基于Moss的知识管理方案

37
RMS 不能防止的行為
沒有哪種型式的資訊可以 保證永遠不被竊取或偷用 多層式全面防禦
38 38
版權管理服務規畫及部署
39
版權管理服務規畫及部署
• 系統環境需求評估及準備 – RMS 網路環境基礎架構需求 – RMS 伺服器軟硬體需求 – RMS 管理帳號服務帳號的需求 • RMS 伺服器建置部署 • RMS 用戶端軟體部署建置
• 軟體需求 – Windows Server 2003 – 網際網路資訊服務（ ）6.0 網際網路資訊服務（IIS）
• • Message Queuing（訊息佇列） Queuing（訊息佇列）
– 需為網域中的成員伺服器或網域控制站 – NTFS 檔案系統 – Internet Explorer 6.0 以上的網頁瀏覽器
43
版權管理服務規畫及部署
• 系統環境需求評估及準備 • RMS 伺服器建置部署 – RMS 伺服器服務安裝 – 提供首部根憑證伺服器 – 註冊服務連接點 • RMS 用戶端軟體部署建置
44
RMS 伺服器服務安裝
• 執行 RMS 安裝執行檔
WindowsRightsManagementServicesSP2-KB917275-ServerWindowsRightsManagementServicesSP2-KB917275-Server-CHT.exe
• 資料庫伺服器 - MSDE 或 SQL 2000 SP3 以上
– 設定資料庫
• 伺服器授權人憑證、RMS 原則範本、已註冊的使用者清單 伺服器授權人憑證、RMS RMS 伺服器的公開及私密金鑰
– 目錄服務資料庫 － 快取 AD 群組成員的查詢結果
• 電子郵件地址、安全識別碼（SID）、群組成員 電子郵件地址、安全識別碼（SID SID）、群組成員
– 當多位使用者具有資料編輯權限 – 資訊會歷經多個開發和檢閱階段
21
組件庫範本
• 將現有清單環境另存為新的組件庫範本
– 可下載至本機硬碟，也可將新範本新增至網站集合中 的可用範本清單
• 組件庫範本包括清單的資料欄位、檢視及清 單內容（選擇性）等相關設計資訊 • 組件庫範本不含安全性設定及查閱欄位連結 • 組件庫範本會以 .stp 副檔名命名
5
…… 辦公室的耳語 ……
郵件傳來傳去 真是麻煩！ 到底哪一份版 本才是最新的 又要學習新的應 用軟體，好煩
如何只給使用 者檢視，卻不 給列印的能力
讓 MOSS 幫您終結 數位資訊的混亂現象
檔案到底放哪 裡，怎麼找來 找去找不到
文件需要有 條碼辨識該 如何產生
6
MOSS 2007 企業內容管理對象
40
RMS 網路基礎架構需求
• Active Directory – 所有網域控制站皆需為 Windows 2000 SP3 以上的 OS – 使用者驗證（ 使用者驗證（User Authentication） ） – 通用類別目錄服務（ 通用類別目錄服務（Global Catalog Service） ）
– 標準檢視、行事曆檢視、 標準檢視、行事曆檢視、Access 檢視、資料工作表 檢視、甘特圖檢視
29
參考書籍
• Office SharePoint Server 2007
– （第 1 集）新一代企業 Web 解決方案 – （第 2 集）新一代企業表單與內容管理 – （第 3 集）新一代網頁資訊設計與應用 – （第 4 集）新一代商業資料目錄與系統維護管理
2
課 程 大 綱
• MOSS 與 Office 2007 的完美結合 • RIGHT MANAGEMENT SERVICE 對 MOSS 的加持
3
MOSS 與 Office 2007
的完美結合
4
目前企業內容管理所面臨的難題
• 知識凌亂不堪且散佈各地 • 每天有太多的資訊以驚人速度產生 • 人員流動率高，內隱知識難以取得 – 沒有一個有效的方法將資訊留存 – 員工離職會造成部份資訊的遺失 • 傳統文件分享模式已經走到黔驢技窮之途 – 文件常保留多份不同版本且找尋費時又費力 • 異質性平台過多，一旦導入就得熟悉新工具
22
檔案或清單項目的核准機制 檔案或清單項目的版本控制 草稿項目安全性
23
工作流程
• 將企業營運的流程電子化、無紙化，打破國 界、地區、部門及時間的限制，透過電子表 單與網路的傳遞，建立起企業內部數位神經 系統，提高企業組織工作效率與產能 • MOSS 2007 內建的商務案例之工作流程
– – – – 核准 收集意見反應 收集簽章 處理核准 – 三態 – 中文簽核流程 – 翻譯管理
網際網路通訊協定安全性（IPSec 網際網路通訊協定安全性（IPSec） IPSec） 虛擬私人網路（VPN VPN） 虛擬私人網路（VPN） 安全通訊端層級（SSL SSL） 安全通訊端層級（SSL）
