商 务 公 文 写 作 初 步.ppt
合集下载
商务书面沟通培训课件(PPT 51张)
三、明信片和答复卡片
• 明信片和答复卡片以其快速、廉价的特 点成为许多商务人士喜爱的沟通工具。
• 明信片和答复卡片一般用于传递简短的 商务信息如致谢、恭贺、寻求对方答复 等。
小案例
明 信 片 范 例
（寄件公司名称及地址） 亲爱的顾客： 感谢您近来的订货，我们公司现正在办理有关事宜。您将在10天内 得到答复。 在这一段时间内如果您对所订购货物有疑问的话，请与我们联系。并 请把印刷在明信片背面左下角的参考号通知我们。以便于我们保证您的货 物不致延期。 电话购物有限公司
• 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通 形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有 其更多的优势。
• • • •
书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。
• 书面材料可以配合口头表达使用。
• 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通 中的摩擦。
第三节 商务写作概述
一、商务写作的一般过程
准备阶段
初稿阶段 修改成稿阶段
二、商务写作的注意要点
• • • • 积极 清晰 简洁 礼貌
三、商务写作的技巧
• 改变写作观念 • 改变自己的行动 • 改变自己的固有观念
第四节 商务信函的写作
• 商务信函在现代商务活动中使用频率高, 效果明显,方便易行。 • 其目的在于传达意见,从事商务交往上的 接洽、安排和发展, 以便求得对方的理 解和合作。 • 一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证 据,具有重要的法律意义。
附页 附录 注释 参考资料
正式报告的三大内容
四、其他几种商务报告的书写
1.临时报告——主要用于通告事件的发生。 书写格式包括： • 主题 • 介绍 • 信息 • 观点 • 结尾
商务文书写作
第三章 如何使文章生动有效
三、进行有效的反馈
1.正面反馈 在文书中撰写者多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多 给与对方一些关怀。 2.修正性反馈 修正性反馈可以在向目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度 地给与目标读者体贴温暖的感觉。 3.负面反馈和没有反馈 负面反馈就是与正面反馈相对应的一种反馈形式，而“没有反馈”则更加可 以从字面上来予以理解。相比负面反馈容易导致工 作中的矛盾升级而言，没有反馈则更加不利于工作的 顺利展开和人际关系的改善与巩固；
第二章 商务文书写作的步骤
五、列出文章的大纲
◎ 提纲法 围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全 都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。 ◎ 辐射法 撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸 上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其 这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理 清楚。 【案例1】有关申请参加培训的邮件
第二章 商务文书写作的步骤
三、设定文章的总体风格（一）
1.把握总体风格的依据：游说矩阵 ◎ 简单型： 撰写者与目标读者站在同一立场上，资源充足、不存在障碍 ◎说服型：资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致 ◎ 艰难型：撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足 资源 ◎ 解决问题型：尽管撰写者与目标读者立场保持一致， 充足
【案例2】有关新年晚会安排的信件 某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。
在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：
案例二
❖ 1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭 菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。
01常用公文写作基本要求(初任)PDF
你局《××县灯泡厂申请免税问题 的请示》( ×税〔2004〕5号)收悉
二、公文的种类及行文规则
按范围分
通用公文 专用公文
行政机关通用公文种类（13种）
