新编秘书实务课件-第7章 文书处理与档案管理(第3版)
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新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
五、养成有利于工作的好习惯 1．做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然 2．在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事 3．不将情绪带到工作中 4．不断学习与总结
电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
本章小结
第一章
秘书实务概述
案例分析
案例分析一： 秘书的时间管理与工作效率
电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
引入案例
新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页
问题：据你所知，你认为总经理秘书 的职责有哪些？ 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务 服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办 会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可 以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公 室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支， 它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具 体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的 职能。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件3
（3）归档的文件必须是办理完毕的。所谓“办理完毕”，并不是指文件内容所涉及的事 情已经全部办理完毕，而是指文件处理程序已经办理完毕。
（4）归档的文件必须具有一定的查考价值。文书整理不能“有文必档”，没有查考利用 价值的文书材料可以不整理归档。
（5）归档文书的分类整理。归档文书必须按照它们在形成过程中的自然联系进行分类整 理，也就是说，应把有密切联系的文件材料以件为单位进行分类整理，以便于查找和利用。
任务分析
上述文件失踪的问题出在哪一环节？如果平 时不做好归卷工作，必定会造成文件管理混乱。 做好平时的文件管理工作，有助于提高工作效率， 为档案管理打下良好的基础。
一、档案文件的平时归卷
企业文档整理
文件立卷可分为平时归卷和年终立卷两种。
1．平时归卷概述
平时归卷是指文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定 期收集、集中，初步分类，放入相关卷夹进行妥善保管的活动。
音像文书
光盘文书
电信文书
电子文件
二、现代企业的电子文书管理
企业文档整理
2．电子文ห้องสมุดไป่ตู้的管理
（1）电子文书的收集 （2）电子文书的鉴定 （3）电子文书的归档
① 确定电子文书的归档范围 ② 明确归档时间 ③ 归档份数 ④ 归档要求 ⑤ 归档方法 ⑥对于有连续运行要求的局域网或其他特殊网络，为防止文书丢失，可采用短 期归档方式
（6）归档文件的保管。文件归档之后，应进行装盒（档案盒），以便保管和利用，同时 将归档装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。
四、文书归档的理解
企业文档整理
“件”的鉴定有四种情况：
１.以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件； ２.文件正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件； ３.报表、名册、图册（本）等为一件； ４.来文与复文为一件。 “自然件”是基本件，而后三种情况实质上是“自然件”在外延上的适度延伸， 有自然、内在、有机联系的“组件”。“件”是文书制发、传递处理的基本单位， 同时也是文书归档的基本单位。
（4）归档的文件必须具有一定的查考价值。文书整理不能“有文必档”，没有查考利用 价值的文书材料可以不整理归档。
（5）归档文书的分类整理。归档文书必须按照它们在形成过程中的自然联系进行分类整 理，也就是说，应把有密切联系的文件材料以件为单位进行分类整理，以便于查找和利用。
任务分析
上述文件失踪的问题出在哪一环节？如果平 时不做好归卷工作，必定会造成文件管理混乱。 做好平时的文件管理工作，有助于提高工作效率， 为档案管理打下良好的基础。
一、档案文件的平时归卷
企业文档整理
文件立卷可分为平时归卷和年终立卷两种。
1．平时归卷概述
平时归卷是指文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定 期收集、集中，初步分类，放入相关卷夹进行妥善保管的活动。
音像文书
光盘文书
电信文书
电子文件
二、现代企业的电子文书管理
企业文档整理
2．电子文ห้องสมุดไป่ตู้的管理
（1）电子文书的收集 （2）电子文书的鉴定 （3）电子文书的归档
① 确定电子文书的归档范围 ② 明确归档时间 ③ 归档份数 ④ 归档要求 ⑤ 归档方法 ⑥对于有连续运行要求的局域网或其他特殊网络，为防止文书丢失，可采用短 期归档方式
（6）归档文件的保管。文件归档之后，应进行装盒（档案盒），以便保管和利用，同时 将归档装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。
四、文书归档的理解
企业文档整理
“件”的鉴定有四种情况：
１.以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件； ２.文件正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件； ３.报表、名册、图册（本）等为一件； ４.来文与复文为一件。 “自然件”是基本件，而后三种情况实质上是“自然件”在外延上的适度延伸， 有自然、内在、有机联系的“组件”。“件”是文书制发、传递处理的基本单位， 同时也是文书归档的基本单位。
