2019年秘书实务考试要点

秘书实务（楷体是要结合书本看看具体怎么做的）

一、填空题

1.秘书处理事务的过程就是通常所说的秘书实务，即秘书主体通过具体操作，直接作用于实际事情和物体的过程。

2.秘书系统的基本要素：主体要素；手段要素；对象要素

3.决策辅助的特征：经常性；多功能性；综合性；全过程性

4.决策辅助的原则：定位原则；超前原则；信息原则；协调原则；谏诤原则

5.信息的特征：客观性；传感型；易变性；共享性

6.处理信息的原则（信息沟通的原则）：保真性原则；适用性原则；及时性原则；系统性原则；预测性原则；浓缩性原则

7.通过多种渠道搜集信息，秘书系统搜集信息的渠道主要有：日常工作渠道；信息网络渠道；媒体网站渠道；信息调研渠道；非正式渠道

8.信息储存的要求：系统；安全

9.督查的主要方法：电话督查；书面督查；实地督查；会议督查

10.秘书与领导者的对立统一关系的同一性的具体表现：目标一致性；智能互补性；人格的平等性

二、名词解释

1.秘书机构：是指在一个组织系统中，根据领导系统的工作需要设计并配置的，由两个及以上的秘书人员组成的，具有共同目的和

明确工作规范的综合性辅助部门，又称秘书部门。

2.“头脑风暴法”：就是克服遵从压力的一种有效方法，其宗旨是鼓励提出任何种类的方案设计思想，同时禁止对各种方案的任何批

评。

3.“德尔菲法”：是一种以反复多轮的书面函询方式向专家进行匿名咨询，最后形成集中的具体意见的咨询方法。有两特点：一是函

询，二是反馈。

4.督促检查：简称督查，是指秘书系统对下级机关或本级机关部门，贯彻落实上级或本级机关的各项决策，以及领导人的指示情况

展开督促检查的活动，又称督协，查办。

5.项目统筹方法：项目统筹法是一种集目标管理、分工协调、进度控制、质量督查等方法于一体的综合性管理方法。

6.反向思维补偿：反向思维补偿即在目标一致的基础上，秘书从不同的思维角度、思维取向、思维重点和思维方法，同领导者的思

维相互碰撞、相互砥砺，从而实现互启互补。

7.秘书修养：指秘书在德、才、学、识、情、胆等方面经过学习和锻炼所达到的水准。

“德”即秘书的思想和道德；“才”即秘书的才干，包括能力和技能；“学”即秘书的知识、学养；“识”即秘书的分析、判断和预见的能力；“情”主要是指人在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的心理品质；“胆”即秘书的勇气和魄力以及在逆境中的成长能力。

8.合同：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

三、简答题（自行选择背诵补充）

No.1秘书系统运动的基本原则p28

答：（一）整体性原则

秘书系统是一个由若干要素组成的整体。是要素之间相互联系，相互渗透作用的综合体。秘书系统作为一个整体发挥功能时，不是“部分+部分=整体”，而是“部分+部分>整体”。

有相当一部分领导未能考虑到秘书系统的整体性作用和价值。因此得不到秘书活动本身蕴藏巨大功能的补偿，因而时常抱怨、责难秘书人员和秘书部门；秘书人员则因不能充分体现自己的价值，得不到领导的理解和支持，变得麻木、被动，处处逃避责难。这二者有相互作用，造成恶性循环。所以要用整体性的眼光和价值标准，重新审视和评价秘书系统的活动与功能。

（二）有机关联性原则

首先是指秘书系统内部的关联性。

其次是指秘书系统与外部环境的有机关联性。秘书系统对上联系着领导决策系统，对下联系着执行和受控系统，对外联系着上级领导系统和其他各种相关的系统。

（三）动态性原则

动态性原则强调秘书系统的各个要素在时间上的连续运动发展。这种连续的运动变化，包括秘书人员的交替和相互竞争、秘书组织的调整和完善、秘书信息的输入与传递反馈、秘书手段的革新和物化工具的改善等等。