命令、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要
——
2000年8月4日
《国家行政机关公文处理办法》
按关系分
上行文 下行文 平行文
•工作报告 •答复性报告 •情况报告 •述职报告
尾语
元，前年是2000万元，去年比前年翻了一 番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻 了三番……
公文表达病例
四、范围 1、我局全体工作人员大部分人年龄都超
过50岁以上。 2、凡现在生产岗位上的工人同志，不少
是在解放初厂里情况十分艰难的情况 下进厂的。
公文表达病例
五、简称 1、通过学习三中全会精神，广大干部、职工 进一步解放思想，更新观念。 2、石油管理局第一采油公司——石采公司
“以部门名义上报的材料，只可以主送给市政府。 对上报市委的材料，应用党委或党组的名义另行行文， 不可把党政行文混在一起，打乱正常的隶属关系。”
3、党政不能交叉行请示、报告性公文。
受双重领导的部门，在向 上级机关报送“请示”、“意 见”时，可否一并主送？
4、受双重领导的机关，在向上级请示时， 应主送一个上级机关、抄送另一个上级 机关，不可一并主送。
×××× ×××× ×× ××××。
×××
附件：1.《 2.《
》1份 》1份
中共××市委 2009年2月13日
主体部分
（三）结构完整，格式规范。
公文结构的多姿多彩
•撮要分条——天鹅下蛋（下行文） •篇段合一——单枪匹马（简单的公布令、公告等） •条项贯通——一字排列（行政法规、规章制度） •文中有文——枪里夹鞭（批转、转发性文件）
商务文书写作 PPT课件
15
案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
长度单位 功率单位 质量重量单位 热能单位 体积单位 土地面积单位
正确使用
错误使用
公里、千米、米、分米、厘米 公分、尺
千瓦、瓦
马力
千克、公斤、吨、克、毫克 斤、两
焦耳
千卡
升、毫升
公升、立升
公顷、平方米
亩、平方丈
27
（四）综合校对的注意事项
• 1.做旁观者 • 2.做朗读者 • 3.做求教者
28
（五）词语的使用规范
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
5
四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
主旨；材料 结构；语言
6
第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
7
步骤二：决定文章的正式程度
18
练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
长度单位 功率单位 质量重量单位 热能单位 体积单位 土地面积单位
正确使用
错误使用
公里、千米、米、分米、厘米 公分、尺
千瓦、瓦
马力
千克、公斤、吨、克、毫克 斤、两
焦耳
千卡
升、毫升
公升、立升
公顷、平方米
亩、平方丈
27
（四）综合校对的注意事项
• 1.做旁观者 • 2.做朗读者 • 3.做求教者
28
（五）词语的使用规范
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
5
四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
主旨；材料 结构；语言
6
第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
7
步骤二：决定文章的正式程度
18
练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
办公室公文写作培训课件.ppt
函的要求
1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气 和结尾方式。
3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编 号（如：贵公司******号函已收悉，现答复如下）。
案例：
****公司 关于对新员工开展技能培训的商洽函
编号：DC2012001 ****大学： 我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对 新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校 培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：物探勘查基本知识 二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。 三、培训地点：*****公司办公楼三层会议室。 联系人：***公司 联系电话：0351-51***** 136********（*经理） 特此函询，盼尽速回音。 2013年4月10日
1、实事求是原则