文书工作与档案管理实务教材.ppt
联合行文一般由主办机关首先签署意见，协Fra bibliotek 单位依次会签
签发内容务必明确、 完整、规范，明确签 署核准意见，完整地 签上姓名与时间。
情情景景任任务务草拟★环领节导规该范动如作何：签发呢
签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导 签发。
总经理在签发意见栏明示： 同意发文——签上自己的姓名——填写日期 1-3-2
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）文种是否恰当 3）内容是否合法 4）措施和办法是否切实可行 5）涉及多个部门的事项是否协商一致
6）拟办的公文用语是否恰当
（2）审核工作的分工
业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中 涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵 触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情 况是否如实、所作结论是否恰当。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的流程(P19)
草拟
发文 办理
分发
审核
签发
登记 用印
复核 缮印
1、拟稿
1.领受 任务与准备
4修改 文稿
形成 文稿
2.起草
3.会稿与 会商
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。
教学规划
教学目的
1、掌握文书行文制度 2、能够按规范进行收、发文办理; 3、能够按规范进行文书传阅。
教学重点
1、发文处理 2、收文处理 3、文书传阅
教学难点
1、发文处理流程 2、收文处理流程
教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 10课时
签发内容务必明确、 完整、规范，明确签 署核准意见，完整地 签上姓名与时间。
情情景景任任务务草拟★环领节导规该范动如作何：签发呢
签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导 签发。
总经理在签发意见栏明示： 同意发文——签上自己的姓名——填写日期 1-3-2
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）文种是否恰当 3）内容是否合法 4）措施和办法是否切实可行 5）涉及多个部门的事项是否协商一致
6）拟办的公文用语是否恰当
（2）审核工作的分工
业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中 涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵 触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情 况是否如实、所作结论是否恰当。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的流程(P19)
草拟
发文 办理
分发
审核
签发
登记 用印
复核 缮印
1、拟稿
1.领受 任务与准备
4修改 文稿
形成 文稿
2.起草
3.会稿与 会商
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。
教学规划
教学目的
1、掌握文书行文制度 2、能够按规范进行收、发文办理; 3、能够按规范进行文书传阅。
教学重点
1、发文处理 2、收文处理 3、文书传阅
教学难点
1、发文处理流程 2、收文处理流程
教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 10课时
秘书实务之文档管理ppt课件
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第一节 文档管理概述
二、文档管理工作的内容
文书工作——核心内容是公文办理。 档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特 指组织内部档案室的档案管理工作。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第三节 机关档案管理
三、档案的检索与利用
（二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、
暂时外借、档案证明、档案复制等。
第三节 机关档案管理
二、机关档案管理工作程序
（一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书
立卷工作是互相衔接。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第三节 机关档案管理
二、机关档案管理工作程序
•
2、人们走过的每一个足迹，都是自己 生命的 留言； 留给今 天翻过 的日历 ，留给 未来永 久的历 史。
第二节 文书办理与管理
二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、
承办、催办等。
寒假来临，不少的高中毕业生和大学 在校生 都选择 去打工 。准备 过一个 充实而 有意义 的寒假 。但是 ，目前 社会上 寒假招 工的陷 阱很多
第1章 秘书实务概述(第3版)
思维能力
快速的分 析能力
良好的沟 通能力
高效可靠的 管理能力
灵活的应 变能力
组织能力
运筹帷幄的 调度能力
游刃有余的 协调能力
电点计面子划兼能顾教力的案模版配色（2）
内外沟通均需提高的市场部秘书
夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理 的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！”
