会计继续教育 会计电算化 第二章 会计软件的操作要求 课件

会计继续教育会计电算化第二章会计软件的操作要求课件

第二章会计软件的操作要求

电算化会计核算基本流程

通用账务处理模块基本操作

通用会计报表模块的基本操作

工资、固定资产核算模块的基本操作

应收、应付模块基本操作

第一节电算化会计核算基本流程

一、手工会计核算流程

缺点：

数据大量重复

信息提供不及时

准确性差

工作强度大

二、电算化会计账务处理流程

★★★（一）系统初始化★★★

系统初始化主要包括建立账套、设置操作员及权限、设置会计科目等内容。

（二）日常账务处理流程

日常账务处理主要是根据提供的会计业务

资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工作。

1.编制记账凭证

编制记账凭证可以采用以下几种方式。

（1）手工编制完成记账凭证后录入计算机。

（2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

（3）由账务处理模块以外的其他业务子系

统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

2.凭证审核

在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。

3.记账

在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，有计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计核算流程中的记账有以下特点：

（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；

（2）同时登记总账、明细账和日记账；

（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。

4.结账

手工会计核算流程中，结账工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系，因此结账工作可以作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。

在会计期末，对指定月份进行结账。如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账。上一个月未结账，下一个月不能记账。结账后，不能再输入当月的记账凭证。

三、电算化会计报表处理流程

会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。

完成报表初始化后，报表的日常使用主要有报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印等。

电算化会计报表处理流程的内容包括：

（1）报表格式定义；

报表格式定义主要包括涉及报表表格、定义单元属性等，通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。其设置的具体内容一般包

括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、定义组合单元、定义单元属性等。

（2）报表公式定义；

由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。主要有取数公式、审核公式和舍位平衡公式定义。

（3）报表数据生成。

四、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别

一句话：只要凭证正确，在软件的帮助下，会计人员轻松的就可以完成记账等一系列工作。第二节通用账务处理程序模块基本操作

账务处理模块是会计信息系统的核心和基础（大脑）。

一、系统初始化

系统初始化是会计电算化非常重要的一项工作，它是整个会计电算化工作的基础。

系统初始化主要包括以下内容：

（一）建立账套

新建账套是在建账向导的指引下进行的，通常确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用日期等。

会计软件具有多账套管理功能，但是账套号必须唯一；账套名称是用于识别账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般使用单位名称；账套路径是

指账套文件在计算机存储器中的存储位置；科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则进行设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由单位根据实际情况设置。

建账过程中设置的基础参数对整个账套至关重要，某些参数一旦没置，在完成新建账套后将无法修改。因此必须结合实际情况，认真仔细做好新建账套工作，保证建账过程正确无误。

（二）设置操作员及其权限

岗位及其权限设置一般在系统初始化时进行，平时根据人员变动可以进行相应调整。操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，授予不同用户相应的操作权限。

操作员设置是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin（用友）”、“Manager （金蝶）”等，首次进入通常只能以默认操作用

户登录，然后可根据需要进行增加、修改或删除用户组及其用户等操作。为了防止非法登录，保障系统安全，在实际工作中，每一个操作员都应该设置登录密码并定期或不定期更换。

权限设置是为了解决操作员可以“干什么”的问题。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。

（三）设置辅助核算项目

会计核算软件在一般会计核算的基础上，还提供辅助核算功能。对于需要进行辅助核算的各类项目，应当事先进行设置，将各个项目类别和具体项目的信息录入计算机，才能在其他设置和日常核算中使用项目信息。辅助核算项目一般包括部门设置、项目档案设置、往来单位设置等。

（四）设置外币及其汇率

对于有外币收支的单位，应按照实际外币收支增设相关外币币种及其汇率，以便于进行外币原币核算和期末的调汇工作，全面反映会计主体的经济业务。

（五）设置会计科目

主要有如下内容：