发文要务实，要根据实际需要发文 办文要切实，要细化办文规范 拟文要朴实，文字要简炼精确
2、准确规范原则
认真把好公文的质量关 认真把好公文的程序关 认真把好公文出入关
3、精简高效原则
坚持少而精的标准 坚持快而好标准
4、安全保密原则
确保公文使用和传递安全 确保公文保管安全 确保公文销毁安全
**** 工程是 *** 市委、市政府及广大市民备受关
注的大型市政工程。 修改： **** 工程是备受 *** 市委、市政府及广大 市民关注的大型市政工程。
（三）词义混淆
制定 制订
词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大 场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面 进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体 规章制度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
公文处理公文格式 ppt课件
• 4.印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标 准，版心不斜，误差不超过lmm。
2020/4/3
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置 ，在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后 一个签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入； 发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不 编为01），自每年第一件起按发出顺序编排 ，在阿拉伯数字后加“号”字。
2020/4/3
（一）部门拟稿，部门自行发文
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
部门领导负责人审签，若部门负责 人直接在“签发”一栏署名，则“ 拟稿部门领导意见”一栏可不填写 。
若部门负责人在“拟稿部门领
导意见”一栏签署并要求送分管领 导审签，则由分管领导在“签发” 一栏进行签发。
2020/4/3
步骤5： 领导签发后，由部门的发文人
员进行发文编号，填写“封发日期 ”及“印数”，并在领导签发的署 名上方加盖部门公章。
以上流程完毕后，部门的发文 人员开始制作正式发文的文件。
（二）各部门代党工委或管委会拟稿，由区综 合办 统一发步文骤1：由拟稿部门的文件起草人填
写“事由（即文件标题）、附件、发 送单位、报、抄送”等5栏内容。
2020/4/3
2020/4/3
左图为平行文 和下行文的发 文字号格式
左图为上行文 的发文字号格 式
公文的各项格式要素
二、签发人（上行文）
上行文要标注签发人的姓名。由“签发 人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居 右空1字。 “签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名 用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文 机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均 匀排列，每行可排两个姓名，同时与上一行 第一个签发人姓名对齐。
2020/4/3
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置 ，在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后 一个签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入； 发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不 编为01），自每年第一件起按发出顺序编排 ，在阿拉伯数字后加“号”字。
2020/4/3
（一）部门拟稿，部门自行发文
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
部门领导负责人审签，若部门负责 人直接在“签发”一栏署名，则“ 拟稿部门领导意见”一栏可不填写 。
若部门负责人在“拟稿部门领
导意见”一栏签署并要求送分管领 导审签，则由分管领导在“签发” 一栏进行签发。
2020/4/3
步骤5： 领导签发后，由部门的发文人
员进行发文编号，填写“封发日期 ”及“印数”，并在领导签发的署 名上方加盖部门公章。
以上流程完毕后，部门的发文 人员开始制作正式发文的文件。
（二）各部门代党工委或管委会拟稿，由区综 合办 统一发步文骤1：由拟稿部门的文件起草人填
写“事由（即文件标题）、附件、发 送单位、报、抄送”等5栏内容。