防火牆 檔案伺服器
35
傳統的企業資訊防護措施（Cont.）
• 只保護初始的存取，未對文件進行持續保護
24
成果蹤及還原 – 工作流程自動化：文件核准及自動封存 – 到期日的自動設定 – 條碼的產生
• 試用切結書
• 受僱人保密合約書
25
清單管理
26
建立清單
• 一群資料記錄的集中儲存區
– 資料是以記錄的型式存放 – 與資料庫中的資料表有異曲同工之妙 – 宣告 – 連絡人 – 討論區 – 連結 – 行事曆 – 工作 – 專案工作 – 議題追蹤 – 問卷 – KPI清單 清單 – 語言與譯者 – 自訂清單
19
草稿項目安全性
• 定義誰可以讀取檔案或清單項目的草稿版本
– 檔案的次要版本 – 未核准的檔案或清單項目
• 預設只有作者和具有清單管理權限的人才能 看到草稿屬性的檔案
20
檔案或清單項目的版本控制
• 追蹤與管理檔案或清單記錄的演變過程，以 便有效地管理資料內容的修改，並可檢視及 還原資料之舊有版本
– 會儲存檔案其它相關重要資訊 – 也是清單的一種型式
• 提供不同用途的文件庫，以統一管理及儲存 不同的企業文件内容
– – – – 文件庫 表單庫 Wiki 頁面庫 圖片庫 – – – – 翻譯管理庫 報告庫資料 連線庫 投影片庫
11
自訂文件範本
• 當使用者在文件庫新增文件時，預設範本會 自動執行適當的用戶端應用程式，以開啟空 白範本 • 預設範本儲存在文件庫的〔Forms〕資料夾 預設範本儲存在文件庫的〔 〕 • 可自行重新指定文件庫所要使用的文件範本
12
網站內容類型
• 可提供網站集合中的多個組件庫中重複使用 • 頂層網站所建立的網站內容類型可用於網站 集合中所有網站的組件庫
– 可有意義的方式來組織內容，並在整個文件管理解決 方案中，為內容建立相同的功能關聯性
– 在子網站所建立的內容類型則只能提供給其下的網站 環境使用
13
網站內容類型建置步驟
16
Infopath 對文件資訊面版的發功
• 用戶端不需安裝 InfoPath，即可在 Office ， 2007 文件看到文件資訊面板 • 僅有需設計或自訂文件資訊面板的用戶端， 才需安裝 InfoPath 2007
17
資訊管理原則
• 資訊管理原則可以幫助企業組織遵守法律、 政府法規，或是實施內部業務流程
授權的 使用者
資訊外洩
存取權限管控 未授權 的人員 未授權 的人員
防火牆管控
36
36
新時代的資訊防護技術 - RMS
• Windows 平台的資訊保護技術 • 對敏感的資訊提供更好的安全防護 – 只有授權的人才可以進行特定的存取操作 – 完全控制、僅供查閱、修改、複製、列印或轉寄 • 持續不斷的進行保護 － 如影隨形之貼身護衛 • 彈性與可客製化 – RMS 可與應用程式整合且使用容易（如 Office） ） – 軟體供應商或開發人員建構自己的解決方案 － SDK
– – – – – 稽核 到期日 條碼 標籤 自訂原則
• 文件數位簽章 • 自動轉換文件格式
18
檔案或清單項目的核准機制
• 要求組件庫的資料之新增或修改，皆須經過 核准確認
– 未經核准或拒絕的組件庫資料，預設狀態為「擱置」
• 預設只有作者和具有清單管理權限的人才能 看到未核准的資料
– 具有檢視組件庫權限之使用者，可看到所有核准資料
33
企業資訊安全隱憂（Cont.）
• 意外的轉寄電子郵件與遺失隨身裝置發生的 頻率與病毒不相上下 － 企業重大安全缺口
內部網路存取及電子郵件轉寄的濫用 病毒感染 隨身裝置的遺失 即使通訊的濫用 未經授權的資訊存取 密碼洩露
59% 52% 50% 25% 25% 10%
發生頻率
34
傳統的企業資訊防護措施
• 提供不同用途的清單環境
27
零用金申請單
• • • • • • • 申請人姓名 員工編號 部門名稱 職務名稱 申請日期 金額 備註
計程車費申請單
• • • • • • • • • 申請人姓名 員工編號 部門名稱 職稱 申請日請 金額 路程 計程車號 備註
28
自訂檢視
• 組件環境下的一組欄位的集合，並可根據組 件庫欄位來排序、篩選、分組及顯示適當資 料的一種頁面顯示配置
• 建立欲使用的文件範本檔案（選項） • 建立新的網站內容類型 • 將文件範本與網站內容類型建立關連（選項） • 啟動組件庫的內容類型管理 • 新增內容類型至組件庫
14
網站欄
• 自定欄位可於頂層網站、子網站、文件庫及 清單層級上定義
15
文件資訊面板的加值
• 文件資訊面板僅提供於 Office 2007 的環境
– Word 2007、Excel 2007 及 PowerPoint 2007 、 – 用來描述或識別檔案的詳細資料（中繼資料） – 可使用中繼資料來組織、識別及搜尋文件，以將非結 構化資料轉化為結構化資訊