省略式： 关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通 《 关于开展 年度科研课题立项申报工作的通 文种） 知》 （事由＋文种） C、特殊式： 、特殊式： 梅州市交通局通告》 文种） 《梅州市交通局通告》 （发文机关＋文种）
2、主送机关——公文的主要受理机关 、主送机关 公文的主要受理机关 ◎如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯 例依次排列。 ◎普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称， 如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。 ◎上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、 意见、函的主送机关只能是一个。 ◎一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布 性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送 机关。 3、正文： 、正文： 公文正文基本内容模块及结构模式
一份文件如有两个以上的主题内容， 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中 对一个主题内容进行标引， 对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内 容进行标引。 容进行标引。 如：会议纪要《听取全国财政工作会议情况 和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先 标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标 类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的 类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标 “会议纪要”。