2020/4/3
2020/4/3
左图为平行文 和下行文的发 文字号格式
左图为上行文 的发文字号格 式
公文的各项格式要素
二、签发人（上行文）
上行文要标注签发人的姓名。由“签发 人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居 右空1字。 “签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名 用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文 机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均 匀排列，每行可排两个姓名，同时与上一行 第一个签发人姓名对齐。
公文写作培训课件PPT(共 79张)
• C、照应：
• 作用
• 方式：
得法。
• （三）怎样构思（构思的具体步骤）
•刘勰《文心雕龙•熔裁》 • “规范本体谓之熔，剪截浮词谓
之裁。裁则芜秽不生，熔则纲领 昭畅 ”
•
• 具体步骤有三大步：
• “草创鸿笔，先标三准；履端于始，则设情 以位体；举正于中，则酌事以取类；归余于 终，则撮辞以举要。”
• 1、设情以位体——立意（确立主题思想） • 2、酌事以取类——选材（选择使用材料） • 3、撮辞以举要——表达（结构列出提纲）
公文写作
主要内容
• 一、写作一般 • 二、公文撰写的八个步骤 • 三、新《条例》规定的公文种类 • 四、党政机关公文的基本格式 • 五、公文的行文规则 • 六、信息的撰写
写作一般
• 一、我们（行政事业单位工作 人员）为什么要学习写作？
• 《左传·襄公二十四年》：“大上有立德， 其次有立功，其次有立言，虽久不废，此 之谓不朽。”
• ：夫人之立言，因 字而生句，积句 而成章，积章而 成篇。（刘勰）
（三 ）如何提高写作能力
1、掌握写作的基本规律：
（1）物意文的转化规律 物————意————文
（生活——－思维——－文章） （客观事物－主观意识－文章成品） （2）多元作用的规律 （3）循序渐进的规律
2、重视——多（读写改）——实 践、探索
么样”
• （5）过渡与照应：
• A、 过渡的方式
•
使用——过渡段 过渡句 过渡（关联）词语
• B、 出现下述情况时就需要过渡：
• a、由总到分，从分到合
• b、由议论到叙述，从叙述到议论时
• c、事件发生的时间、空间发生变化时
• d、由叙述转入议论时
如何撰写商业计划书PPT课件
备的优势? 如何撰写商业计划书
二、商业计划书的主要编写格式
(六)市场与竞争分析
市场营销,这是风险投资家十分关心的问题, 你的市场影响策略应该说明以下问题:
1、营销机构和营销队伍 2、营销渠道的选择和营销网络的建设 3、广告策略和促销策略 4、价格策略 5、市场渗透于开拓计划 6、市场营销中意外情况的应急对策
计 划 一 是 根据 党和国 家的方 针政策 、上级 部门的 工作安 排和指 示精神 而定， 二是针 对本单 位 的工 作任务 、主客 观条件 和相应 能力而 定。总 之，从 实际出 发制定 出来的 计划， 才是有意义 、有价值的 计划。 可行性
可 行 性 是 和预 见性、 针对性 紧密联 系在一 起的， 预见准 确、针 对性强 的计划 ，在现 实中才 真 正可 行。如 果目标 定得过 高、措 施无力 实施， 这个计 划就是 空中楼 阁；反 过来说 ，目标定得 过低，措施 方 法 都 没 有 创见性 ，实现 虽然很 容易， 并不能 因而取 得有价 值的成 就，那 也算不 上有可 行性。 约束性
1、产品的名称、特征及性能用途 2、产品的开发过程 3、产品处于生命周期的哪一段 4、产品的市场前景和竞争力如何 5、产品的技术改进和更新换代计划及成本
如何撰写商业计划书
二、商业计划书的主要编写格式
(五)管理团队
在风险投资商考察企业时:“人”是非常重要 的因素。在某种意义上讲,风险创业者的创业能 否成功,最终要取决于该企业是否拥有一个强有 力的管理团队,这一点特别重要
这 是 计 划 最明 显的特 点之一 。计划 不是对 已经形 成的事 实和状 况的描 述，而 是在行 动之前 对 行动 的任务 、目标 、方法 、措施 所作出 的预见 性确认 。但这 种预想 不是盲 目的、 空想的，而 是以上级部 门 的 规 定 和 指示为 指导， 以本单 位的实 际条件 为基础 ，以过 去的成 绩和问 题为依 据，对 今后的 发展趋 势作出 科学预 测之后 作出的 。可以 说，预 见是否 准确， 决定了 计划写 作 的成 败。 针 对性
二、商业计划书的主要编写格式
(六)市场与竞争分析
市场营销,这是风险投资家十分关心的问题, 你的市场影响策略应该说明以下问题:
1、营销机构和营销队伍 2、营销渠道的选择和营销网络的建设 3、广告策略和促销策略 4、价格策略 5、市场渗透于开拓计划 6、市场营销中意外情况的应急对策
计 划 一 是 根据 党和国 家的方 针政策 、上级 部门的 工作安 排和指 示精神 而定， 二是针 对本单 位 的工 作任务 、主客 观条件 和相应 能力而 定。总 之，从 实际出 发制定 出来的 计划， 才是有意义 、有价值的 计划。 可行性
