员工意见、建议、申诉处理及反馈管理程序

文件编号: OW-083

程序文件

员工意见、建议、申诉处理及反馈管理程序

维护人: 人力资源部

核准人: 管理者代表

生效日期: 2012/11/01

1目的：

规范公司各方面的运作，及时反映员工思想动态，快速有效地处理员工的意见和建议。

2适用范围：

2.1对公司各项规章制度有异议或有不明之处；

2.2对公司各项管理及管理人员不满(工作失职、以权谋私、以势欺人)之处;

2.3对公司经营管理策略或方案提出建议性意见或建议、献计献策。

3工作程序：

3.1申诉渠道及处理时限

3.1.1 采用书信形式投递到公司设置之意见箱中,自开箱之日起,七日内答复;

3.1.2 直接向本部门管理人员投诉,自投诉之日起,七日内答复或即时答复；

3.1.3 员工可以直接向本部门管理以外的更高层管理人员投诉,自投诉之日起,七

日内答复或即时答复；

3.1.4 向员工代表反映意见或建议,以员工代表向人力资源部反映之日起,七日内

答复；

3.1.5 通过每三月一次定期举办的员工代表会议,直接向管理层申诉,即时答复或

自会议日起七日内答复。

3.2处理程序

3.2.1 意见箱由人力资源部负责每周定期开启一次,收集汇总相关意见,在当天转

交有关部门.有关部门调查处理后,于5日内以《员工投诉及答复记录》书面

形式进行回复；

3.2.2 若直接向本部门管理人员提出意见或建议,由管理人员当面答复;不能答复

的,由部门调查了解情况,作出处理,于5日内书面答复；

3.2.3 向员工代表投诉的意见或建议,员工代表力所能及之问题,可采取当面答复;

或者通过员工总代表向行政部反映所获取之意见或建议,由行政部安排有关

部门调查处理,有关部门在5日内将回复结果以《员工投诉及答复记录》形

式进行反馈；

3.2.4 每三月一次员工代表会上,管理层接获之意见或建议,视其情况给予当场答

复(事后补做记录)或填写《员工投诉及答复记录》,责令相关部门答复。

3.3审批与公布：

3.3.1 拟定之《员工投诉及答复记录》经部门经理审核交人力资源部查核回复内容

是否符合有关规定、条例后,交总经理签署.视其情况,决定《员工投诉及答

复记录》张榜公布或单独答复投诉者本人；

3.3.2 人力资源部在投诉日7天内将《员工投诉及答复记录》于宣传栏内张榜公布,

或转交投诉者阅知,投诉者阅后签名确认。

3.4资料存档

3.4.1 通过以上任一方式反映的意见或建议皆采用《员工投诉及答复记录》进行登

记与记录,所有反馈书面答复之内容皆采用《员工投诉及答复记录》进行回

复；

3.4.2 《员工投诉及答复记录》由人力资源部复印、分类、汇总存档。

4鼓励

4.1年终前,由人力资源部汇总一年来存档收集之意见、建议,分析其中之实用性或已

采纳之措施,进行评选有建设性意见或合理化建议最多且被采纳者及为公司发展

献计献策有功劳者；

4.2在年终文艺晚会上,对以上选中之意见或建议者进行适当物质奖励或精神鼓励。5附件

5.1《员工投诉处理流程图》

5.2《员工投诉及答复记录》