“噢？合同规定的交货期到了吗？” “还没有呢！” 苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同 交货的。” 可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不 起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门 修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印 机？”
电子教案模版配色（1）
第一章 秘书实务概述
主要内容
第一节 秘书实务的内容 第二节 秘书实务工作的性质与特点 第三节 秘书应具备的能力及职业道德 第四节 秘书工作的方法
电子教案模版配色（1）
第一章 秘书实务概述
学习提示
（一）学习目标 了解秘书实务的内容 了解秘书实务工作的性质与特点 熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求 掌握秘书实务工作的规律与方法 （二）学习重点 秘书实务的主要内容 秘书实务工作的规律与方法 （三）学习难点 秘书实务工作的规律与方法
案例内容（略，请见教材第17-19页）
问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何 管理时间？
案例一：
秘书的时间管理与工作效率
• 参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎 复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有 效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作 的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首 先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患 于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事 情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是 根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急， 排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘 书的工作效率。
新编秘书实务课件-第7章 文书处理与档案管理(第3版)-文档资料
第七章
文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第七章
文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章
文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
了解文书处理的行文关系及行文方式 掌握文书处理的收文及发文程序 掌握档案分类的方法 能够编制档案目录
第七章
文书处理与档案管理
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 1．永久保管的文书档案 永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件 材料； (7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。
第七章
文书处理与档案管理
2．定期保管的文书档案 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第八条规定：定期保 管的文书档案主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料； （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等； （6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 料； （8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料； （9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等 文件材料。
文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第七章
文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章
文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
了解文书处理的行文关系及行文方式 掌握文书处理的收文及发文程序 掌握档案分类的方法 能够编制档案目录
第七章
文书处理与档案管理
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 1．永久保管的文书档案 永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件 材料； (7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。
第七章
文书处理与档案管理
2．定期保管的文书档案 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第八条规定：定期保 管的文书档案主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料； （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等； （6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 料； （8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料； （9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等 文件材料。