可 行 性 是 和预 见性、 针对性 紧密联 系在一 起的， 预见准 确、针 对性强 的计划 ，在现 实中才 真 正可 行。如 果目标 定得过 高、措 施无力 实施， 这个计 划就是 空中楼 阁；反 过来说 ，目标定得 过低，措施 方 法 都 没 有 创见性 ，实现 虽然很 容易， 并不能 因而取 得有价 值的成 就，那 也算不 上有可 行性。 约束性
1、产品的名称、特征及性能用途 2、产品的开发过程 3、产品处于生命周期的哪一段 4、产品的市场前景和竞争力如何 5、产品的技术改进和更新换代计划及成本
如何撰写商业计划书
二、商业计划书的主要编写格式
(五)管理团队
在风险投资商考察企业时:“人”是非常重要 的因素。在某种意义上讲,风险创业者的创业能 否成功,最终要取决于该企业是否拥有一个强有 力的管理团队,这一点特别重要
这 是 计 划 最明 显的特 点之一 。计划 不是对 已经形 成的事 实和状 况的描 述，而 是在行 动之前 对 行动 的任务 、目标 、方法 、措施 所作出 的预见 性确认 。但这 种预想 不是盲 目的、 空想的，而 是以上级部 门 的 规 定 和 指示为 指导， 以本单 位的实 际条件 为基础 ，以过 去的成 绩和问 题为依 据，对 今后的 发展趋 势作出 科学预 测之后 作出的 。可以 说，预 见是否 准确， 决定了 计划写 作 的成 败。 针 对性
初中作文写作基本流程PPT课件
兴的心理活动，和后面的害怕心理形成强烈对比，再在第
二天父母回来后，写出自己委屈的心理，这就能有力地突 出苦来。
•
铺陈渲染法：写文章表达情感，如何才能有感染力，
才能让读者产生共鸣？其实在我们确定中心后，可以围绕
中心从不同角度不同层面去叙述描写，强化渲染。若写苦，
一重苦不能算苦，要一重未了一重添，让艰苦、紧张、害
写作基本流程训练
.
1
什么样的写作流程才是 比较科学的呢？
• “18字四步”写作步骤： • “审题、立意——选材、结构、写
法——列写提纲——创作表达”
.
2
• 1、审题、立意：就是认真地看懂题目给出来的材 料及要求；明确一个中心。
• 2、选材、结构、写法：根据前面的中心，你列举 出你能够想到的素材，选择合适你自己写的素材； 根据中心需要，结合你最能熟悉运用的结构去写； 在这一步中，一定要找出你写这篇文章的动情点， 也就是最能够打动别人的“亮点”；要有一两种 你最熟悉的写法去运用，做到胸有成竹才能下笔 如有神。
• 开头：（起因）父母去老家看得了重病的亲戚，将会有一 个晚上不在家。
• 开端：父母离家时不放心我，叮嘱再三。我不以为然，认 为这是自由的好机会。
• 发展：（一苦）——我亲自煮晚饭，结果煮煳了，只能吃 方便面。
•
（二苦）——一个人的家太安静，开始疑神疑鬼，
心理骤然紧张。
• 高潮：（三苦）——一只小老鼠弄出声响，联想电视上的 鬼片，让我惊恐万分。
9
• （一）审题、立意：
•
生活对每个人都是一样的，有甜就一定有苦。在成长
的道路上我们有艰辛，有酸楚，有泪水，有欢笑，这就是
铺垫成我们成长道路的石头，就是有这么多的艰辛、酸楚、
公文写作步骤培训课件(PPT 52张)
的撰写者与目标读者立场
的一致程度，即双方是否 相互认可。 这两方面的因素共同 决定了商务文书的总体风
三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据：游说矩阵
由图可以看到，商务文 书的总体风格可以分为四种类
型：
第一象限是简单型，特 点是撰写者与目标读者立场一 致，并且资源充足、不存在障 碍；
三、如何确定文章的总体风格
会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数
判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。 正式指数主要由三个问题来确定：源自撰写者本身是否了解目标读者？
目标读者的地位比撰写者低吗？
商务文书的内容是好消息吗？
二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据：正式指数
书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘
书在会议前一个星期确认是否参加会议。
一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目 标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参
加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有
到齐，就意味着自己组织工作失败。 换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好， 就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就 是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与
