《秘书学概论》第三讲 讲义 定稿
秘书学概论第三章
第三章 秘书与主管上司的关系
第一节 秘书与上司关系的特征
• • • • 一、工作上的主从性 二、知识、能力、体力、思维的补充性 三、人际关系的首属性 四、人格上的平等性
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于雪是一家私营煤矿的老总的秘书。该矿的规模虽然很大，
但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐患，老总总是抱着 侥幸的心理。这天，老总得到消息，说有关部门要组织安全生产 大检查，于是，老总让于雪赶紧准备一份材料应付检查组。 面对这种情况，于雪该如何处理？现在有这么几种选择： A.“好，我马上就办。‛ B.“老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是找别人吧。‛ C.“老总，这事事关重大，最好实事求是地汇报，对于安全隐患， 我们应尽快采取措施。否则，一旦出事，后果不堪设想。‛ • D.当面什么也不说，背后写匿名信给有关安全检察部门。 • E.表面上答应，但就是拖着不办！ • • • •
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第二节 秘书与上司关系的处理原则
• • • • 一、主动配合、适应 二、服从，但不盲从 三、委婉提醒，适时规劝 四、维护上司间的团结 1．正确对待 2．一视同仁 3．化解矛盾 4．保持中立
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第三节 秘书与上司沟通交往的原则
• • • • • • •
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一、正位 二、适人 三、合时 四、择地 五、善言 六、渐进 七、谦让
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实训：提醒上司 按原定的日程安排，今天上午公司老总从9：30 到10：30与恒欣公司老总见面，10：45开始与大地 公司老总见面，并一起吃饭。10：40分，大地公司 老总和他的助手到了，秘书于雪领他们到会客室后， 来到老总的办公室，准备向他通报大地公司老总已 到一事，却发现老总与恒欣公司老总两人谈兴正浓。 请演练如何提醒上司。要求： 1、分组进行，5人一组，其中1人扮演于雪，1人扮演 上司，2人扮演客人，1人进行监督评价。 2、在演练过程中必须严肃认真，言行符合规范。 3、每个同学最好能按照实训内容设演练的脚本（包 括情节和台词），并给本小组成员分配角色。
秘书学概论3秘书工作机构的职能与工作要求
秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则 1、精简原则 ----提高工作效率，避免人浮于事 2、纵向层次尽量少 ----上下沟通方便、及时，避免官僚主义 3、横向幅度可适当加大 ----头绪多，事务繁杂
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 3
二、秘书工作机构的名称与组织形式
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第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
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广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下
的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首 长名称加秘书机构名称两部分组成。 如：国务院办公厅、
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、
股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室） 之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
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第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
1、机密性（政治机密、经济机密、人事机密、商业机密、
科技机密）
2、辅助性（协助、参谋、助手） 3、综合性（工作繁杂，涉及面广） 4、服务性（管理服务、信息服务、生活服务、事务服务）
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第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
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第三节
秘书工作机构的职能与工作要求
一、秘书工作机构的职能
1、助手职能 2、参谋职能 3、枢纽职能 4、协调职能 5、保密职能 6、公关职能
《秘书学概论》
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第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
