公文写作考点

应用文应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和人民群众，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公共事务或私人事务所使用的、具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料，也就是文书。

它所使用的语言属于事务语体，是用来处理事务、沟通信息的一种直接交际性的语言系统，具有准确性、简朴性、针对性、功利性、程式性等特点。

一、准确性应用文语言的准确性主要是指准确无误, 不会产生歧义或误解，是指语言要恰如其分地表达内容，使人一看就知道眼前这篇应用文的中心思想或基本意思。

因为应用文写作是一种实用写作，是为了解决社会生活中的各种实践问题而写的，所以其对语言准确性的要求特别高。

具体说就是要做到以下三点：1. 内容要真实。

应用文写作中所涉及到的人与事，一定要确有其人、其事，情节、细节、数字都不能虚构。

如×市人民政府关于×报社擅自扩大建设规模的通报中写道：“经查，某报社在修建联合大楼时，在未经规划部门批准的情况下，擅自扩大联合大楼建设项目的建设规模，增建两层办公用房，计1132 平方米。

××建筑公司在未获得审批手续的情况下，为其进行施工。

为严肃纪律和整顿建筑市场，现通报如下：……”以上发文有根有据，错误事实清楚，统计数字准确。

2. 结论要准确。

应用文写作语言所下的判断十分讲究分寸感。

比如在写总结时，一个单位在某段时间内取得的成绩，是“很大”、“较大”还是“一些”、“一定”都要再三斟酌，力求准确反映实际情况。

再如写批复，一般是先引述下级的请示来文，把来文的发文字号和标题写清，使下级一看就知道是对哪件请示的批复，以便于处理。

引述来文之后，要求明确表态，对下级的请示事项是同意还是不同意，不能模棱两可。

批复的事项要根据请示的来文及有关政策得出。

有根有据，才能让人心服口服。

3. 运用词语要准确。

如一份购买计算机系统的订货合同中有关验收的条文如下：“必须连续运行24 小时，且扣除中断时间；在此时间内，主机控制装置、磁系统的故障为零次；其它外围设备故障不得超过两次”。

验收方法和指标的表述语言精确到位，清清楚楚，专业术语规范经过字斟句酌、严格推敲，无懈可击，符合验收条款的写作要求。

“必须……且”、“在此时间内”、“不得超过两次”这些词语用得准确严密二、简朴性应用文的语言要求朴实无华，简洁有力，不像文学作品用华丽多采的语言去描摹事物，呈现事物的形象，而是提倡朴素美，简洁美。

如：“2000 年某天深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。

接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、电力、通讯一度中断。

这百年不遇的洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。

”这段语言就违反了应用文语言的写作要求，带有浓厚的文学色彩，不够朴实、简洁，也有失真实。

大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。

应用文写得简洁是高速传递信息的需要，是节省时间、提高办事效率的需要。

人们都希望办事由繁变简，办事需要的时间由长变短，希望讲求效率，应用文写作就要适应这种要求。

叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。

”应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”，所以语言要求朴实无华、开门见山。

例如在“计划”写作中就写“要做什么，怎么做，什么时间做完”，直陈直述，不展开论述，不夸张，不掩饰，更不能虚构。

写“总结”就要直接写“什么单位，什么时间，做了哪些工作，采取了哪些措施，基本过程，工作成绩和存在问题等”。

语言要准确、朴实、简明，实事求是地指出经验教训，引出规律性的认识。

三、针对性采用不同语气行文。

如公文中的各种文体，其行文语言就不相同。

上行文是指向上级机关呈送的公文，如请示、报告等。

上行文的语言，既要尊重上级又不阿谀讨好。

写请示用请求性的语言，将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。

请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”等等。

如：“……为此，该公司拟自筹资金建造综合楼一座，建筑面积7000 平方米。

其中，为解决拆迁户回迁用房5300 平方米，办公用房1700 平方米，总投资1100 万元。

现予申报，请求批准列入2004 年计划。

以上请求请批复。

”写报告用陈述性的语言，如：“根据省局《关于开展2003 年度全省星级饭店复核工作的通知》精神，我局对全市2003 年以前评定的22 家星级饭店进行了复核工作。

现将有关情况报告如下：……”交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。

下行文是指上级机关发给下级机关的公文，如命（令）决定、批复等。

下行文的语言，应谦和但又不失度。

如2000 年11 月10 日朱镕基总理发布中华人民共和国国务院令第297 号全文如下：“《金融资产管理公司条例》已经2000 年11 月1 日国务院第32 次常务会议通过，现予以公布，公布之日起施行。