商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在 1—10分之间予以打分。 例如，特别了解目标读者的为10份，比较了解的为7 分，不了解的或者很不了解的为1-3分；给下属写文书为10
分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为
10分，坏消息的为1分。 三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
• 1、撰写者本身是否很了解目标读者？ （了解10分—不了解1分）
• 2、目标读者的地位比撰写者低吗？ （低10分—高1分）
• 3、商务公文的内容是好消息吗？ （好10分—坏1分）
▪ 正式程度表现：公文形式、称谓、语气
湖北****集团公司培训课程
16/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之三 ▪ 设定文章的总体风格（确定重点）
• 企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于应用与公文之间的文种： 工作总结、调查调研报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标 书、启事、合同等等。
湖北****集团公司培训课程
8/22
第二篇 公文格式
一、公文格式概念 公文的书面格式表现形式。
❖ 公文格式是人们在正式的书面交流中逐渐形成的， 由专门机关在这些约定俗成的基础上进行规范形 成的标准化系统。
湖北****集团公司培训课程
9/22
第二篇 公文格式
二、文头部分 ❖ 份数和序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、
发文机关标识、发文字号、签发人（6项）
湖北****集团公司培训课程
10/22
第二篇 公文格式
三、主体部分
❖ 标题、主送机关、正文、附件、落款和 发文时间、 生效标识（6项） ▪ 公文标题：转发类通知、用好“关于” ▪ 正文导语：依据式、目的式、原因式 ▪ 发文时间：依据和格式 ▪ 生效标识：“此页无正文”
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之一 ▪ 制定正确的行文目的（确定主题）
• 被动目标：领导交办的任务 • 主动目标：公文对象的实际行动 • 正确的行文目的：将被动目标转化为主动目
标
湖北****集团公司培训课程
15/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之二
▪ 决定公文的正式程度（确定文种） ▪ 正式程度的判断依据：“正式指数”
湖北****集团公司培训课程
11/22
第二篇 公文格式
四、版记部分 ❖ 主题词、抄送抄报、印发机关和印发说明（3项）
湖北****集团公司培训课程
12/22
第三篇 商务公文写作方法
一、商务公文写作四要素
▪ 主旨：正确，务实，集中，鲜明 ▪ 材料：多掌握，严选择，巧使用 ▪ 结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式 ▪ 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练
• 把握总体风格的依据：“游说矩阵”
简单型：有实现条件，而且想法一致 说服型：有实现条件，但想法还未统一 解决问题型：想法一致，但实现有困难 艰难型：既无实现条件，想法也不一致
湖北****集团公司培训课程
17/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之四 ▪ 选择文章的层次结构（确定结构）
▪ 按行文关系分：
• 上行文：如请示、报告。（不得随意越级） • 平行文：如公函、通知。（协商解决问题） • 下行文：如命令、指示、批复。（通常逐级下文）
湖北****集团公司培训课程
6/22
第一篇 商务公文概述
四、商务公文的分类
▪ 按形式来划分： • 固定格式的商务公文 • 非固定格式的商务公文
▪ 按内容用途来划分： • 通用的商务公文 • 礼仪性的商务公文
湖北****集团公司培训课程
3/22
第一篇 商务公文概述
一、什么是公文 ▪ 公文的概念 ▪ 狭义的公文 ▪ 广义的公文
湖北****集团公司培训课程
4/22
第一篇 商务公文概述
二、法定公文种类
▪ 党群机关14种：决议、决定、指示、意见、通 知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、 规定、函、会议纪要
• 篇段合一式 • 三段式 • 分部式 • 贯通式 • 条款（项）式
湖北****集团公司培训课程