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第三章 秘书工作机构的职能与工作要求
第一节 第二节 第三节 第四节 秘书工作机构的设置 秘书工作机构的地位与性质 秘书工作机构的职能与工作要求 秘书部门和人员的管理
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第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
秘书学概论绪论
第一章：绪论一、教学目标使学生明确秘书的涵义和职业特征，秘书的内容、特点和作用，以及秘书学的涵义、研究对象和方法，明确学习秘书学的意义，提高对秘书职业的理性认识。
二、教学重点、难点秘书的内容、特点和作用三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书的涵义和职业特征（1学时）了解秘书的含义，是从事秘书工作的基本前提。
要想做好秘书，首先就要知道什么是秘书。
古今中外，秘书的含义多种多样。
（一）秘书的涵义学术界较为普遍的有四种说法。
1、宫中秘藏之书，即皇宫中秘密收藏的书籍。
在我国，“秘书”一词最早出现于汉代，但涵义与今天所称并不完全相同。
“秘书”最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。
根据古籍记载，这些图书主要有两类：一类是宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为“秘书”。
如书中列举的两段，《汉书·叙传》有“游博学有俊才，与刘向校秘书”，及《晋书·荀勖传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在‘秘书'。
”这里的“秘书”都是指深藏于朝廷之内的秘藏之书，是君主给予臣子的珍贵礼物。
还有一类书上没有提到，就是指谶纬图箓（道教记载上天神名的书），这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师制作的一种预算吉凶的隐语。
到了东汉后期：“秘书”不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，他们都不叫秘书，而被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。
唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构——尚书台的势力，曾设秘书令，以“典尚书事”，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
一直到清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义也就发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了原意“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
秘书学概论-03
称公司秘书。
四、本书对“秘书”的定义
“属加种差”定义,即先确定被定义项所属的大类 (属概念),再揭示定义对象与大类中其他对象的差别 (种差)。 因此要给秘书下定义,就要先确定秘书属于哪一大 类, 然后再揭示这一大类中秘书与其他对象(非秘书) 的差别。 1.“秘书”所属的大类 “职业说” “职务(或职位)说” “参谋说” “助 手说”
第 二 编 秘书人员和秘书机构
第一章 秘书的定义和类别
第一节
秘书的定义
一、“秘书” 的词义
1.古代——指物不指人
宫中秘藏的图书文献
“秘书省”——朝廷（中央政府）档案馆。
“秘书监”——管理图书档案的官员。 “秘书令”——名实相符的秘书官职。 谶（chèn）纬图箓之书
2.国外“秘书”一词的含义
“秘书”一词源于拉丁文——“可靠的职员”。
第二节
秘书的范围
一、严格意义上的秘书
狭义的“秘书”是指有“秘书”头衔的职务秘 书。
二、一般意义上的秘书
“一般意义上的秘书”除了包括严格意义上的 秘书外,还包括那些虽没有秘书头衔但实际上从事 秘书工作的人。
三、广义的秘书人员
“广义的秘书” 还包括以下几种人：
一是党、政、军、群机关内或事业单位管理机构
请问上述报道为什么被认为是笑话？如 果真的有这么一项决定,它能行得通吗？
2. 劣迹斑斑的阎振利被王宝森(大贪官)看中, 他以阎 振利精明能干、能写会说为理由, 要求把阎调到自己身边 当秘书。当时负责考核选调工作的部门, 认为既然是领导 人选调自己的私人秘书, 应该充分尊重领导个人的意见, 相信领导的眼光不会错, 于是按照王宝森的要求将阎振利 从市财政局调到市政府办公厅, 任王宝森的秘书。阎振利 后来成了王宝森搞违法犯罪活动的得力助手, 被市政府机 关的干部私下评判为“最次的秘书”。 后来北京市一位领导在评论上述情况时说： “这是选 调关没有把好造成的漏洞”。 试分析：负责选调工作的部门对“领导的秘书”的理解 是否正确？为什么？
秘书学概论课件底稿
秘书学概论课件底稿主讲:杨素华课程简介秘书学是一门富有中国特色的综合性应用学科，一方面它的政治性很强，另一方面它的实践性也很强。
它既不同于纯粹的理论学科，也不同于纯粹的技能学科。
它主要是围绕我国的秘书职业、秘书部门、秘书工作，讲述有关的性质特点、功能作用、指导原则、任务内容和工作方法、工作规律等基本知识与原理。
