WHO数据与记录管理规范指南

数据与记录管理规范指南征求意见稿

文档拟议采纳流程安排QAS/15.624:

在药品生产检查、生产质量管理规范和风险管理指南非正式协商会议

上讨论新指南的文件拟议和需求

2014年4月28-30日

概念文件由第49届WHO药品制剂规范专家委员会预认证项目（PQT）

检查专家检查员I. Thrussell先生提出

2014年10月13-17日

I. Thrussell先生与检查预认证小组的同事以及包括M.Cahilly女士和

国家检查员在内的起草小组密切合作共同准备指南草案

2014年10月-2015年6月

在数据管理、生物等效性和药品生产质量管理规范与药品检查协商会议上讨论草案2015年6月29日-2015年7月1日

作者及起草小组根据协商会议会及后续WHO数据管理研讨会反馈修

改草案

2015年7月-8月

发布文件征求意见2015年9月

意见汇总2015年11月

递交第50次WHO药品制剂规范专家委员会讨论2015年12月12-16日

根据需要和WHO药品制剂规范专家委员会的建议施行下一步工作

背景

2014年4月在日内瓦召开的由世界卫生组织（WHO）举办的关于药品生产检查、药品生产质量管理规范（GMP）和风险管理指南非正式协商会议中，讨论了关于新的良好数据管理指南的提议并建议制定该指南。参与人员包括不同日程议题的国家检查员和专家以及预认证检查小组（PQT-Inspections）工作人员。

WHO药品制剂规范专家委员会在2014年10月举行的第49次会议中收到此次非正式协商会议的反馈意见。由预认证检查小组提出的关于新指南文件框架结构提议的概念文件(concept paper)被详细讨论。概念文件整合现有的规范性原则并针对规范性原则的执行情况给出一些说明性示例。在概念文件附录中，从现有良好实践和指南文件提炼的内容相结合，用以阐明现行相关指南对数据可靠性和与其相关的GxP问题的保障。借鉴现有的良好做法并结合指南文件就现行相关指南中关于保证数据的可靠性和相关GxP 事宜进行说明。鉴于检查中发现越来越多的数据管理方面的观察项，专家委员会为该提议背书。

获得背书后，草案文件由来自预认证检查小组的同事及包括国家检查员在内的起草小组准备。该草案在2015年6月29日至7月1日举行的关于数据管理、生物等效性、药品生产质量管理规范及药品检查协商会议上讨论。

随后作者和起草小组基于协商会议及后续WHO数据管理研讨会收到的反馈修订指南草案。

目前正与其它组织合作以解决本领域未来焦点问题。

在此附上初版草案以供评议。

目录

1. 简介和背景 (3)

2. 指南宗旨与目标 (4)

3. 术语 (4)

4. 原则 (5)

5. 质量风险管理以保障良好数据管理 (7)

6. 管理治理和质量审计 (7)

7. 合同组织，供应商和服务提供商 (8)

8. 良好数据和记录管理培训 (9)

9. 良好文件规范 (9)

10. 设计系统以保证数据质量和可靠性 (17)

11. 贯穿数据生命周期的数据管理和记录 (18)

12. 数据可靠性问题处理 (20)

13. 参考文献和更多阅读 (20)

数据与记录管理规范指南

1. 简介和背景

世界范围内的药品监管系统一直依赖于组织机构的药品研发、生产与包装、检验、发运与监测知识。评估和审评过程所隐含的是监管者和被监管者间的相互信任，这种信任是基于档案中所提交的及日常决策中使用的信息是全面、完整且可信赖的。因此，决策所依赖的数据应当具有完整性、准确无误性、清晰可辨性、即时性、原始性和产生数据的人对归属性，通常被称为“ALCOA”。

这些基本ALCOA原则和保障数据真实可信的相关良好实践期望并非新概念。已有许多中高级规范性指南存在；然而，近年来在药品生产质量管理规范（GMP）、药物临床试验质量管理规范（GCP）、药物非临床研究质量管理规范（GLP）检查过程中，关于数据管理规范的观察项数量一直在增加。监管机构对于数据真实可信性担心增加的原因无疑是多因素的，包括监管意识的增强及对工业界的选择和适当的现代控制策略之间的差距的关注。

促成因素包括组织使用抑制数据风险的稳健体系的失败，对数据真实可靠性可能会被破坏的情况的探查改善的失败，和/或调查并处理失败发生的根本原因时的失败。例如，组织按照医疗产品管理规范要求几十年来一直使用计算机化系统，但许多企业未能充分审查和管理原始电子记录，相反，往往仅审查和管理不完整的和/或不恰当的打印输出。这些观察项突出了工业界将历史控制策略现代化，和将现代质量风险管理、可靠的科学原理以及当前使用的技术（例如计算机化系统）应用于当前商业模式（例如外包和全球化）的需要。

可能需要制定并加强控制以确保良好的数据管理策略包括但不限于如下举例：

∙质量风险管理方法可通过确保管理层匹配预期与实际工艺能力，有效保证患者安全及产品质量和数据有效性。管理层应首先通过为真实和现行的工艺、方法、环境、人员、技术等能力制定现实可行的预期来管控良好数据管理;

∙管理层应当根据需要持续监测工艺能力并筹集必需的资源以确保并增强基础设施（例如，持续改进工艺和方法；确保厂房、设施、设备及系统的充分设计和维护；确保充足可靠的电力和用水；

为人员提供必需的培训；配备必需的资源以监控合同生产场地和供应商以确保符合适当的质量标准等）。管理层以这种方式积极参与修正并降低可能会增加数据完整性风险的压力和潜在错误来源。

∙在企业内部应用质量文化以鼓励人员遇到失败时保持透明，使得管理层可以准确了解风险并能够提供必需的资源实现预期和数据质量标准；

∙映射数据处理并应用现代质量风险管理和可靠的科学原理贯穿于数据生命周期；

∙所有员工在良好文件规范应用中的理解是与时俱进的，以确保GxP的ALCOA原则被理解并以过去应用于纸质版记录相同的方式应用于电子数据；

∙在计算机化系统验证过程中，实施并确保电子数据的良好文件规范的所有必需的控制措施执行到位并且数据的错误发生率最小化；

∙对使用计算机化系统并审核电子数据的员工进行培训，使其基本了解计算机化系统如何工作以及如何有效审核电子数据与元数据，例如审计追踪；

∙在质量协议和合同中委托方和受托方共同定义并管理适当的角色和职责，包括合同受托方代表委托方基于风险监控数据生成和管理的需求；