18/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之五 ▪ 列出公文的提纲
• 提纲法：按逻辑顺序罗列 • 辐射法：“头脑风暴”
湖北****集团公司培训课程
19/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之六 ▪ 撰写初稿
▪ 行政机关13种：命令（令）、决定、公告、通 告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要
湖北****集团公司培训课程
5/22
第一篇 商务公文概述
三、公文分类 ▪ 按作用分：
• 指挥性：如命令、指示、决定、批复。 • 规范性：如章程、条例、规定、办法、细则。 • 报请性：如请示、报告。 • 通知性：如公告、通知、函。 • 记录性：如会议记录、大事记。 • 报导性：如广告、新闻稿、宣传稿。
湖北****集团公司培训课程
7/22
第一篇 商务公文概述
五、常用公文
• （一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。 • （二）请示：向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。 • （三）报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机
关或主管部门的询问。 • （四）通知：批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公
• 注意事项：
增加亲和力 有效的反馈
行文简洁
认真校对
湖北****集团公司培训课程
湖北****集团公司培训课程
13/22
第三篇 商务公文写作方法
二、商务公文写作六步骤
• 步骤一：制定正确的行文目的 • 步骤二：决定公文的正式程度 • 步骤三：设定公文的总体风格 • 步骤四：选择公文的层次结构 • 步骤五：列出公文大纲 • 步骤六：撰写公文初稿
湖北****集团公司培训课程
14/22
湖北****集团公司培训课程
商务公文写作初步
提要
❖ 前 言：为什么要学习商务公文 ❖ 第一篇：商务公文概述 ❖ 第二篇：公文格式 ❖ 第三篇：商务公文写作方法 ❖ 第四篇：商务公文的规范化
湖北****集团公司培训课程
2/22
前言：为什么要学习商务公文
❖ 商务公文是实施企业管理最重要的手段 ❖ 商务公文是企业形象展示的重要窗口 ❖ 商务公文是锻炼和展示个人能力的重要途径
文；发布规章制度；传达要求下属部门办理和需要有关单位周知或者执 行的事项；任免和聘用人员。 • （五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 • （六）批复：答复下级部门的请示事项。 • （七）意见：对重要问题提出见解和处理办法。 • （八）函：不相隶属机关之间相互商洽工作，询问答复问题，请示批准 答复审批事项。 • （九）会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。
• 2、目标读者的地位比撰写者低吗？ （低10分—高1分）
• 3、商务公文的内容是好消息吗？ （好10分—坏1分）
▪ 正式程度表现：公文形式、称谓、语气
湖北****集团公司培训课程
16/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之三 ▪ 设定文章的总体风格（确定重点）
• 企业常用公文除以上有九种外，还有下列介于应用与公文之间的文种： 工作总结、调查调研报告、海报、建议书、述职报告、致词、礼函、标 书、启事、合同等等。
湖北****集团公司培训课程
8/22
第二篇 公文格式
一、公文格式概念 公文的书面格式表现形式。
❖ 公文格式是人们在正式的书面交流中逐渐形成的， 由专门机关在这些约定俗成的基础上进行规范形 成的标准化系统。
湖北****集团公司培训课程
9/22
第二篇 公文格式
二、文头部分 ❖ 份数和序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、
发文机关标识、发文字号、签发人（6项）
湖北****集团公司培训课程
10/22
第二篇 公文格式
三、主体部分
❖ 标题、主送机关、正文、附件、落款和 发文时间、 生效标识（6项） ▪ 公文标题：转发类通知、用好“关于” ▪ 正文导语：依据式、目的式、原因式 ▪ 发文时间：依据和格式 ▪ 生效标识：“此页无正文”
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之一 ▪ 制定正确的行文目的（确定主题）
• 被动目标：领导交办的任务 • 主动目标：公文对象的实际行动 • 正确的行文目的：将被动目标转化为主动目
标
湖北****集团公司培训课程
15/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之二
▪ 决定公文的正式程度（确定文种） ▪ 正式程度的判断依据：“正式指数”