教学目的秘书学概论是综合性大学文秘专业和汉语言文学专业的一门专业课，任务是培养学生从事文秘工作的基本技能，为学生今后从事秘书职业奠定良好的基础。
课程内容本课程由秘书基本理论、秘书工作方法、练习和辅助性资料等几个部分组成。
课堂讲授的内容主要有:秘书、秘书工作、秘书部门设置情况秘书人员的职业素养秘书心理秘书与领导人的关系秘书与会议秘书与事务课程讲授特点本课程教学坚持理论联系实际的原则，时刻关注秘书工作的新动态和新发展，紧密联系秘书工作实际，不空谈理论。
课时安排本课程学习期限半年，总学时为60学时。
学期结束时考试。
第一章绪论内容简介在本章中，将简要地把我国秘书学的产生情况与原因，学科的性质特点，学科的结构组成和研究、学习秘书学的基本方法，作一概述，以便了解秘书学究竟是一门什么样的科学，应当怎样去学习它。
学习目的与要求通过绪论的学习，明确什么是秘书学，了解我国秘书学的产生，秘书学科的性质、研究现状、理论框架，以及学习秘书学的方法。
第一节秘书学的研究对象及性质,一、研究对象关于秘书学的研究对象，主要有以下几种不同的说法:一种认为是秘书工作及其规律(杨光汉《秘书学与秘书工作》)，一种认为是秘书活动(吕发成等《秘书学基本原理》)，一种认为秘书学的研究对象还包括秘书学教学理论和相关学科(候玉珍《秘书实务》)。
秘书学的研究对象:秘书学是专门研究秘书工作和秘书人员的一门科学。
二、秘书学的性质秘书学是一门具有边缘性、综合性的应用学科。
第二节我国当代秘书学的诞生、研究现状及理论框架一、我国当代秘书学的诞生(一)我国当代秘书学诞生的时间(二)我国当代秘书学形成较晚的原因(三)当代秘书学诞生的时代背景我国当代秘书学之所以在上个世纪八十年代产生，主要有这样几个原因:1 、改革开放，推动了当代秘书学的诞生。
《秘书学概论》教学大纲(可编辑修改word版)
《秘书学概论》课程教学大纲课程编号：0345学时数：108（含课外学时）学分数：6适用专业：秘书专业先修课程：无考核方式：自学考试一、课程性质与设置目的1、课程性质和特点《秘书学概论》是全国高等教育自学考试秘书专业专科层次必考的主课，也是独立本科段科段的必修课：是为培养和检验自考学员应掌握的秘书专业的基本知识和基本理设置的专业基础课程。
我国的秘书学是一门富有中国特色的综合应用学科，一方它的政治性很强，另一方面它的实践性也很强，不同于纯粹的理论学科，也不是纯粹的技能课程。
这门课主要是围绕我国当代的秘书职业、秘书部门、秘书工作，讲述有关的基本概念、性质特点、职能作用、任务内容和工作方法与规律的基本知识与理论，从而为学员今后从事秘书职业或其他管理工作，奠定基础。
2、课程的基本要求对于历史部分，要求了解秘书史的脉络，各时期代表人物以及主要的经验教训：对于秘书及秘书部门，应了解秘书的基本概念、特性与分类，秘书部门的设置和职能作用。
秘书工作部分，是教材的重点部分，应全面了解我国秘书工作的方针政策、工作内容、方法规律的知识与理论。
对于秘书素质，一方面应了解秘书的政治、作风、职业道德的要求；另一方研须了解在知识、智力与技能方丽的要求。
3、本课程与相关课程的联系秘书专业专科层次没有《秘书实务》、《公支写作与处理》、《机关管理》等多门课程；还设有关于文书、档案、信息、参谋、公文写作、公共关系、涉外秘书、办公自动化及秘书历史的众多课程。
备门课程之间的交叉较多，本课程将主要综合概述最基本的概念、理论与原则、规律，而不着重介绍具体的方法、步骤与程序。
贯穿书的主线，是中央出的“三服务”，“三服务”即：为本级领导服务，为各部门服务，为人民群众服务。
这是秘书工作的指导思想，也是秘书工作的宗旨，特别是其中的为本组织领导服务，是秘书1 二作的核心，也是理解全书的主线。
4.学习中的注意事项(1)随着社会主义市场经济的发展，我国秘书正向着公务秘书与非公务秘书（台民间、私人秘书）两大部类发展，两大部类秘书有基本的共性，也有很多不同的个性特点，希望在自学与辅导时引起注意。
秘书学概论03ppt课件
第一章 秘书的定义和类别
第一节Hale Waihona Puke 秘书的定义一、“秘书” 的词义
1.古代——指物不指人 宫中秘藏的图书文献 “秘书省”——朝廷（中央政府）档案馆。 “秘书监”——管理图书档案的官员。 “秘书令”——名实相符的秘书官职。 谶（chèn）纬图箓之书
2.国外“秘书”一词的含义 “秘书”一词源于拉丁文——“可靠的职员”。
3. 现代汉语中“秘书”一词的含义 《现代汉语词典》：“掌管文书并协助机关或 部门负责人处理日常工作的人员。”
1999年版的《辞海》：“职务名称。掌管文件 并协助领导人处理日常工作的人员。”
二、关于“秘书”的各种定义分析
“定义项的外延与被定义项的外延必须相等”。 “秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企事 业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。 其主要职责是辅助管理,综合服务；主要工作是拟文 撰稿……等等。由于我们是社会主义国家,所以从事 秘书工作的都是国家工作人员,即公职秘书。”
2.秘书与其他工作人员的差别 “领导信任可靠”？ “具有一定的专业技能”？ 秘书与其他工作人员相比,其特有属性有： 一是服务对象的特殊性。 二是工作内容的特殊性。 我们对“秘书”作出如下定义： 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管 理、综合服务,并以脑力劳动为主的工作人员。
第二节 秘书的范围
请问上述报道为什么被认为是笑话？如 果真的有这么一项决定,它能行得通吗？