”这份国务院令具有针对性、强制性和庄重性的特点。

平行文是指同级机关或不相隶属机关之间互相往来的公文，如函、议案、通知等。

与平行机关往来函件的语言，则应以诚以礼相待，多商量，互相尊重。

如：“为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟选派10 名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。

……”这是一份发函，它的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等，语言缓和不生硬。

复函的缘由一般首先引述来函的日期、标题、发文字号等，针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。

如：“贵厂×厂[2003]18 号《关于请求协助解决技术人员进修外语的函》收悉，现答复如下：同意贵厂派10 名技术员到我校出国人员英语强化进修班进修半年……特此复函。

”四、功利性应用文语言的功利性表现在，受文对象出于正常的功利目的，总要求应用文的内容与他们的工作和生活更贴近，不爱看那种“隔山放炮”、不着边际的文章，都希望应用文讲出大家的心里话、身边事，写大家关注的热点、焦点问题，希望“文中有我，我中有文”即文章中写出了自己想说的话、想做的事。

受文对象的这种求近心理，要求行文与他们在时间、空间、情感上都尽可能接近，即做到事近、理近、心近。

可见应用文写作就要直奔主题，是要指导实践的，所以涉及内容一定要确保直接、准确，不会产生歧义。

要求语言明确，使人一看就懂，一懂就可执行、答复或办理，不能模棱两可，不能有再创造的余地。

明确特征要求，不用或少用修辞方法和感性色彩的词语。

如有篇表彰性通报这样写道：“武汉工业大学教师石国建同志，面对突然降临的灾难，在自己身负重伤的情况下，奋不顾身救助伤员，并号召、组织党员和解放军旅客形成抢险集体，投入救援行动，体现了一名共产党员的先锋模范作用。

石国建同志的儿子，武汉工业大学建筑学院二年级学生石虎在以父亲为代表的共产党员和解放军集体的感召下，与大家一道投入救援行动，展现了一名大学生积极向上的精神风貌和舍己救人的高贵品质。

石国建同志和石虎同学的先进事迹在全国高校和社会各界产生强烈反响。

教育部办公厅决定给予石国建同志和石虎同学通报表扬，并号召高校广大师生员工学习他们关键时刻挺身而出的献身精神；学习他们高尚的道德情操和强烈的社会责任感。

要求各地、各高校在学习石国建同志、石虎同学先进事迹过程中，要结合当前正在开展的三讲教育，进一步提高共产党员的党性修养，充分发挥共产党员的先锋模范作用。

要求要把学习活动与本职学习、工作的实际相结合，振奋精神，为实现科教兴国的战略做出新的成绩。

”这篇表彰性通报，在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神并提出学习的要求，使高校广大师生员工体会到一种可近可亲的认同感，体会到学习英雄模范人物的必要性和可行性。

五、程式性在应用写作中，人们沿用一些固定的模式化语句和语词的现象比较常见。

模式化语言对文学作品来说可能是失败的语言，而对于应用文书来说却是必需的、正常的。

应用文书语言有相当一部分是沿用旧语、套语。

如“称谓词”，第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称；第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称；第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。

在我国，这样的套语大家乐意袭用。

在公文中，有一些文言词语，已经自然地与现代汉语融为一体。

如“承转词”：“为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之”等。

公文的一些文尾专用语更是模式化的。

如“公文结语词”：“此布、特此报告（通知、批复、函复、函告）、特予公布、此致、此令、此复”等，再次明确行文的具体目的与要求。

这些语言，人们都心知肚明，如果换用别的语言来表达，反而不简练。

程式性也表现在应用文的结构上。

如写合同就要将合同的条款按标的、数量、价款等内容分条列项地写清楚；写通知要按目的的依据、事项、执行要求的顺序安排结构。

应用文书文种丰富，各类文种的语言也有明显的区别。

如法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落；公文的命令、决议、决定注重庄重严肃；启示语言表达清楚、条件要求具体；声明语言要郑重、严肃、简洁、明快；广告文案具有内容真实、实事求是、从消费者心理出发具有较强的针对性、发生作用的时效性、文面要求简短精练、言简意赅、回味深长等特点，形式多样，语言精妙；商品说明书准确简洁，通俗，条理清楚；计划性文书必须实在、周密、可行；总结语言要准确、朴实、简明、生动等。

总之，我们在具体应用文写作中，应根据各文体的要求，充分认识应用文的语言特点，掌握应用文的基本格式，并不断在写作实践中积极地实践、探索、创新，就能熟练掌握应用文写作这项技能，更好地为社会服务。