（四）目的性原则

秘书系统的整体运动是朝着共同的目标方向发展的，这个目标方向，就是辅助领导者实施管理。

No.2秘书机构设置的原则p35

答：（一）适应性原则

首先，秘书机构的设置应与秘书系统的目标相适应。其次，秘书机构的设置应与领导活动的特点相适应。再次，秘书机构的设置应与社会和时代大环境相适应。

（二）适度性原则

包括两个方面：一是秘书机构内部的纵向层次要适度；二是秘书机构内部的横向数量（即管理跨度）要适度。这两方面又是相互联系的，秘书机构一定要将内部的管理层次和管理跨度控制在适度的范围内，否则会造成机构臃肿、人浮于事、内耗增大、效率低下。

（三）分工协调原则

分工是为了明确秘书机构每个成员的职责，同时也有利于发挥每个成员的特长。协调是凝聚每个人的力量，从而形成合力，以实现秘书机构的共同目标。

No.3秘书机构的结构p37

答：（一）业务结构

业务结构是指把秘书结构的各项具体业务按专门化、部门化的要求分工组合后形成的结构。比如，信息公开、情况调研、法律咨询、公关管理、督查督办等。

（二）群体知识结构

两方面：一是指具体有不同知识特点的秘书个体的合理组合。整体烦人知识优势在于个体之间能够相互取长补短。二是指不同知识水平的秘书个体的比例结构。要根据秘书业务结构的实际需要，合理组合不同层次知识水平的秘书人才，最大限度地发挥人才资源的整体效益。

（三）群体智力结构

智力指人认识、理解客观事物并运用知识、经验等求解问题的能力，包括学习、理解、计划、思维、语言表达等方面。秘书机构当然需要由智力优秀的人才组成。有吧秘书分成智囊型、秀才型、管理型、技能型等。不同的秘书人才适合承担不同的秘书分工。

（四）年龄结构

年龄结构是秘书系统结构中的一个重要的亚结构。不同年龄的人有不同的体力和智力，适合承担不同的分工。比如：“老秘书”实践经验较丰富，处理实际的能力较强，但是体力下降，智力上也相对不如中青年秘书。青年秘书则是经验不足，中年秘书则兼有二者之长。秘书组织的年龄结构，要求要根据其特点，妥善安排好工作，发挥更好的作用。

（五）性格特征

在一个秘书群体中，性格相同或类似，容易产生隔阂和冲突，不利于形成整体合力，提高工作效率。只有把内向与外向、稳健和敏捷不同性格的秘书人员科学地组合在一起，才能形成性格互补，避免性格冲突，有助于发挥每个秘书人员的作用。

No.4决策辅助的主要环节p42

（一）发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标

（二）搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据

知识性信息；法律政策性信息；事实性信息；经验性信息

（三）拟写和预审备择方案；审决策方案（目的性，可选行，差异性）；审公文

（四）组织专家和有关方面对策文件进行咨询、评估、论证、听证

组织专家对备择方案进行咨询、评估、论证：一是要全面掌握有关智囊机构或有关专家的情况。二是协助领导系统选

择适当的论证形式和方法（头脑风暴法、反向头脑风暴法、德尔菲法、名义群体法）；组织有关方面对决策文件进行听

证。

（五）反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性

内反馈与外反馈：前者三方面工作：决策执行预测；决策信息比较；谏诤

正反馈与负反馈。

No.5督查保证的特点p54

答：1.权威性：秘书系统实施督促检查的事项涉及本级或上级领导的决策或者批示，而非秘书系统本身的业务，常常事关重大，因此秘书系统的督促检查都是借领导系统的名义，代表领导机关和领导者的意志，具有与较强的权威性和严肃性。

2.时限性：这种时限性是领导系统的决策或者批示明确要求的。即使是一些完成时限较宽的督查事项，也应当按计划实施督查，