2. 劣迹斑斑的阎振利被王宝森(大贪官)看中, 他以阎 振利精明能干、能写会说为理由, 要求把阎调到自己身边 当秘书。当时负责考核选调工作的部门, 认为既然是领导 人选调自己的私人秘书, 应该充分尊重领导个人的意见, 相信领导的眼光不会错, 于是按照王宝森的要求将阎振利 从市财政局调到市政府办公厅, 任王宝森的秘书。阎振利 后来成了王宝森搞违法犯罪活动的得力助手, 被市政府机 关的干部私下评判为“最次的秘书”。
秘书学概论教学大纲
《秘书学概论》课程教学大纲【课程编号】【课程名称】秘书学概论（Introduction to Secretary Science）【课程性质】专业基础课【学时】72学时【实验/上机学时】36学时【考核方式】闭卷考试【开课单位】人文系【授课对象】专科、文秘专业学生一、课程的性质、目的和任务（一）课程性质：秘书学是研究秘书、秘书工作和秘书机构的发生、发展的过程，揭示其基本规律和特点的学科，是一门综合性、实践性的新兴学科。
秘书学是汉语言文学专业（现代文秘方向、涉外文秘方向）一门必修的专业课程。
（二）教学目标：《秘书学概论》这门课程是使学生掌握秘书学的基本理论和基础知识，理论联系实际，培养学生初步的秘书业务技能，为毕业后从事秘书工作打下良好的专业基础。
通过课程学习，使学生掌握秘书、秘书工作、秘书机构、秘书学的概念、历史发展，秘书的思想道德素养、知识能力结构、心理品质等方面的基本理论和基础知识；掌握秘书的一般工作方法，初步掌握秘书实务与基本技能，包括辅助决策、协调、信息、督促检查、调查研究、保密、会议组织、信访、文书处理、办公室日常事务等。
同时培养学生职业知识和技能，完善自身的职业素质，提高学生的实践操作能力。
三、课程任务：（1）突出重点。
重点应突出秘书基础知识的基本概念、基本方法和基本原理，既要介绍基础理论和基本原理，更要突出基础理论的具体运用和实践经验。
（2）联系实际，在有关章节的讲解中应穿插案例讨论；在讲授本课程后半部分秘书实务时，结合讲授劳动和社会保障部中国就业培训技术中心编写的《秘书职业技能鉴定考试教材》，并进行有针对性的训练，使学生在掌握秘书学基本理论、基础知识和应用技能的基础上，参加全国秘书职业资格鉴定考试，获得中级证书。
（3）创新教法，应积极探讨教学方法的创新，就有关专题组织和设计课堂讨论；在教学过程中，运用案例教学法等方法，紧密联系秘书工作实际，培养学生的创新精神和实际操作能力，使学生在以后的秘书实习、毕业实习等实践环节中得到很好的应用，毕业后能尽快适应秘书工作。
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
秘书学概论
不会说话的打印机
李明在一家食品加工厂的包装车间里当管理人员，马 丽是车间里贴标签的工人。马丽刚犯了一个严重错误，包 装流水线上的产品换了，却没有换上相应的标签，李明找 马丽谈话。 李明：“你怎么可以让这种事发生？我早就跟你说过 了，而且要你特别当心。” 马丽：“当时我以为换流水线上的产品，我会从打包 者那里得到这个消息，可他什么也没对我说。” 李明：“这不是我当时的意思，我说‘打包者’，指 的是打包机，当产品换线时，他们红线就亮了。” 马丽：“我想我大概误解了你的意思。不管怎么说， 那天你跟我说这件事时，我为母亲急得要命，她正在医院 里动手术，我真没想到，标签贴错了会惹下那么大的麻烦。 ‘
问题讨论
1．怎样进行有效倾听和有效提问? 2．怎样克服沟通中的障碍?
3．遇到下面情况如何沟通。
有一位客户，所购产品出了一些问题，他开头
是这样说的“喂，叫你们老板来听电话，你们 这些混蛋到底会不会做生意。”秘书应如何应 对。
第五章
秘书人际关系
【知识要求】 1、了解秘书人际关系的重要性； 2、秘书人际关系处理的方法及技巧； 3、掌握不同人际关系的协调程序和方法。 【能力要求】 作为秘书能正确处理与领导、同事及群众的关系，有的 放矢，做好各项工作。
第六章 秘书的日常事务工作
案例引入
李秘书该如何处理此事？ 立新公司与龙丹制衣厂已经合 作了近两年，成交了近百万元的 生意，双方的关系一直比较融洽。 最近因为一批进口面料的质量问 题，双方有了摩擦。立新公司总 经理来了一封信，龙丹制衣厂的 王总经理看了很生气，随即把秘 书李小姐叫来，把那封信丢过去， 说：“给立新公司回封信，以后 不合他们做生意了！”
第一节 秘书工作机构的发展历史
《秘书学概论》课件
避免触犯别人的隐私和习 俗，以免造成不必要的误 会和冲突。
PART 05
现代秘书发展趋势与展望
REPORTING
现代秘书的发展趋势
多元化发展
随着全球化进程的加速，现代秘书需要具 备跨文化交流的能力，掌握多种语言，了
解不同国家和地区的文化背景。
专业素质提升
现代秘书需要具备专业知识，包括行政管 理、商务礼仪、沟通技巧等，以更好地履
《秘书学概论》ppt 课件
REPORTING
• 秘书学概述 • 秘书职业素养 • 秘书工作实务 • 秘书法律法规与礼仪规范 • 现代秘书发展趋势与展望
目录
PART 01
秘书学概述
REPORTING
秘书学的定义与特点
总结词
定义与特点
详细描述
秘书学是一门研究秘书工作规律、秘书职业行为规范和秘书实用技能的综合性应用学科。它具有综合性、应用性 、实用性和规范性的特点。
遵守法律法规
秘书应了解并遵守相关法律法规，避免工作 中出现违法行为。
主要法律法规
包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人 民共和国公司法》等。
法律法规的更新
秘书应关注法律法规的更新，及时为公司提 供最新的法律资讯。
秘书礼仪规范
礼仪规范的意义