秘书基础与实务7ppt课件
第七 章 协调关系
协调关系概述
协
调
协调的范围、内容和程序
关
系
协调的原则与方法
协调人际关系
秘书基础与实务
精选ppt
1
协 调 述关 系 概
协调是管理 工作的一项综合 职能，也是领导 工作的重要任务 任务。秘书部门 作为综合办事机 构，辅助领导者 协调各种关系， 已经成为一项重 要的秘书职能。
协调关系的涵义 协调活动的要素 秘书协调的意义
秘书基础与实务
精选ppt
9
协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规 定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此 ，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协 调活动成功的关键。
秘书基础与实务
精选ppt
10
协 图调
意
即领导者对 协调活动的：
指示 意见 要求 用意
这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重 要保证。
秘书基础与实务
精选ppt
5
协
调
素
活 动
的
要
协调活动是 一种复杂的管理 过程，它由诸多 相互联系、相互 作用的要素构成 。秘书协调的要 素有：
协调者 协调对象 协调意图 协调目标 协调环境
秘书基础与实务
精选ppt
6
即协调主体
协 。秘书协调的协
调
调者，就是秘书 人员。由于协调
者 的内容和难易不
同，协调者可以
秘书基础与实务
精选ppt
2
协 调 义关 系 涵
任何管理工作，特别是现代管理工作 ，都需要有效的协调。
前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在 管理中还可以分出一项职能，即把其他一 切职能联合起来的统帅职能”。
协调关系概述
协
调
协调的范围、内容和程序
关
系
协调的原则与方法
协调人际关系
秘书基础与实务
精选ppt
1
协 调 述关 系 概
协调是管理 工作的一项综合 职能，也是领导 工作的重要任务 任务。秘书部门 作为综合办事机 构，辅助领导者 协调各种关系， 已经成为一项重 要的秘书职能。
协调关系的涵义 协调活动的要素 秘书协调的意义
秘书基础与实务
精选ppt
9
协调对象是协调活动的制约要素。它不仅规 定着协调的难易，而且影响着协调的结果。因此 ，熟悉协调对象，并获得协调对象的配合，是协 调活动成功的关键。
秘书基础与实务
精选ppt
10
协 图调
意
即领导者对 协调活动的：
指示 意见 要求 用意
这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重 要保证。
秘书基础与实务
精选ppt
5
协
调
素
活 动
的
要
协调活动是 一种复杂的管理 过程，它由诸多 相互联系、相互 作用的要素构成 。秘书协调的要 素有：
协调者 协调对象 协调意图 协调目标 协调环境
秘书基础与实务
精选ppt
6
即协调主体
协 。秘书协调的协
调
调者，就是秘书 人员。由于协调
者 的内容和难易不
同，协调者可以
秘书基础与实务
精选ppt
2
协 调 义关 系 涵
任何管理工作，特别是现代管理工作 ，都需要有效的协调。
前苏联学者阿法纳西耶夫所说：“在 管理中还可以分出一项职能，即把其他一 切职能联合起来的统帅职能”。
新编秘书理论与实务
案例导入
第一节 秘书的职业道德
新编秘书理论与实务 ppt 课件
第一节 秘书的职业道德
新编秘书理论与实务 ppt 课件
1.职业道德的含义与特点
(1)职业道德的含义 所谓职业道德，是指人们在职业活动中应当遵循的特定职业规范 和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人 之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映 社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和 具体化。
第二节 秘书的职业知识与能力
③ 法律政策类 包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员 如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添 乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的 法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人 员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对 性地学习有关的法律政策知识。 重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政 策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。 2)精深的专业知识。
第一节 秘书的职业道德
新编秘书理论与实务 ppt 课件
Hale Waihona Puke 3.如何提高修养，善于标准“做人”
(1)立志高远 干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。明代王守仁说： “志不立，天下无可成之事。志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡 奔逸，终矣何所底乎？”人无志则无努力的方向与动力，不思进取， 勿谈做事。立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远 志向，且适合自身能力，能自励又可践行。 (2)诚实守信 诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。清 代王夫之说：“质以忠信为美，德以好学为极。”做人要讲实话、办 实事，为人正直，言而有信。一个诚实的人，还应该处事谦让、私心 不重、富同情心。不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四 处碰壁、一事无成。
