会议服务与管理课件

邀嘉宾、主 持人、特约
报告人
统计与会人 数、购置礼
品，礼仪
检查、验收、 确认酒店预
定等
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召开筹备会 议，督促
重要与会人 员接待安排
网页设计
项目二 任务一
四、会议礼品的准备与发放
（一）礼品的选择 1.高档型 2.特产型 3.实用型
（二）选择礼品的禁忌 （三）注重包装 （四）礼品的发放
一
二
筹备期 会议期 间服务 间服务
三
其他服务
四
会议结束的服务
会议服务与管理
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学习目标
掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与 礼仪，会议信息通报的概念与方式 理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展 览会的区别。
会议服务与管理
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任务一 会议筹备期间的服务
1.会议的基本概念 2.确定会议主题的重要意义
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
二、对会议嘉宾和特约报告人的服务
（一）对会议嘉宾服务
提升会议的影响力 一对一 专人接待服务 安保及管理服务
（二）对特约报告人的服务
国外，提前6个月邀请；国内，
提前3个月邀请
劳务费
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满意度，会议成功的重要因素
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
三、会议接待礼仪
（一）会议接待人员应具备的基本素质
1. 热忱的服务态度 2. 要具备良好的服务能力 3. 要有敬业精神 4. 具有正确使用自己服务权力的能力
（二）会议接待礼仪的基本规范
（三）做好会议服务的细节
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发 言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上 一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求 发言）。
主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺 一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求， 就认为没有必要再请反对方表决。
反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱 骂或讥讽的语言。
辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题 无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声）
资料来源：
会议服务与管理
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项目二 任务一
一、会议主题的确定 （二）确定会议主题的重要意义
会议的核心 讨论的主要内容 会议商议或解决的问题
1. 会场整体布置 2. 主席台的布置 3. 宾客姓名标签的摆放 4. 投影、扩音设备的安装与调试 5. 会场花饰的布置
（四）会议现场引导咨询服务 （五）会议现场秩序维持服务
项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
会议服务与管理
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项目二 任务二 会议期间的服务
四、会议现场服务
（二）参加者的位置 （三）会议现场布置
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
补充：《罗伯特议事规则 （美国国会开会规则） 》
同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是 当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决 同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。
项目二 任务二 会议期间的服务
一
注册服 务
二
嘉宾、 特约报 告人服 务
三
接待礼 仪
四
现场服 务
五
食宿服 务
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项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（一）注册台的搭建
地点：一般大堂 搭建：标准展位、特装展位 引导标志醒目
（二）注册材料的准备
胸卡、通讯录、会议资料等
（三）注册时间安排
秘书长/司库 秘书处/PCO
汇报：工作 进度文件制
作
学会公接财筹附交旅安 术务宣待务资展通游保 组组组组组组组组组组
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （一）会议筹备阶段
1 成立策划工作小组
• 会议主办机构/主办+承办，经验+专业知识
2 策划会议工作方案
• 会议名称、宗旨、主题、与会人员范围、规 模层次、时间、地点、日程、宣传推广计划 经费预算、工作进程
一、会议主 3.会议主题的特征
题的确定
4.如何确定会议的主题
5.会议主题的目标
（一）
会议 定义
会议是一种目的性很 强的社交活动，它是 在特定的时间地点， 围绕某一特定主题和 议题展开讨论，最终 与会者达成共识，并 遵循一定的规则而展 开的活动。
项目二任务一
一、会议主题的
确定
会议服务与管理
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补充：达成共识
会议服务与管理
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项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
场所日期， 考察现场，
策划布置
会议相关材 料
订饭店；考 察，价格洽
谈，签约
01
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04
05
06
成立会议筹 备工作组
预算；筹资； 财务管理
收集与会名 单，发放材
料
项目二 任务一
三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段
1000人以内 1000人以上
会前安排1天 2天或更多时间
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项目二 任务二 会议期间的服务
一、会议注册服务
（四）注册人员安排
熟悉会议及注册工作的相关事宜 热情、乐于助人 了解会议日程及相关场所位置 财务人员，缴费与发票 联络与协调人员
（五）注册服务的主要内容
发放资料、纪念品；收集整理与会人员信息；安排房间；费用及发票；咨询服务；向 秘书处通报信息；与相关部门联络或沟通
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项目二 任务一
一、会议主题的确定
（三）会议主题的特征
• 创意；反映走向趋势；前瞻性、概括性、时代性
（四）如何确立会议主题
• 专家意见；行业调查
（五）会议主题的目标
• 商议并解决问题（主持人）
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会议 议题
会议 议题
会议 主题
会议 议题
会议 议题
会议服务与管理
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项目二 任务一
二、会议筹备机构的组织形式
（一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例）
专业活动：主题；
大会主席
会议申办最高 组织形式；定
内容；日程等
计划、编预算、
筹资、汇报
学术委员会
组织委员会
筹备专业具体活 动：内容；日程； 论文集；参观等
发布公告及收集反馈； 会场及设备准备；与会 人员资料准备；注册
检查监督指导