秘书学情景题

情景题 录像人物：行政秘书钟苗、总经理（声音） 加入收藏 物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本 场景：办公室、会议室 情景一秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了，钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊？”听筒中传来总经理的声音：“钟苗啊，你通知一下，今天下行2点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。

我要用一下投影仪，你安排一下。

”“好的。

”钟苗答应着放下话筒，时钟特写：10点钟。

钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，（特写）钟苗的手机放在显示器旁。

计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。

屏幕特写：会议通知 各部门经理：兹定于今日（3月20日）下午2：00在一楼会议室召开各部门经理会议，请务必准时出席。

总经理办公室 2007年3月20日发送完毕，钟苗想了想，自语道：“还是再用电话通知一下保险。

”她拿起话筒，拨号。

钟苗：“张经理您好。

王总让我通知您今天下午2点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。

”放下话筒，钟苗继续拨号：“刘经理您好。

今天下午2点钟在一楼会议室……”（画面淡出） 情景二会议室，时钟特写：13：30。

会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。

投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。

连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。

启动后，投影未显示计算机上的信号。

钟苗按下笔记本电脑上的F n 键与F8键（特写），墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。

钟苗调整机器的支架使画面正常。

钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。

钟苗看了一下表，自语道：“还有10分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。

”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头（特写）。

钟苗坐在自己的位置上，打开“会议记录本”，在上面写着什么。

参考答案：1.秘书着装正确。

对2.接听电话及时。

对3.电话应答语不正确。

错4.计算机开机顺序错误。

错5.手机带有磁性，不能放在显示器旁边。

错6.能够选择正确的发送会议通知的形式。

对7.会议通知没有写明会议内容。

错8.会议通知落款日期应该用中文格式。

错9.能够及时完成经理交办的任务。

对 10.能够提前到会议室做好设备准备工作。

对 11.不能遮挡住通风口，以免影响机器散热。

错 12.笔记本电脑与投影仪连接正确。

对 13.开机顺序正确。

对14.能够正确切换电脑的输出方式。

对15.能够解决画面倾斜现象。

对经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。

如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。

2、职业形象。

包括坐/站/走姿等/服饰等方面。

3、接待方面。

环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

4、沟通方面。

包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。

5、接打电话和处理通话中的问题。

如方法，语言等等。

6、会议方面。

会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。

7、档案信息。

收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等。

8、办公室事务管理。

库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。

此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。

关于录像答题技巧：一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密 会议筹备1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3原则：严格时间 事项明确 会议必要4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限会议应急方案的内容1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录组织视频会议的方法视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容 1会议准备工作是否充分 2文件材料的准备3会议布置情况 4礼仪接待人员的准备 5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容做好会务筹备情况检查的方法有两种： （1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。

因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。

为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。

为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。

应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。

此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。

配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查 会议协调的内容1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项3协调会议议题 4协调会议纪要5协调会议决定事项的落实推进会议进程的方法 1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间 3主题明确 4鼓励和引导与会者5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题 7掌握会议休息的时机 8适时结束会议会议经费使用的方法1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体 2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。

会议总结的目的1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人5妥善解决会议遗留的问题高效率会议的决定因素 1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到信息利用的要求1信息利用要给组织带来效益2信息利用要对社会环境和公众负责。

不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；①总括登记，对存储信息按批分类登记； ②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类提供档案利用的要求及方式1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作 2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览编写大事记的工作步骤和注意事项1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。

编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。

写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。

同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事记记述和时间组成。

大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。

大事的合理选择是撰写着部分之一。

大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。

而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。