提升公司形象，促进内部沟通，增强团队合 作。
商务礼仪
如会议组织、商务接待、礼品赠送等场合的 礼仪。
根据组织的需求，撰写各类公文，如通知、报告、请示等。
文书审核
对各类文书进行审核，确保文书的准确性和规范性。
文书处理
对收到的文书进行分类、登记、传递和处理，确保文书的及时性和有效性。
文书归档
将处理完毕的文书进行归档，便于日后查阅和使用。
秘书学概论-03PPT课件
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第三节 秘书的类型
一、根据服务对象和薪酬来源分类
1.公务秘书——指为国家机关、社会团体、事 业单位、公有制企业或股份制公司的领导工作服 务,由组织人事部门考察选用,由国家或单位支付薪 酬的秘书。
2.私人秘书——指为个体企业主或其他雇主服 务,由个人聘用并由雇主本人支付薪酬的秘书。
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集体企业的秘书是不是公务秘书？ 民营股份制公司秘书是不是公务秘书？ 私人秘书的范围多大？ 纯粹由个人聘用的秘书, 不管雇主是商人、作家、 学者、律师、演员、球星, 还是富裕起来的农民或 其他个体劳动者。 小型私营企业或个体企业 (二者差别在于是否雇 佣多名员工) 聘用的秘书。 某些高级领导干部或重要工程技术专家、著名 学者所配备的专职秘书是否属于私人秘书？
类, 然后再揭示这一大类中秘书与其他对象(非秘书)
的差别。
1.“秘书”所属的大类
“职业说” “职务(或职位)说” “参谋说” “助
手说”
“工作人员说”——以脑力劳动为主的工作人员
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2.秘书与其他工作人员的差别 “领导信任可靠”？ “具有一定的专业技能”？ 秘书与其他工作人员相比,其特有属性有： 一是服务对象的特殊性。 二是工作内容的特殊性。 我们对“秘书”作出如下定义： 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管 理、综合服务,并以脑力劳动为主的工作人员。
这实际上是说这一定义犯有“定义过窄”的错误。
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三、国外有关文献的“定义”
国际秘书联合会是这样来描述秘书的：“秘书 应是主管人员的一位特殊的助手,她(他)掌握办公 室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出 自己的责任感以实际行动显示出主动性和正确的 判断力,并在给予的权力范围内作出决定。”
2024年度《秘书学概论》ppt课件
根据会议类型和需要，选择合适的记录方式，如文字记录、录音记录等。
记录内容要点
准确记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等关键信息。
2024/3/23
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会议筹备、记录及跟进技巧
• 记录整理与保存：及时整理会议记录，形成规范的会议纪要或决议，并妥善保存。
2024/3/23
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会议筹备、记录及跟进技巧
2024/3/23
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保密意识及法律法规遵守
保密意识
时刻保持警惕，不泄露任 何涉密信息，确保组织信 息安全。
2024/3/23
遵守法律法规
严格遵守国家法律法规和 组织规章制度，不违法乱 纪。
知识产权保护
尊重知识产权，不盗用他 人的创新成果和智力劳动 成果。
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办公室管理实务与技能
2024/3/23
2024/3/23
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应对压力和挑战策略
识别压力源
找出导致压力的原因，如工作量过大、时间紧迫等。
调整心态
保持积极乐观的心态，相信自己能够应对挑战和压力 。
2024/3/23
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应对压力和挑战策略
• 寻求支持：与同事、朋友或家人分享自己的感受，寻求他们 的理解和支持。
2024/3/23
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应对压力和挑战策略
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THANK YOU
2024/3/23
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2024/3/23
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建立良好人际关系网络
真诚待人
以真诚的态度对待每一个团队成员，建 立互信互助的良好关系。
关注他人需求
2024/3/23
关注团队成员的需求和困难，主动提 供帮助和支持，营造温馨的团队氛围
秘书学概论-第三章秘书职能
（二）科学化原则
1.组织结构要科学:
秘书机构设置必须遵循组织管理的客观规律，设置合理的层次和 部门，分管有关工作，不能随意增加层次、增设科室。要使其内
部组织协调一致，形成一个职责分明、联络通畅、高效运转、服
务便利的完美整体。从目前党政机构秘书机构设置的情况看，传 统的事务性系统比较繁复，而适应新形势需要的智囊系统、信息
第二节 秘书的基本职能
一、秘书职能的含义 秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的 框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明 确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时， 也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理 工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书 的信任度。
都不尽相同，有的差异还比较大。
XX省人民政府办公厅
老 干 部 工 作 处 省人 民政 …... 府应 急管 理办 公室
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处新 闻 信 息 处 Nhomakorabea督 办 处
政 务 公 开 处
人 事 处
保 卫 处
行 政 处
监 察 室
（一）党政机关的秘书机构
1．中央级别党政机关：党中央和国务院分别 设立办公厅。 2．省部级党政机关：省、直辖市、自治区党 政机关也设办公厅，负责人为办公厅主任， 其上再由秘书长统辖。 3．省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市 委、县委办公室和市政府、县政府办公室。 市办公室下设科，县办公室下设股（组）， 负责人为办公室主任。 4．乡镇党政机关：设办公室负责全面工作。
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机 构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、 范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能 和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必 须遵循规范化、科学化原则。
《秘书学概论》第三章秘书机构.pptx
2020/8/15
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第一节 秘书机构的设置
２．省、市（地）县级的秘书机构 省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公
厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设 置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、 委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。 省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一 般设办公室，下面设科。 市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办 公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公 室设正副主任，室下设科。
2020/8/15
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第一节 秘书机构的设置
在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的 职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理 制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制， 就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实 行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构 ，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。 （见下图示）
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调 研等部门的统称。 狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书 机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、 市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单 位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
2020/8/15
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第一节 秘书机构的设置
中共中央办公厅
秘
机
书
要
局
局
信
警
访
卫
局
局