第七章信息管理_2课件(共20张PPT)《管理秘书实务(第三版)》(人民大学版)
7．交际活动信息 凡是企业领导要参加的各种交际活动，秘书人员都要
及时掌握有关方面信息。要迅速掌握会见活动的内容、时 间、地点、具体要求等情况。设法掌握对方的背景材料、 生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况。明确上级主管 部门对这次会见的指示或批示。
7.2.3信息收集的渠道
（一）根据获取信息的方式划分
➢问卷法的优点是： （1）可以节省时间、经费和人力。 （2）有利于收集真实的信息。 （3）所得的信息资料便于定量处理和分析。 （4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。
➢问卷法的缺点是： （1）回收率难以保证。 （2）问卷的质量难以保证。 （3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能
具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：
1．企业信息 本企业的基础资料：包括企业的历史沿革资料、工
作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章 制度、重要活动情况等。
企业概况：包括企业名称、地址、电话及图文传真 号码、业务范围、近年来的营业额及利润等。以及企业 的财务资产状况和企业的信誉与信用等级情况。
社会信息
社会上具有普遍性、倾向性的信息。包括社会上的 各阶层人民群众对本单位的呼声、意见、建议和要求， 以及重大的思想反映和社会动态等。了解社会信息能使 本单位的工作具有针对性。
历史信息
与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资 料。
国际信息
来自国际社会的信息。随着观察了解国际社会的渠 道的拓宽，人们的视野开阔了，只有时刻关注世界的发 展变化，吸收并借鉴国外先进的管理经验和技术，才能 取人之长，补己之短，取得更快的发展速度。
作答。
（三）阅读法 阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中
获得信息。书报、杂志资料等公开出版物是目前人们运用 最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息。
及时掌握有关方面信息。要迅速掌握会见活动的内容、时 间、地点、具体要求等情况。设法掌握对方的背景材料、 生活习惯、饮食特点、嗜好、忌讳等情况。明确上级主管 部门对这次会见的指示或批示。
7.2.3信息收集的渠道
（一）根据获取信息的方式划分
➢问卷法的优点是： （1）可以节省时间、经费和人力。 （2）有利于收集真实的信息。 （3）所得的信息资料便于定量处理和分析。 （4）可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。
➢问卷法的缺点是： （1）回收率难以保证。 （2）问卷的质量难以保证。 （3）被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能
具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：
1．企业信息 本企业的基础资料：包括企业的历史沿革资料、工
作的经验和教训、学习科研成果、基本状况简介、规章 制度、重要活动情况等。
企业概况：包括企业名称、地址、电话及图文传真 号码、业务范围、近年来的营业额及利润等。以及企业 的财务资产状况和企业的信誉与信用等级情况。
社会信息
社会上具有普遍性、倾向性的信息。包括社会上的 各阶层人民群众对本单位的呼声、意见、建议和要求， 以及重大的思想反映和社会动态等。了解社会信息能使 本单位的工作具有针对性。
历史信息
与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资 料。
国际信息
来自国际社会的信息。随着观察了解国际社会的渠 道的拓宽，人们的视野开阔了，只有时刻关注世界的发 展变化，吸收并借鉴国外先进的管理经验和技术，才能 取人之长，补己之短，取得更快的发展速度。
作答。
（三）阅读法 阅读法是指通过阅读书报、杂志、文献、资料，从中
获得信息。书报、杂志资料等公开出版物是目前人们运用 最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息。
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（二）收文处理程序 1. 签收 2. 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
第七章 文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
首先，固定文书处理人员。由她们负责文件的工作，并专门设 一个监管人员负责把关。
其次，建立了责任制。简化手续，只用收文簿和借阅卡片2种。具 体做法是：来文在收文簿上登记，传阅文件交给该处室管理人，并在 此簿上让收文人签字，并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外， 建立时间制度。规定时间传、借文件，文件收回后，一般是即时归档， 文件归档后，在收文簿上写“存”。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
小提醒
拆封文件时的注意事项： 第一，领导人的亲启件没有经过授权，秘书人员不得启封。 第二，信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文件，可以直接启封。 第三，急件、密件等要优先开封，以保证得到及时处理。 第四，拆封后，应从封套里将文件全部取出，对照发文通知单检查附件 及其他的资料是否齐全。核对后没有错误在发文通知单上签字寄回原单位。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系