湖北****集团公司培训课程
11/22
第二篇 公文格式
四、版记部分 ❖ 主题词、抄送抄报、印发机关和印发说明（3项）
湖北****集团公司培训课程
12/22
第三篇 商务公文写作方法
一、商务公文写作四要素
▪ 主旨：正确，务实，集中，鲜明 ▪ 材料：多掌握，严选择，巧使用 ▪ 结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式 ▪ 语言：风格平直朴实庄重，表达规范准确简练
• 把握总体风格的依据：“游说矩阵”
简单型：有实现条件，而且想法一致 说服型：有实现条件，但想法还未统一 解决问题型：想法一致，但实现有困难 艰难型：既无实现条件，想法也不一致
湖北****集团公司培训课程
17/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之四 ▪ 选择文章的层次结构（确定结构）
▪ 按行文关系分：
• 上行文：如请示、报告。（不得随意越级） • 平行文：如公函、通知。（协商解决问题） • 下行文：如命令、指示、批复。（通常逐级下文）
湖北****集团公司培训课程
6/22
第一篇 商务公文概述
四、商务公文的分类
▪ 按形式来划分： • 固定格式的商务公文 • 非固定格式的商务公文
▪ 按内容用途来划分： • 通用的商务公文 • 礼仪性的商务公文
湖北****集团公司培训课程
3/22
第一篇 商务公文概述
一、什么是公文 ▪ 公文的概念 ▪ 狭义的公文 ▪ 广义的公文
湖北****集团公司培训课程
4/22
第一篇 商务公文概述
二、法定公文种类
▪ 党群机关14种：决议、决定、指示、意见、通 知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、 规定、函、会议纪要
• 篇段合一式 • 三段式 • 分部式 • 贯通式 • 条款（项）式
湖北****集团公司培训课程
18/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之五 ▪ 列出公文的提纲
• 提纲法：按逻辑顺序罗列 • 辐射法：“头脑风暴”
湖北****集团公司培训课程
19/22
第三篇 商务公文写作方法
❖ 商务公文写作六步骤之六 ▪ 撰写初稿
▪ 行政机关13种：命令（令）、决定、公告、通 告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要
湖北****集团公司培训课程
5/22
第一篇 商务公文概述
三、公文分类 ▪ 按作用分：
• 指挥性：如命令、指示、决定、批复。 • 规范性：如章程、条例、规定、办法、细则。 • 报请性：如请示、报告。 • 通知性：如公告、通知、函。 • 记录性：如会议记录、大事记。 • 报导性：如广告、新闻稿、宣传稿。
湖北****集团公司培训课程
7/22
第一篇 商务公文概述
五、常用公文
• （一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排的决定事项。 • （二）请示：向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。 • （三）报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机
关或主管部门的询问。 • （四）通知：批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公
• 注意事项：
增加亲和力 有效的反馈
行文简洁
认真校对
湖北****集团公司培训课程
湖北****集团公司培训课程
13/22
第三篇 商务公文写作方法
二、商务公文写作六步骤
• 步骤一：制定正确的行文目的 • 步骤二：决定公文的正式程度 • 步骤三：设定公文的总体风格 • 步骤四：选择公文的层次结构 • 步骤五：列出公文大纲 • 步骤六：撰写公文初稿
湖北****集团公司培训课程
14/22
湖北****集团公司培训课程
商务公文写作初步
提要
❖ 前 言：为什么要学习商务公文 ❖ 第一篇：商务公文概述 ❖ 第二篇：公文格式 ❖ 第三篇：商务公文写作方法 ❖ 第四篇：商务公文的规范化
湖北****集团公司培训课程
2/22
前言：为什么要学习商务公文
❖ 商务公文是实施企业管理最重要的手段 ❖ 商务公文是企业形象展示的重要窗口 ❖ 商务公文是锻炼和展示个人能力的重要途径
文；发布规章制度；传达要求下属部门办理和需要有关单位周知或者执 行的事项；任免和聘用人员。 • （五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 • （六）批复：答复下级部门的请示事项。 • （七）意见：对重要问题提出见解和处理办法。 • （八）函：不相隶属机关之间相互商洽工作，询问答复问题，请示批准 答复审批事项。 • （九）会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。