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机 关 事 务 管 理 局
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第一节 秘书机构的设置
所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘 书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全 国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的 便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公 厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处 、室等。
《秘书学概论》PPT课件(2024)
2024/1/30
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秘书在处理人际关系中的策略与智慧
建立良好第一印象
注意仪表仪态，保持微笑和礼貌 ，展现专业素养。
01
02
处理敏感信息
03
谨慎处理涉及他人隐私或公司机 密的敏感信息，确保保密性。
04
2024/1/30
维护人际关系网络
积极与同事、客户和合作伙伴建 立并维护良好关系。
中级秘书
具备较强组织和协调能力，能够协助领导进 行决策和管理。
2024/1/30
高级秘书
具备全面管理能力和战略眼光，成为领导得 力助手，参与企业决策。
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秘书的职业素养与能力提升
2024/1/30
职业素养
忠诚敬业、保守秘密、善于沟通、细 致耐心。
能力提升
提高办公自动化技能、加强组织协调 能力、培养创新思维和学习能力。
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用 性的学科。
秘书学的研究对象
秘书学以秘书工作、秘书人员及秘书活动为研究对象，探讨秘书工作的本质、 特点、规律和发展趋势，以及秘书人员的素质、能力、职责和职业道德等问题 。
2024/1/30
工作主要服务于宫廷和 官府，具有浓厚的政治色彩和官
《秘书学概论》PPT课件
2024/1/30
1
目录
2024/1/30
• 秘书学概述 • 秘书的角色与职责 • 秘书的工作流程与规范 • 秘书的沟通与协调能力 • 秘书的文书处理与档案管理 • 秘书的职业发展与前景
2
01
秘书学概述
Chapter
2024/1/30
3
秘书学的定义与研究对象
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高等院校秘书学专业基础理论课程——秘书学概论
课程导入
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。
不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。
看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。
“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。
”
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。
当然，他没有把真相告诉袁副主任。
第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
第三讲秘书机构
第一节秘书机构及其设置
◆一、秘书机构的含义与特点
◆二、秘书机构设置的原则
◆三、秘书机构设置的程序
一、秘书机构的含义与特点
（一）秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
“秘书机构”与“秘书部门”
“秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。
政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。
统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务
的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。
如秘书局、秘书处、秘书科。
（二） 秘书机构的特点
1、综合性
2、附属性
3、辅助性
秘书机构示例
二、秘书机构设置的原则
（一） 适应性原则
（二） 科学合理原则 （三） 统一高效原则 （四） 相对稳定原则 科学合理的原则 1.组织结构科学 2.职责确定科学 3.团队人员配备合理 秘书团队群体的特征
1.秘书团队要有共同的行动目标；
2.每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；
3.有共同遵守的群体规范和行为标准；
4.成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。
附属
性性
综合性
要能“优化”组合，“优化”包括两层意思：
一要异质结合，合理分工；
二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。