（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
微型案例
聪明的“亡羊补牢”之术
小何刚开始做文书处理工作时，对文书处理的手续掌握不严，文 件的传、借全无记载。因此，工作不到三个月的时间，就有两次调不 出文件来，影响了工作。事实使她认识到，文书处理工作是一项重要 和细致的工作，要求从业人员具备一定的业务水平和办事能力；同时， 要建立并严格执行文书处理制度，以保证工作质量。于是，她采取了 一系列的措施：
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
在各方面的协作努力下，小何出色的完成了文书处理工作任务。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
发 发 文 成文 密级 缓急 附件 份 主送 抄送 签收 归卷 存档 备注
序 出 文 件 时间
数 机关 机关 人 日期 号
号日 字 标
期号题
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
总公司的批复文件找不到了，怎么办？ 下午刚上班，总经理秘书孙婷就接到了苏州分公司文档管理员李慧的电话，电 话那头李慧语速急促，听得出非常着急。原来，上午总经理指示行政部范经理查一 下上半年总公司给本公司的“批复”件中规定的关于 WH6 今年减产的具体数字是多 少。范经理吩咐文档管理员李慧查找，结果她只查到本公司要求减产的请示文件， 却怎么也找不到总公司的批复文件，所以急得团团转。因此，特地打电话向孙婷求 救，自己该如何向范主任交差？ 孙婷听后，说：“小李，你别着急，我以前也犯过类似的错误。通过那些错误 让我认识到，文档管理是一件非常专业与细致的工作，需要学习的地方很多。关于 你刚才说的这件事，我建议：首先，总公司批复属于决策类文件，原件是需要保存 在你们公司档案室的，你思考一下，此批复的收文单位是否没有上交原件给档案 室？其次，这份批复的复印件可以留存在一般的文件柜。你们公司有哪个部门可能 留存了该复印件；最后，如果你实在找不到，可以向我们总公司档案室申请查阅、 调阅或调取该批复。” 李慧听后，嘘了一口气，连声道谢！ 问题：如果你是李慧，你在以后的文档工作中应该注意哪些事项？
（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
第七章 文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
首先，固定文书处理人员。由她们负责文件的工作，并专门设 一个监管人员负责把关。
其次，建立了责任制。简化手续，只用收文簿和借阅卡片2种。具 体做法是：来文在收文簿上登记，传阅文件交给该处室管理人，并在 此簿上让收文人签字，并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外， 建立时间制度。规定时间传、借文件，文件收回后，一般是即时归档， 文件归档后，在收文簿上写“存”。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
小提醒
拆封文件时的注意事项： 第一，领导人的亲启件没有经过授权，秘书人员不得启封。 第二，信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文件，可以直接启封。 第三，急件、密件等要优先开封，以保证得到及时处理。 第四，拆封后，应从封套里将文件全部取出，对照发文通知单检查附件 及其他的资料是否齐全。核对后没有错误在发文通知单上签字寄回原单位。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系
（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
微型案例
聪明的“亡羊补牢”之术
小何刚开始做文书处理工作时，对文书处理的手续掌握不严，文 件的传、借全无记载。因此，工作不到三个月的时间，就有两次调不 出文件来，影响了工作。事实使她认识到，文书处理工作是一项重要 和细致的工作，要求从业人员具备一定的业务水平和办事能力；同时， 要建立并严格执行文书处理制度，以保证工作质量。于是，她采取了 一系列的措施：
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
在各方面的协作努力下，小何出色的完成了文书处理工作任务。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
发 发 文 成文 密级 缓急 附件 份 主送 抄送 签收 归卷 存档 备注
序 出 文 件 时间
数 机关 机关 人 日期 号
号日 字 标
期号题
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
总公司的批复文件找不到了，怎么办？ 下午刚上班，总经理秘书孙婷就接到了苏州分公司文档管理员李慧的电话，电 话那头李慧语速急促，听得出非常着急。原来，上午总经理指示行政部范经理查一 下上半年总公司给本公司的“批复”件中规定的关于 WH6 今年减产的具体数字是多 少。范经理吩咐文档管理员李慧查找，结果她只查到本公司要求减产的请示文件， 却怎么也找不到总公司的批复文件，所以急得团团转。因此，特地打电话向孙婷求 救，自己该如何向范主任交差？ 孙婷听后，说：“小李，你别着急，我以前也犯过类似的错误。通过那些错误 让我认识到，文档管理是一件非常专业与细致的工作，需要学习的地方很多。关于 你刚才说的这件事，我建议：首先，总公司批复属于决策类文件，原件是需要保存 在你们公司档案室的，你思考一下，此批复的收文单位是否没有上交原件给档案 室？其次，这份批复的复印件可以留存在一般的文件柜。你们公司有哪个部门可能 留存了该复印件；最后，如果你实在找不到，可以向我们总公司档案室申请查阅、 调阅或调取该批复。” 李慧听后，嘘了一口气，连声道谢！ 问题：如果你是李慧，你在以后的文档工作中应该注意哪些事项？
（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
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第七章 文书处理与档案管理