三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握
➢确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系
➢在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式
➢确定秘书机构的规模和分设部门
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。
职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
三、秘书机构设置的程序
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。
要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团队。
合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。
秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
秘书团队的“异质结合”
1、类型结构优化
智囊型、秀才型、公关事务型、技术型
2、智能结构优化
有的侧重于理论知识
有的侧重于实践经验
不同的专业、行业知识
3、年龄结构优化
老秘书阅历丰富、功底深厚中年秘书年富力强、判断准确青年秘书精力旺盛、思维活跃。
4、个性结构优化
协调的性格结构和相容的气质结构避免同种气质类型防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向
5、性别结构优化
一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性。
（四）制定管理制度
制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。
秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。
比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩
考核制度等。
第二节秘书机构的组织形式
一、秘书机构的名称
二、秘书机构的组织类型
三、常见的秘书机构
一、秘书机构的名称
（一）办公室或办公厅
•党政机关的秘书机构
广义：机关、单位或首长名称+ 办公室（厅）
狭义：办公室
（二）秘书处
•社会团体以及临时性的秘书机构，命名为“秘书处”
•办公厅或办公室的下设机构
（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室
（四）企事业秘书机构
称做“办公室”之外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。
二、秘书机构的组织类型
◆（一）综理制
◆（二）分理制
◆（三）单一制
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。
是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适 应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而 形成的秘书机构组织形式。
办公室
领导层 秘 书 科
文 书 科
机 要 科
档 案 科
调 研 科
信 访 科
（三）单一制
单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗 位”。
是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。
三、常见的秘书机构
• 根据组织类型的不同: 综理制、分理制、单一制
• 根据机构设置的时限: 常设秘书机构、临时性秘书机构
• 根据组织系统的不同: 党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别 • 根据管理层次的不同: 中央、省、市、县（区）等 （1）国务院的秘书机构
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分
领导层
办 公 室
信 息 处
信 访 办
调 研 处
档 案 室
接 待 处
别负责某方面的工作。
国务院只设秘书长，不设办公厅主任。
（2）省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事 处、调研室、督导室。
有些处还下设若干科。
秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。
目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
第三节秘书机构的管理
一、秘书机构的管理理念
二、秘书机构的规范
三、秘书机构的管理内容
一、秘书机构的管理理念（一）组织关系理念
（二）人本理念
（三）系统理念
（四）效能理念
新
闻
信
息建
议
提
案
秘书处
督
办
处
政
务
公
开
人
事
处
保
卫
处
行
政
处综
合
一
处
综
合
二
处
XX省人民政府办公厅
组织关系理
念
人本
理念
系统理念
效能
理念
（一）组织关系理念
条条关系块块关系
国务
院
广东省人民政
广州市人民政府
越秀区人民政府
广东省人民政府陕西
南京大学中山无隶属关系。